Обработка исходящей документации

Порядок прохождения исходящей корреспонденции включает в себя:

подготовку проекта документа,

• печатание,
• визирование,
• согласование,
• подписание,
• регистрацию,
• проверку правильности вложения,
• отправку,
• подшивку второго экземпляра (копии) в дело .

Обработка исходящей документации с момента подготовки проекта до момента регистрации аналогична обработке внутренней документации, описанной в предыдущем разделе.

Регистрация исходящих документов

Все исходящие документы, подписанные руководителем, адресованные в вышестоящую организацию, регистрируются и отправляются канцелярией.

Исполнитель обязан проверить подготовленные к отправке документы, наличие всех реквизитов, виз, приложений, правильность адресования. Документы, исходящие от имени структурных подразделений регистрируются в канцелярии, а отправляются, как правило, структурными подразделениями самостоятельно.

Исходящая документация оформляется на фирменных бланках для письма с угловым штампом или с продольным расположением реквизитов в двух экземплярах (второй экземпляр остается в канцелярии). При необходимости вместе с отправляемым документом направляется сопроводительное письмо.

Проверка правильности вложения

Канцелярия и работники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях, проверяют правильность оформления, наличие приложений, сопроводительного письма и правильность адресования.

Документы, оформленные с нарушением установленного порядка, возвращаются исполнителю на доработку.

Отправка

Корреспонденция, подлежащая отправке, сортируется и сдается в почтовое отделение.

Исходящие документы, поступившие в канцелярию до 14 часов, отправляются в этот же день.

Телеграммы отправляются немедленно.

Телефонограммы, подписанные руководителями, передаются адресатам секретарями этих руководителей (или ответственными за делопроизводство).

Машиночитаемые документы (дискеты и др.) отправляются в упаковке, которая соответствует установленным правилам и обеспечивает идентификацию и сохранность носителей и записанной на них информации. Отправка машиночитаемых документов производится при наличии сопроводительного письма.

Заказной почтой рекомендуется отправлять: документы, связанные с договорами, фондами, поставками; документы, направляемые на согласование; документы с грифом “Для служебного пользования”, “КТ”; претензии; письма-приглашения; ответы на обращения граждан и некоторые другие по разрешению руководства.

На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, в которой проставляется дата отправки и указывается фамилия работника, ответственного за рассылку.

Исходные документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов, телефонограмм, составляемых в одном экземпляре. Первый экземпляр отправляется адресату, а второй экземпляр подшивается в дело с исходящей перепиской по данному вопросу.

Проект исходящего документа должен быть согласован с другими специалистами, ответственными за данный вопрос. Внутреннее согласование оформляется визой. Визы проставляются только на втором экземпляре, остающемся на предприятии.

Подготовленный проект исходящего документа в двух экземплярах предоставляется на подпись руководству. Вместе с ним предоставляются другие документы, на основании которых составлен проект (инициативные письма, контракты, акты, нормативные документы и др.).

После подписания руководителем двух экземпляров, исходящий документ передается инициатору документа для регистрации в канцелярии и для отправления.

Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, конкретным должностным лицам. Наименование адресата и почтовый адрес проставляется в правой верхней части документа, помеченной на бланках для писем уголками. При составлении письма- ответа обязательно заполняется реквизит № 11 ( “На № ___ от ___” ) с указанием номера и даты инициативного документа (письма-запроса).

В левом нижнем углу указывается фамилия и номер телефона исполнителя (при отсутствии листа на лицевой стороне они указываются на обороте листа).

Документ не должен содержать более 4 адресатов. При направлении документа более чем в 4 адреса, составляется список на их рассылку и на каждом документе ставится только один адрес. Слово “Копия” не проставляется. Каждый экземпляр должен быть подписан.

Полный почтовый адрес указывается на письмах при направлении разовым корреспондентам в соответствии с почтовыми правилами. Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения и постоянным корреспондентам (но при этом обязательно указываются наименование должности, название учреждения, фамилия, имя, отчество получателя).

Приложения

Приложение 1

Вопросы к зачету по дисциплине

«Документирование управленческой деятельности»

