Порядок транспортировки и перемещения архивных документов

211. При транспортировке архивных документов на любые расстояния соблюдаются меры по охране и защите их от воздействия вредных факторов окружающей среды путем применения специальных видов упаковок, обеспечивающих защиту архивных документов от осадков, света, механических повреждений.

212. Транспортировка архивных документов производится при их плотной укладке, исключающей возможность перемещения архивных документов внутри упаковки, ударов и различных сотрясений, при этом фотофонодокументы упаковываются в вертикальном положении в коробки жесткой конструкции соответствующего размера, обернутые во влагонепроницаемую ткань. Другие аудиовизуальные и электронные документы, графические и крупноформатные дела и документы перемещаются только в упаковке, в которой они хранятся, или в специально предназначенных для их перемещения средствах.

213. Для перемещения архивных документов внутри архива используются передвижные тележки и другие средства транспортировки.

Внутригородские перевозки архивных документов производятся в закрытых автомашинах при обязательном сопровождении работника архива.

Транспортировка архивных документов на дальние расстояния производится в упакованном виде в крытом транспортном средстве в соответствии с правилами перевозки ценных грузов, установленными для соответствующего вида транспорта.

Порядок выявления документов, относящихся к объектам национального культурного достояния Республики Казахстан и особо ценных документов, создание страхового фонда и фонда пользования

214. Выявление и отнесение документов Национального архивного фонда к объектам национального культурного достояния Республики Казахстан и особо ценных документов проводится в плановом порядке наиболее квалифицированными специалистами на основании отраслевых научно-методических разработок и методических пособий, подготовленных в архиве.

215. Определение в составе Национального архивного фонда документов, относящихся к объектам национального культурного достояния Республики Казахстан, осуществляется в соответствии с правилами, установленными уполномоченным органом.

Определение в составе Национального архивного фонда особо ценных документов осуществляется ЭПК архива (местного исполнительного органа) и закрепляется учетными документами архива в соответствии с пунктами 276-280 настоящих Правил.

216. В целях сохранения документной информации на случай утраты или повреждения оригиналов архивных документов, относящихся к объектам национального достояния Республики Казахстан и особо ценных документов Национального архивного фонда, создаются их страховые копии (далее – страховой фонд).

217. Страховой копией архивного документа на бумажной основе является негативная микроформа (микрофильм или микрофиша) 1-го поколения, изготовленная на фотографической галогенидосеребряной пленке соответствующего типа методом оптического фотографирования документов.

Страховой копией кинодокумента является первая совмещенная копия оригинала, изготовленная на пленке соответствующего типа методом контактной печати.

Страховой копией фотодокумента является первая копия оригинала, изготовленная на фотопленке соответствующего типа методом репродуцирования или контактной печати.

Страховой копией фонодокумента является первая копия оригинала, изготовленная современной системой записи.

Страховой копией видеодокумента является первая копия оригинала, изготовленная в формате оригинала способом видеозвукозаписи на магнитной ленте.

218. Очередность страхового копирования определяется с учетом физического состояния документов и обращения к ним.

219. Подготовка документов к страховому копированию осуществляется в соответствии с пунктами 191-210 настоящих Правил порядка выдачи архивных документов из архивохранилищ.

220. Страховое копирование проводится с соблюдением систематизации единиц хранения в описи дел, документов, которая копируется перед единицами хранения. Страховому копированию подлежат все входящие в единицу хранения архивные документы.

221. При страховом копировании дела, как правило, расшивке не подлежат. Расшивка дел производится в исключительных случаях по согласованию с руководством архива при невозможности копировать документы дела. По окончании работы дело переплетается (подшивается) изготовителем страховых копий заново.

Страховое копирование осуществляется в соответствии с технологическими регламентами и другими нормативно-техническими документами.

222. Страховой фонд является неприкосновенным и хранится территориально обособленно от оригиналов архивных документов в Национальном архиве Республики Казахстан.

Разрешение на передачу страхового фонда в Национальный архив Республики Казахстан дает уполномоченный орган по результатам рассмотрения докладной записки руководства архива (местного исполнительного органа) о готовности к отправке страховых копий.

