Документы, заполняемые застрахованными лицами или их

работодателями: анкета застрахованного лица (АДВ-1)(Приложение 2 ).

Анкета застрахованного лица, заполняется при выдаче страхового свидетельства в УПФР в г. Добрянке.
Анкета застрахованного лица заполняется либо лично работником, либо кадровыми и иными службами организации. Все документы заполняются чернилами, шариковой ручкой печатными буквами, при помощи пишущих машинок или средств вычислительной техники без помарок и исправлений. Правильность указанных в документе сведений заверяется личной подписью застрахованного лица. Если работник не имеет возможности лично заверить документ по причине длительного (свыше одного месяца) нахождения в командировке, длительной болезни или иной причине, работодатель указывает эту причину в документе, который заверяет.

Лицо, поступающее на работу или заключающее договор гражданско-правового характера, на вознаграждение по которому начисляются пенсионные взносы, УПФР в г. Добрянке, в свою очередь, каждому застрахованному лицу выдаёт страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (АДИ-1) (п. 1 ст. 7 Федерального закона № 27-ФЗ от 01.04.1996г. «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»).

После регистрации на каждого застрахованного лица УПФР открывает индивидуальный лицевой счет с постоянным страховым номером и оформляется страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования(АДИ-7),где указывается этот страховой номер.

Таким образом, наличие свидетельства подтверждает тот факт, что человек уже является застрахованным и на его имя открыт индивидуальный лицевой счет, куда стекается вся информация, необходимая для последующего пенсионного обеспечения. В пенсионном свидетельстве указываются:

— страховой номер,

— фамилия, имя, отчество,

— дата и место рождения,

— пол

— дата регистрации в системе обязательного пенсионного страхования.

В случае изменении анкетных данных (фамилии, имени, отчества, пола, даты или места рождения) сотрудников составляется заявление об обмене страхового свидетельства (АДВ-2)(Приложение 3).

В случае утери застрахованным лицом своего страхового свидетельства, составляется заявление о выдаче дубликата страхового свидетельства (АДВ-3)(Приложение 4)и подаётся в УПФР в г. Добрянке.
При неправильном или неверном заполнении сведений при получении страхового свидетельства заполняется листок исправлений (АДВ-9)(Приложение 5).В форме АДВ-9 сразу отмечают в каком именно документе указаны неточные данные:

Наименование ошибочного документа:

Страховое свидетельство

Запрос об уточнении сведений

Отказ в выдаче документа

Опись документов, передаваемых работодателем в ПФР (АДВ-6)(Приложение 6)предоставляется работодателем в УПФР в составе пачки входящих документов, представляемых, начиная с 2002 расчетного периода.

На всех работниках организации, в форме АДВ-6 перечисляются наименование документов и их количество в пачке:

В случае оформления работодателем нескольких страховых свидетельств, составляется сопроводительная ведомость (АДИ-5)(Приложение 7). Во избежание утери свидетельств, перечисляются следующие сведения:

Следующая группа специфических документов УПФР, функционирующая в отделе персонифицированного учёта документы, заполняемые Управлением, органами ЗАГС и социальной защиты населения:сведения по форме АДВ-8 - Сведения о смерти застрахованного лица(Приложение 8)-предоставляются в Управление ПФР органом загс в случае регистрации смерти застрахованного лица.

Документ заверяется печатью органа загса. Документ может быть представлен в свободной форме при наличии всех необходимых реквизитов.

Этот документ формируется непосредственно УПФР в г. Добрянке с целью запросадополнительных сведений, необходимых для регистрации - запрос об уточнении сведений (АДИ-2)(Приложение 9).В форме АДИ- 2 просят уточнить сведения, в случае совпадения с другим застрахованным лицом, во избежание дублирующих данных:

Уважаемый(ая)

(фамилия, имя, отчество)

"

"

года Вы представили в ПФР форму

(код и наименование формы)

В числе зарегистрированных в системе обязательного пенсионного страхования застрахованных лиц есть человек с теми же, что и у Вас, анкетными данными:

Фамилия

Имя

Отчество

Пол

(м/ж)

Дата рождения

"

"

года

Место рождения:

город (село, дер., …)

район

область (край, респ., …)

страна

Следующая форма АДВ-6-1представляется страхователем в Управление ПФР в г. Добрянке - опись документов, передаваемых страхователем в ПФР(Приложение 10)в составе пачки входящих документов, представляемых, начиная с 2002 года, а также в составе пачки корректирующих индивидуальных сведений за периоды до 2002 года.

