Порядок составления путеводителей, каталогов, указателей, обзоров, монтажных листов киновидеодокументов и автоматизированного НСА
367. Путеводитель (архивный справочник, содержащий сведения об архивных фондах архива (архивов) в систематизированном виде и предназначенный для ознакомления пользователя с их составом и содержанием) состоит из описательных статей на уровне архивного фонда и справочного аппарата.
Видами путеводителя являются путеводитель по фондам архива (архивов); краткий справочник по фондам архива (архивов); тематический путеводитель по фондам архива (архивов). Путеводители подразделяются также на архивные (внутриархивные) и межархивные.
Вид путеводителя и схема построения определяется его целевым назначением.
368. В путеводитель по фондам архива (архивов) должны включаться сведения о всех открытых архивных фондах.
Описание на уровне фонда реализуется в индивидуальной характеристике данного фонда (аннотации), описание на уровне группы фондов – в групповой характеристике (аннотации группы фондов).
В путеводителе для фондов со сложной структурой, хранящих многоспектную информацию, особо ценные документы уровень описания можно расширить до описания структурной части фонда (описи), с указанием номера описи, ее объема и хронологических рамок документов, отдельного документа.
Состав реквизитов описания:
1) путеводителя по фондам архива:
| Обязательные реквизиты | Дополнительные реквизиты | ||
| № п/п | Наименование реквизита | № п/п | Наименование реквизита |
| 1. | Номер фонда | 1. | Объем дел по личному составу в фонде |
| 2. | Название фонда | 2. | Объем ОЦД в фонде |
| 3. | Все переименования фонда с указанием крайних дат | 3. | Объем микрофильмов в фонде |
| 4. | Объем фонда (количество единиц хранения) | 4. | Доступ к документам |
| 5. | Крайние даты документов | 5. | Местонахождение дополняющих фонд материалов в данном и других архивах |
| 6. | Сведения по истории фондообразователя и фонда | 6. | Физические характеристики документов фонда |
| 7. | Внутренняя структура фонда | 7. | Состав НСА к фонду |
| 8. | Аннотация состава и содержания документов | 8. | Библиография публикаций документов фонда |
| 9. | Библиография работ, написанных на основе фонда |
2) путеводителя по фондам архивов:
| Обязательные реквизиты | Дополнительные реквизиты | ||
| № п/п | Наименование реквизита | № п/п | Наименование реквизита |
| 1. | Название архива | 1. | Объем дел по личному составу в фонде |
| 2. | Адресные данные | 2. | Объем ОЦД фонда |
| 3. | Номер фонда | 3. | Объем микрофильмов фонда |
| 4. | Название фонда | 4. | Доступ к документам фонда |
| 5. | Все переименования фонда с указанием крайних дат | 5. | Местонахождение дополняющих фонд материалов в данном и других архивах |
| 6. | Объем фонда (количество единиц хранения) | 6. | Физические характеристики документов фонда |
| 7. | Крайние даты документов | 7. | Состав НСА к фонду |
| 8. | Сведения по истории фондообразователя и фонда | 8. | Библиография публикаций документов фонда |
| 9. | Внутренняя структура фонда | 9. | Библиография работ, написанных на основе фонда |
| 10. | Аннотация состава и содержания документов |
Описание на уровне группы фондов может применяться в следующих случаях:
на родственные по функциям фонды организаций, действовавших в пределах одной административно-территориальной единицы и последовательно сменявших друг друга;
на фонды организаций одной отрасли, с аналогичными функциями, одна из которых является вышестоящей по отношению к другим или другой;
на фонды организации одной отрасли, действующих в пределах одной административно-территориальной единицы.
При этом групповым способом составляется лишь аннотация документов фондов (описание состава и содержания документов фондов), а справочные данные о каждом фонде приводится полностью.
Некоторые архивные фонды могут быть представлены в виде списка неаннотируемых архивных фондов, в котором указываются: название фонда (группы фондов), номер фонда (номера или количество фондов), объем и крайние даты документов. Однотипные фонды могут быть приведены под общим названием с указанием общего количества фондов, дел и общих крайних дат.
369. Основная часть краткого справочника по фондам архива (архивов) состоит из систематизированного перечня описательных статей на архивные фонды или группы архивных фондов.
