Тема 8. Организация работы с документами
1. Понятие «документооборот». Основы организации документооборота
2. Работа с входящими документами
3. Работа с исходящими и внутренними документами
4. Правила регистрации и индексации документов
5. Номенклатура дел
6. Подготовка документов и передача их на архивное хранение
7. Контроль исполнения документов
8. Работа с конфиденциальными документами
9. Структура и функции служб ДОУ
1. Понятие «документооборот». Основы организации документооборота
Движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.
В организации должен существовать только один канал поступления входящих документов. Даже если прием документов построен по определенной схеме, то это сделано только для повышения скорости обработки документов.
Канцелярия крупного предприятия является центром документооборота, но на ней документооборот не заканчивается. Она тесно связана с документооборотом подразделений предприятия, с системами поддержки принятия решений и с архивом предприятия.
Порядок прохождения документов и операции, должен регламентироваться инструкцией по делопроизводству предприятия, табелем унифицированных форм документов, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями их работников.
Основное назначение канцелярии заключается в прохождении по предприятию входных документов. Канцелярия отвечает за сроки исполнения входных и выходных документов — проверяет, кто и когда задержал выполнение документа. При этом существует два основных маршрута прохождения документа: непосредственно исполнителю и на принятие решения в центральный аппарат.
Значительная часть проблем канцелярии возникает из-за того, что она обязана контролировать только ответственных исполнителей, а не полную цепочку обработки документа. Полная цепочка контролируется на уровне систем организации документооборота отдела или на уровне специального делопроизводства. Только такой полный контроль обеспечивает устойчивое управление организацией.
Организация работы с документами — это обеспечение рациональных условий для работы с документами с момента получения (создания) документа до сдачи его в архив.
На предприятии должен быть установлен единый порядок составления документов и работы с ними, за который несет персональную ответственность руководитель предприятия (учреждения).
В документационном обеспечении существуют три группы документов:
- входящие (поступающие в организацию документы);
- исходящие (отправляемые из организации документы);
- внутренние (документы, составленные в организации и используемые во внутреннем управленческом процессе).
Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения.
Входящие документыпроходят на начальном этапе следующие операции: первичную обработку, предварительное рассмотрение службой делопроизводства.
Исходящие и внутренние документыпроходят на начальном этапе следующие операции: составление проекта документа исполнителем; проверка правильности оформления проекта документа; согласование проекта документа.
Основными принципами работы с документами являются:
- единый порядок составления (оформления) документов и работы с ними;
- четкое разделение функций и обязанностей между работниками предприятия, исключающее дублирование документных операций;
- современное техническое оснащение делопроизводства (офисные программы, факсы, ксероксы, сканеры, электронная почта, средства малой оргтехники);
- целесообразность всех делопроизводственных операций (каждая работа с документами должна быть необходима для деятельности предприятия, оправдана конкретной целью);
- умелое сочетание документационного обеспечения управления с бездокументационным (составление документов только в том случае, когда это необходимо или установлено нормативными актами).
В организации работы с документами должны быть предусмотрены:
- инструкция по делопроизводству предприятия;
- образцы правильно оформленных документов, установлены на компьютерах работников;
- номенклатура дел предприятия со сроками хранения документов;
- должностные инструкции работников, устанавливающие обязанности и ответственность за подготовку и сохранность документов;
- информирование руководства предприятия о состоянии работы с документами;
- назначение сотрудников, ответственных за организацию делопроизводства в структурных подразделениях.
2. Работа с входящими документами
Входящий документ — документ, поступивший, на предприятие, в учреждение, организацию.
Входящие (поступающие) документы могут быть доставлены: по почте, курьером, по факсу, электронной почтой.
Большую часть входящих документов составляет переписка. Прием и обработка входящих документов осуществляется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства.
При первичной обработке осуществляют:
- проверку правильности доставки (адресования);
- проверку количества листов поступившего документа;
- проверку наличия приложения.
При неправильном адресовании письмо переадресовывается получателю (отправляется на почту с припиской "Ошибка в адресе").
