Составление и ведение Списка организаций-источников комплектования государственного и муниципального архива

4.1. Списки организаций-источников комплектования государственных, муниципальных архивов ведутся по установленной форме (приложение № 2). Списки имеют 7 граф:

графа 1 – порядковый номер (присваивается последовательно по всему Списку);

графа 2 – индекс организации (присваивается по Классификационной схеме);

графа 3 – наименование организации (приводится полное и сокращенное наименование организации по учредительным документам);

графа 4 – форма собственности (указывается государственная – федеральная, субъекта Российской Федерации; муниципальная; частная, в том числе, общественных объединений);

графа 5 – форма приема документов (указывается: полная 1, выборочная повидовая 2.1, выборочная групповая 2.2);

графа 6 – прием научно-технических документов, аудиовизуальных документов (указывается в случае наличия соответствующих документов);

графа 7 – примечание (указываются наименования и даты документов о включении или исключении организации из Списка, например, «исключена» решение ЭПК от 22.10.2005 г. № 7; «включена» договор от 15.05.2007, решение ЭПК от 20.06.2007).

4.2. Организации-источники комплектования государственного, муниципального архива группируются в Списке в соответствии с Примерной классификационной схемой (приложение № 3), в основу которой положен «Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления» ОК 006-2011 (ОКОГУ).

Разделами Примерной классификационной схемы являются: представительные и исполнительные органы государственной власти и местного самоуправления; органы и организации определенных сфер деятельности; многопрофильные негосударственные организации, общественные объединения.

Каждой организации присваивается порядковый номер по Списку организаций-источников комплектования государственного, муниципального архива и индекс. Индекс состоит из номера раздела, подраздела и порядкового номера организации внутри раздела, подраздела. Негосударственные организации включаются в отраслевые разделы Списка, соответствующие профилю их деятельности, и помещаются в конце раздела. Общественные объединения можно классифицировать в соответствии с положениями п. 3.1.1, затем – по предмету деятельности (приложение № 3). Внутри разделов, подразделов организации располагаются по алфавиту наименований.

В случае необходимости в Примерную классификационную схему могут быть внесены соответствующие изменения.

4.3. В государственных, муниципальных архивах ведутся несколько Списков: Список организаций-источников комплектования; Список организаций-источников комплектования научно-техническими документами; Список организаций-источников комплектования аудиовизуальными документами.

Форма Списков учитывает особенности той или иной документации.

Возможно составление Списка действующих организаций-источников комплектования соответствующих архивов, хранящих документы по личному составу (если организации передают свои документы по личному составу в данный архив).

4.4. Формирование для утверждения нового Списка организаций-источников комплектования государственного, муниципального архива осуществляется на основании уже имеющегося в архиве с учетом изменений в нем.

Вновь включаемые организации вносятся в соответствующие разделы, подразделы Списка организаций-источников комплектования государственного, муниципального архива. При этом заполняются все его графы.

4.5. В случае необходимости внесения изменений в действующие утвержденные Списки организаций-источников комплектования государственных, муниципальных архивов заполняется графа «примечание» (см. п. 4.1). При пополнении Списка новыми организациями они вносятся в конец соответствующего раздела, подраздела действующего Списка. При пересмотре Списков для нового утверждения организации расставляются уже в соответствии с алфавитом наименований и заново нумеруются.

4.6. Списки организаций-источников комплектования государственных, муниципальных архивов ведутся в традиционной и электронной форме. При использовании электронной формы возможно применение программного комплекса «Учреждения-источники комплектования архива». В каждом архиве программный комплекс адаптируется применительно к конкретным условиям его функционирования.

4.7. Государственный, муниципальный архив может вести Списки возможных источников комплектования. Рекомендуются следующие графы данного Списка: графа 1 – раздел, подраздел Списка организаций-источников комплектования соответствующего архива; графа 2 – наименование организации; графа 3 – краткая характеристика организации (форма собственности, вид деятельности); графа 4 – юридический адрес, телефон; графа 5 – стадия работы (установление контакта; анализ функций организации и ее документов; переговоры; подготовка к рассмотрению вопроса на ЭПК (Экспертного заключения, справки, в случае необходимости – договора, соглашения); графа 6 – принятое решение о включении в Список организаций-источников комплектования государственного, муниципального архива.