Из истории государственного архива смоленской области

ОГКУ «ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ»

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ

И ЕГО ФИЛИАЛ В ГОРОДЕ ВЯЗЬМА

ПУТЕВОДИТЕЛЬ

СМОЛЕНСК - 2012

Об.

РЕДКОЛЛЕГИЯ:

Н.Г. ЕМЕЛЬЯНОВА, Г.Н. МОЗГУНОВА, С.Л. СОЛОДОВНИКОВА

СОСТАВИТЕЛИ:

Е.Г. БОРОДАВКИНА, Г.Н. МОЗГУНОВА, И.Г. ХОРЕВА

Государственный архив Смоленской области и его филиал в г. Вязьма: Путеводитель. –Смоленск, 2012

Путеводитель содержит информацию о составе и содержании фондов Государственного архива Смоленской области и его филиала в городе Вязьма за период с 1626 по 2010 год включительно. Издание адресовано широкому кругу пользователей.

СОДЕРЖАНИЕ

ПРЕДИСЛОВИЕ……………………………………………………………………
С.Л. Солодовникова. Из истории государственного архива Смоленской области ………………………………………………………………………………..
СПИСОК СОКРАЩЕНИЙ……………………………………………………….
ЧАСТЬ I. ФОНДЫ ДОСОВЕТСКОГО ПЕРИОДА……………………………
1. Фонды местных органов государственной власти и управления ……………...
2. Фонды органов городского, сословного и земского самоуправления ………...
2.1. Городское самоуправление …………………………………………...
2.2. Сословное самоуправление …………………………………………...
2.3. Земское самоуправление ……………………………………………...
3. Фонды судов, органов прокуратуры, адвокатуры и нотариата ………………..
3.1. Суды ……………………………………………………………………
3.2. Органы прокуратуры ………………………………………………….
3.3. Адвокатура и нотариат ………………………………………………..
4. Фонды органов обеспечения государственной безопасности и правопорядка ………………………………………………………………………...
4.1. Органы полиции ……………………………………………………….
4.2. Органы жандармерии ………………………………………………….
4.3. Тюремные органы, места заключения ……………………………….
5. Фонды военных учреждений ……………………………………………………..
6. Фонды финансово-налоговых органов и кредитных учреждений …………….
6.1. Финансово-налоговые органы ………………………………………..
6.2. Кредитные учреждения ……………………………………………….
7. Фонды учреждений статистики ……………………………………….................
8. Фонды учреждений и предприятий промышленности ………………................
9. Фонды органов управления государственными имуществами, учреждений межевания и землеустройства, сельского и лесного хозяйства ………………….
9.1. Управление государственными имуществами ………………………
9.2. Межевание и землеустройство, оценка отчуждаемых земель ……...
9.3. Сельское хозяйство ……………………………………………………
9.4. Лесное хозяйство ………………………………………………………
10. Фонды учреждений строительства, транспорта и связи ………………………
11. Фонды продовольственных, потребительских и торговых организаций ……
12. Фонды учебных и культурно-просветительных учреждений ………………..
13. Фонды учреждений здравоохранения ………………………………………….
14. Фонды учреждений общественного призрения, благотворительных и общественных организаций ………………………………………………………...
15. Фонды организаций религиозных культов …………………………………….
16. Фонды учреждений периода Временного правительства …………………….
17. Коллекции документов ………………………………………………………….
18. Фонды личного происхождения ………………………………………………..
ЧАСТЬ II. ФОНДЫ СОВЕТСКОГО И ПОСТСОВЕТСКОГО ПЕРИОДОВ
1. Фонды местных органов государственной власти и управления ……………...
1.1. Чрезвычайные органы власти ………………………………………...
1.2. Советы и их исполнительные комитеты ……………………………..
1.3. Учреждения по делам религиозных культов ………………………...
1.4. Особые и чрезвычайные органы военных периодов ………………..
1.5. Администрация Смоленской области ………………………………..
2. Фонды органов государственного контроля …………………………………….
3. Фонды органов юстиции …………………………………………………………
3.1. Отделы, управления, бюро юстиции …………………………………
3.2. Суды и следственные органы …………………………………………
3.3. Военные трибуналы …………………………………………………...
3.4. Органы прокуратуры ………………………………………………….
3.5. Адвокатура, нотариат, арбитраж ……………………………………..
4. Фонды органов обеспечения государственной безопасности и правопорядка ………………………………………………………………………
4.1. Чрезвычайные комиссии ……………………………………………...
4.2. Административные отделы …………………………………………..
4.3. Милиция ………………………………………………………………..
4.4. Места заключения, исправительно-трудовые учреждения …………
5. Фонды военных учреждений ……………………………………………………..
5.1. Военные комиссариаты ……………………………………………….
5.2. Особые воинские подразделения периода Гражданской войны …...
5.3. Штабы и воинские подразделения Западного фронта, Западного военного округа, Белорусского военного округа ……………………
5.4. Противовоздушная оборона …………………………………………..
5.5. Военное строительство и связь ……………………………………….
5.6. Снабжение и хозяйственное обслуживание …………………………
5.7. Медицинская, санитарная и ветеринарная службы, помощь инвалидам …………………………………………………………………..
5.8. Подготовка кадров …………………………………………………….
6. Фонды органов планирования и статистики ……………………………………
6.1. Планирование ………………………………………………………….
6.2. Статистика ……………………………………………………………..
7. Фонды органов финансирования, кредитования, страхования ………………..