1. История делопроизводства в России.
2. Современная единая государственная система делопроизводства (ЕГСД).
3. Принципы единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД).
4. Унификация и стандартизация документации.
5. Унифицированные системы документации.
6. Унифицированная система организационно- распорядительной документации .
7. Понятие документа.
8. Основные классификации документов.
9. Классификация документов по материальному носителю.
10. Классификация документов по виду деятельности.
11. Классификация документов по форме документов.
12. Классификация документов по срокам хранения и исполнения.
13. Классификация документов по ограничению доступа к документам.
14. Классификация документов по степени достоверности.
15. Задачи, функции, структура службы документационного обеспечения управления .
16. Выбор рациональной структуры службы документационного обеспечения управления.
17. Документирование распределения обязанностей между сотрудниками.
18. Организация труда и отдыха. Условия работы.
19. Техническое обеспечение службы документационного обеспечения управления.
20. Понятие и учет документооборота.
21. Регистрация и индексация документов.
22. Систематизация документов и составление номенклатуры дел.
23. Правила формирования дел.
24. Правила оформления дел.
25. Правила хранения и передачи дел в архив.
26. Процедура уничтожение документов.
27. Машинописные правила составления документов.
28. Форматы и бланки организационно-распорядительной документации..
29. Формуляр-образец. Расположение реквизитов на документе.
30. Организационные документы, их основные реквизиты.
31. Распорядительные документы, их основные реквизиты.
32. Справочно-информационные документы, и основные реквизиты .
33. Документирование трудовых правоотношений.
34. Виды информации с ограниченным доступом.
35. Понятие коммерческой тайны. Признаки охраноспособности.
36. Способы охраны и защиты коммерческой тайны.
37. 19. Организация работы с документами, содержащими конфиденциальные сведения.
38. Правила составления договора.
39. Основные стадии заключения договора. Оферта, акцепт.
40. Классификация и основная характеристика деловых писем.
41. Части делового письма и их расположение. Построение текста письма.
42. Тон и стиль деловой корреспонденции. Стандартные фразы и выражения.
43. Особенности коммерческой корреспонденции на иностранном языке.

Приложение 2

Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка

73 78 10 ¦ 3

¦<---------------->¦ ¦<------------>¦<->¦ \/

--------------+------------------+---+--------------+---+---------

¦ --------+-------------------------------------- +---------

¦ /\ /\ ¦ 01 02 03 ¦ ¦ 13 ¦ ¦ /\ /\

¦ ¦ 17¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ \/ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ 51¦ -------------------------------------- ¦ ¦

¦ ¦ ¦ 06 07 ¦ ¦ 14 15 ¦ ¦ ¦

¦ ¦ 04 05 ¦ ¦

¦ \/ ¦ 08 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ------- ------------------ ¦ ¦

¦ /\ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ 22¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ 09 10 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ \/ 11 12 ¦ ¦

¦ --- /\------¦------------------¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ 18¦ 18 ¦ 17 16 ¦ ¦

¦ \/ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦----------¦ ------------------------------------- ¦ ¦

¦ ¦<-------->¦¦ ¦ ¦ ¦

¦ 30 ¦ ¦

¦ ---+-------------------------------------¦ ¦ ¦

¦ /\ 19 ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ 297 ¦

¦ 120¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ \/ ¦ ¦

¦ ----+-------------------------------------¦ ¦ ¦

¦ /\ 20 21 24 ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ 20¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ \/ ¦ ¦

¦ ----+-------------------------------------¦ ¦ ¦

¦ /\ 22 23 25 ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ 40¦ 26 ¦ ¦

¦ ¦ ¦-------------------------------------¦ +-/\--- ¦

¦ \/ 27 ¦ 28 ¦29 ¦ ¦16 ¦

¦ ---+-------------------------------------- +-\//\- ¦

¦ ¦ 10¦ \/

+-------------+--------------------T---------T----------+---\/----

¦ 35 ¦ 94 ¦ 30 ¦ ¦

¦<----------->¦<------------------>¦<------->¦ ¦

¦ 210 ¦

¦<----------------------------------------------------->¦

Приложение 3

Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка

10 ¦ 3

¦<->¦ \/

----------------------------------------------------+---+---------

¦ ---------------------------------------------- +---------

¦ /\ ¦ 01 02 03 13 ¦ ¦ /\ /\

¦ ¦ ¦17¦ ¦

¦ ¦ ----+-------------------------------------¦ ¦ \/ ¦

¦ 77¦ /\ ¦----- ¦

¦ ¦ ¦20¦ 06 07 04 05 08 ¦ ¦ /\ ¦

¦ ¦ \/ ¦ ¦

¦ ¦ ----+-------------------------------------¦ ¦30¦ ¦

¦ ¦ 09 10 11 12 ¦ \/ ¦

¦ ¦ ¦----------------------¦--------------¦ +----- ¦

¦ ¦ 14 15 ¦ ¦

¦ \/ ¦ 73 ¦ 78 ¦ ¦ ¦

¦ --- /\----- <---------------->¦ <------------> ¦ ¦

¦ 18¦ 18 ¦------------------- ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ \/ ¦ 17 ¦ 16 ¦ ¦

¦ ------------¦----------------------¦--------------¦ ¦ ¦

¦ ¦<-------->¦ ¦ ¦

¦ 30 ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ----------------------------------------- ¦ ¦

¦ /\ ¦19 ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 297 ¦

¦ ¦ ¦ ¦

¦ 120¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ \/ ¦ ¦

¦ ---¦-------------------------------------¦ ¦ ¦

¦ /\ 20 21 24 ¦ ¦

¦ 20¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ \/ ¦ ¦

¦ ---¦-------------------------------------¦ ¦ ¦

¦ /\ 22 23 25 ¦ ¦

¦ 40¦ ¦ 26 ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ------------------------------------- +-/\--- ¦

