Шаг 2. Составить перечень основных процессов

Определение выходов процессов муниципального управления и потребителей позволяет сгруппировать их в следующие группы, где процессу управления социально - экономическим развитием отводится особая роль. Содержание процессов и их наименование четко привязаны к результату деятельности организации или структурного подразделения. От этого зависит определение границ процесса, соответственно, границ ответственности, а так же методика оценки эффективности (рис. 6).

К первой группе должны быть отнесены процессы, результатом которых являются услуги, произведенные непосредственно структурами администрации и адресованные конкретным гражданам, группам граждан, организациям. В этой группе, кроме уже перечисленных выше, оказываются такие процессы, как предоставление земли в аренду, услуги социального характера (социального обслуживания и социальной защиты населения).

Вторая группа процессов объединяет процессы управления различными сферами жизнедеятельности города и его жителей: управление образованием, управление системой здравоохранения, управление благоустройством и транспортом, управление ЖКХ и др. вопросами.

Рис. 6 . Основные процессы в муниципальном управлении

Эти вопросы местного значения также можно классифицировать как услуги. Но администрация города непосредственно эти услуги не производит, она организует их производство через систему, соответствующих предприятий, учреждений, организаций: школы, поликлиники, больницы, автотранспортные хозяйства, тепло- энергетические компании и т.д. В этом случае выходами процессов являются различные виды и типы управленческих решений, облаченные в соответствующие документы: утвержденная смета финансирования, нормативный документ, инструкция, приказ, распоряжение, договор, муниципальный заказ и т д. Вид и тип управленческого решения будет зависеть от юридического статуса организации. Потребителями результата управленческой деятельности являются учреждения, предприятия и организации.

Третья группа процессов объединяет деятельность исполнительных органов власти в сфере планирования, прогнозирования развития муниципального образования, управления ресурсами. Результатами этих процессов являются проекты, концепции, планы развития, бюджет города и т.д. Конкретного потребителя здесь выявить невозможно – это все муниципальное сообщество физических и юридических лиц.

Все выделенные процессы являются внешними по отношению к организации (рис.7). Внешними, называются процессы, направленные на внешнего потребителя. Внешние клиенты рассматриваются по отношению к организации в целом либо по отношению к бизнес-процессам организации. Внешними клиентами организации являются не только потребители ее продук­ции или услуг. К их числу относятся: акционеры, банки, налоговые органы, организации, которые используют результаты деятельности организации (информация, финансовые и материальные ресурсы, люди).

Потребители выделенных выше процессов муниципального управления находятся за пределами администрации городского округа и ее структурных подразделений (департаментов, комитетов, управлений, администраций районов). Именно поэтому они являются внешними.

Рис 7. Внутренние и внешние процессы в Администрации муниципального образования.

В отличие от внешних процессов, внутренние процессы направлены на удовлетворение потребностей внутренних клиентов организации. Внутренними клиентами процессов являются функциональные подразделе­ния - исполнители и процессы, использую­щие результат выполнения (выход) процесса. К внутренним процессам можно отнести процессы управления персоналом, контроль муниципальной деятельности, процессы внутреннего администрирования, информационное обеспечение управления.

Все процессы делятся на основные и вспомогательные (рис.8). В соответствии с традиционным и общепринятым определением, основные процессы направлены на достижение основных целей организации – получение прибыли. По- другому, можно сказать, что основные процессы – это процессы добавляющие ценность, вспомогательные – процессы, добавляющие стоимость. К таким процессам относятся: управление персоналом, управление документацией, техническое обслужива­ние оборудования, бюджетное управление, административно-хозяйственная де­ятельность и т. д.

Сложность выделения процессов в муниципальном управлении состоит в том, что эти процессы трудно разделить на процессы, добавляющие стоимость, и процессы, добавляющие ценность. В бюджетных организациях практически мало процессов, которые были бы направлены на получение прибыли. К таким процессам можно отнести процессы, направленные на пополнение бюджета города. Например, процессы, связанные с передачей муниципального имущества в аренду, продажа имущества, работа с ценными бумагами, но они не являются основными, так как муниципальная власть по определению не нацелена на получение прибыли. Все остальные процессы – это процессы, расходующие бюджет, но для муниципалитета они не могут быть вспомогательными.

Рис. 8. Основные и вспомогательные процессы в муниципальном управлении

Таким образом, критерием выделения процессов в данном случае является направленность на решение основных целей муниципальной власти, решения вопросов местного значения. К основным процессам относятся те, которые ориентируются непосредственно на выполнение основной миссии организации. Все остальные, обеспечивающие этот процесс - вспомогательные. При этом приоритетными на этом втором уровне являются процессы, направленные непосредственно на потребителя – население города. Причем вспомогательные процессы могут быть как внешними так и внутренними.

С этой точки зрения, процесс управления социально – экономическим развитием является основным процессом. Вспомогательными в этом случае могут быть следующие процессы:

- реинжиниринг организационных систем управления социально – экономическим развитием;

- разработка методики оценки показателей процесса;

- разработка и утверждение различных форм документации по ходу процесса;

- обучение персонала, и т.д.