7.1. Финансирование и кредитование …………………………………….
7.2. Страхование ……………………………………………………………
8. Фонды учреждений, организаций и предприятий народного хозяйства ……...
8.1. Общеэкономические органы управления ……………………………
8.2. Промышленность ……………………………………………………...
8.2.1. Органы управления ……………………………………………..
8.2.2. Энергетика, топливная промышленность, георазведка ………
8.2.3. Машиностроительная промышленность ………………………
8.2.4. Электротехническая и приборостроительная промышленность ………………………………………………..
8.2.5. Химическая промышленность …………………………………
8.2.6. Промышленность строительных материалов, деталей, конструкций ………………………………………………….....
8.2.7. Лесная и деревообрабатывающая промышленность …………
8.2.8. Текстильная промышленность …………………………………
8.2.9. Швейная промышленность ……………………………………..
8.2.10. Кожевенно-обувная промышленность ……………………….
8.2.11. Стекольная промышленность ………………………………
8.2.12. Пищевая и табачная промышленность ……………………….
8.2.13. Полиграфическое производство ……………………………
8.2.14. Местная промышленность …………………………………….
8.3. Сельское хозяйство ……………………………………………………
8.3.1. Органы управления сельским хозяйством Смоленской губернии и подведомственная им сеть ………………………..
8.3.2. Органы управления сельским хозяйством Западной области и подведомственная им сеть ……………………………………
8.3.3. Органы управления сельским хозяйством Смоленской области и подведомственная им сеть ………………………….
8.3.4. Государственные инспекции …………………………………...
8.3.5. Научные учреждения …………………………………………...
8.3.6. Сельскохозяйственная кооперация, колхозы …………………
8.4. Лесное и водное хозяйство, охрана природной среды ……………...
8.4.1. Лесное хозяйство ………………………………………………..
8.4.2. Водное хозяйство ……………………………………………….
8.4.3. Охрана природной среды ……………………………………….
8.5. Строительство, архитектура, реставрация …………………………...
8.5.1. Органы управления строительством Смоленской губернии, Западной области и подведомственная им сеть ………………
8.5.2. Органы управления строительством Смоленской области и подведомственная им сеть ……………………………………..
8.5.3. Архитектура, реставрация ……………………………………...
8.6. Транспорт и связь ……………………………………………………..
8.6.1. Транспорт ………………………………………………………..
8.6.2. Связь ……………………………………………………………..
8.7. Торговля и общественное питание …………………………………...
8.7.1. Торговля …………………………………………………………
8.7.2. Общественное питание …………………………………………
8.8. Снабжение, сбыт, заготовки ………………………………………….
8.8.1. Органы управления снабжение, сбытом, заготовками в Смоленской губернии, Западной области и подведомственная им сеть ……………………………………
8.8.2. . Органы управления снабжением, сбытом, заготовками в Смоленской области и подведомственная им сеть ………….
8.9. Кооперация ……………………………………………………………..
8.9.1. Промысловая кооперация ………………………………………
8.9.2. Охотничья кооперация …………………………………………
8.9.3. Потребительская кооперация …………………………………..
8.9.4. Жилищная кооперация ………………………………………….
8.10. Коммунальное хозяйство и бытовое обслуживание ……………….
8.10.1. Коммунальное хозяйство ……………………………………..
8.10.2. Бытовое обслуживание ………………………………………..
9. Фонды учреждений народного образования, дошкольного и внешкольного воспитания …………………………………………………………………………...
9.1. Народное образование ………………………………………………..
9.2. Дошкольное воспитание, охрана детства ……………………………
9.3. Внешкольное воспитание …………………………………………….
10. Фонды учреждений культуры, искусства, печати ……………………………..
10.1. Органы управления и учреждения культуры, искусства ………….
10.2. Творческие союзы и общества ………………………………………
10.3. Органы управления и учреждения печати ………………………….
11. Фонды учреждений здравоохранения, санитарно-эпидемиологического надзора ………………………………………………………………………………..
11.1. Органы управления здравоохранением, лечебные учреждения, аптеки ……………………………………………………………........
11.2. Учреждения санитарно-эпидемиологического надзора …………...
12. Фонды учреждений труда и социального обеспечения ……………………….
13. Фонды учреждений и организаций физкультуры и спорта …………………...
14. Фонды общественных организаций ……………………………………………
14.1. Профсоюзные организации …………………………………………..
14.2. Добровольные общества ……………………………………………...
15. Фонды учреждений периода немецко-фашистской оккупации Смоленской области ………………………………………………………………………………..
16. Коллекции документов ………………………………………………………….
17. Фонды личного происхождения ………………………………………………..
ЧАСТЬ III. ФОТОДОКУМЕНТЫ……………………………………………….
ПРИЛОЖЕНИЯ……………………………………………………………………
Справка о составе научно-справочной библиотеки архива ………………………
Список изданий, подготовленных госархивом Смоленской области и с его участием за 1945-2010 годы ………………………………………………………...
Хроника основных административно-территориальных преобразований на Смоленщине (1708-2010 гг.) ………………………………………………………..
Географический указатель ………………………………………………………….
Именной указатель …………………………………………………………………..