Следующие формы индивидуальные сведения о трудовом стаже, заработке (вознаграждении), доходе и начисленных страховых взносах застрахованного лица (СЗВ-1) (Приложение 11)ииндивидуальные сведения о трудовом стаже, заработке (вознаграждении), доходе и начисленных страховых взносах застрахованного лица (СЗВ-3)(Приложение 12)предоставляются за отчётные периоды. Также вначале необходимо указать тип формы:

"исходная" - форма, первый раз подаваемая работодателем о застрахованном лице за данный отчетный период;

"корректирующая" - форма, подаваемая с целью изменения ранее поданных сведений о застрахованном лице за данный отчетный период;

"отменяющая" - форма, подаваемая с целью полной отмены ранее поданных сведений о застрахованном лице за указанный отчетный период;

"назначение пенсии" - форма, подаваемая о застрахованном лице, выходящем на пенсию.

Немаловажное значение имеют сведения касающиеся о страховом стаже застрахованного лица. Индивидуальные сведения о страховом стаже и начисленных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование застрахованного лица (СЗВ-4-1) (Приложение 13) и индивидуальные сведения о страховом стаже и начисленных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование застрахованного лица, списочная форма (СЗВ-4-2) (списочная форма) (Приложение 14). Эти формы представляются страхователем на застрахованных лиц, не имеющих в расчетном периоде каких-либо условий для досрочного назначения трудовой пенсии, либо отдельных периодов работы (например, работа по договорам), периодов ухода за детьми (наличие в течении расчетного периода отпуска по беременности и родам и (или) отпуска по уходу за ребенком) и т.д.

Также в отделе персонифицированного учёта функционируют специальные бланки, которые заполняются органами социальной защиты населения - запрос органа, осуществляющего пенсионное обеспечение, о предоставлении выписки из индивидуального лицевого счета застрахованного лица (СЗВ-2а)(Приложение 15). Затем заполненные запросы по отдельному реестру будут переданы органами социальной защиты населения в управление ПФР по месту жительства застрахованного лица.
При этом застрахованным лицам будут даны соответствующие разъяснения, что сформированную выписку из индивидуального лицевого счета они смогут получить в Управлении ПФР в г. Добрянке.

Таким образом при анализе специфической документации Управления ПФР в г. Добрянке, можем заметить что это документы характерные только для отдела персонифицированного учёта. И все формы документов имеют унифицированную форму, что даёт работникам отдела быстро и эффективно вводить данные о застрахованном лице. Отдел персонифицированного учёта ведёт учёт сведений не только о страховом стаже застрахованного лица, но и сведения касающиеся трудового. Также застрахованное лицо, при желании может посмотреть свои накопления за трудовой и страховой стажи.

3. Организация и технология работы с документами

в Управлении ПФР в г. Добрянке Пермского края

3.1. Анализ документооборота и документопотоков

в УПФР в г. Добрянке Пермского края

Пенсионный фонд. Российской Федерации осуществляет свою деятельность в соответствии с ФЗ от 15.12.2001 г. №167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации» [9], Положением о Пенсионном фонде Российской Федерации (России), утверждённым постановлением Верховного Совета Российской Федерации от 21.12.1991 г. № 2122-1, а также иными правовыми актами Российской Федерации.

Управление Пенсионного фонда Российской Федерации (государственное учреждение) в г. Добрянке Пермского края (далее – Управление) создаётся постановлением Правления Пенсионного фонда Российской Федерации. Управление входит в структуру Пенсионного фонда РФ и непосредственно подчиняется Отделению Пенсионного фонда Российской Федерации (ПФР) (далее – Отделение) по Пермскому краю.

Руководство УПФР осуществляет начальник, назначаемый и освобождаемый от должности Отделением Пенсионного фонда Российской Федерации по Пермскому краю.

В деятельности Управления ежедневно создаются документы, но их количество не велико. В связи с этим, согласно Инструкции по делопроизводству, в УПФР учёт документооборота возлагается на специалиста-эксперта (по кадрам и делопроизводству).

В УПФР функционируют следующие системы документации: организационно-правовая (положение об организации, штатное расписание, должностные инструкции и т.д.), распорядительная (распоряжения, приказы и т.д.), и информационно-справочная (докладные и служебные записки, факс и т.д.).

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Документооборот отражает систему управления, позволяя ее наглядно увидеть, анализ документооборота крайне важен для совершенствования работы управленческого аппарата [38, c. 8].

