Порядок составления описи дел, документов
358. Опись дел, документов (архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения/единиц учета, закрепления их внутрифондовой систематизации и учета;) состоит из описательных статей единиц хранения/единиц учета, итоговой записи, листа-заверителя) и справочного аппарата к описи.
359. В справочный аппарат описи дел, документов входят:
1) титульный лист. На титульном листе архивной описи дел помещаются следующие данные:
полное наименование архива;
наименование архивного фонда, которое пишется в виде официального наименования организации - фондообразователя со всеми его переименованиями, и сокращенными наименованиями (в круглых скобках), относящимися к периоду, за который документы включены в архивную опись, в хронологической последовательности;
номер архивного фонда;
номер архивной описи (по листу архивного фонда);
наименование архивной описи;
крайние даты документов, внесенных в архивную опись. Если в архивную опись внесены дела за несколько лет с перерывами, то на титульном листе проставляются только те годы, за которые имеются документы;
2) содержание (оглавление). В оглавлении (содержании) разделов архивной описи дел и справочного аппарата к ней перечисляются: предисловие, список сокращений наименования всех разделов, подразделов и более мелких групп дел, включенных в архивную опись, указатели, переводные таблицы шифров против каждого названия ставится номера соответствующих листов описи;
3) предисловие. Предисловие составляется либо к каждой описи дел, документов, либо общее ко всем описям архивного фонда. В предисловии кратко излагаются история фондообразователя с обязательными ссылками на законодательные источники и документы фонда.
К архивным описям объединенных архивных фондов составляется общее предисловие, если архивные фонды, входящие в них, включены в одну архивную опись. Кроме того, составляются предисловия к архивным описям отдельных архивных фондов, включенных в объединенный архивный фонд. В этих случаях в общее предисловие включаются все общие сведения относительно объединенного архивного фонда и отдельных его архивных фондов и их архивных описей. В предисловиях к архивным описям отдельных архивных фондов излагаются сведения, касающиеся лишь этих архивных фондов, и даются ссылки на общее предисловие.
В первой части предисловия, посвященной истории организации - фондообразователя, кратко излагаются:
исторические условия, в которых возникла и действовала организация - фондообразователь;
дата создания организации - фондообразователя со ссылкой на нормативные правовые акты, а также наименование организации-предшественника, подчиненность организации - фондообразователя;
компетенция, структура и функции организации - фондообразователя;
изменение наименования, структуры и ведомственной подчиненности организации - фондообразователя с указанием основных вызвавших их причин;
дата ликвидации (реорганизации) организации - фондообразователя со ссылкой на нормативные правовые акты, а также наименование организации, унаследовавшей ее функции.
В характеристике истории архивного фонда и его состояния указывается:
время поступления дел в архив, полнота документов в архивной описи;
сведения о наличии документов, относящихся к профилю данного архивного фонда, в составе других архивных фондов с указанием их наименований и номеров;
наличие дел, выходящих за хронологические границы архивного фонда. При этом приводятся наименования и номера архивных фондов организаций-предшественников или правопреемников и организаций, выполнявших отдельные функции данной организации (при его ликвидации или реорганизации), в которых имеются указанные дела;
сведения о проведенных в государственном (специальном государственном) архиве описания документов, переработке или усовершенствования архивных описей с указанием причин, вызвавших необходимость этих работ (перефондирование документов, создание объединенных архивных фондов и другие причины).
В краткой характеристике состава и содержания дел в архивной описи отмечаются наиболее типичные группы дел, как по их видам и разновидностям документов, так и по их содержанию.
В предисловии должны быть указаны основные принципы формирования дел, приемы раскрытия содержания документов, особенности описания и оформления дел. Указываются также принципы построения архивной описи без воспроизведения схемы систематизации, особенности систематизации дел, содержащих документы за несколько лет.
Заключительная часть предисловия содержит характеристику справочного аппарата к архивной описи, основные принципы его составления и указания о порядке пользования им.