ПРЕДИСЛОВИЕ

Областное государственное учреждение «Государственный архив Смоленской области» (ОГУ ГАСО) и его филиал в г. Вязьма занимают ведущее место в системе архивных учреждений региона. В них хранятся особо ценные старинные памятники и современные документальные источники по истории Смоленского края.

На 1 января 2011 года в фондах ОГУ ГАСО насчитывается 1183149 дел на бумажной основе, 92772 единицы хранения фотодокументов; в филиале облгосархива - 197034 дела на бумажной основе.

Большинство документов по происхождению относятся к советскому периоду. Из дореволюционной эпохи в ОГУ ГАСО сохранилось 357948 дел, начиная с 1626 года. Но надо отметить, что документы XVII-начала XIX вв. являются редким исключением, поскольку основной документальный пласт утрачен во время Отечественной войны 1812 года. К таким небольшим дошедшим до наших дней комплексам старинных документов принадлежат свитки за 1626 г. – первую половину XVIII в., входящие в состав коллекции документов по истории землевладения, местного управления и суда.

В филиале ОГУ ГАСО досоветский период представлен фондами учреждений и организаций Вяземского и Сычевского уездов, которые были переданы на хранение из облгосархива в 1980-е годы. Всего учтено 29400 дел; наиболее ранние из них относятся к 1734 году.

Применительно к документам советского периода, к сожалению, также можно говорить о неполноте их состава. Невосполнимые потери понесли смоленские архивы в годы Великой Отечественной войны. В облгосархиве утрачена примерно половина документов; в филиале недостача составила более 80% дел.

