Принципы и критерии определения организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов
Методические рекомендации «Определение организаций-источников комплектования государственных и муниципальных архивов»
Подготовлено ВНИИДАД
Согласовано ЦЭПК при Росархиве
30 октября 2012 г.
Определение организаций-источников комплектования государственных и муниципальных архивов. Методические рекомендации / Росархив, ВНИИДАД. – М., 2012. – 39 с.
Методические рекомендации раскрывают: принципы и критерии определения организаций-источников комплектования государственных, муниципальных архивов; этапы работы по их определению; примерную форму Списка организаций-источников комплектования государственного, муниципального архива; Примерную классификационную схему построения данного Списка.
Методические рекомендации предназначены для работников архивных учреждений.
Составители: М.П. Жукова (руководитель темы, отв. исполнитель), Е.В. Макаров, Е.Р. Симонова (ВНИИДАД); Т.А. Мещерина, Б.В. Альбрехт (Росархив); Е.А. Козлова, О.В. Олейников (ГА РФ).
СОДЕРЖАНИЕ:
Общие положения
Принципы и критерии определения организаций-источников комплектования государственных и муниципальных архивов
Этапы работы по определению организаций-источников комплектования государственных и муниципальных архивов
Составление и ведение Списков организаций-источников комплектования государственных и муниципальных архивов
Порядок рассмотрения и утверждения Списков организаций-источников комплектования государственных и муниципальных архивов
Приложения:
1. Список источников
2. Форма Списка организаций-источников комплектования государственного, муниципального архива
3. Примерная классификационная схема построения Списка организаций-источников комплектования государственного, муниципального архива
Общие положения
1.1. В соответствии с положениями Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» Архивный фонд Российской Федерации постоянно пополняется документами, образующимися в процессе деятельности организаций разных сфер деятельности и форм собственности.
Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы, подлежащие приему на хранение в государственные и муниципальные архивы, выступают источниками комплектования государственных, муниципальных архивов архивными документами.[1]
Сложившаяся в настоящее время система организаций-источников комплектования государственных, муниципальных архивов закреплена в Списках организаций-источников комплектования государственных, муниципальных архивов.
1.2. Правовой основой определения организаций-источников комплектования государственных, муниципальных архивов являются законы и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, законы и иные нормативные правовые акты субъектов Российской Федерации, муниципальные правовые акты об архивном деле, а также нормативные акты, определяющие систему управления, ее функционирование, цели и задачи организаций, процесс документирования их деятельности (приложение № 1).
1.3. Цель методических рекомендаций: усовершенствовать систему определения организаций – источников комплектования государственных, муниципальных архивов, сочетающую теоретические, методические, организационные аспекты.
1.4. Задачи:
усовершенствовать работу по определению организаций-источников комплектования государственных, муниципальных архивов на всех этапах ее проведения, раскрыв положения «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (М., 2007);
разработать современную Примерную классификационную схему построения Списков организаций-источников комплектования государственных, муниципальных архивов.
Методические рекомендации рассчитаны на работников органов управления архивным делом, архивных учреждений.
1.5. Методические рекомендации состоят: из общих положений; четырех разделов, последовательно раскрывающих процесс определения организаций-источников комплектования государственных, муниципальных архивов, составление, рассмотрение, утверждение Списков организаций-источников комплектования государственных, муниципальных архивов; трех приложений, содержащих: список источников, форму Списка организаций-источников комплектования государственного, муниципального архива, Примерную классификационную схему его построения.
Принципы и критерии определения организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов
2.1. Определение организаций-источников комплектования государственных, муниципальных архивов осуществляется на основе общенаучных принципов историзма, системности, целостности.
2.2. «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (М., 2007) в п. 4.2.1 указали основные критерии определения организаций-источников комплектования государственных, муниципальных архивов: функционально-целевое назначение организации и полнота отражения информации о деятельности организации в фондах других организаций.
Государственные органы, органы местного самоуправления отнесены к числу источников комплектования государственных, муниципальных архивов, так как они осуществляют функции руководства, организации, контроля в установленной сфере деятельности. В их фондах концентрируется информация (документы) других организаций.
Организации, действующие на территории Российской Федерации различаются:
по роду деятельности (предприятия, учреждения, общественные объединения граждан);
по видам собственности и полномочиям по распоряжению имуществом (государственные, муниципальные, частные);
по подчиненности (федеральные, субъектов Российской Федерации, муниципальные);
по целям деятельности, организационно-правовой форме (коммерческие (хозяйственные товарищества и общества, кооперативы, государственные и муниципальные унитарные предприятия), некоммерческие (потребительские кооперативы, общественные или религиозные организации, благотворительные или иные фонды, партнерства, учреждения, ассоциации, союзы).
Организации могут быть отнесены к числу источников комплектования государственных, муниципальных архивов.
Организации, образующие в процессе деятельности наиболее ценные комплексы документов, отражающие основные (профильные) функции в ведомстве или являющиеся ведущими (головными) в определенной сфере деятельности (отрасли), информация которых повторяется в других организациях в минимальном объёме, относятся к числу источников комплектования государственных, муниципальных архивов.
2.3. При определении организаций-источников комплектования государственных, муниципальных архивов рекомендуется учитывать также:
особую роль организации (масштаб деятельности; новизну деятельности; участие в международных, государственных, региональных программах; экстремальные условия работы; заслуги – награды, премии, общественное признание; стабильность существования и др., а также историческую преемственность приема ее документов в архив);
место организации среди других организаций в зоне комплектования государственного, муниципального архива, в том числе, градообразующие организации и наиболее типичные для данной территории организации.
При отнесении негосударственных организаций к числу источников комплектования государственных, муниципальных архивов, наряду с указанными выше, принимается во внимание: преемственность профиля деятельности государственной организации-предшественника (при ее наличии); многопрофильность деятельности; состав учредителей; является ли она объединением организаций (корпорации, ассоциации и др.); постановка работы с документами; применение в организации четкого порядка снятия грифа «коммерческой тайны».
При отнесении общественных объединений к числу источников комплектования государственных, муниципальных архивов, наряду с указанными выше, принимается во внимание: известность среди населения; количество членов;[2] полнота документирования деятельности.
2.4. Организации-источники комплектования государственных, муниципальных архивов делятся на две группы: организации-источники комплектования полного приема и организации-источники комплектования выборочного приема документов (группового или повидового).
Под формой приема документов понимается состав документов, поступающих в архив от организаций-источников комплектования. Организации-источники комплектования полного приема передают на хранение в государственные, муниципальные архивы после проведения экспертизы ценности полный комплекс документов постоянного срока хранения. Организации-источники комплектования группового выборочного приема передают на хранение в государственные, муниципальные архивы полный комплекс документов постоянного срока хранения от отдельных организаций из всей их группы. Организации-источники комплектования повидового выборочного приема передают на хранение в государственные, муниципальные архивы только отдельные виды документов постоянного срока хранения.
Объем выборочной совокупности (организаций или документов) определяется каждым архивом с учетом: количества и однородности организаций определенного вида; ценности и однородности определенных видов документов.