РЕКВИЗИТ 14 – МЕСТО СОСТАВЛЕНИЯ ИЛИ ИЗДАНИЯ ДОКУМЕНТА

В ГОСТе Р 6.30-2003 сказано: «место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения».

Исходя из этого, если организация называется «Магнитогорский государственный университет», указание места составления документа на общем бланке или бланке конкретного вида документа будет для данной организации излишним, так как в реквизите 08 данная информация уже будет отражена.

Точно так же избыточным будет указание места составления документа на бланке для писем, где уже содержатся справочные данные о любой организации с обязательным указанием населенного пункта в почтовом адресе, который должен соответствовать юридическому адресу организации.

Таким образом, данный реквизит используется только на общем бланке и бланке конкретного вида документа организации, если в наименовании организации нет указания на ее местонахождение.

Если автором документа является филиал организации, в документе следует указать место нахождения филиала.

При указании населенных мест используются общепринятые сокращения в соответствии с ОКАТО - Общероссийским классификатором объектов административно-территориального деления. Например: кр. – край; обл. – область; окр. – округ; р-н – район; г. – город; пгт – поселок городского типа; п. – поселок сельского типа; рп – рабочий поселок; кп – курортный поселок; к. – кишлак; с. – село; д. – деревня; ст-ца – станица; у - улус; смн – сомон; аул – пишется полностью и т.д.

Перед названием города Москвы сокращение «г.» писать не принято так же, как и перед названиями городов, оканчивающимися на «-город», «-град», «-бург» (нем. «город»), например: Москва, Новгород, Волгоград, Санкт-Петербург.

Место составления или издания документа относится к постоянным реквизитам, используемым при проектировании бланков. Данный реквизит наряду с реквизитами, включающими справочную информацию об организации, (09, 04, 05, 06) является дополнительным к реквизиту 08 – наименование организации: помогает идентифицировать автора документа.

РЕКВИЗИТ 15 – АДРЕСАТ

Адресат –это получатель документа (письма, справки, факсимильные сообщения, телеграммы и др.).

Реквизит «адресат» – это совокупность точной и полной информации, на основе которой документ может быть доставлен адресату.

Реквизит располагается на следующих документах: письмо, справка, докладная (служебная) и объяснительная записки, заявление.

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например:

Минюст России

Департамент информатизации

и научно-технического обеспечения

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

Генеральному директору

ООО «Восторг»

В.А. Мохову

или:

ОАО «Востокметаллургмонтаж»

Главному бухгалтеру

В.М. Мусину

При направлении документа руководителю или заместителю руководителя организации наименование организации входит в наименование должности адресата, оба реквизита пишутся в дательном падеже, например:

Главному редактору издания «Официальная и деловая Россия»

И.В. Мартынову

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Руководителям филиалов

ООО «Домострой»

Документ не должен содержать более четырех адресатов (их располагают друг под другом). Слово «Копия» перед вторым, третьим и четвертым адресатом не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа. Список подшивается в дело вместе с копией документа.

Реквизит «Адресат» в случае массовой рассылки может быть оформлен по-разному:

Руководителям организаций

Восточного административного

округа Москвы

или:

По списку

При адресации документов лицам, имеющим звание (ученое или военное) или ученую степень, перед фамилией может указываться звание или ученая степень, например:

Командиру войсковой части № 2844

генерал-майору

В.А. Болотову

или:

Директору Института педагогики

ФГБОУ ВПО «Магнитогорский государственный университет»

профессору, доктору исторических наук

Ю.Д. Коробкову

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке. Например:

Главному инженеру

Мебельной фабрики «Виола»

Н.В. Парамонову

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

Почтовый адрес может не проставляться на документах, направляемых постоянным корреспондентам: в этом случае в организации целесообразно применять списки рассылки и конверты с заранее напечатанными адресами.

В соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи устанавливается следующий порядок написания почтового адреса на документах, конвертах и других почтовых отправлениях^[2]:

– наименование адресата (наименование организации — юридического лица или фамилия, имя, отчество для физических лиц);

– название улицы, номер дома, номер квартиры;

– название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

– название области, края, автономного округа (области), республики; страна (для международных почтовых отправлений);

– почтовый индекс.

В таком же порядке производится написание адреса отправителя на конверте.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

ФГБОУ ВПО «Магнитогорский

государственный университет»

пр. Ленина, д.114, г. Магнитогорск,

Челябинская обл., 455037

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Андрееву О.П.

ул. Яблоневая, д. 15, кв. 312,

г. Вешки, Мичуринский р-н,

Челябинская обл., 456264

Описанный выше порядок адресования распространяется также на внутреннюю переписку организации – должностные, служебные и объяснительные записки на имя руководителя организации или руководителей структурных подразделений. Например:

Начальнику

административно-хозяйственного отдела

ООО «Знание»

Ю.К. Федоровой

В ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендуется в случае направления письма физическому лицу, в отличие от адресования письма юридическому лицу, указывать инициалы получателя письма не перед фамилией, а после нее. Это связано с поисковой системой: у делопроизводителя данные о партнерах-физических лицах в картотеке располагаются в алфавитном порядке по фамилиям, после фамилии указываются имя и отчество, затем почтовый адрес. Для быстроты оформления используется именно такой порядок.

Почтовый адрес не указывают при направлении документа в высшие органы государственной власти и управления, в вышестоящую организацию, в подведомственные организации и постоянным корреспондентам.

Для реквизита «Адресат» на бланке писем могут проставляться ограничительные отметки («уголки») для верхних границ зон расположения реквизита.

На угловом бланке для адресата ограничительные отметки в виде уголков будут располагаться в правой части бланка на одном уровне с реквизитом 08 – наименованием организации. На продольном бланке они будут размещены на одном уровне с реквизитом 11 – датой документа – и 12 – регистрационным номером документа.

Реквизит «Адресат» печатается через один междустрочный интервал. Рекомендуемый размер шрифта от 11 до 14 пт в зависимости от количества адресатов, которые необходимо оформить на документе.