Краткие справочники подразделяются на неаннотированные и аннотированные.
Состав реквизитов описания:
1) неаннотированного краткого справочника по фондам архива:
| Обязательные реквизиты | Дополнительные реквизиты | ||
| № п/п | Наименование реквизита | № п/п | Наименование реквизита |
| 1. | Название фонда | 1. | Все переименования фонда |
| 2. | Номер фонда | 2. | Крайние даты деятельности фондообразователя |
| 3. | Объем фонда (количество единиц хранения) | 3. | Состав НСА к фонду |
| 4. | Крайние даты документов | 4. |
2) аннотированного краткого справочника по фондам архива:
| Обязательные реквизиты | Дополнительные реквизиты | ||
| № п/п | Наименование реквизита | № п/п | Наименование реквизита |
| 1. | Название фонда | 1. | Все переименования фонда |
| 2. | Номер фонда | 2. | Крайние даты деятельности фондообразователя |
| 3. | Объем фонда (количество единиц хранения) | 3. | Состав НСА к фонду |
| 4. | Краткие сведения о фондообразователе | 4. | Объем дел (количество единиц хранения) по личному составу в фонде |
| Крайние даты документов | |||
| 6. | Краткая аннотация состава и содержания документов фонда |
3) неаннотированного краткого справочника по фондам архивов:
| Обязательные реквизиты | Дополнительные реквизиты | ||
| № п/п | Наименование реквизита | № п/п | Наименование реквизита |
| 1. | Название архива | ||
| 2. | Адрес архива | ||
| 3. | Номер фонда | ||
| 4. | Название фонда | ||
| 5. | Объем фонда (количество единиц хранения) | ||
| 6. | Крайние даты документов |
4) аннотированного краткого справочника по фондам архивов:
| Обязательные реквизиты | Дополнительные реквизиты | ||
| № п/п | Наименование реквизита | № п/п | Наименование реквизита |
| 1. | Название архива | ||
| 2. | Адрес архива | ||
| 3. | Номер фонда | ||
| 4. | Название фонда | ||
| 5. | Объем фонда (количество единиц хранения) | ||
| 6. | Крайние даты документов | ||
| 7. | Краткие сведения о фондообразователе | ||
| 8. | Краткая аннотация состава и содержания документов фонда |
370. Основная часть тематического путеводителя по фондам архива (архивов) состоит из систематизированного перечня описательных статей по определенной теме на архивные фонды или их части.
Состав реквизитов описания:
1) тематического путеводителя по фондам архива:
| Обязательные реквизиты | Дополнительные реквизиты | ||
| № п/п | Наименование реквизита | № п/п | Наименование реквизита |
| 1. | Название тематического раздела | 1. | Название описей |
| 2. | Название тематического подраздела | 2. | Краткие сведения о фондообразователе |
| 3. | Номер фонда | ||
| 4. | Название фонда | ||
| 5. | Крайние даты документов | ||
| 6. | Номер описи (номера описей) | ||
| 7. | Объем фонда | ||
| 8. | Аннотация состава и содержания документов фонда по теме | ||
| 9. | Индекс |
2) тематического путеводителя по фондам архивов:
| Обязательные реквизиты | Дополнительные реквизиты | ||
| № п/п | Наименование реквизита | № п/п | Наименование реквизита |
| 1. | Название тематического раздела | 1. | Название описи |
| 2. | Название тематического подраздела | 2. | Краткие сведения о фондообразователе |
| 3. | Название архива | ||
| 4. | Адресные данные | ||
| 5. | Номер фонда | ||
| 6. | Название фонда | ||
| 7. | Объем фонда (количество единиц хранения) | ||
| 8. | Крайние даты документов | ||
| 9. | Номер описи | ||
| 10. | Аннотация состава и содержания документов по теме | ||
| 11. | Индекс |
371. В справочный аппарат путеводителя любого вида входят: титульный лист, содержание (оглавление), предисловие, список сокращений, приложения (при наличии), указатели. К путеводителю составляется общая библиография.
В многотомных изданиях путеводителей составляется справочный аппарат как для всего издания в целом, так и для отдельных томов.
