Анализ различных структур управления ВЭД предприятий и функциональных обязанностей их специалистов

В практике российских предприятий на современном этапе наиболее распространены отделы ВЭД (ОВЭД), департаменты ВЭД и внешнеторговые фирмы (ВТФ). Общим для всех форм организации управления ВЭД предприятия выступают их функциональная направленность и решаемые задачи.

Основной функцией организации управления ВЭД является углубление торговых отношений с иностранными партнерами. В соответствии с этим задачи всех форм организации управления ВЭД сводится к следующим:

• планирование, организация и непосредственное осуществление внешнеэкономических сделок в рамках утвержденной номенклатуры;

• наращивание объемов экспорта, совершенствование его товарной и региональной структуры;

• повышение эффективности импортных закупок в соответствии со стратегией развития предприятия;

• повышение конкурентоспособности продукции за рубежом содействие улучшению ее качества за счет сбора и анализа рекламации и отзывов клиентов, доведения соответствующей информации до разработчиков и производителей продукции;

• изучение и анализ конъюнктуры мирового рынка соответствующей продукции, разработка предложений по совершенствованию внешнеэкономических операций;

• систематическое изучение деятельности важнейших отечественных и зарубежных конкурентов, анализ их сильных и слабых сторон;

• налаживание научно-технического и производственно-инвестиционного сотрудничества с фирмами зарубежных стран;

• организация послепродажного сервиса за рубежом;

• постоянное совершенствование системы управления ВЭД на предприятиях;

• участие во внешнеторговом ценообразовании, разработке ценовой стратегии и политики предприятия;

• контроль за выполнением обязательств по заключенным контрактам: контроль за организацией отгрузки, страхования, таможенной очистки и транспортировки товаров, контроль платежно-расчетных операций, анализ рекламаций;

• анализ эффективности внешнеэкономических операций;

• организация и участие в проведении переговоров с зарубежными партнерами;

• подготовка предложений по рекламным акциям, по участию в международных выставках, ярмарках.

ОВЭД является структурным подразделением предприятия и осуществляет функции управления ВЭД как элемента единой системы внутрифирменного управления. Как правило, ОВЭД имеет немногочисленный штат сотрудников и линейную структуру управления (рис. 4.).

В обязанности начальника ОВЭД входят:

• общая координация деятельности работников ОВЭД и реализации ими своих полномочий в сфере развития ВЭД предприятия;

• разработка и согласование программ и планов развития ВЭД, бизнес-планов, бюджетов, отчетов, других документов по вопросам управления ВЭД, маркетингом, инновациями, персоналом и информацией ОВЭД, а также мероприятий по их исполнению;

Начальник ОВЭД

Экономист по ВЭД

Менеджер по ВЭД

Специалист по международному маркетингу

Специалист по маркетингу

Протокольное бюро

Инженер-переводчик

Юрист

Рис. 4. Схема примерной организационной структуры ОВЭД

• организация информационной системы ОВЭД по конъюнктуре мировых и российского рынков экспортируемой (импортируемой) продукции. Получение информации от внешних источников, передача необходимой информации, касающейся деятельности ОВЭД, не составляющей коммерческую тайну, внешним пользователям;

• изучение законодательных и нормативных актов, регулирующих экономические процессы, включая ВЭД, в России и странах контрагентов, изучение специализированной литературы и документации, необходимых для выполнения своих должностных обязанностей и повышения квалификации;

• сбор информации о состоянии мирового рынка соответствующей продукции, внутреннего рынка России, определенных стран нижнего (как правило, для предприятий Ростовской области это - Украина, Казахстан, Белоруссия) и дальнего зарубежья (Турция, Алжир, Италия, Марокко, Египет и др.), ее обработка, своевременная передача руководителям предприятия и других служб и отделов, если она затрагивает их интересы;

• анализ получаемой информации, оценка и прогноз конъюнктуры рынков соответствующей продукции, динамики внутренних и мировых цен, представление информации и рекомендаций руководителю в структурным подразделениям предприятия;

• анализ конкурентоспособности продукции предприятия на рынке, сопоставление ее потребительских свойств, цены, издержек производства и обращения с аналогичными показателями продукции конкурентов. Изучение деятельности конкурентов;

• поиск новых партнеров и рынков сбыта продукции предприятия на внешнем рынке, изучение возможностей расширения ассортимента продукции предприятия, реализуемой на внешнем и внутреннем рынках, разработка новых направлений деятельности ОВЭД (транспортно-экспедиторское обеспечение, страхование и т.д.);

• формирование базы данных о фирмах партнерах (досье фирм);