Более подробные сведения по истории комплектования и деятельности архивов региона можно получить в следующей за предисловием статье кандидата исторических наук С.Л. Солодовниковой; она же является автором книги «История архивного дела в Смоленской области (1908-2004)», изданной в 2009 году.

За почти вековую историю существования в облгосархиве и его филиале удалось собрать обширную и уникальную в своем роде коллекцию документальных памятников. Архивная информация в современном мире как никогда востребована обществом. Создавая этот путеводитель, авторы-составители ставили своей задачей как можно полнее раскрыть содержание архивных фондов с учетом анализа потребительского спроса, показать взаимосвязь и преемственность в деятельности однородных учреждений.

Необходимость нового справочника по фондам давно назрела. Первый путеводитель по облгосархиву, 1961 года выпуска, из-за нехватки денежных средств не был издан. Он был размножен на ротаторе и в таком виде применялся только для внутреннего пользования.

В конце 1980-х годов был издан в двух частях (советский и досоветский периоды) «Каталог архивных фондов Госархива Смоленской области и его филиала в г. Вязьма». В этот справочник не вошли многие малообъемные фонды, в характеристиках фондов отсутствуют исторические справки, фонды 3-й категории перечислены без аннотаций. К тому же надо учесть, что за прошедшие годы облгосархив и его филиал пополнились новыми поступлениями документов от ведомственных архивов и частных лиц. Рассекречены и были введены в научный оборот более 6 тысяч дел.

Предлагаемый пользователям современный путеводитель призван служить надежным ориентиром в кропотливом и увлекательном архивном поиске. В него включены почти все фонды ОГУ ГАСО и его филиала по состоянию на 1 января 2011 года. Исключение составляет небольшая группа фондов ликвидированных в постсоветское время организаций, содержащих документы только по личному составу.

Справочник состоит из трех основных частей: I часть – фонды досоветского периода, II часть – фонды советского и постсоветского периодов, III часть – фотодокументы. Все фонды, независимо от их категории и объема, размещены в основных разделах. Это удобно пользователям, так как складывается более полная картина о степени сохранности и видовом составе документов внутри каждой отрасли.

Все фонды в путеводителе проаннотированы в индивидуальном или общем порядке (при групповой характеристике). Большинство фондов досоветского периода имеют индивидуальные аннотации. Сведения об особо ценных документах приводятся с указанием их поисковых данных или даты. В связи с возрастающим интересом к генеалогической информации при раскрытии содержания того или иного комплекса документов особое внимание обращалось на наличие в них подворных и посемейных переписей, формулярных и призывных списков, метрических выписок, личных дел, материалов, подтверждающих право собственности, и т.п. В конце аннотаций показаны фондовые включения, то есть документы, принадлежащие предшественнику, правопреемнику, или сторонним организациям.

Неотъемлемой частью характеристики фондов являются исторические справки. Ими снабжены многие фонды, кроме тех, чья история по разным причинам еще не изучена. В трех разделах, посвященных досоветским органам местного самоуправления, суда, обеспечения государственной безопасности и правопорядка (разделы 2,3,4), информация по истории фондов дана в общей исторической справке, предваряющей соответствующий подраздел. Для избегания повторяемости в ряде справок данные о подведомственной сети приведены в исторических справках головной организации.

В истории учреждений, организаций, предприятий отражены главные вехи: даты создания, преобразования, реорганизации, ликвидации. При характеристике ведущих губернских и областных организаций кратко перечислены их функции и задачи. К фондам личного происхождения составлены биографические справки; коллекции документов содержат сведения по истории их формирования.

Все фонды в путеводителе сгруппированы по отраслевым разделам, а внутри разделов и подразделов расположены в исторической последовательности с учетом значимости учреждений, ведомственной подчиненности и других признаков. Во II части вначале идут фонды учреждений Смоленской губернии (1917-1929 гг.), затем Западной области (1929-1937 гг.) и Смоленской области (с 1937 г. до настоящего времени). В объемных разделах для более быстрого поиска информации эти периоды выделены заголовками.