¦ \/ ¦ 27 ¦ 28 ¦29 ¦ ¦ ¦16 ¦

¦ ----------------------------------------- +-\//\- ¦

¦ ¦ 10¦ \/

+-------------T--------------------T---------T----------+---\/----

¦ 35 ¦ 94 ¦ 30 ¦ ¦

¦<----------->¦<------------------>¦<------->¦ ¦

¦ ¦

¦ 210 ¦

¦<----------------------------------------------------->¦

Список литературы

1. ГОСТ Р 6.30 - 97. Унифицированные системы документации Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Госстандарт, 1997 (в ред. Постановления Госстандарта РФ от 21.01.2000 N 9-ст).
2. ГОСТ 16487 - 83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Издательство стандартов, 1984.
3. Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов. ОК 016 - 94. - М.: Минтруд России, 1995.
4. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011 - 93. - М.: Госстандарт, 1995.
5. Тарифно-квалификационные характеристики общеотраслевых должностей служащих и общеотраслевых профессий рабочих. - М.: Минтруд РФ, 1996.
6. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения. –М.,1989.
7. Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях, и организациях (утв. Постановлением Госкомтруда СССР от 20 июня 1974 г. № 162, в ред. от 2 августа 1985 г., с изм. и доп. от 19 октября 1990 г.).
8. Израилевич Е.Е. Коммерческая корреспонденция и документация на английском языке. - СПб.: Лениздат, 1992.
9. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). –М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999. – 320 с. Как писать деловые письма: Практическое руководство для всех. / Энн Добсон. - Челябинск: Урал LTD, 1997.
10. Стенюков М.В. Образцы документов по делопроизводству: руководство к составлению. - М.: ПРИОР, 1999.
11. Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству. - М.: ПРИОР, 1999.
12. Альбов А. С. Письмо зарубежному партнеру: Пособие по международной переписке. - Л.: Судостроение, 1991.
13. Бондарева Т. Н. Секретарское дело. - М.: Высшая школа, 1989.
14. Кузнецова А. П., Вангенгейм Р.Н. Обучение секретарскому делу: Практическое пособие. - М.: Высшая школа,1989.
15. Практический словарь делового английского языка / Сост. А.В Козлов, Л.А. Девель. - СПб.: Эрви, 1991.
16. Разинкина Н. М., Гуро Н.И., Зенкевич Н.А. Международные контакты. Русско-английские соответствия: Справочник.- 2-е изд., доп. - М.: Высшая школа, 1992.
17. Теппер Р. Как овладеть искусством делового письма: 250 писем и заметок в помощь менеджеру: Пер. с англ. - М.: Аудит. ЮНИТИ, 1997. - 192 с.
18. Тейлор Клэр. Основы делопроизводства в современном бизнесе: пер. с англ. – М.: Финансы и статистика, 1997. - 176 с.
19. Демидова А.К., Смирнов Э.А. Русская коммерческая корреспонденция. – М.: Рус.яз., 1998. – 256 с.
20. Как писать деловые письма: Практическое руководство для всех. / Энн Добсон. - Челябинск: Урал LTD, 1997.
21. Стенюков М.В. Образцы документов по делопроизводству: руководство к составлению. - М.: ПРИОР, 1999.
22. Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству. - М.: ПРИОР, 1999.
23. Альбов А. С. Письмо зарубежному партнеру: Пособие по международной переписке. – Л.: Судостроение, 1991.
24. Бондарева Т. Н. Секретарское дело. - М.: Высшая школа, 1989.
25. Кузнецова А. П., Вангенгейм Р.Н. Обучение секретарскому делу: Практическое пособие. - М.: Высшая школа,1989.
26. Практический словарь делового английского языка / Сост. А.В Козлов, Л.А. Девель. - СПб.: Эрви, 1991.
27. Разинкина Н. М., Гуро Н.И., Зенкевич Н.А. Международные контакты. Русско-английские соответствия: Справочник.- 2-е изд., доп. - М.: Высшая школа, 1992.
28. Теппер Р. Как овладеть искусством делового письма: 250 писем и заметок в помощь менеджеру: Пер. с англ. - М.: Аудит. ЮНИТИ, 1997. - 192 с.
29. Тейлор Клэр. Основы делопроизводства в современном бизнесе: пер. с англ. – М.: Финансы и статистика, 1997. - 176 с.
30. Демидова А.К., Смирнов Э.А. Русская коммерческая корреспонденция. – М.: Рус.яз., 1998. – 256 с.

[1] Собрание законодательства РФ , 1995, №8, ст. 609.

[2] Букалерова Л. А. . Уголовно - правовая охрана официального документооборота. - Волгоград, 1997.

[3] ГОСТ 16487 - 83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

[4] ГОСТ Р 6.30 - 97. Требования к оформлению докуменов.

[5] Там же.

[6] Там же.

[7] Там же.

[8] Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения, утв. 15. 08. 88 архивным управлением.