372. Каталог – межфондовый архивный справочник, в котором сведения о содержании архивных фондов, единиц хранения/единиц учета, архивных документов (или их частей) сгруппированы по предметам (темам, отраслям), расположенным в соответствии с принятой схемой классификации документной информации.
373. Совокупность различных взаимосвязанных и взаимодополняющих каталогов образуют систему каталогов архива.
374. Состав системы каталогов архива определяется составом и содержанием архивных документов; интенсивностью их использования; степенью разработанности архивных фондов; наличием и качеством других типов архивных справочников.
375. Система каталогов архива должна соответствовать следующим требованиям:
1) соответствие принципов построения каталогов их целевому назначению;
2) рациональная структура каталогов, обеспечивающая оптимальное разнообразие аспектов информационного поиска;
3) исключение параллелизма в группировке информации в различных каталогах системы;
4) исключение неоправданного дублирования и широкое применение отсылочных карточек и указателей.
376. В зависимости от схемы построения каталоги подразделяются на систематические, тематические и их разновидности (каталоги по истории организаций, административно-территориального деления и другие), предметные и их разновидности (именной, географический, объектный).
377. К каталогам создаются краткие или глухие указатели, заключающие в себе лишь обозначение предмета или наименование рубрики со ссылкой на индекс.
378. В систематическом каталоге документная информация классифицируется по отраслям знаний и практической деятельности общества и располагается в логической последовательности в соответствии с принятой схемой классификации документной информации. К систематическому каталогу или его подразделам могут быть составлены предметный, географический и именной указатели (при отсутствии соответствующих каталогов).
Состав реквизитов описания систематического каталога:
| Обязательные реквизиты | Дополнительные реквизиты | ||
| № п/п | Наименование реквизита | № п/п | Наименование реквизита |
| 1. | Название архива | 1. | Язык документа |
| 2. | Индекс | 2. | Способ воспроизведения |
| 3. | Рубрика | 3. | Фамилия составителя |
| 4. | Подрубрика | 4. | Дата составления |
| 5. | Дата события | ||
| 6. | Место события | ||
| 7. | Содержание | ||
| 8. | Название фонда | ||
| 9. | Номер фонда | ||
| 10. | Номер описи | ||
| 11. | Номер дела | ||
| 12. | Номер листа |
379. В тематическом каталоге документная информация по теме группируется по подтемам, рубрикам и подрубрикам и располагаются в логической последовательности. Самостоятельный тематический каталог создается в том случае, если группировка информации в нем ведется по признаку, отсутствующему в систематическом каталоге.
Состав реквизитов описания тематического каталога:
| Обязательные реквизиты | Дополнительные реквизиты | ||
| № п/п | Наименование реквизита | № п/п | Наименование реквизита |
| 1. | Название архива | 1. | Язык документа |
| 2. | Индекс | 2. | Способ воспроизведения |
| 3. | Рубрика: Тема | 3. | Фамилия составителя |
| 4. | Подрубрика: Подтема | 4. | Дата составления |
| 5. | Содержание | 5. | Персоналии |
| 6. | Название фонда | 6. | Дескрипторы (ключевые слова) |
| 7. | Дата события | 7. | Автор документа |
| 8. | Место события | 8. | Адресат |
| 9. | Номер фонда | 9. | География |
| 10. | Номер описи | ||
| 11. | Номер дела | ||
| 12. | Номер листа |
380. В каталоге по истории организаций документная информация классифицируется по отраслям, затем по подведомственности, а далее по типам организаций (банки, заводы, фабрики, тресты и так далее) в алфавитном порядке, внутри – по алфавиту их наименований.
Состав реквизитов описания тематического каталога по истории организации:
| Обязательные реквизиты | Дополнительные реквизиты | ||
| № п/п | Наименование реквизита | № п/п | Наименование реквизита |
| 1. | Название архива | 1. | Индекс отрасли |
| 2. | Рубрика: Название учреждения | 2. | Вид учреждения |
| 3. | Содержание | 3. | Структура |
| 4. | Дата события | 4. | Функции |
| 5. | Место события | 5. | Подчиненность |
| 6. | Название фонда | 6. | Подведомственность |
| 7. | Номер фонда | 7. | Указание на издание документа |
| 8. | Номер описи | ||
| 9. | Номер дела | ||
| 10. | Номер листа |
381. В каталоге по истории административно-территориального деления документная информация классифицируется по алфавиту видов административно территориальных единиц, а внутри – по алфавиту наименований.