Наименование каждого фонда в путеводителе приведено по последнему официально принятому названию учреждения-фондообразователя в хронологических границах документов, переданных на хранение. Фонды, хранящиеся в филиале ОГУ ГАСО, отмечены звездочкой. Справочные данные о фонде содержат следующие сведения: номер фонда, количество дел с указанием крайних дат, количество описей. В фондах, сохранившихся частично, показаны только задокументированные периоды.

В облгосархиве и его филиале имеются объединенные фонды. В основном в них сконцентрированы документы однородных учреждений низового звена – совхозов, колхозов, МТС, РТС и т.п. Поскольку из названий фондов понятно, что они являются объединенными, специально их статус не оговаривается.

С 1972 года ведется комплектование облгосархива фотодокументами. Описание фотодокументов (часть III) содержит характеристику основных тематических комплексов этого вида документации.

В приложениях к путеводителю размещены: справка о составе научно-справочной библиотеки архива; список изданий, подготовленных госархивом Смоленской области и с его участием за 1945-2010 годы; хроника основных административно-территориальных преобразований на Смоленщине (1708-2010 гг.).

В справочный аппарат путеводителя входят именной и географический указатели, список сокращенных слов.

Работа над путеводителем проводилась под общим руководством начальника архивного управления Департамента Смоленской области по культуре С.Л. Солодовниковой и директора ОГУ ГАСО Н.Г. Емельяновой. В составлении путеводителя принимали участие: Г.Н. Мозгунова, зам. директора по научной работе (ответственный составитель); И.Г. Хорева, зав. отделом по использованию информационно-коммуникационных технологий; Е.Г. Бородавкина, главный специалист этого же отдела. Авторы выражают благодарность за содействие создателям БД «Архивный фонд» - Л.Н. Васильевой, директору филиала ОГУ ГАСО в г. Вязьма; Т.М. Кравцовой, зав. отделом обеспечения сохранности и учета документов; Л.С. Логуновой, зав. сектором отдела по использованию информационно-коммуникационных технологий.

С.Л. Солодовникова

ИЗ ИСТОРИИ ГОСУДАРСТВЕННОГО АРХИВА СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ

Начало формирования фондов Государственного архива Смоленской области положила Смоленская губернская ученая архивная комиссия (СГУАК). О ее создании объявил на учредительном собрании, состоявшемся 3 апреля 1908 г., Смоленский губернатор Н. И. Суковкин. Собрание избрало Правление СГУАК в составе: председателя – А.Т. Богдановича, губернского инженера; заместителя (товарища) председателя – И.И. Орловского, преподавателя женского епархиального училища; секретаря – Н.Ф. Яблонского, чиновника особых поручений при губернаторе. В дальнейшем комиссию возглавляли: с 12 апреля 1909 г. по 29 мая 1918 г. - князь В.М. Урусов, предводитель дворянства Смоленской губернии; с 30 мая 1918 г. – Г.М. Крыжановский, заведующий библиотечной секцией отдела народного образования Смоленского горисполкома.

Главными задачами СГУАК являлись: формирование исторического архива и привлечение внимания общественности к судьбам архивных документов различных ведомств, хранившихся в башнях Смоленской крепостной стены.

Большую часть исторического архива СГУАК (свыше 14,3 тыс. дел) составили дела Смоленского губернского правления, представляющие богатейший комплекс документов по истории губернии XVIII-XIX веков. В числе первых поступлений в исторический архив были также документы Верховского волостного правления Поречского уезда, содержавшие немало сведений о событиях Отечественной войны 1812 года. Разобранные дела разместили в отремонтированной Костыревской башне Смоленской крепостной стены. Созданный архив назвали «Историческим архивом при Смоленской ученой

архивной комиссии»[1].