В Управлении используются ручные средства создания и обработки документов, поэтому документооборот рассматривается как составная часть информационного обеспечения управления и включает в себя движение информационных потоков организации – их получение, обработку, переработку, использование. Какая бы технология обработки документов ни использовалась, организация документооборота должна основываться на определенных принципах, или правилах, обеспечивающих оперативное прохождение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени. К таким принципам организации документооборота в УПФР относятся следующие:

- централизация операций по приему, первичной обработке и отправке документов (это означает, что все документы, поступающие в Управление всеми способами доставки (по почте, факсу, электронной почте и др.) и отправляемые из Управления, обрабатываются специалистом-экспертом (по кадрам и делопроизводству).

- максимальное сокращение числа инстанций прохождения и исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью (возвратным считается такое движение документа, при котором он поступает в ту инстанцию, в которой уже проходил обработку);

- однократность регистрации документов (документы, поступающие в организацию и создаваемые в организации, регистрируются один раз: входящие – при поступлении и исходящие – при создании; регистрация документов в Управлении ПФР осуществляется специалистом-экспертом (по кадрам и делопроизводству));

- организация предварительного рассмотрения документов в УПФР (распределение документов, поступивших в организацию, на документы, направляемые на резолюцию руководителю, передаваемые на исполнение непосредственно в подразделения; предварительное рассмотрение проводит специалист-эксперт (по кадрам и делопроизводству);

- вынесение конкретных резолюций, по возможности точно определяющих исполнителя, поручение, срок исполнения.

Проводя анализ документооборота Управления ПФР в г. Добрянке Пермского края, в качестве объекта исследования можно рассматривать отдельный документ, документопоток, документационный технологический процесс. Однако основополагающим объектом исследования и совершенствования можно назвать документопоток. Совокупность документов, движущихся по единому маршруту, составляет документопоток[38, c. 9].

В УПФР выделяют только два основных документопотока, т.к. в учреждении не ведётся внутренняя регистрация документов. Следствием чего может быть утрата или потеря документов. В основном это такие виды документов, как приказы по основной деятельности (регулируют порядок производственной деятельности Управления, его финансирования, материально-технического оснащения и т.п.) , приказы по личному составу ( приказы о приеме работника на работу, об увольнение работника, о переводе работника на другую работу, о продлении отпуска и т.п.).

Итак, основные документопотоки Управлении ПФР:

- поток входящей документации, состоящий из поступающих в организацию документов;

- поток исходящей документации, состоящий из документов, предназначенных для отправки в другие организации.

Входящие документы Управления Пенсионного фонда Российской Федерации в г. Добрянке Пермского края образуют три направления: начальнику УПФР, руководителям структурных подразделений и непосредственно исполнителям. Любой документопоток можно проанализировать по различным показателям, в том числе с позиции корреспондентов. Состав корреспондентов представлен таблицей на рисунке 8.

Рис. 8. Состав корреспондентов

Исходящий документопоток включает документы, создаваемые в УПФР и отправляемые за его пределы. Маршрут движения этих документов зависит от количества инстанций согласования, визирования и подписания документов, от технологии печатания текста, регистрации и отправки. Исходящие документы готовят специалисты в структурных подразделениях Управления Пенсионного фонда РФ в г.Добрянке Пермского края. Переписка ведётся с теми же основными организациями, что и во входящем документопотоке (Пенсионный фонда РФ в г. Москве, Отделению ПФР по Пермскому краю в г. Пермь, Инспекция Федеральной налоговой службы (ИФНС), Отдел Федеральной службы судебных приставов(ФССП), Записи актов гражданского состояния (ЗАГС), Добрянский Районный Суд, Мировой Судья.

А для того, чтобы увидеть какие именно организации входят в состав корреспондентов и являются входящим документопотоком Управления, обратим внимание на рисунке 9, где представлен состав входящих документопотоков в Управлении Пенсионного фонда в г.Добрянке Пермского края.

Рис.9. Наименования корреспондентов

Рассматривая документооборот Управления ПФР, остановимся на такой его характеристике как объем, то есть количество документов, поступивших в учреждение и созданных ею за определенный период.

Объем документопотока измеряется физическим количеством документов (подлинников и копий), который может быть конкретизирован или дополнен объемом содержащейся в документах информации, выраженной в листах, знаках, количестве поручений, исполнителей и т.д. Количество документов всех потоков составляет объем документооборота организации.