При отсутствии листов документа или приложения:
- ставится в известность отправитель;
- делается отметка на самом документе;
- делается отметка в журнале регистрации входящих документов (в графе "Примечание").
Поступившие документы проходят следующие этапы обработки (см. рис. 4):
- первичную обработку;
- предварительное рассмотрение (разметку);
- регистрацию;
- рассмотрение документов руководством;
- направление на исполнение;
- контроль исполнения и исполнение документов;
- подшивку документов в дела.
При обработке поступающей корреспонденции необходимо соблюдать конституционное право граждан на тайну переписки. Работник, получающий входящие документы, не вскрывает письма, имеющие пометку "Лично" ("Рrivatе") и "Конфиденциально" ("Confidential''), если не имеет допуск к ним.
 | |||
 |
Рис. 4 Схема обработки входящей документации
При предварительном рассмотрении входящих документов проводится их распределение: на регистрируемые, нерегистрируемые документы.
На регистрируемых документах проставляется автоматическим нумератором реквизит "отметка о поступлении документа в организацию", который содержит: входящий номер документа; дату поступления; время поступления (при необходимости).
Отметка о поступлении не проставляется на нерегистрируемых документах, на приложениях к документу; на проспектах, каталогах и других сброшюрованных материалах.
Руководителю предприятия передаются на рассмотрение наиболее важные и срочные документы.
Документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, передаются его заместителям, в структурные подразделения, конкретным исполнителям.
При передаче документов заместителям руководителя или исполнителям указываются их фамилии или инициалы.
На документах, передаваемых в структурные подразделения, в правом верхнем углу первого листа работником службы делопроизводства проставляется условное обозначение структурного подразделения, например: "ОР" — отдел рекламы или 05 — номер (шифр) этого подразделения. Без разметки передаются по назначению документы: имеющие в адресе указание структурного подразделения, фамилию работника предприятия.
Передача входящих документов на рассмотрение руководству должна осуществляться после регистрации.
При регистрации входящих документов используется валовая (порядковая) нумерация. Порядковый регистрационный номер присваивается по журналу в рамках одного года — с 1 января по 31 декабря, начиная с № 1 (или № 01). Номер может быть дополнен буквами или цифрами, облегчающими работу с документом.
После регистрации документы передаются для ознакомления и принятия решения руководителю предприятия.
Руководитель, рассматривая входящий документ, должен: определить исполнителя; дать конкретные указания по исполнению документа; указать сроки исполнения.
Эти указания оформляются в виде резолюции на самом документе.
Сведения, взятые из резолюции (исполнитель, срок исполнения), дополнительно заносятся секретарем-референтом в регистрационный журнал.
С резолюцией руководителя документ передается ответственному исполнителю под расписку в журнале регистрации входящих документов с проставлением исполнителем даты получения. Отдельные важные или срочные документы руководитель может поставить на контроль.
Контроль исполнения включает проверку исполнения документа с установлением промежуточных сроков и контактов с исполнителями.
Документ находится в работе у исполнителя до окончательного выполнения резолюции руководителя.
3. Работа с исходящими и внутренними документами
Исходящие документы — это официальные документы, отправляемые из учреждения, организации, предприятия.
Исходящие документы могут быть отправлены: по почте, курьером, по факсу, электронной почтой.
Основные этапы обработки исходящих документов (см. рис. 5):
- составление проекта документа исполнителем;
- проверка правильности оформления проекта документа;
- согласование проекта документа;
- подписание документа руководителем (в необходимых случаях утверждение);
- регистрация документа;
- отправка документа адресату;
- подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.
Проект исходящего документа составляется ответственным исполнителем по поручению руководителя.
 | |||
 | |||
 |
Рис. 5 Схема обработки исходящей документации
Исходящие документы составляются в двух экземплярах, за исключением факсов, составляемых в одном экземпляре.
Проверка правильности оформления исходящего документа осуществляется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства. В случае ошибок в оформлении документа он возвращается исполнителю на доработку.
Проект исходящего документа может быть согласован с другими специалистами предприятия. Такое согласование оформляется визой.