В революционные годы на долю СГУАК выпала нелегкая задача сохранения документального наследия, постоянно находившегося под угрозой уничтожения. В отчете комиссии за 1917 г. отмечалось: «В башне исторического архива, как равно в других архивных башнях неизвестные злоумышленники ломали замки, били окна, ломали двери, в архивах приводили дела в беспорядок»[2]. За одиннадцать лет деятельности СГУАК внесла весомый вклад в развитие архивного дела в Смоленском крае. В историческом архиве было собрано более 17,5 тыс. дел, в библиотеке при комиссии - 3,2 тыс. изданий, вышли в свет 5 томов сборника «Смоленская старина». Однако, действуя на общественных началах, комиссия не могла решить многочисленных проблем, связанных с обеспечением сохранности документальных источников.

Решению этой задачи способствовал декрет СНК РСФСР «О реорганизации и централизации архивного дела в РСФСР» от 1 июня 1918 г. Согласно декрету документы всех правительственных учреждений становились государственной собственностью и передавались в Единый государственный архивный фонд (ЕГАФ). Одновременно создавался отраслевой орган - Главное управление архивным делом (ГУАД).

Во второй половине 1918 г. на местах стал формироваться институт уполномоченных ГУАД, к концу года они действовали в 10 губерниях. Уполномоченным ГУАД по Смоленской губернии, а также временно по Витебской, Минской и Могилевской губерниям был назначен В.П. Лапчинский, в то время преподаватель Смоленского отделения Московского археологического института. Владимир Прохорович стал впоследствии первым председателем Смоленского губернского архивного управления - Губархива, созданного постановлением Смоленского губернского исполнительного комитета Советов рабочих, красноармейских и крестьянских депутатов от 19 мая 1919 г. № 25. Эту дату можно с полным основанием считать и датой создания государственного архива Смоленской области, так как Губархив выполнял функции органа управления архивным делом и губернского архива.

В постановлении определялись основные направления развития архивного дела на территории губернии. В одном из его пунктов указывалось, что все дела, законченные к 25 декабря 1917 г., должны поступать в Государственный архивный фонд и передаваться губернскому архивному управлению. Смолен­ской гу­бернской ЧК предписывалось «принимать самые решительные меры для привле­чения виновных в расхищении архивных фондов к строгой ответственности…»[3].

Постановлением коллегии ГУАД от 18 июня 1919 г. [4] утверждался состав Губархива: В.И. Грачев – архивариус, Е.Н. Клет­нова – секретарь, Г.М. Крыжановский – научный сотрудник. Все они были действительными членами ГУАК.

В 1919 г. Губархив располагался в здании Археологического института (ул. Энгельгардтовская, д. 25), занимая две комнаты и подвальное помещение. Туда были свезены остатки архива и книг из библиотеки Авраами­евского монастыря, ду­ховные книги из библиотеки городской управы, а также архивы городских поли­цейских участков, акцизного управле­ния, общества взаимного кредита, воинского начальника, губернского дворян­ского депутатского собрания и многих других ликвидированных организаций. Для розыска и выемки архивных материалов губернскими архивис­тами совместно с милицией проводились ре­гулярные проверки рынков, где зачастую документы использовались в качестве оберточной бумаги.

В 1920-е годы продолжалось комплектование архива документами дореволюционных губернских, уездных и волостных учреждений, церквей и монастырей. Поступили также на хранение архивы из усадеб известных смоленских дворян Аршиневских, Барышниковых, Волкон­ских, Вонлярлярских, Друцких-Соколинских, Ель­чаниновых, Клетновых, Лутковских, Мещерских, Обо­ленских, Паниных, Ра­чинских, Сухотиных, Ува­ровых, Урусовых, Хомяко­вых, Храповицких и других. Одновременно проводился прием документов советских учреждений. На 1 октября 1926 г. в хра­нилищах находилось 418 фондов, насчитывающих 231961 дело.

После издания 3 февраля 1925 г. Положения об организации ЕГАФ РСФСР[5] и Декрета ВЦИК от 15 марта 1926 г. «О концентрации архивных фондов и создании на местах архивов»[6] произошли изменения в структуре архивных учреждений. В июне 1925 г. на базе существовавших ранее архивных секций создаются 2 архива - Исторический архив (Истарх) и Архив Октябрьской революции (АОР). В то же время началась работа по созда­нию губернского военного архива, организационно оформленного в марте 1935 г. Позднее все фонды воинских частей были переданы на хранение в Центральный архив Красной Армии.

