Порядок проверки и учета технического и физико-химического состояния архивных документов
166. Прием и размещение в архивохранилищах архивных документов, поступивших в архив без предварительной проверки их физического состояния, не допускаются. Поступившие в архив архивные документы до передачи в архивохранилище размещают в помещении приема и временного хранения, освобождают от транспортной тары, раскладывают на стеллажах и столах.
167. Оценка физического и технического состояния поступивших архивных документов, а также их страховых копий проводится не позднее 3 месяцев с момента приема архивных документов в архив.
168. В результате оценки физического состояния архивных документов на бумажной основе выявляются архивные документы:
1) пораженные биологическими вредителями;
2) с повышенной влажностью;
3) с повреждениями бумаги и текста;
4) запыленные.
При этом удалению подлежат все посторонние, находящиеся в делах, папках, коробках предметы: металлические, картонные, бумажные и другие закладки, прокладки, скрепки и тому подобное.
169. При оценке технического состояния аудиовизуальных и электронных документов, а также их страховых копий, устанавливается возможность считывания информации с материального носителя, соответствие технических характеристик этих документов сведениям, содержащимся в сопровождающих актах технического состояния. Одновременно выявляется вид основы кинофотодокумента. Архивные документы на нитрооснове подлежат немедленной проверке на стабильность с последующим перекопированием на безопасную основу, при необходимости – с реставрацией эмульсионного слоя.
170. При обнаружении дефектов составляется акт произвольной формы, отражающий характер дефектов и меры по их устранению. Устранение дефектов проводится за счет источника комплектования.
171. Поступившие архивные документы, пораженные биологическими вредителями (насекомые, активная плесень), направляются на санитарно-гигиеническую обработку (дезинфекция, дезинсекция).
При обнаружении увлажненных архивных документов проводится их обязательная акклиматизация до полного высушивания. Акклиматизацию проводят в помещении приема и временного хранения в течение 7-14 суток (в зависимости от степени увлажнения) при интенсивной вентиляции воздуха и размещении единиц хранения в развернутом виде на столах, стеллажах.
Качество бумаги и текста поступивших архивных документов проверяется выборочно для общей оценки их состояния.
172. Обеспыливание поступивших архивных документов проводят в специальном помещении с применением вытяжных шкафов и соблюдением мер санитарии и гигиены. Обязательному обеспыливанию подлежат коробки, папки, обложки, корешки дел.
173. Поступившие аудиовизуальные и электронные документы подлежат:
1) очистке от пыли и перемотке - архивные документы на магнитной ленте;
2) очистке от загрязнений - архивные документы на дисковых носителях, грампластинки и архивные фотодокументы;
3) акклиматизации в заданных температурно-влажностных условиях;
4) упаковыванию.
Акклиматизация аудиовизуальных и электронных документов на пленочной и дисковой основах перед размещением их в архивохранилище проводится в открытой упаковке при температуре 20±3 С и относительной влажности воздуха 35±15 %; для цветных кино- и фотодокументов – при относительной влажности 35±15 %. Продолжительность акклиматизации кинодокументов и рулонных микрофильмов не должна быть меньше 10 суток, архивных документов на магнитной ленте и дисковых носителях – не менее 3 суток, фотодокументов и микрофиш – не менее 24 часов.
174. Проверка физико-химического и технического состояния архивных документов в процессе хранения проводится с целью выявления поврежденных архивных документов и архивных документов с потенциально опасным физическим или биологическим состоянием и осуществляется:
1) целевым порядком; в ходе проверки наличия и состояния архивных документов. Целевой проверке подлежат также все архивные документы, пострадавшие в экстремальных условиях;
2) при подготовке архивных документов к выдаче из архивохранилища;
3) при всех других работах, связанных с поединичным (полистным) просмотром архивных документов.
175. Проверка физического состояния архивных документов на бумажной основе в процессе хранения проводится с целью выявления влажных; пораженных биологическими вредителями (плесень, насекомые); с дефектами бумаги и текста архивных документов.
Увлажненные архивные документы (дела, группы дел) подлежат немедленному выделению, внеочередной обработке (сушка, акклиматизация). При массовом увлажнении архивных документов принимаются меры по осушению архивохранилища, нормализации режима хранения.
Архивные документы, пораженные биологическими вредителями (плесень, насекомые), подлежат немедленной изоляции.
Наличие дефектов бумаги и текста устанавливается визуально при полистном просмотре дел. Дефекты классифицируются на основе единой буквенно-цифровой индексации по типовым признакам дефектов бумаги (буквенная индексация) и текста (цифровая индексация) в соответствии с методическими разработками согласно приложению 24 к настоящим Правилам.
