Форма паспорта архива организации, хранящей управленческую документацию

Приложение № 30 к п.6.3.3.

Кому представляется____________________

(наименование и адрес получателя)

Кем представляется_____________________

(наименование и адрес отчитывающейся организации)

______

(форма собственности отчитывающейся организации)

ПАСПОРТ

Организации, хранящей документы отраслевого фонда

_________________

(название отраслевого фонда)

на 1 декабря 20_____года

1. Сведения о хранилищах

Код строки	Количество хранилищ	Площадь хранилищ	Степень загруженности (%)		Код строки	Количество штатных работников
А				А

2. Сведения о документах

Показатели	Код строки	Кол-во ед. хр	Крайние даты	Количество баз данных	Объем записанной информации (Мбайт)	Условия хранения документов (нужное подчеркнуть) - хранилище: есть, нет; сухое, сырое; светлое, темное. - отопление: центральное, печное, отсутствует. - стеллажи: металлические, деревянные, комбинированные; нет. - шкафы: металлические, деревянные; отсутствуют - сигнализация: пожарная: есть, нет; охранная: есть, нет. -читальный зал: есть, нет. - температурно-влажностный режим: соблюдается, не соблюдается
конечная	конечная
А	Б
Научно-техническая документация
Фотодокументы
Документы на машинных носителях
Другие документы

Примечание: в строке 202 указывается количество подлинников (негативов и позитивов при отсутствии негативов без учета копий и отпечатанных позитивов)

"______"____________________20_______г.

Руководитель организации, предприятия____________________ Расшифровка

(подпись) подписи_____________________

Фамилия и телефон исполнителя

Формат А3 (297*420 мм)

Форма паспорта архива организации, хранящей документы отраслевого фонда.

Приложение 31 к п.6.3.5.

Учетная карточка единицы учета

Электронных документов (ЭД)

Фонд №_______ Опись №________ Ед. учета _________________

Наименование организации /подразделения, от которых поступили документы.	Заголовок единицы учета	№ единиц хранения	Отметка о наличии копий ЭД	Дата поступления

Формат	Вид носителя	Объем (Мбайт)	Количество записей для БД	Дата создания

Срок хранения	Место хранения (стеллаж, полка, сейф и т.д.)	Примечание	Подпись лица, внесшего запись

Формат А5 (148*210 мм)

Форма учетной карточки единицы учета ЭД

(лицевая сторона)

Вид работы (перезапись, миграции)	№ акта миграций и перезаписи	Дата	Новый формат	Объем (Мбайт)	Вид носителя	№ единиц хранения	Подпись лица, внесшего запись

Формат А5 (148*210 мм)

Форма учетной карточки единицы учета ЭД (оборотная сторона)

Приложение 32 к п. 6.3.5.

Наименование организации УТВЕРЖДАЮ

АКТНаименование должности

руководителя организации

___________№________ Подпись Расшифровка подписи

_____________________ Дата

(место составления)

о миграции и перезаписи

электронных носителей

Фонд №___

(название фонда)

Опись №	Единица учета №

Характеристики ЭД до миграции/перезаписи:

Формат___________

Объем(Мбайт)_____

Количество и № ед.хр.______________________________

Характеристики ЭД после миграции/перезаписи:

Формат___________

Объем(Мбайт)_____

Количество и № ед.хр.______________________________

Работу выполнили:

Должность Подпись Расшифровка подписи

Работу принял руководитель архива

Подпись Расшифровка подписи

Дата

Изменения в учетные документы внесли:

Должность Подпись Расшифровка подписи

Дата

Формат А4 (210*297 мм)

Форма акта миграций и перезаписей ЭД

Приложении 33 к п. 6.3.5.

ЖУРНАЛ УЧЕТА ПОСТУПЛЕНИЯ И ВЫБЫТИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

№ п/п

Дата поступления или выбытия

Наименование организации/подразделения, от которого поступили документы

Название, № и дата документа, по которому принято поступление или выбытие ЭД

Название и № фонда, описи и ед. уч. поступивших или выбывших ЭД

Поступление описанных ЭД

Выбытие описанных ЭД

Дата создания

Срок хранения

Примечание

Вид носителя

Объем

Формат

Кол-во ед. хр. (записей для ЭД)

Вид носителя

Объем

Формат

Кол-во ед. хр. (записей для ЭД)

Итого в ____________году ПОСТУПИЛО_____________________ед.уч., ____________________________ед.хр. объемом_______________Мбайт,