14 января 1929 г. было объявлено о создании Западной области[7], состав округов и районов которой определен постановлениями ВЦИК от 3 июня[8] и 17 июня 1929 г.[9]. Тогда же, 15 июня 1929 г.[10], создается Архивное бюро Западной области (Запархив). В городах Брянске, Великих Луках, Вязьме, Клинцах, Ржеве, Рославле и Сухиничах учреждались окружные архивные бюро.

В областных хранилищах на начало ноября 1936 г. числилось 1244714 единиц хранения, из них: в АОР – 650000, в Истархе – 561552, в Военном архиве – 33162 единицы хранения.

27 сентября 1937 г. в соответствии с постановлением ВЦИК СССР[11] были разукрупнены Западная и Курская области. На их территории создавались три области - Курская, Орловская и Смоленская. В октябре 1937 г. Запархив был преобразован в Архивное управление Смоленской области (Смолархив)[12].

Незадолго до войны в архивной отрасли произошли кардинальные перемены. Центральное архивное управление СССР 16 апреля 1938 г. передается в ведение Наркомата Внутренних Дел СССР (НКВД СССР), а 29 сентября 1938 г. получает название - Главное архивное управление (ГАУ) НКВД СССР[13]. В июле 1939 г. Смолархив преобразуется в архивный отдел Управления НКВД по Смоленской области.

29 марта 1941 г. СНК СССР издал постановление о Главном архивном фонде (ГАФ) СССР и сети государственных архивов СССР[14].С этого момента было декларировано объединение Истарха и АОР в единое учреждение. Но фактически единым архив стал в 1944 г. К этому же времени можно отнести создание Вяземского и Рославльского филиалов ГАСО на базе соответствующих отделений Смолархива.

К началу Великой Отечественной войны в областном архиве хранились документы за 1775-1940 гг. – 2787 фондов с 1436763 делами[15] (по другим данным 3367 фондов с 1545440 делами[16]). Архивные фонды находились в пяти приспособленных помещениях: здании духовной консистории, Спасо-Преображенском соборе Авраамиевского монастыря, Покровской и Петропавловской церквах, в Римско-католическом костеле, переданном под хранилище в 1940 г.

В годы Великой Отечественной войны документальному наследию Смоленской области был нанесен невосполнимый ущерб. Смоленским архивистам удалось организовать эвакуацию в г. Куйбышев лишь части документов ГАСО, примерно 280 тыс. дел (18% от общего числа). Большинство же из них ждала незавидная судьба. В начале войны от бомбардировок сгорела Петропавловская церковь, в которой хранилось более 240 дореволюционных фондов судебных, полицейских, жандармских и других учреждений, а также церковные документы, в том числе фонд Смоленской духовной консистории в объеме 61279 дел. Покровская церковь вместе с документами ЗАГС была сожжена войсками вермахта при отступлении. Часть фондов ГАСО была вывезена в 1942 - 1943 гг. сотрудниками Оперативного штаба А. Розенберга. Среди них преобладали документы местных дореволюционных учреждений и генеалогические материалы. Архивные дела, вывезенные из г. Смоленска, находились до конца войны в бывшем бенедиктинском монастыре Святого Игнатия (г. Вильнюс).

Смоленская область была освобождена от немецко-фашистских захватчиков в сентябре 1943 г. Деятельность ГАСО, его Вяземского и Рославльского филиалов была восстановлена в полном объеме в начале 1944 г. Архивы подводили итоги, выявляли утраты. В ГАСО на 1 января 1944 г. хранились: 431 дореволюционный фонд с 161374 единицами хранения, 1803 фонда советского периода с 699421 единицами хранения; всего – 2234 фонда с 860795 единицами хранения. Числились утраченными 294 дореволюционных фонда с 577513 единицами хранения и 495 советских фондов с 183356 единицами хранения. Всего: 789 фондов с 765869 делами[17]. Вяземский филиал ГАСО на начало Великой Отечественной войны хранил документы за 1917-1939 гг. – 472 фонда с 181935[18] (по другим данным 181938[19]) делами. В Рославльском филиале ГАСО хранились материалы за 1772-1936 гг. – 363 фонда с 4065 единицами хранения[20].