Предисловие подписывается составителем с указанием даты составления;
4) список сокращений. Назначение списка сокращений – унификация приемов описания в архивной описи дел и в справочном аппарате к ней, уменьшение ее объема. Список сокращений составляется, если при описании используются сокращенные слова. Сокращения располагаются в алфавитном порядке, слева - сокращение, тире, расшифровка. В список не включаются общепринятые сокращения слов. Произвольное образование сокращений не допускается;
5) указатели. В целях повышения информативности архивных описей проводится составление указателей. Для вошедших в научный оборот архивных фондов, включающих документы других фондообразователей, с целью обеспечения поиска документов определенного фондообразователя допускается составление специальных указателей фондовых включений. В них указываются номера и наименования архивных фондов и перечисляются номера дел, относящихся к данным архивным фондам. Соответствующие указания делаются и в предисловиях к архивным описям архивного фонда, в котором находятся эти дела, и архивного фонда, к которому они относятся;
6) переводные таблицы архивных шифров (в случае переработки описи).
360. Архив в необходимых случаях проводит усовершенствование и переработку описей дел, документов.
361. Усовершенствование описи дел, документов - комплекс работ по повышению информативности описи: уточнению (редактированию) заголовков единиц хранения/единиц учета (без изменения их систематизации), составлению необходимого справочного аппарата к описи.
Редактирование заголовков проводится с просмотром (полным или выборочным) или без просмотра дел. Необходимость просмотра дел в каждом конкретном случае определяется при предварительном анализе качества заголовков.
Редактирование заголовков проводится по тексту второго экземпляра описи с последующей ее перепечаткой. Все изменения и уточнения, происшедшие в заголовках, переносятся на обложки дел.
В процессе редактирования заголовков проверяются правильность передачи заголовком содержания документов дел, уточняются даты, фондовая, структурная, принадлежность дел. Проводится ликвидация искажений, неточностей, устраняются стилистические и грамматические ошибки, проводится унификация заголовков, расшифровываются сокращения. В необходимых случаях проводится аннотирование отдельных документов.
362. Переработка описи дел, документов - составление новой описи взамен старой, не отвечающей требованиям поиска и учета архивных документов.
Переработка описи включает:
1) изучение единиц хранения/единиц учета с проведением экспертизы их ценности, уточнением их фондовой принадлежности;
2) уточнение или составление заголовков единиц хранения/единиц учета; 3) определение или уточнение их крайних дат;
4) пересистематизацию единиц хранения/единиц учета по новой схеме систематизации и их перешифровку;
5) составление необходимого справочного аппарата к описи. При переработке допускается объединение нескольких архивных описей дел, документов в одну новую архивную опись.
Переработка исторически сложившихся и введенных в научный оборот архивных фондов, нежелательна, к ней следует прибегать в крайних случаях:
1) утрата значительной части фонда (пожар, наводнение и тому подобное);
2) резкое увеличение объема фонда (рассекречивание, дарение, покупка документов и тому подобное).
363. При переработке описи составляется переводная таблица старых и новых архивных шифров единиц хранения/единиц учета. В которой делается отсылка от старых к новым архивным шифрам по форме:
1) номер дела по старой архивной описи;
2) номер дела по новой архивной описи;
3) примечания.
364. Если новая архивная опись включает в себя дела, документы нескольких переработанных архивных описей, то в переводную таблицу включаются графа с номерами старых архивных описей.
365. В случае передачи единицы хранения/единицы учета в другой архивный фонд, объединения его в пределах одного архивного фонда, в переводной таблице указывается его новый шифр. В графе «Примечание» указывается основание для передачи (объединения).
366. Уничтожение старых описей дел, документов после их переработки или усовершенствования запрещается. Старые описи учитываются по новым описям на правах отдельных единиц хранения и помещаются в конце новой описи за последним номером под своим заголовком и с отметкой «Опись пересоставлена (усовершенствована)».
По итогам переработки описи составляется акт переработки описей согласно приложения 55 к настоящим Правилам.