РЕКВИЗИТ 07 – КОД ФОРМЫ ДОКУМЕНТА
По ГОСТ Р 6.30-2003 «код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД)». ОКУД предназначен для обеспечения учета и систематизации унифицированных межотраслевых, межведомственных форм документов.
Данный код для ОРД соответствует разделу ОКУД. Код ОКУД проставляется только в том случае, если форма документа включена в ОКУД. Ниже приведено извлечение из ОКУД (класс 0200000):
| Код | КЧ | Наименование формы | Индекс | Периодичность | ||||
| УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ | ||||||||
| Документация по созданию организации, предприятия | ||||||||
| Договор об аренде | ||||||||
| Заявление на государственную регистрацию | ||||||||
| Заявление в финансовые органы об открытии расчетного счета | ||||||||
| Заявление об исключении из состава членов колхоза (совхоза) | ||||||||
| Письмо об изготовлении печати, штампа | ||||||||
| Положение о структурном подразделении | ||||||||
| Приказ о создании предприятия | ||||||||
| Приказ о выходе из совхоза | ||||||||
| Протокол общего собрания (конференции) трудового коллектива предприятия о создании | ||||||||
| Протокол общего собрания членов кооператива об утверждении устава | ||||||||
| Протокол заседания правления колхоза | ||||||||
| Документация по реорганизации организации, предприятия | ||||||||
| Приказ о реорганизации | ||||||||
| Протокол общего собрания (конференции) трудового коллектива о реорганизации | ||||||||
| Решение Совета директоров (Правления) о реорганизации | ||||||||
| Документация по ликвидации организации, предприятия | ||||||||
| Акт о ликвидации | ||||||||
| Письмо с сообщением о ликвидации | ||||||||
| Письмо участника о выходе из совместного предприятия | ||||||||
| Приказ о ликвидации и создании ликвидационной комиссии | ||||||||
| Решение Совета директоров (Правления) о ликвидации | ||||||||
| Протокол общего собрания (конференции) трудового коллектива о ликвидации | ||||||||
| Документация по приватизации государственных и муниципальных организаций, предприятий | ||||||||
| Заявка на участие в конкурсе | ||||||||
| Протокол общего собрания (конференции) трудового коллектива предприятия | ||||||||
| Свидетельство о регистрации | ||||||||
| Документация по распорядительной деятельности организации, предприятия | ||||||||
| Постановление коллегиального органа по вопросам основной деятельности | ||||||||
| Приказ по вопросам основной деятельности | ||||||||
| Приказ о распределении обязанностей между руководством | ||||||||
| Протокол коллегиального органа по вопросам деятельности | ||||||||
| Указание по вопросам основной деятельности | ||||||||
| Документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия | ||||||||
| Договор на производство работ (оказание услуг) | ||||||||
| Положение о структурном подразделении | ||||||||
| Правила внутреннего трудового распорядка | ||||||||
| Структура и штатная численность | ||||||||
| Штатное расписание | ||||||||
| Документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации, предприятия | ||||||||
| Акт по вопросам основной деятельности | ||||||||
| Письмо по вопросам основной деятельности | ||||||||
| Справка по вопросам основной и кадровой деятельности | ||||||||
| Документация по приему на работу | ||||||||
| Заявление о приеме на работу | ||||||||
| Контракт о назначении на должность | ||||||||
| Приказ о приеме на работу | ||||||||
| Протокол общего собрания трудового коллектива о приеме на работу | ||||||||
| Документация по переводу на другую работу | ||||||||
| Заявление о переводе на другую работу | ||||||||
| Представление о переводе на другую работу | ||||||||
| Приказ о переводе на другую работу | ||||||||
| Документация по увольнению с работы | ||||||||
| Заявление об увольнении | ||||||||
| Приказ об увольнении | ||||||||
| Протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении | ||||||||
| Документация по оформлению отпусков | ||||||||
| График отпусков | ||||||||
| Заявление о предоставлении отпуска | ||||||||
| Приказ о предоставлении отпуска | ||||||||
| Документация по оформлению поощрений | ||||||||
| Представление о поощрении | ||||||||
| Приказ о поощрении | ||||||||
| Протокол общего собрания трудового коллектива о поощрении | ||||||||
| Документация по оформлению дисциплинарных взысканий | ||||||||
| Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины | ||||||||
| Объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины | ||||||||
| Приказ о наложении дисциплинарного взыскания | ||||||||
| Протокол общего собрания трудового коллектива о наложении дисциплинарного взыскания | ||||||||
Коды ОКУД подлежат простановке в унифицированных формахдокументов[1].