При моделировании процессов практическую значимость имеет классификация по уровню декомпозиции: процессы верхнего уровня декомпозиции, детальные и элементарные (рис. 9).

Верхний уровень описания бизнес-процессов в организациях соответствует процессам, уп­равляемым заместителями генерального директора. Второй уровень процессов, как правило, рассматривается на уровне процессов крупных подразделений организации. Третий уровень — уровень процессов (функций) подразделений и отделов. Четвертый уровень — функции (операции), выполняемые на рабочих местах и т.д.

Рис 9. Уровни декомпозиции процессов.

Для того чтобы определить к какому уровню процессов относится процесс управления социально – экономическим развитием в муниципальном управлении, необходимо определить кто является владельцем процесса.

Владелец процесса — это должностное лицо или коллегиальный орган управления, имеющий в своем распоря­жении ресурсы, необходимые для выполнения процесса, и несу­щий ответственность за результат процесса. Владелец процесса ведет управление процессом и является неотъемлемой составной частью процесса.

Анализ функциональной структуры администрации городского округа Самара позволил определить, что разработка планов и программ социально – экономического развития относится к компетенции Департамента экономического развития, возглавляемого заместителем Главы городского округа. Владельцем процесса управления социально – экономическим развитием является руководитель Департамента экономического развития. Поэтому данный процесс можно отнести к процессам верхнего уровня.

Главным критерием владельца процесса является ответственность за конечный результат. Владелец процесса управления социально – экономическим развитием несет ответственность за все этапы разработки и реализации плана социально – экономического развития. Но дело в том, что реализация всех функций по управлению социально – экономическим развитием предполагает участие не только Департамента экономического развития, но практически всех подразделений администрации, которые участвуют в планировании и реализации процесса управления социально – экономическим развитием. Таким образом, данный процесс выходит за границы одного структурного подразделения. В этом его особенность и сложность в организации со стороны владельца процесса. В отличие от основных процессов по управлению социально- экономической сферой и городским хозяйством, которые являются функциональными процессами, процесс управления развитием можно определить как межфункциональный или сквозной.

Рис 10. Направления потоков информации в функциональных процессах.

Функциональный процесс – это процесс подразделений, границы которых совпадают с функциональными границами отделов (рис.10).

Сквозной (или межфункциональный) процесс —процесс, полностью или частично включающий деятельность, выполняемую структурными подразделениями организации, имеющими различную функциональную и админис­тративную подчиненность (рис. 11).

Рис. 11. Выделение сквозных процессов.

Подавляющее большинство организаций в современном мире устроено по функционально-иерархическому принципу, подразумевающему наличие нескольких уровней управления: от генерального директора (президента) до рабочего. Звенья иерархической системы (подразделения организации) часто сгруппированы по функциональному признаку, т.е. по видам деятельности внутри организации, например: функциональными в Администрации городского округа являются процессы предоставления муниципальных услуг и функции по управлению социально – экономическими сферами Внутри каждого такого звена существует функциональная иерархия от начальника верхнего уровня — к исполнителю. Очевидно, что внутри звеньев функциональ­ной иерархии существуют потоки информации, направленные сверху вниз и снизу вверх.

Наличие нескольких уровней управления для организации оправданно. Руко­водители верхнего уровня управления иерархической структурой видят деятель­ность организации в целом. Они призваны анализировать и планировать эту деятельность, обеспечивая достижение целей организации в краткосрочной, среднесрочной и долгосрочной перспективе.

Но в организации существуют и горизонтальные движения. Сквозные процессы возможны в стратегически важных сферах управления, но максимально они должны, хотя бы в большей части своих операций приблизиться к существующей функциональной структуре.

Рассмотрение процесса управления социально – экономического развития, как сквозного процесса имеет свои плюсы и минусы.

К преимуществам сквозных процессов можно отнести следующие аспекты:

1. Сквозные процессы налаживают горизонтальные связи между структурными подразделениями.

2. Сокращается время за счет ликвидации лишних иерархических функциональных согласований.

3. Ликвидируется дублирование функций.

К недостаткам сквозных процессов можно отнести следующие аспекты:

1. Владельцы сквозных процессов не являются функциональными руководителями для структурных подразделений, выполняющих отдельные операции по процессу.

2. Сотрудники структурных подразделений, через которые проходит сквозной процесс, оказываются в двойном подчинении у функционального руководителя и руководителя сквозного процесса.

3. В одном структурном подразделении могут пересекаться несколько сквозных процессов.

Эти недостатки сквозных процессов в целом могут привести к разрушению функциональных связей и вертикальных информационных потоков. Но, в тоже время, в отдельных сферах сквозные процессы необходимы. Сквозные процессы возможны в стратегически важных сферах управления. К таким процессам как раз и относится управление социально – экономическим развитием. Преодоление недостатков сквозных процессов и уровня управляемости процессом возможно в рамках процессного подхода к управлению.