Документы, поврежденные до такой степени, что большая часть текста его недоступна для прочтения, и восстановление их не представляется возможным, могут быть отобраны к уничтожению. В тех случаях, когда возможно хотя бы частичное восстановление текста поврежденных документов, они оставляются на государственном хранении, сканируются, реставрируются или фотокопируются.
176. Проверка технического состояния аудиовизуальных и электронных документов в процессе хранения осуществляется с целью определения:
1) состояния их упаковки;
2) наличия стандартных ракордов;
3) технического состояния их поверхности и перфорационных дорожек и склеек;
4) наличия загрязнений и механических повреждений;
5) стабильности нитроосновы;
6) шага перфорации кинопленок и магнитных лент шириной 35 и 16 мм;
7) физико-механических характеристик (коробление, отслаивание эмульсионного или осыпание рабочего слоя и другое);
8) наличия дефектов химического и биологического происхождения (поражение микроорганизмами, насекомыми и грызунами, следы кристаллизации солей и разложения остаточных продуктов химико-фотографической обработки);
9) электроакустических характеристик фоно - и видеодокументов;
10) параметров видеодокументов в видеоканале;
11) качества изображения кино-, фото-, видеодокументов;
12) уровня параметров, характеризующих электронные документы (например, число сбоев при считывании информации в единицу времени);
13) наличия «вирусов» в электронных документах;
14) наличия размагниченных участков и механических повреждений отдельных участков машинного носителя;
15) наличия уксусного синдрома триацетатной пленки.
177. Проверка технического состояния кинодокументов (негатива изображения, контратипа (дубль-негатива), позитивной копии) осуществляется путем просмотра на фильмопроверочном или звукомонтажном столе со сверкой с монтажным листом.
При проверке позитивной копии, путем просмотра на отражательном экране в условиях оптической проекции, необходимо обратить внимание на качество изображения, ровность планов по плотности и по цвету внутри части и ровность частей внутри копии визуально и по слуховой оценке, устойчивость кадра, контрастность изображения, отсутствие или наличие дефектов изображения согласно приложению 26 к настоящим Правилам.
Контроль промежуточного позитива (лаванда), негатива фонограммы перезаписи, магнитного оригинала фонограммы, магнитной фонограммы шумов и музыки осуществляется путем проверки на фильмопроверочном столе.
Перечень основных дефектов встречающихся на кинодокументах, приведен в таблице 2.
Таблица 2
| № п/п | Наименование дефекта | Определение вида дефекта | Причины возникновения | Последствия | Примеча-ния |
| 1. | Потертость по эмульсии | Поверхностные повреждения по эмульсии | Частое использование | Некачественное изображение | |
| 2. | Фрикционные полосы | Сеть тонких царапин вдоль рулона по пленке | Перемотка рывками, затягивание рулона кинопленки ручным способом | На экране полосы смотрятся как дождь | |
| 3. | Царапины: мелкие, штриховые, средние, глубокие | Поверхностное повреждение основы | Частое использование | На экране темные штрихи | |
| 4. | Повреждение перфорации: надсечка мелкая, надсечка средняя, надсечка глубокая | Разрыв края или угла перфорации | Натяжение пленки, несовпадение перфорации пленки с зубцами зубчатого барабана на звукомонтаж-ном столе или в кинопроекторе | Приводит к порыву кинопленки. На экране тряска кадра | |
| 5. | Грязь, отпечатки пальцев | Работа без перчаток. Небрежное обращение | На экране пятна на изображении | ||
| 6. | Склейки | Порыв пленки | Несинхронное звучание, изображение «не в рамку» | ||
| 7. | Выпадение металличес-кого серебра | Мелкие белые пятна по эмульсии | Несоблюдение технического регламента проявки пленки | На экране мелкие темные пятна | |
| 8. | Масляные пятна по эмульсии | Печать на копираппара-те, показ на кинопроекторе | Слипание пленки в рулоне | ||
| 9. | Разложение эмульсии | Отслаивание эмульсионного слоя от основы пленки | Обработка при печати в растворах при высокой температуре | Исчезновение изображения | |
| 10. | Слипание эмульсионно-го слоя | Несоблюдение профилактиче-ского режима при консерва-ционно-профи-лактической обработке | Щелчки, пропадание звука | ||
| 11. | Вуаль | Изображение не отфиксировано и имеет пятнистый вид пленки (в отраженном свете пленка кажется желтоватой или зеленоватой) | Несоблюдение технического регламента проявки пленки | На экране неконтрастное изображение | |
| 12. | Плесень | Серый налет на пленке, чаще всего по краям перфорации | Несоблюдение температурно-влажностного режима хранения | Потеря изображения | |
| 13. | Пленочные разряды | Тонкие темные полосы на пленке | Затягивание пленки при большой усадке | На экране темные полосы на изображении | |
| 14. | Несинхрон-ность изображения со звуком | Несовпадение изображения со звуком | Несоблюдение технического регламента печати пленки | На экране изображение несинхронно со звуком |
178. Проверку электроакустических характеристик фонодокументов (частотные искажения, уровень копирэффекта, уровень фона и шумов, наличие треска и щелчков, шум паузы) проводят на слух на профессиональных магнитофонах с контрольными агрегатами для прослушивания, усилителями мощности, громкоговорителями и другим необходимым оборудованием. При этом определяется состояние поверхности (ферромагнитного покрытия, коробление пленки, наличие искривленности краев, механических повреждений и следов загрязнения химического или биологического происхождения), наличие начальных и конечных ракордов, качество имеющихся склеек на фонодокументах согласно приложению 27 к настоящим Правилам.