Подготовленный проект исходящего документа предоставляется на подпись руководителю организации. Вместе с ним могут быть предоставлены другие документы, на основании которых составлен проект исходящего документа (инициативные письма, рекламации, договоры, акты, нормативные документы и т. п.). Если получателю отправляются инструкции, правила, уставы, акты или другие документы, подлежащие утверждению и автором которых является предприятие, на них руководителем проставляется гриф утверждения.
Руководитель предприятия вправе внести изменения и дополнения в рассматриваемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.
После подписания руководителем двух экземпляров документ передается секретарю-референту или работнику службы делопроизводства для регистрации в "Журнале регистрации исходящих документов". При регистрации исходящих документов используется валовая (порядковая) нумерация. Порядковый регистрационный номер присваивается по журналу в рамках одного года — с 1 января по 31 декабря, начиная с № 1 (или № 01). Номер может быть дополнен буквами или цифрами, облегчающими работу с документом. После регистрации и присвоения номера необходимо проставить его рукописным способом или нумератором на всех экземплярах исходящего документа.
Затем исходящие документы в тот же день отправляются адресату или в больших организациях передаются в службу делопроизводства (экспедицию) для отправки. Второй экземпляр отправленного письма (единственный экземпляр факса) подшивается в дело с исходящей перепиской.
Внутренними называются документы, которые составляются, исполняются, хранятся в рамках самого предприятия и не выходят за его пределы.
К внутренним документам относятся: приказы, положения, правила, инструкции, служебные и докладные записки, функционирующие в рамках предприятия.
На этапах подготовки и оформления порядок работы с внутренними документами такой же, как и с исходящими.
На этапах исполнения и завершения работ с внутренними документами порядок операций такой же, как и с входящими документами.
4. Правила регистрации и индексации документов
Регистрация документа — запись данных о документе в журнале по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.
При регистрации документ получает свой порядковый номер, под которым он вносится в журнал. Этот номер проставляется на документе. Регистрация необходима:
- для обеспечения сохранности документов;
- для удобства поиска документов;
- для учета и контроля исполнения документов.
Формы регистрации документов: централизованная, децентрализованная, смешанная.
Централизованная система предполагает проведение всех регистрационных операций в одном месте (экспедиции, службе делопроизводства) или одним работником, например секретарем-референтом. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации.
Децентрализованная система предполагает проведение регистрационных операций в структурных подразделениях (местах составления или исполнения документов).
Смешанная система предполагает централизованную регистрацию части документов (как правило, наиболее важных), другая же часть регистрируется в структурных подразделениях.
Документы могут иметь регистрационные номера, состоящие: из порядкового номера документа с начала года; условного обозначения структурного подразделения или должностного лица; номера дела, в которое будет подшит документ или его копия. Например, регистрационный номер документа № 72/1-5 включает:
- 72 — порядковый номер документа по журналу регистрации;
- 1-5 — номер дела по номенклатуре.
Виды регистрации: журнальная, карточная, компьютерная.
Журнальная регистрация наиболее надежна и рекомендуется при повышенных требованиях к обеспечению сохранности документов.
Недостаток — медленный поиск, особенно при больших объемах документов.
Карточная регистрация дает возможность регистрационные карточки располагать по различным признакам: хронологическому, авторскому, объектовому, географическому и т. п. Копируя карточки, можно вести картотеки, как в библиотеке, по различным признакам. Поиск более оперативен, чем при журнальной форме. Недостаток - возможны потери карточек.
Компьютерная регистрация наиболее удобный и оперативный вид регистрации, т. к. позволяет вести поиск по любому реквизиту документа. Недостаток - возможна потеря информации из-за технических причин (вирусы, сбои в работе ПК). Для этого проводят резервное копирование регистрационных файлов.
Система регистрации на ПК может быть создана:
- в среде систем управления базами данных (Access);
- с помощью электронных таблиц (Excel, Lotus);
- в текстовом редакторе "Word" с помощью таблицы;
- другими программными средствами.
