Порядок выдачи архивных документов из архивохранилища

191. Архивные документы, имеющие фонд пользования, из архивохранилища, как правило, не выдаются.

Выдача из архивохранилища подлинников особо ценных документов, в том числе, отнесенным к объектам национального достояния Республики Казахстан, а также документов Национального архивного фонда, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, осуществляется в исключительных случаях с письменного разрешения руководителя архива.

192. Архивные документы выдаются из архивохранилища архива с письменного разрешения:

1) заведующего архивохранилищем (отделом обеспечения сохранности) – пользователям в читальный (просмотровый) зал архива и работникам архива для служебных целей в рабочие помещения;

2) руководителя архива или его заместителя – фондообразователям, судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам во временное пользование при наличии гарантийного письма от них; организациям - для экспонирования при наличии договора о проведении выставки и соответствующего приказа руководителя архива; работникам лаборатории архива, специализированным организациям - для проведения работ по созданию страхового фонда и фонда пользования и специальной обработки архивных документов при наличии соответствующего договора со специализированной организацией.

193. Выдачу архивных документов из архивохранилища и прием их обратно, в том числе полистную проверку наличия и состояния архивных документов перед выдачей их из архивохранилища и при возврате, производит работник архивохранилища. Полистную проверку наличия и состояния архивных документов, возвращаемых пользователями в читальном зале, осуществляет работник читального зала.

194. Обязательной полистной проверке наличия и состояния перед выдачей архивных документов из архивохранилища и при их возврате подлежат:

1) документы, отнесенные к объектам национального культурного достояния Республики Казахстан и особо ценные документы;

2) архивные документы, имеющие в оформлении или приложении к ним драгоценные камни и металлы;

3) несброшюрованные архивные документы;

4) дела, ранее не выдававшиеся из архивохранилища и не имеющие листов-заверителей;

5) дела, содержащие автографы, графические документы, почтовые и гербовые знаки, печати, открытки, конверты с адресами, марками, и другие архивные документы, потенциально представляющие интерес для коллекционеров.

Состав других дел, подлежащих полистной проверке, определяется руководством архива на основе решения экспертно-методической комиссии.

Отметка о проведенной полистной проверке ставится в листе-заверителе согласно приложения 30 к настоящим Правилам.

На место выдаваемых из архивохранилища единиц хранения и описей дел, документов подкладывается карта-заместитель согласно приложения 31 к настоящим Правилам.

195. Архивные документы, выдаваемые из архивохранилища, должны иметь архивный шифр, пронумерованные листы, лист-заверитель согласно приложения 30 к настоящим Правилам и лист использования документов согласно приложения 32 к настоящим Правилам.

196. При выдаче архивных документов и дел из архивохранилища проводится:

1) сверка архивного шифра и заголовков (аннотаций) с описью (книгой учета и описания) дел, документов;

2) полистная проверка архивных дел - в установленных случаях.

Сверка архивного шифра архивных документов с описью (книгой учета и описания) дел и документов предполагает проверку правильности оформления обложки и титульного листа дела, первичного средства хранения аудиовизуального, электронного документа, правильности составления заголовка и шифра единицы хранения. При наличии больших исправлений обложка и титульный лист заменяются с сохранением при необходимости старой обложки.

При подготовке к выдаче из архивохранилища отдельных архивных документов, изъятых из дел, на оборотной стороне каждого листа вне текста архивного документа проставляется штамп с архивным шифром и дата выдачи,

197. Архивные документы выдаются из архивохранилища на срок:

1) до одного месяца - пользователям в читальный зал и работникам архива (кроме особо ценных и аудиовизуальных документов, выдаваемых на срок не более двух недель);

2) до трех месяцев - фондообразователям;

3) до шести месяцев - судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам.

198. Выдача архивных документов из архивохранилища для экспонирования осуществляется на срок, определенный договором о проведении выставки.

Срок выдачи архивных документов для создания страхового фонда, фонда пользования и для специальной обработки определяется планами работы архива и договорами на проведение соответствующих работ со сторонними организациями.

Продление сроков выдачи архивных документов допускается с разрешения руководства архива.

199. Выдача архивных документов из архивохранилища регистрируется в книгах выдачи архивных документов, копий фонда пользования из хранилища, которые ведутся раздельно по каждому архивохранилищу и виду выдачи согласно приложения 33 к настоящим Правилам.