Перечень основных дефектов встречающихся на фонодокументах, приведен в таблице 3.
Таблица 3
| № п/п | Наименование дефекта | Определение вида дефекта | Причины возникновения | Последствия | Примеча-ния |
| 1. | Коробление | Скручивание ленты по ширине | Несоблюдение температурно-влажностного режима хранения | Периодичес-кое пропадание звука при прослушива-нии | |
| 2. | Сабельность | Растянутость ленты по длине | Несоблюдение температурно-влажностного режима хранения | Некачествен-ное звучание (плывет звук), магнитная лента плохо поддается перемотке, происходит выпадение магнитной ленты из рулона | |
| 3. | Старение пленки | Осыпание ферромагнитного слоя | Истекший срок хранения | Потеря звука | |
| 4. | Повреждение основы: перегибы пленки, помятость пленки, обрывы пленки | Несоблюдение правил работ с фонодокумен-тами | Большое количество склеек, частичная потеря звука | ||
| 5. | Завал высоких частот | Непрофессио-нальная запись или перезапись | Тусклость записи, неразборчи-вость речи | ||
| 6. | Завал низких частот | Непрофессио-нальная запись или перезапись | Лишение записи сочности, нарушение окраски тембра | ||
| 7. | Затухание звука | Понижение уровня записи при длительном хранении | Некачествен-ное звучание | ||
| 8. | Повышенный шум паузы | Шум размагниченной ленты | Неоднород-ность частиц порошка и неравномерное распределение их в рабочем слое | Равномерное шипение | |
| 9. | Эффект «плавания» звука | Изменение тональности звука, наблюдаемое при прослушивании фонодокументов | Результат колебания скорости передвижения ленты лентопротяж-ным механизмом в магнитофоне | Некачествен-ное звучание | |
| 10. | Копирэффект | Звучание с многократным повторяющимся эхом | Несоблюдение правил хранения | ||
| 11. | Обрывочная запись | Отсутствие в записи начала и конца |
179. Контроль фотодокументов проводится путем просмотра фотодокументов и контрольных отпечатков на монтажном или просветном столе. При этом определяется техническое состояние поверхности (отсутствие царапин, грязи, потертости и других дефектов); фотографическое качество (резкость, контрастность, диапазон оптических плотностей, отсутствие вуали, наличие пропечатывающихся дефектов и так далее).
В тех случаях, когда визуально бывает трудно определить разновидности дефектного образования, фотодокумент просматривается под лупой или микроскопом согласно приложению 28 к настоящим Правилам.
Перечень основных дефектов встречающихся на фото и видеодокументах, приведен в таблице 4.
