Информационно-справочная работа по документам организации

Одна из главных целей регистрации – создание базы данных о документах организации. Служба документационного обеспечения управления (или секретарь в небольшой организации) на основе этой базы данных обязаны ответить на вопросы двух типов:

· у кого, где, в какой стадии работы находится любой документ;

· в каких документах можно найти информацию по конкретному вопросу.

Владение всей совокупностью информационно-документационных ресурсов – главнейшая задача службы ДОУ. И, прежде всего, для выполнения именно этой задачи записываются в регистрационные формы все данные о документах. Информационно-справочная работа, как и сама система регистрации может вестись как в традиционной форме (в основном с помощью картотеки), так и в автоматизированном режиме.

Справочная картотека строится из регистрационных карточек. Разделителями в справочной картотеке являются названия структурных подразделений или направления деятельности организации. Внутри этих разделов удобнее всего размещать карточки по алфавиту корреспондентов или вопросов деятельности (товаров, изделий и т.д.). В момент регистрации документа составляется две карточки: одна помещается в сроковую контрольную картотеку, другая в справочную. После исполнения документа карточка из сроковой картотеки как более полная и имеющая все отметки о решении вопроса, затронутого в документе, переставляется в справочную картотеку, а аналогичная карточка из справочной картотеки уничтожается либо используется при создании дополнительной справочной картотеки для поиска документов по другому поисковому признаку.

Говоря об информационно-справочной работе по документам организации, необходимо отметить, что одним из основных преимуществ использования автоматизированных систем документационного обеспечения управления, по сравнению с традиционными технологиями, является сокращение времени, затрачиваемого на поиск документов и составление сводок и отчетов, а также повышение эффективности поиска и качества сводок и отчетов.

Используя автоматизированную систему документационного обеспечения управления, можно быстро производить поиск документа или документов как по значению и сочетанию любых реквизитов регистрационно-контрольной карточки, так и по текстам самих документов (файлов).

Использование автоматизированной системы документационного обеспечения управления переводит информационно-справочную работу на новый уровень. Доступ к системе с рабочих мест всех сотрудников, работающих с документами, а не только службы документационного обеспечения управления, а также возможность оперативного поиска любых документов как текущего делопроизводства, так и за прошедшие годы позволяет значительно повысить качество составления документов, исключить повторное составление аналогичных документов или подготовку противоречащих друг другу документов разными сотрудниками или подразделениями и, в конечном итоге, приводит к существенному повышению эффективности работы управленческого аппарата в целом.

Контрольные вопросы к Главе 9

G Каково содержание понятия «организация работы с документами»?

G Каково содержание понятия «документооборот организации»?

G Какие этапы выделяют в технологической цепочке обработки и движения документов?

G Каково содержание понятия «документопоток» и «объем документопотока»?

G Какую роль в анализе документопотока играет оперограмма?

G Какие потоки документов можно выделить в каждой организации?

G Какие операции выполняются на стадии приема и первичной обработки документов?

G В каком случае после вскрытия писем упаковка не уничтожается?

G Какова задача этапа предварительного рассмотрения документов?

G Какие этапы включает в себя работа с внутренними документами?

G Какие этапы включает в себя работа с исходящими документами?

G Какие этапы включает в себя работа с обращениями граждан?

G Какие существуют виды обращений граждан?

G Какой закон является нормативным базой для определения порядка рассмотрения обращений граждан?

G Какие существуют формы регистрации обращений граждан?

G Каково содержание понятия «регистрация документа»?

G Какие существуют формы регистрации документов?

G Как устроена контрольно-справочная картотека?

G Каково содержание понятия «контроль исполнения документов»?

G Какие выделяют уровни контроля документов?

G Каково содержание понятия «срок исполнения документа»?

G Какие существуют виды сроков и что является основанием для изменения срока исполнения каждого вида?

G Какие этапы включает в себя контроль (за сроками) исполнения документов?

G Как устроена сроковая картотека?

G В чем состоит задача информационно-справочной работы по документам организации?

G Как устроена справочная картотека?