На 1 января 1944 г. в Вяземском филиале ГАСО на учете состояло 80 фондов с 34477 делами, находившимися на тот период в г. Куйбышеве. Утраченными считались 392 фонда с 147451 единицей хранения[21]. Все документы Рославльского филиала архива в годы оккупации были уничтожены.

В 1945 г. были возвращены из г. Вильнюса документы ГАСО «в количестве 4 вагонов, весом 70 тонн»[22]. В том же году из г. Куйбышева вернулись 495 фондов с 282150 делами[23]. Начался ремонт зданий облгосархива: бывших духовной консистории, каретного сарая и Спасо-Преображенского собора Авраамиевского монастыря. Помещения занимали общую площадь 1053 м². В костеле долгие годы находился склад зерна. Под архив он стал использоваться только спустя два десятилетия.

Сотрудниками ГАСО и его филиалов в послевоенные годы была проведена большая работа по упорядочению и учету документов. В докладной записке в облисполком от 8 сентября 1947 г.[24] указано, что из хранящихся в ГАСО 1083000 дел разобрано и приведено в порядок 542248 дел. В 1953 г. была закончена основная работа по разбору россыпи, хотя небольшое ее количество (около 28 тыс. листов) оставалось на полках вплоть до 1980-х годов. В Вяземском филиале к концу 1956 г. были приведены в порядок 15663 дел всех 133 фондов; в Рославльском филиале внесены в описи 1117 дел 78 фондов.

По завершению упорядочения документов в ГАСО оживилась работа по выявлению и использованию документов в народнохозяйственных и научных целях. В этот период были выпущены совместно с партархивом следующие сборники документов: «Установление и упрочение Советской власти в Смоленской губернии в 1917-1918 гг.» (1957 г.), «Смоленская губерния в документах В.И. Ленина» (1960 г.), «Большевики Смоленщины до Октября 1917 года» (1961 г.), «Возрожденный из руин» (1963 г.). При участии Смоленского краеведческого научно-исследовательского института были изданы сборники «Рабочее движение на Ярцевской фабрике в 1880-1917 годах» (1956 г.), «Революционное движение в Смоленской губернии в 1905-1907 гг.» (1957 г.). В 1959 г. завершилась работа над путеводителем по фондам ГАСО, однако финансовые средства на его издание выделены не были. Впоследствии он был размножен на ротаторе в количестве 50 экземпляров.

В первое послевоенное десятилетие архив возглавляли С.С. Степанов (март 1944 г. - октябрь 1947 г.) и А.Т. Драгель (ноябрь 1947 г.- декабрь 1955 г.), а с 1956 г. – Т.П. Иделевич, занимавший должность директора в течение 28 лет.

На рубеже 1950-1960 гг. назрела необходимость в реформировании архивной службы. 13 января 1960 г. решением правительства ГАУ МВД СССР было преобразовано в ГАУ при СМ СССР[25]. 28 июля 1961 г. издается постановление СМ СССР «Об утверждении Положения о Главном архивном управлении при Совете Министров СССР и сети центральных государственных архивов»[26].

На основании решения Смолоблисполкома от 17 февраля 1962 г. № 130 «Об организации архивного отдела в составе исполкома областного Совета и об утверждении структуры и штатов архивных учреждений области»[27] и в соответствии с приказом начальника УВД Смолоблисполкома от 19 марта 1962 г. № 57 «О передаче из системы Министерства внутренних дел РСФСР архивного отдела Управления внутренних дел»[28] отдел вместе со штатной численностью 41 человек, финансовыми средствами, помещениями и стеллажным оборудованием был передан органам исполнительной власти области.