Состав реквизитов описания тематического каталога по истории административно-территориального деления:
| Обязательные реквизиты | Дополнительные реквизиты | ||
| № п/п | Наименование реквизита | № п/п | Наименование реквизита |
| 1. | Название архива | 1. | Язык документа |
| 2. | Рубрика: Название административно-территориальной единицы | 2. | Способ воспроизведения |
| 3. | Содержание | 3. | Фамилия составителя |
| 4. | Название фонда | 4. | Дата составления |
| 5. | Номер фонда | ||
| 6. | Номер описи | ||
| 7. | Номер дела | ||
| 8. | Номер листа |
382. В предметных каталогах документная информация классифицируется по алфавиту предметных понятий (фактов, событий, географических наименований) и фамилий лиц. Далее систематизация проводится в хронологической или логической последовательности.
1) Состав реквизитов описания именного каталога:
| Обязательные реквизиты | Дополнительные реквизиты | ||
| № п/п | Наименование реквизита | № п/п | Наименование реквизита |
| 1. | Название архива | 1. | Дата события |
| 2. | Фамилия | 2. | Место события |
| 3. | Имя | 3. | Национальность |
| 4. | Отчество | 4. | Язык документа |
| 5. | Общественное положение лица | 5. | Способ воспроизведения |
| 6. | Название фонда | 6. | Фамилия составителя |
| 7. | Номер фонда | 7. | Дата составления |
| 8. | Номер описи | 8. | Содержание |
| 9. | Номер дела | ||
| 10. | Номер листа |
2) Состав реквизитов описания географического каталога:
| Обязательные реквизиты | Дополнительные реквизиты | ||
| № п/п | Наименование реквизита | № п/п | Наименование реквизита |
| 1. | Название архива | 1. | Язык документа |
| 2. | Индекс | 2. | Способ воспроизведения |
| 3. | Рубрика: название географического объекта | 3. | Фамилия составителя |
| 4. | Подрубрика: название географического объекта | 4. | Дата составления |
| 5. | Содержание | ||
| 6. | Дата события | ||
| 7. | Название фонда | ||
| 8. | Номер фонда | ||
| 9. | Номер дела | ||
| 10. | Номер описи | ||
| Номер листа |
383. Одним из источников пополнения системы каталогов могут быть тематические и предметно-тематические картотеки, картотеки по личному составу на документы наиболее информативных и часто используемых фондов.
384. Самостоятельно существующие картотеки связываются с системой каталогов путем отсылок.
385. При выборе архивных фондов для каталогизации необходимо учитывать:
1) состав и содержание документов фондов;
2) интенсивность и перспективы использования документов;
3) состав и состояние системы научно-справочного аппарата архива в целом и отдельных ее элементов.
386. Целесообразно намечать к каталогизации те архивные фонды, документы которых могут быть использованы при подготовке публикации документов, составлении обзоров, информационных писем и тому подобное.
387. Не каталогизируются архивные фонды, архивные описи которых намечаются к переработке. Если к архивным описям имеются указатели, позволяющие вести поиск на уровне отдельного документа, каталогизация этого архивного фонда может быть отложена.
388. При выборе структурной части архивного фонда для каталогизации основным критерием является полнота отражения основной деятельности фондообразователя и организаций его системы.
389. Каталогизации подвергаются:
1) организационно-распорядительные, планово-отчетные и другие основные документы организации - фондообразователя;
2) руководящие документы вышестоящих органов, которые имеют прямое отношение к осуществлению фондообразователем его целевого назначения;
3) документы подведомственных организаций, направленные для контроля и обобщения;
4) документы, в которых отражается существо деятельности организации, но подлинники, которых в составившем их организации не остаются (копии предложений, проектов постановлений, актов проверки и так далее);
5) печатные издания, имеющиеся в архивном фонде и касающиеся деятельности фондообразователя;
6) другие документы, по своей ценности и трудности поиска, подлежащие каталогизации.