Поиск документов на ПК может осуществляться последовательным просмотром ("пролистыванием") журнала или по разным "ключам" (автор, корреспондент, исполнитель, дата и т. д.). Порядок регистрации документов, имеющих гриф ограничения доступа ("Для служебного пользования", "Коммерческая тайна" и др.), определяется специальными инструкциями.
5. Номенклатура дел
Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура предназначена: для группировки исполненных документов в дела; учета и обеспечения сохранности дел; оперативного поиска документов в делах..
Номенклатуры дел подразделяются: на типовые, примерные, конкретного предприятия.
Типовая номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций (предприятий), например типовая номенклатура дел школ. Она устанавливает единый состав дел с их одинаковой нумерацией и является нормативным документом.
Примерная номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности, но имеющих разную структуру организаций (предприятий), например, примерная номенклатура дел НИИ Минатома России. Примерная номенклатура носит рекомендательный характер.
Номенклатура дел конкретного предприятия составляется для отдельного предприятия и отражает его специфику. На предприятиях с разветвленной организационной структурой, как правило, составляются номенклатуры дел структурных подразделений, которые объединяются в сводную номенклатуру дел предприятия.
Разделами номенклатуры являются наименования структурных подразделений организации. Первым разделом номенклатуры является "секретариат" ("дирекция", "отдел документационного обеспечения управления"). Другие структурные подразделения располагаются после секретариата по степени значимости. Каждое подразделение (отдел) получает свой порядковый номер (секретариат — 1, бухгалтерия — 2 и т. д.).
Внутри разделов номенклатуры располагаются заголовки дел с присвоением им соответствующих индексов, например в индексе 1-2 (1 — соответствует секретариату, а 2 — порядковому номеру дела, заведенному в секретариате).
Срок хранения каждого дела в номенклатуре определяется по "Перечню документов с указанием сроков хранения" со ссылкой на соответствующую статью перечня. Этот вопрос решается архивистом предприятия.
Количество дел в номенклатуре указывается, как правило, по окончании года. При заведении второго тома какого-либо дела рекомендуется сразу же заполнить эту графу.
Номенклатура дел составляется делопроизводственной службой, секретарем-референтом или специалистом, ответственным за работу с документами, при непосредственном участии архивиста предприятия.
Номенклатура дел подписывается ответственным составителем, архивистом, согласовывается с экспертной комиссией и утверждается руководителем предприятия.
Номенклатура составляется, как минимум, в трех экземплярах: один хранится в деле; второй является рабочим и вывешивается на внутренней стенке шкафа, сейфа с делами; третий передается в архив предприятия.
Номенклатура дел составляется ежегодно, как правило, в конце года и вводится в действие с 1 января нового года.
6. Подготовка документов и передача их на архивное хранение
Дела, отобранные на архивное хранение, требуют дополнительного оформления:
- документы в деле необходимо расположить в хронологическом порядке, если он не соблюдался в процессе формирования дела;
- произвести нумерацию листов дела в правом верхнем углу простым карандашом или нумератором;
- подшить в конце дела заверительный лист, в котором указать количество листов в деле;
- на наиболее важные документы (по личному составу или содержащие коммерческую тайну) составить внутренние описи дел, если они не были составлены ранее, и подшить их в начале дела;
- переплести дело или прошить его специальными нитками в четыре прокола;
- дополнительно указать на обложке дела количество листов согласно заверительного листу, срок хранения дела, уточнить заголовок и крайние даты дела.
Все дела, подготовленные на архивное хранение, делят на две группы:
- по основной (производственной) деятельности;
- по личному составу предприятия.
На каждую группу дел составляются отдельные описи: опись № 1 (дел по основной деятельности) и опись № 1 л/с (дел по личному составу).
Отдельная опись на документы по личному составу составляется для удобства поиска и обеспечения сохранности этих документов.
В конце каждой описи указывается цифрами и прописью количество включенных в нее дел. Каждое дело в описи получает свой порядковый (архивный) номер, который затем проставляется на обложке соответствующего дела.
На документы, выделенные к уничтожению, составляется акт.