200. Выдача архивных документов в читальный зал оформляется заказом (требованием) на выдачу архивных документов, копий фонда пользования, описей дел, документов согласно приложения 34 к настоящим Правилам и регистрируется в книге выдачи архивных документов, копий фонда пользования из хранилища в читальный зал, в которой расписывается работник читального зала. Исполненный заказ (требование) пользователя направляется в читальный зал вместе с выданными архивными документами и хранится в личном деле пользователя.

201. Выдача архивных документов работнику архива для использования в служебных целях оформляется заказом (требованием) на выдачу архивных документов, копий фонда пользования, описей дел, документов согласно приложения 34 к настоящим Правилам, который визируется руководителем соответствующего подразделения. Заказ (требование) регистрируется в книге выдачи архивных документов, копий фонда пользования согласно приложения 33 к настоящим Правилам из хранилища в рабочие помещения, в которой работник, получивший архивные документы расписывается за каждую единицу хранения.

202. Выдача архивных документов в лабораторию архива оформляется заказом на проведение соответствующих работ и регистрируется в книге выдачи архивных документов, копий фонда пользования согласно приложения 33 к настоящим Правилам из хранилища в лабораторию, в которой расписывается работник лаборатории. Заказ учитывается в лаборатории и в соответствующем подразделении архива и служит контрольным документом за ходом проведения всех этапов работы с архивными документами.

203. Выдача архивных документов во временное пользование оформляется актом о выдаче архивных документов во временное пользование согласно приложения 35 к настоящим Правилам и регистрируется в книге выдачи архивных документов, копий фонда пользования согласно приложения 33 к настоящим Правилам из хранилища во временное пользование.

204. Выдача копий архивных документов из фонда пользования оформляется заказом (требованием) на выдачу архивных документов, копий фонда пользования, описей дел, документов согласно приложения 34 к настоящим Правилам и регистрируется в книге (книгах) выдачи фонда пользования согласно приложения 33 к настоящим Правилам, ведущихся централизованно или раздельно по каждому архивохранилищу.

205. Описи дел, документов выдаются на срок, не превышающий пяти дней. Выдача описей дел, документов, имеющихся в одном экземпляре и хранящихся централизованно, допускается в исключительных случаях с разрешения руководителя архива или его заместителя на срок, как правило, не превышающий один день.

Выдача описей дел, документов оформляется заказом (требованием) на выдачу архивных документов, копий фонда пользования, описей дел, документов согласно приложения 34 к настоящим Правилам и регистрируется в книге выдачи архивных документов, копий фонда пользования согласно приложения 33 к настоящим Правилам из хранилища, в которой расписывается получивший опись работник архива или пользователь.

206. Выверка книг выдачи архивных документов проводится не реже одного раза в квартал или в полугодие. Если в результате выверки книг выдачи установлен факт нарушения сроков возвращения архивных документов, выясняются его причины и принимаются меры к возврату архивных документов. Если невозвращение архивных документов в срок в архивохранилище вызвано необходимостью их дальнейшего использования, выдача переоформляется. При задержке возвращения архивных документов без уважительных причин принимаются меры для их немедленного возврата в архивохранилище.

207. В целях контроля за сохранностью архивных документов подразделение, ответственное за хранение архивных документов, проводит проверки сохранности выданных из архивохранилища архивных документов. Проверки проводятся в плановом порядке или по мере необходимости по согласованию с руководством архива.

208. При возвращении архивных документов в архивохранилище осуществляется полистная проверка их физического состояния в соответствии с пунктами 193-196 настоящих Правил.

В книге выдачи архивных документов делается отметка о возвращении архивных документов в присутствии возвративших их работников архива или фондообразователя. Если выявлены повреждения возвращаемых архивных документов, составляется акт в произвольной форме, который подписывается работником архивохранилища и лицом, возвращающим архивные документы, и представляется на рассмотрение руководства архива.

209. Архив обязан уведомить пользователя о том, что он отвечает за сохранность полученных архивных документов и соблюдение правил работы с ними в соответствии с законодательством Республики Казахстан.

210. В случаях хищения или повреждения архивных документов, в том числе внесения в их текст изменений, архив обращается с соответствующим заявлением в орган внутренних дел по месту расположения архива, в трехдневный срок информирует уполномоченный орган или соответствующий местный исполнительной орган, принимает другие меры к возмещению ущерба в соответствии с законодательством Республики Казахстан.