390. При отборе сведений отдается предпочтение сведениям о характере, направлении и итогах деятельности организации и его системы, учитывается время возникновения документа или время описываемых в документе событий, когда значение имеет сам исторический период (период гражданской войны, Великой Отечественной войны, подъема целинных и залежных земель и так далее), учитываются авторы (адресаты) документов, степень их сохранности.
391. Информация каталожной карточки (экранного формата), на которой проводится описание документов при каталогизации, должна представлять собой совокупность сведений о содержании и поисковых данных документов, сосредоточенных в описательной статье.
На одной каталожной карточке (экранном формате) могут быть описаны:
1) при подокументном описании – отдельный документ из дела, посвященный одному вопросу (особо ценный или важный по содержанию) при условии, если остальные документы этого дела касаются других вопросов, или часть одного документа, если весь документ касается многих вопросов (например, отчеты, протоколы);
2) при поединичном описании – дело целиком, касающееся одного вопроса, события, переписка по одному вопросу;
3) при групповом описании – группа документов одного дела по одному вопросу, предмету; если по этому же вопросу имеются документы в других делах, то документы каждого дела могут описываться на отдельной карточке;
4) группа однородных дел одной архивной описи.
392. Приемы группировки сведений для описания определяются содержанием документов. Групповая карточка может также составляться к отдельной архивной описи или группе архивных описей, если они объединяют тематическую группу документов, а также к архивному фонду в целом.
393. При каталогизации протоколов нельзя выносить на карточку (экранный формат) только пункт повестки дня. Необходимо отразить содержание постановляющей части протокола по данному вопросу и результат обсуждения.
394. При обозначении лиц на каталожной карточке (экранном формате) для именного каталога следует помимо вопроса (события) указывать также имеющиеся в документе сведения о профессии, звании или другие данные, характеризующие их общественное положение. При отсутствии таких сведений на карточку выносятся фамилия, имя, отчество и вопрос.
395. К систематическому каталогу могут быть составлены предметный, географический (при отсутствии географического каталога) и именной указатели (при отсутствии именного каталога).
396. Каталоги создаются в процессе самостоятельного вида архивной работы – каталогизации, а также в процессе других видов работ. Архив разрабатывает методические пособия по каталогизации отдельных архивных фондов, рабочие схемы с учетом специфики документов. После завершения описания документов на каталожной карточке проводится индексирование.
397. Индексирование – это выбор или составление того или иного индекса (индексов) и отнесение его к соответствующей информации каталожной карточки. Индексирование осуществляется путем анализа содержания каталожной карточки и отнесения ее к определенному структурному подразделению схемы классификации.
398. Карточки систематизируются по индексам и рубрикам и расставляются в каталоге.
399. Для установления связи между разделами каталога или разделов каталога с другими архивными справочниками применяется система отсылок. В отсылочных карточках графы «Рубрика» и «Подрубрика» заполняются в обычном порядке. В графе «Содержание» пишется: «смотреть также...» и указываются индексы наименований соответствующих подразделений каталога или другого справочника, к которым дается отсылка.
400. Дублирование карточек может проводиться как самостоятельный вид работы. При дублировании повторяется весь текст карточки.
401. При индексировании проводится объединение однородных по содержанию карточек, а также экспертиза карточек – выделяются некачественные, малозначительные карточки. Вторично экспертиза осуществляется в процессе систематизации карточек по индексам, при этом выделяются дублетные и поглощенные карточки.
402. Редактирование карточек проводится при их индексировании и перед включением карточек в каталог.
403. Периодически проводится проверка (ревизия) систематического каталога. При этом проверяется правильность размещения карточек между разделителями, определяется необходимость введения новых разделителей.
404. В целях учета работы по каталогизации документов в деле ниже заверительной надписи ставится штамп: «каталог» или отмечается: «л.л. ... описаны для каталога». Аналогичные отметки о завершении каталогизации документов по отдельным архивным описям проставляются на листах для заверительных надписей в архивных описях.