В акт на уничтожение в любой последовательности вносятся заголовки отдельных дел или групповые заголовки дел с указанием количества дел, включенных в группу.
Акты и описи составляются и подписываются членами экспертной комиссии, рассматриваются и утверждаются руководителем предприятия.
Прием-передача дел в архив производится работниками службы делопроизводства и архивистом. При этом на всех экземплярах описи против каждого дела ставится отметка о его наличии. В конце каждого экземпляра описи указываются: цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи, а также подписи участников приема-передачи дел.
Только после передачи документов в архив предприятия разрешается производить уничтожение документов, включенных в акт. Уничтожение документов рекомендуется осуществлять с помощью специальных машин типа "шредер" не менее чем двумя работниками предприятия.
Экспертиза ценности документов — отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев. Для определения сроков хранения документов, подготовки документов к архивному хранению и отбора документов для уничтожения на предприятии создается экспертная комиссия (ЭК). ЭК назначается приказом руководителя предприятия и состоит не менее чем из 3-х человек.
В результате работы ЭК документы подразделяются на 3 группы:
- документы, передаваемые в архив (со сроком хранения - свыше 10 лет);
- документы, необходимые для дальнейшего использования в делопроизводстве (со сроком хранения - до 10 лет включительно);
- документы подлежащие уничтожению (с истекшими сроками хранения утратившие практическое значение).
Контролю подлежат все документы, требующие принятия управленческого решения либо выполнения каких-либо действий, составления ответного или иного документа. Для распорядительных документов, например приказов, предметом контроля являются содержащиеся в нем решения. Соответственно на контроль ставится каждый пункт, каждое задание или поручение.
Контроль исполнения включает постановку на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя.
Можно выделить текущий, предупредительный и итоговый контроль.
Под текущим контролем понимают ежедневную подготовку сведений о документах, срок исполнения которых истекает сегодня. В ходе предупредительного контроля составляются сводки и предупреждаются исполнители по документам, срок исполнения которых истекает через 2—3 дня. К итоговому контролю относят аналитическую работу по обобщению исполнительской дисциплины и результатов работы.
7. Контроль исполнения документов
Цель контроля - обеспечение своевременного исполнения наиболее важных и срочных документов, которые по поручению руководителя организации поставлены на контроль.
Содержание контроля исполнения:
- занесение данных о документах, исполнителях и сроках исполнения в учетные формы;
- установление промежуточных контрольных сроков для напоминания исполнителям;
- извещение исполнителей о сроках и получение информации о ходе исполнения;
- фиксация промежуточных результатов исполнения документов;
- информирование руководства о результатах контроля;
- снятие документов с контроля по указанию руководителя;
- подготовка сводок, сообщений об исполнительской дисциплине на оперативных совещаниях у руководства организации.
Контроль осуществляют:
- руководители;
- заместители руководителя;
- специальные структурные подразделения (инспекции по контролю);
- работники службы делопроизводства;
- секретари-референты.
Сроки исполнения документов делятся на типовые, индивидуальные.
Типовые сроки устанавливаются нормативными актами высших органов государственной власти и управления, муниципальными органами, отраслевыми ведомствами. Индивидуальные сроки устанавливаются руководителем организации. Дата исполнения указывается в резолюции или в тексте распорядительного документа. Как правило, срок исполнения документов не превышает 10 дней.
Для контроля используются как специальные контрольные журналы, так и обычные журналы регистрации. Если в регистрационном журнале нет графы о контроле и сроках исполнения, эти данные указывают в графе "Примечание". Персональный компьютер (программа Outlook и др.) предоставляет возможность для проведения контрольных операций. В соответствующий день календаря заносится номер документа, взятого на контроль, исполнитель и его телефон, содержание поручения (если необходимо).