Объем документооборота – это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период [38, с. 11]. Величина документооборота нужна для:

- расчета необходимой численности персонала;

- расчета эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводства;

- определения загруженности делопроизводственного персонала, в том числе секретаря руководителя и секретаря структурного подразделения.

В целом объем документооборота показывает загруженность всего управленческого аппарата, т.к. всем его работникам приходится иметь дело с документами.

При исследовании документооборота в УПФР был рассмотрен его объём за последние три года, то есть с 2007 года.

При подсчете документооборота рекомендуется отдельно учитывать документы и их копии, выражая это число дробью, где в числителе количество обрабатываемых в организации документов, а в знаменателе количество их копий. Например, 1814/3375 [38, с. 12].

Подсчет ведется обычно по регистрационным формам входящих, и исходящих документов. В Управлении ПФР при подсчёте объёма документооборота учитывается лишь число зарегистрированных входящих документов, а документы, не подлежащие регистрации, не подсчитываются, хотя их количество значительно превышает количество зарегистрированных документов. Кроме того, в настоящее время снятие копии с документов значительно упрощено. Ксерокопировальные аппараты стоят во многих отделах и полученные копии, естественно, не учитываются. Поэтому можно сделать вывод, что сведения об объеме документооборота в УПФР занижены, так как методика учета документов не совершенна.

Рассмотрим объём документооборота за последние четыре года, то есть с 2007 по 2010 год.

Проанализировав входящую документацию за 2007 год, было выявлено 4506 документов. Из них 1445 от вышестоящей организации, а именно от Отделения Пенсионного фонда РФ г.Перми. В основном это письма, справки. Остальные входящие документы (3061) от ФССП, ИФНС. Большую часть из них составляют отзывы.

В 2008 году в Управлении Пенсионного фонда Российской Федерации в г. Добрянке Пермского края был зарегистрировано 4734 документа. Как мы видим, это на 228 документов больше, чем в прошлом году. В основном, это связано с прохождением государственной аттестации УПФР.

За 2009 год в Управлении ПФР во входящей документации зарегистрировано 2883 документа. Из них 852 поступило от Мировых судей г. Добрянки. Наибольшее число составляют решения, определения, исполнительные листы.

А за прошедший 2010 год было заметное увеличение объёма документов, причём большую часть документов поступившие от отдела федеральной службы судебных приставов в г. Добрянке. И объём за этот год составил 5605 документов. И большинство документов составили решения, исполнительные листы, определения.

На рисунке 10. представлена динамика объёма входящей документации в Управлении Пенсионного фонда Российской Федерации в г.Добрянке Пермского края за период 2007-2010 г.г.

Рис. 10. Динамика объёма входящей документации Управления Пенсионного фонда Российской Федерации в г. Добрянке Пермского края с 2007 года по 2010 года

Проанализировав документопоток входящей документации УПФР за последние четыре года, можно сделать вывод, что основную часть, составляют письма из отделения ПФР в г. Перми, решения, постановления, исполнительные листы от отдела федеральной службы судебных приставов (ОФССП) г. Добрянки.

Что касается исходящей документации, то также рассмотрим объём исходящих документов УПФР с 2007 г. по 2010г.

В 2007 году за пределы Управления ПФР было отправлено 1382 документа. Из них 819 – это запросы о подтверждении обращения застрахованного лица.

За 2008 год исходящая документация УПФР составила – 1812 документов. За этот год большинство составляют дополнительные аттестаты о сумме, о недополучении пенсии , в такие организации, как ИФНС, ОФССП.

Изучив исходящий документопоток Управления ПФР за 2009 год, мы выявили 3154 документа. Основные документы это справки о зарплате, обучении, о стаже; письма; дополнительные аттестаты о сумме, недополучении пенсии.

Проанализировав документопоток исходящий за 2010 год. Заметим повышение объёма документов, отправленных из Управления за этот год. Который составил 4050 документов, в это число вошли справки о зарплате, обучении, о стаже, письма, дополнительные аттестаты о сумме, недополучении пенсии. Можем заметим, что исходящий документопоток по наименованию отправленных документов во всех представленных годах однообразен.

На рисунке 11. представлена динамика объёма исходящей документации в Управлении Пенсионного фонда Российской Федерации в г. Добрянке Пермского края за период 2007-2010 г.г.

Рис. 11. Динамика объёма исходящей документации Управлении Пенсионного фонда Российской Федерации