РЕКВИЗИТ 10 
– НАИМЕНОВАНИЕ ВИДА ДОКУМЕНТА
В ГОСТ Р 6.30-2003 сказано, что «наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000)».
Из ГОСТ Р 6.30-2003 следует, что учредительный документ организации должен определять наименования видов документов, используемых в организации.
Из определения данного стандарта также ясно, что наименования видов документов, входящих ОКУД, диктуют в управленческих ситуациях использовать только те виды и формы документов, которые определены ОКУД и соответствуют этим ситуациям. Конечно, в организации могут использоваться и иные виды документов, создание которых обусловлено индивидуальными видами деятельности организации. Однако их введение должно быть продиктовано принципом целесообразности и необходимости и должно быть отражено в нормативных актах организации.
В контексте данного стандарта под документами понимаются только ОРД, предусмотренные ОКУД (класс 0200000). Обращение к классу 0200000 из ОКУД показывает, что в состав ОРД входит более шестидесяти кодов форм ОРД. Все они имеют наименования, включающие как собственно наименование вида документа, так и его конкретизатор, например: Акт о ликвидации, где слово «акт» - наименование вида документа, слово «О ликвидации» - конретизатор (заголовок).
Реквизит «Наименование вида документа» оформляют при проектировании бланков конкретных видов документов; на общих бланках данный реквизит может быть заполнен в соответствующем месте непосредственно при оформлении документа. Данный реквизит обязателен для всех видов документов, за исключением писем.
Согласно рисунку Б5 ГОСТ Р 6.30-2003 наименование вида документа печатается прописными буквами полужирным шрифтом непосредственно от левого поля документа или центрируется относительно всей рабочей строки или половины строки – в зависимости от типа бланка (угловой или продольный) и от способа выравнивания реквизитов на бланке (центрированное или флаговое): ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, АКТ, ПРОТОКОЛи т.д.
На бланке для писем слово «письмо» не пишется; в письмах наименование вида документа не указывают: не рекомендуется писать «коммерческое предложение» или «деловое письмо» и т.д. Однако в зависимости от требований к оформлению писем, предъявляемых банком, наименование вида документа может указываться в гарантийных письмах.
На практике многие организации на письмах все же оформляют данный реквизит. Так, частотными являются такие наименования, как «Информационное письмо», «Гарантийное письмо», «Рекламное письмо». Оформление практиками-делопроизводителями данного реквизита в виде наименования жанровой разновидности писем оправдано тем, что адресату дается возможность еще до прочтения письма определиться со степенью важности и ответственности его рассмотрения. Так, на информационное письмо адресат отвечать не обязан, а вот на письмо-претензию, письмо-запрос, письмо-просьбу обязан, да еще в установленные сроки. Гарантийные письма являются юридически важными, поэтому отношение к ним у всех деловых партнеров особенно ответственное. Наличие наименования вида документа на письмах не является грубым нарушением, хотя может расцениваться как излишнее: состав реквизитов бланка письма, клишированная форма обращения к адресату в тексте уже дают «сигнал» читателю о виде документа – письме.
РЕКВИЗИТЫ 11, 12
Реквизиты 11 и 12 являются данными о регистрации документа. Это дата документа и регистрационный номер документа. Они являются доказательством существования документа и включением его в документальный фонд организации. Оба реквизита выполняют юридическую функцию. Кроме того, эти реквизиты позволяют организации вести информационно-справочную работу по документам, то есть выполняют поисковую функцию.
Дата и регистрационный номер документа оформляются на всех бланках на одном уровне по отношению друг к другу. Для даты имеется ограничительная отметка для заполнения на строке слева (в виде черты______________), для регистрационного номера справа (в виде символа и черты №_________).
Дата и регистрационный номер документа отражаются в регистрирующих формах.