В заданном режиме ПК устанавливает промежуточные сроки исполнения и в назначенный день выводит на экран номера документов для проведения по ним контрольных операций. ПК не только будет давать предварительные напоминания контролирующему работнику, но и сможет в случае необходимости передавать их на компьютер исполнителя. Контролер проводит в установленные дни предварительную проверку и получает информацию от исполнителей о ходе и результатах исполнения документов. По результатам проверки проводится анализ исполнения документов и в случае существенного отставания, задержки исполнения делается доклад руководителю предприятия для принятия экстренных мер (о результатах исполнения документов делаются сообщения на оперативных совещаниях руководства).
Документ считается исполненным и снимается с контроля руководителем после проведения конкретной работы исполнителем (подготовки ответа, составления проекта контракта, проведения деловой встречи и т. п.).
8. Работа с конфиденциальными документами
Конфиденциальными называются документы, содержащие сведения, известные только определенному кругу лиц, не подлежащие огласке, доступ к которым строго ограничен.
К конфиденциальным относятся документы, имеющие грифы ограничения доступа: "Конфиденциально", "Коммерческая тайна", "Для служебного пользования".
Законодательством РФ предусмотрена ответственность за несанкционированный доступ, разглашение или продажу сведений (информации, документов), имеющих подобные грифы. Сотрудники, допущенные к конфиденциальным документам, должны пройти инструктаж и ознакомиться с инструкцией по работе с конфиденциальными документами.
Организация делопроизводства, обеспечивающего сохранность и учет конфиденциальных документов, предусматривает:
- назначение должностного лица или лиц, ответственных за их учет, хранение и использование;
- порядок подготовки и размножения документов;
- отдельную регистрацию документов;
- формирование дел;
- организацию выдачи и хранения документов;
- проверку наличия документов;
- архивное хранение и порядок уничтожения.
Службой безопасности предприятия предусматриваются специальные меры по защите документа при его составлении, например, ПК закрепляется за работником, имеющим ключ и пароль; ПК не подключается к электронной сети общего пользования (Интернет) и т. п.
Отпечатанные и подписанные документы передаются для регистрации должностному лицу, ответственному за их учет. Черновики, варианты документа, файлы уничтожаются с подтверждением факта уничтожения записью на копии документа: "Черновик (файл) уничтожен. Подпись. Дата".
На конфиденциальном документе проставляют гриф ограничения доступа в правом верхнем углу первого листа с указанием номера экземпляра.
Отметка о количестве составленных экземпляров проставляется на экземпляре, который подшивается в дело. На обороте листа документа, имеющего гриф, руководитель пишет фамилии тех должностных лиц, которым разрешено пользоваться документом.
Размножение конфиденциальных документов производится:
- с разрешения руководства предприятия;
- с ограниченным количеством копий (каждая копия для конкретного адресата или исполнителя);
- в специально выделенном помещении;
- в присутствии должностного лица, ответственного за документ;
- с немедленным уничтожением бракованных копий.
Конфиденциальные документы должны регистрироваться отдельно от остальной документации в "Журнале регистрации конфиденциальных документов".
Все поступающие (входящие) конфиденциальные документы принимаются и вскрываются специально назначенным должностным лицом. При поступлении проверяется: количество листов, количество экземпляров, наличие приложений к документу.
Конфиденциальные документы формируются в отдельное дело (или дела).
Хранение дел с конфиденциальными документами производится: в опечатываемом сейфе, к которому не должны иметь доступ другие работники, либо в специально отведенном помещении, оснащенном средствами охраны и сигнализации.
Выдача и возврат конфиденциальных документов должны отражаться в "Журнале учета выдачи конфиденциальных документов".
Выданные для работы конфиденциальные документы подлежат возврату в тот же день. С разрешения руководства предприятия отдельные конфиденциальные документы могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения работы с ними, при условии полного обеспечения сохранности документов на рабочем месте исполнителя (наличие сейфа, кодового замка и т. д.).
9. Структура и функции служб ДОУ
ДОУ осуществляет служба ДОУ, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю.
В состав службы ДОУ включается секретариат, канцелярия, отдел писем, отдел совершения работ с документами, центральный архив.
Работа службы ДОУ регламентируется специально разработанным положением о службе ДОУ, должностными инструкциями.
Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется законодательными и иными нормативными актами органов государственной власти.