223. Прием-передача страхового фонда осуществляется на основании приказа уполномоченного органа актом установленной формы, к которому прилагаются:

1) описи особо ценных дел, документов или копии описей дел, документов, с которых изготовлен страховой фонд, или перечень номеров особо ценных дел, документов (номерник);

2) описи передаваемого страхового фонда;

3) акты технического состояния копий страхового фонда;

4) сопроводительные документы на транспортную тару.

224. Страховые копии в порядке расположения их в описи страхового фонда помещаются в соответствующую тару для транспортировки, имеющую порядковую нумерацию в пределах отправляемой партии, и направляются в опломбированных контейнерах. В сопроводительном документе на транспортную тару указывается ее количество и число страховых копий в ней, ставятся подписи должностных лиц, ответственных за передачу.

Акты приема-передачи с приложениями помещаются в отдельную упаковку с пометкой «Сопроводительные документы».

225. Оплата расходов по отправке страхового фонда производится отправителем.

226. Совокупность копий архивных документов, выполненных на различных материальных носителях и предназначенных для использования с целью обеспечения сохранности оригиналов архивных документов (далее – фонд пользования) создается, как правило, одновременно с созданием страхового фонда, а также целевым порядком на наиболее используемые архивные документы, в процессе других работ (рассекречивание архивных документов, организация их использования).

227. Фонд пользования изготавливается одновременно со страховым фондом в комплекте, включающем:

1) для архивных документов на бумажной основе – одну микроформу 2-го поколения на галогенидосеребряной пленке (негативная или позитивная), изготовленную с негативной микроформы 1-го поколения, и одну микроформу 3-го поколения, изготовленную с микроформы 2-го поколения;

2) для фотодокументов – один позитивный фотоотпечаток и один дубль-негатив;

3) для кинодокументов – одну позитивную совмещенную копию, один промежуточный позитив изображения и один контратип фонограммы (для звуковых кинодокументов). Позитивная копия и промежуточный позитив изображения должны входить в комплект кинодокумента, принимаемого на постоянное хранение. Допускается дополнительное изготовление фонда пользования кинодокументов в виде видеофонограмм в форматах Betacam и VHS;

4) для фонодокументов – одну копию на магнитной ленте или на цифровом носителе (ДАТ-кассета);

5) для видеодокументов – одну копию в формате VHS.

228. Включение в фонд пользования копий архивных документов, в том числе на электронных носителях, созданных в процессе других работ, осуществляется архивом самостоятельно.

В фонд пользования включаются копии полностью скопированных единиц хранения. Копии отдельных архивных документов могут быть включены в фонд пользования в составе тематических подборок архивных документов.

229. Страховые копии должны соответствовать оригиналу, как по содержанию, так и по ряду внешних признаков. Изготовитель страховых копий обеспечивает соответствие выпускаемых копий требованиям действующих нормативно-технических документов по страховому копированию.

230. Страховые копии проходят технический контроль в лаборатории или организации-изготовителе, сведения об их качестве фиксируются в актах технического состояния копий страхового фонда (по формам в соответствии с отраслевыми нормативными документами).

231. При приеме страховых копий проверяется полнота выполнения заказа на копирование, количество копий, комплектность, правильность и полнота заполнения актов технического состояния, визуально-техническое состояние копий.

232. В процессе хранения страховые копии подлежат:

1) проверке наличия и состояния в целях установления фактического наличия страховых копий, их соответствия данным учетных документов;

2) техническому контролю состояния и своевременному проведению необходимых консервационно-профилактических мероприятий.

233. Технический контроль страхового фонда осуществляется один раз в три года, при этом контролю подлежит 20 % страховых копий производства каждого года. Результаты технического контроля фиксируются в документах о техническом состоянии страховых копий, где даются заключения о необходимости и сроках проведения профилактических и реставрационных работ и устанавливаются сроки следующего технического контроля.

234. Проверка наличия и состояния фонда пользования осуществляется с целью контроля за сохранностью копий и организации работы по своевременному восстановлению фонда пользования.

Объем и периодичность работы по проверке наличия и состояния фонда пользования определяется с учетом его общего объема, состава, интенсивности выдачи копий и частоты их воспроизведения, а также условий хранения.