405. Завершение каталогизации документов архивного фонда оформляется справкой, которая включается в дело архивного фонда. В справке указывается номер и наименование архивного фонда, кто и когда проводил каталогизацию, количество составленных карточек, делается отметка о включении карточек в каталог архива, проставляется дата, должность составлявшего справку и его подпись. Если каталогизация проводилась по части архивного фонда, в справке вслед за номером и наименованием архивного фонда указываются номера и наименования архивных описей, по которым проводилась разработка.
406. В журнале или картотеке архива ведется централизованный пофондовый (по каждой архивной описи) учет дел, подвергнутых каталогизации (с указанием номеров дел).
407. Учет поступлений карточек в каталог следует вести по каждому каталогу отдельно в специальных книгах, в которых отмечаются дата поступления карточек в каталог, наименование архивного фонда, номер архивного фонда, фамилия составителя, отметка о включении массива карточек в каталог.
408. Ежегодно устанавливается количество карточек, поступивших и включенных в каталог. В целом по архиву учет составленных и включенных в каталог карточек ведется в паспорте государственного (специального государственного) архива.
409. Указатели (архивные справочники), представляющие собой алфавитный, систематический или составленный по какому-либо иному признаку перечень названий (наименований) предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием их поисковых данных (архивных шифров).
410. Указатели могут быть самостоятельными архивными справочниками в системе НСА архива или входить в состав вспомогательного справочного аппарата к другим типам архивных справочников.
Указатели подразделяются на внутрифондовые, межфондовые, межархивные, а также на тематические, предметные (общие и специальные), хронологические.
411. Указатели к архивным описям одного архивного фонда составляются, если архивный фонд содержит большое количество архивных описей, имеет сложную структуру, документы содержат многостороннюю информацию и часто используются.
412. Указатели к архивным описям нескольких архивных фондов одного архива (межфондовые указатели) составляют в том случае, если это фонды однородных по своим функциям и последовательно сменявших друг друга организаций, организаций одной отрасли. Такие же указатели могут быть межархивными.
413. Поисковые данные указателя к документам одного фонда включают номера описей, единиц хранения, листов единиц хранения; межфондового указателя дополняются номерами фондов; межархивного указателя – названиями архивов.
414. Описательная статья указателя любого вида состоит из предметного понятия (рубрики) и поисковых данных (архивного шифра).
В зависимости от назначения указателя рубрика может быть:
1) простой, то есть не иметь подрубрик;
2) сложной, то есть иметь одну подрубрику или определение;
3) гнездовой, то есть иметь две или несколько подрубрик.
415. По структуре рубрик различаются указатели глухие и аннотированные (краткие и полные).
Глухими являются указатели, рубрики которых включают только обозначения понятий и ссылочные данные.
Аннотированными краткими называются указатели, в рубрики которых, кроме обозначения понятия и поисковых данных, входят краткие пояснения и определения, а аннотированными полными – указатели, в состав статьи которых входят более подробные характеристики.
Сведения для подобных характеристик даются за период, который охватывается указателем.
Указатели к документам являются, как правило, аннотированными. Степень аннотирования определяется целевым назначением указателя, его тематикой, составом и содержанием документов.
416. Связь между близкими понятиями в указателе осуществляется путем применения общих ссылок (отсылок) – «смотреть» и частных – «смотреть также».
Общая ссылка – это отсылка от одной рубрики к другой, в которой собираются все необходимые сведения о понятии. Как правило, она дается:
1) от синонимов, не принятых в качестве рубрики или подрубрики;
2) от сокращенной формы понятия к полной, и наоборот;
3) от частного, видового к родовому понятию, если в указателе принята система давать ссылочные данные только в сложной рубрике;
4) от второго и последующих из группы понятий, соединенных союзом «и» или запятыми, к первому;
5) от понятия в прямой форме к понятию в инверсной форме.
Частная ссылка – это ссылка от одной рубрики к другой, за которой собираются дополнительные сведения о понятии. Она, как правило, применяется:
1) для связи родового понятия с видовым, если они составляют отдельные статьи указателя;
2) для понятий, связанных ассоциативными отношениями.
417. В тематическом указателе – тема составляет его главную особенность. Понятия раскрываются или представляются в логической (систематической) последовательности через группу (ряд) предметных понятий, расположенных согласно принятой схеме классификации и взаимосвязанных причинно-следственными и системными связями. К таким понятиям относятся исторические факты, события, явления, названия организаций и прочее, связанные с этими фактами событиями.