В функции службы ДОУ входит:
- осуществление обработки, регистрации и создание документов;
- организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов;
- контроль за исполнением документов;
- разработка номенклатуры дел предприятия;
- подготовка дел к передаче в архив;
- обеспечение архивного хранения документов.
Вопросы для самоконтроля
1. Основы организации документооборота на предприятии.
2. Схема работы с входящими документами.
3. Порядок оформления и регистрации исходящих документов.
4. Внутренние документы и работа с ними.
5. Понятие регистрации и индексации.
6. Порядок оформления и работы с номенклатурой дел.
7. Архивное хранение и его организация.
8. Организация контроля за исполнением документов.
9. Правила работы с конфиденциальными документами.
10. Основные функции работы делопроизводителя.
Глоссарий
АВТОБИОГРАФИЯ — документ, в произвольной форме описывающий этапы жизни и трудоустройства работника (в хронологическом порядке).
АДРЕСАТ – получатель.
АДРЕСАНТ – отправитель.
АКТ – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события.
АКЦЕПТ – согласие на предложение вступить в сделку, заключить договор на условиях, указанных в предложении.
АНКЕТА – документ, представляющий собой трафаретный текст, содержащий вопросы по определенной теме и место для ответов на них.
АСПЕКТ – точка зрения, с которой производится поиск документа или извлечение из него необходимых сведений.
БЛАНК – белый лист с частично напечатанным текстом и пробелами, которые заполняются необходимой информацией.
ВИЗА – подпись, подтверждающая факт ознакомления должностного лица с документом.
ВНУТРЕННИЙ ДОКУМЕНТ – документ, предназначенный для использования тем учреждением, в котором он создан.
ВХОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТ – документ, поступивший в учреждение со стороны.
ВЫПИСКА – копия части документа.
ГРИФ – пометка, указывающая на особый характер или особый способ пересылки деловой корреспонденции.
ГСДОУ – совокупность правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и работе с документами в органах государственного управления.
ДАТА – число, месяц и год составления или подписания документа, указанные на нем арабскими цифрами.
ДЕЛО – единица хранения письменных документов в архиве, помещенных в отдельную папку.
ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО – документ, применяемый для связи, передачи информации на расстояние между двумя корреспондентами, которыми могут быть юридические и физические лица.
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО – ведение канцелярских дел, совокупность работ по документированию деятельности учреждений и по организации документов в них.
ДОВЕРЕННОСТЬ – документ, дающий право его предъявителю на выполнение каких-либо действий от имени доверителя.
ДОГОВОР – документ, фиксирующий согласие двух или нескольких сторон.
ДОГОВОР АРЕНДЫ – это согласие и взаимное обязательство сторон на временное использование одной стороной имущества, принадлежащего другой стороне.
ДОГОВОР ПОДРЯДА – согласие подрядчика выполнить определенную работу по заданию заказчика из своих или его материалов, а заказчик обязуется принять и оплатить работу.
ДОГОВОР ПОСТАВКИ – согласие поставщика в конкретные сроки поставить заказчику определенную продукцию, а заказчик в свою очередь обязуется принять эту продукцию и оплатить ее по предусмотренным ценам в определенный срок.
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА – документ, адресованный руководству, в котором излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.
ДОКУМЕНТ – информация на материальном носителе, имеющая юридическую силу.
ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ — запись информации на различных носителях по установленным правилам.
ДОКУМЕНТООБОРОТ – движение документов на предприятии с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ — нормативный документ, в котором определены функции, права, обязанности и ответственность сотрудника предприятия.
ДОСЬЕ – документы, относящиеся к какому-либо делу.
ЖАЛОБА — документ, в котором указываются нарушения прав и охраняемых законом интересов граждан.
ЗАЯВЛЕНИЕ – документ, содержащий просьбу или предложение лица предприятию или должностному лицу.
ИЗВЕЩЕНИЕ – документ, информирующий о предстоящем мероприятии и содержащий предложение принять участие.
ИНДЕКС – условное обозначение, присваиваемое документу в процессе учета и исполнения.