Таблица 4
| № п/п | Наименование дефекта | Определение вида дефекта | Причины возникновения | Последствия | Примеча-ния |
| 1. | Отпечатки пальцев на изображении | Работа без перчаток | Пятна на негативе | ||
| 2. | Ногтевые вмятины по эмульсии | Работа без перчаток | Вмятина на негативе | ||
| 3. | Сгиб пленки | Несоблюдение правил работы с документами | Частичная потеря изображения | ||
| 4. | Следы чернил | Несоблюдение правил работы с документами | Частичная потеря изображения | ||
| 5. | Надпись ручкой по изображению | Несоблюдение правил работы с документами | Частичная потеря изображения | ||
| 6. | Царапины: мелкие, резкие | Поверхност-ное повреждение пленки | Несоблюдение правил работы с документами | Потеря качества изображения при перекопиро-вании | |
| 7. | Масляные пятна по эмульсии | Несоблюдение технологичес-кого регламента при проявке пленки | Недолговре-менное хранение документа | ||
| 8. | Порыв перфорации | Разрыв края или угла пленки | Несоблюдение правил работы с документами | Недолговре-менное хранение документа | |
| 9. | Пятна клея по эмульсии. | Несоблюдение правил работы с документами. | Частичная потеря изображения | ||
| 10. | Слабое изображение | Несоблюдение технологическо-го регламента при проявке и печати | Неконтраст-ное изображение | ||
| 11. | Плотное изображение | Несоблюдение технологическо-го регламента при проявке и печати | Затемненное изображение | ||
| 12. | Вуаль | Изображение не отфиксиро-вано и имеет пятнистый вид пленки (в отраженном свете пленка кажется желтоватой или зеленоватой) | Несоблюдение технического регламента проявки пленки | Неконтраст-ное изображение | |
| 13. | Пожелтение эмульсии | Плохая фиксация | Потеря качества изображения при перекопиро-вании | ||
| 14. | Деформация пленки | Несоблюдение правил температурно-влажностного режима | Потеря качества изображения при перекопиро-вании | ||
| 15. | Разложение и сползание эмульсионного слоя | Обработка при печати в растворах при высокой температуре | Потеря изображения |
180. Проверку технических параметров видеодокументов проводят с помощью комплекса контрольно-измерительной аппаратуры: видеомагнитофонов соответствующего типа, определяемого форматом записи, стандартов и систем видеозаписи согласно приложению 25 к настоящим Правилам.
181. Проверку технических параметров электронных документов проводят с использованием специальной аппаратуры и программного обеспечения, предназначенных для работы с соответствующего вида архивными документами.
182. Находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии признаются документы Национального архивного фонда с высокой степенью разрушения материальных носителей, угрожающей физической целостности документов.
Решение о признании документа Национального архивного фонда находящимся в неудовлетворительном физическом состоянии и его постановке на специальный учет для организации в срочном порядке специальной обработки, проводимой в соответствии с пунктами 186-190 настоящих Правил, принимает руководитель архива на основании экспертного заключения реставратора и руководителя подразделения, ответственного за хранение архивных документов.
183. Неисправимо поврежденными архивными документами признаются архивные документы, физическое состояние которых исключает возможность восстановления их материальных носителей и использования содержащейся в них документной информации.
Решение о признании архивного документа неисправимо поврежденным и снятии его с учета принимают уполномоченный орган и местный исполнительный орган на основании представляемых руководством архива экспертного заключения реставратора и руководителя подразделения, ответственного за хранение архивных документов, и акта о неисправимых повреждениях документов согласно приложению 11 к настоящим Правилам. На основании письменного решения уполномоченного органа издается приказ руководителя архива о снятии неисправимо поврежденных архивных документов с учета.
Снятие с учета и уничтожение неисправимо поврежденных документов Национального архивного фонда, отнесенных к объектам национального достояния Республики Казахстан не допускается.
184. Учет физического и технического состояния архивных документов на бумажной основе осуществляется:
1) в листе-заверителе согласно приложению 30 к настоящим Правилам;
2) в листе и акте проверки наличия и состояния архивных документов согласно приложениям 18-19 к настоящим Правилам;
3) в карточке учета архивных документов с повреждениями носителя согласно приложению 23 к настоящим Правилам;
4) в карточке учета архивных документов с повреждениями текста согласно приложению 24 к настоящим Правилам.
185. Учет физического и технического состояния аудиовизуальных документов осуществляется:
1) в карточке учета технического состояния кинодокумента согласно приложению 26 к настоящим Правилам;
2) в карточке учета технического состояния фотодокумента согласно приложению 28 к настоящим Правилам;
3) в карточке учета технического состояния фонодокумента согласно приложению 27 к настоящим Правилам;
4) в карточке учета технического состояния видеодокумента согласно приложению 25 к настоящим Правилам.
Для учета документов Национального архивного фонда, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, вместо карточек может использоваться книга учета в соответствии с установленными реквизитами контрольно-учетных карточек.
Соответствующие отметки проставляются также в других документах учета физического и технического состояния архивных документов.
Учет физического и технического состояния архивных документов может осуществляться на бумажном носителе или в автоматизированном режиме в соответствии с установленными реквизитами контрольно-учетных документов.