Обязательными элементами описания тематического указателя являются: рубрика, подрубрика, дата события, место события, содержание, поисковый шифр (шифры). Наименования рубрик и подрубрик в нем приводятся в именительном падеже.
418. Группировка понятий внутри общих и специальных указателей, как правило, алфавитная. В общих указателях, при наличии сложных, разнородных понятий, может использоваться систематический принцип группировки понятий, а алфавитное расположение применятся на последнем этапе систематизации.
Основной реквизит описательной статьи – предметное понятие (рубрика, подрубрика), формулируется в виде наименования, выраженного, в основном, существительным или сочетанием существительных (иногда с прилагательными) в именительном падеже, в единственном или множительном числе.
Общий предметный указатель включает в описательные статьи понятия различного характера и по структуре рубрик может быть только глухим. Специальный предметный указатель состоит из однородных предметных понятий (виды документов, фамилий авторов, названия отраслей, учреждений и/или их структурных подразделений и тому подобное) и может быть глухим или аннотированным. Наиболее распространенными разновидностями специального предметного указателя являются: географический и именной.
419. Рубриками в географическом указателе являются наименования государств, административно-территориальных единиц, морей, рек и других географических понятий. Если тот или иной географический пункт был переименован и в тексте он проходит под старым и новым наименованием, за основное принимается обозначение, являющееся хронологически последним. Старое наименование в таком случае указывается рядом с новым, в скобках. Оно также вносится в указатель в соответствующей алфавитной последовательности со ссылкой на новое наименование.
Географические названия, представляющие собой сложные понятия, даются без инверсии, по первому слову.
420. Обобщающие понятия или административно-территориальные наименования включаются в указатель без пояснения.
421. Именной указатель включает фамилии, имена, отчества, (разночтения, псевдонимы, прозвища, клички). Он может быть глухим, аннотированным кратким и аннотированным полным.
В именной указатель вносятся наименования лиц в той форме, в какой они встречаются в документах или в архивных справочниках и считаются основными. Если основное наименование дано неполностью (только имя, прозвище, псевдоним), но оно общеизвестно, то полное имя приводится вслед за наименованием лица, в скобках. Одновременно полное имя вносится в указатель под соответствующей буквой алфавита со ссылкой на основное обозначение лица в указателе.
422. Если одно и то же лицо упоминается в указателе под несколькими именами, то все сведения и ссылочные данные о нем сосредоточиваются под основным наименованием данного лица, за которое принимается общеизвестное наименование, упомянутое в тексте. Все остальные наименования указываются в скобках вслед за основным, а также в соответствующих местах указателя со ссылкой на него.
423. Если в написании одной и той же фамилии имеются разночтения, то сведения и ссылочные данные даются под правильным наименованием лица. Разночтения приводятся в скобках вслед за правильным написанием, а также в соответствующем алфавитном порядке со ссылками на него:
424. Фамилии, имена и отчества передаются в указателе по современному фонетическому обозначению. Старые написания, имеющиеся в тексте, указываются вслед за современными, в скобках, и также вносятся в указатель со ссылкой на современную форму.
425. При упоминании в тексте лиц с одинаковой фамилией и инициалами, имена и отчества даются по возможности полностью и делаются пояснения.
Двойные фамилии заносятся в именной указатель по первому слову без инверсии.
При передаче иностранных фамилий частицы (фон, дер, ва, ле, аль, ди, де и так далее), имеющиеся в них, приводятся после фамилии и инициалов, если они не срослись с фамилией.
426. Хронологический указатель состоит из рубрик, включающих даты событий, явлений и фактов, или даты документов, расположенных в хронологическом порядке. Хронологический указатель составляется глухим.
427. Указатели к архивным справочникам могут быть тех же видов и иметь ту же структуру, но в поисковых данных ссылки даются на страницы или разделы (для каталогов) справочника.
428. Обзоры (архивные справочники, включающие систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов архивных документов, дополненные их источниковедческим анализом) подразделяются на обзоры фондов и тематические обзоры.