• изучение коммерческих предложений предприятия, расчет себестоимости его продукции, уровня рентабельности возможных внешнеторговых сделок, проведение сравнительного анализа рентабельности внешнеторговых и внутрироссийских поставок;

• проведение переговоров, переписки с потенциальными партнерами, разработка внешнеторговых контрактов (по согласованию с соответствующими службами предприятия), дальнейшая координация действий по исполнению заключенных внешнеторговых контрактов;

• контроль за выполнением обязательств по внешнеэкономическим договорам;

• своевременное предоставление четких инструкций и контроль за правильным оформлением отгрузочных документов по внешнеэкономическим поставкам предприятия;

• осуществление представительских функций в интересах предприятия в органах государственной власти, организациях и обществах, связанных с деятельностью ОВЭД, других служб и отделов предприятия в пределах своих полномочий;

• участие в разработке и исполнении мероприятий, направленных на снижение степени риска в ВЭД предприятия;

• представление на утверждение руководителю предприятия проектов-приказов, распоряжений, указаний, инструкций и других документов, относящихся к деятельности ОВЭД и полномочиям начальника по вопросам управления финансами, производством, маркетингом, инновациями, информацией ОВЭД;

• исполнение приказов, указаний, распоряжений, решений, инструкций и других документов, утвержденных руководителем предприятия и его заместителем;

• своевременное принятие оптимальных решений по всем вопросам, относящимся к задачам и полномочиям начальника, в том числе при серьезных и неожиданных нарушениях стабильности деятельности ОВЭД;

• предоставление рекомендации по выработке ценовой политики предприятия;

• постоянное повышение квалификации;

• полное использования всех ресурсов ОВЭД для максимально эффективной работы службы;

• разработка и проведение мероприятий по снижению уровня затрат, связанных с деятельностью ОВЭД.

Экономист по ВЭД выполняет обязанности, включающие:

• разработку планов реализации внешнеэкономических сделок (текущих) и развития ВЭД предприятия (стратегических);

• расчет внешнеторговых цен, их обоснование;

• оптимизацию транспортных расходов;

• координацию работы с финансово- кредитными учреждениями по вопросам кредитования ВЭД и реализации валютного контроля за реализуемыми предприятием внешнеэкономическими сделками.

Оформление документации по валютному банковскому контролю;

• осуществление международных расчетов, составление отчетов и графиком платежей на неделю и на месяц;

• анализ эффективности заключенных и исполненных внешнеэкономических сделок;

• планирование и экономическое обоснование расширения ассортимента продукции, предназначенной для экспорта.

В обязанности менеджера по ВЭД входит:

• поиск поставщиков, установление контакта с ними посредством переписки;

• организация и проведение переговоров с иностранными конкурентами;

• подготовка проектов внешнеторговых контрактов и другой товаросопроводительной документации, их своевременный перевод на иностранные языки;

• прием (размещение) заказов на экспорт (импорт) продукции и контроль за их выполнением;

• ведение информационного банка данных о потенциальных партнерах.

В функции специалиста по маркетингу входит:

• исследование конъюнктуры мировых рынков соответствующей продукции, потребительского спроса на нее;

• отслеживание ассортимента и координация закупок;

• установление требований в отношений количества, периодичности поставок;

• анализ и мониторинг основой конъюнктуры зарубежных рынков, сбор информации для приведения базовой цены;

• разработка мероприятий по продвижению собственной продукции на внешние рынки;

• посещение международных выставок (универсальных и по профилю экспортируемой (импортируемой) предприятием продукции).

Обязанности специалиста по логистике включают:

• расчет транспортных и таможенных расходов;

• выбор способа и маршрута доставки, разработка схем доставки товара в целях минимизации платежей, выбор вида транспорта;

• консолидацию сборных грузов;

• оформление транспортных и таможенных документов;

• работу со складами, таможенными терминалами, страховыми и транспортными фирмами;

• таможенное декларирование и оформление внешнеторговых грузов;

• контроль за выполнением сроков доставки товаров, подачи транспортных средств под погрузку (выгрузку).

Протокольное бюро осуществляет техническую (перевод различной документации, обеспечивающей реализацию внешнеэкономических сделок, помощь в организации переговоров) и юридическую поддержку (при составлении внешнеторгового контракта, урегулировании споров в арбитражном суде, анализе рекламации, взыскании штрафных санкций и т.п.).

При нарастании объемов внешнеторговых операций, их усложнении происходит преобразование ОВЭД в департамент ВЭД, являющийся сравнительно обособленным подразделением предприятия, но не имеющий самостоятельного баланса и организационно-правового статуса, как внешнеторговые фирмы. Структура департамента ВЭД усложняется, и штат сотрудников включает: начальника департамента, заместителя, экономиста по ВЭД, менеджеров по экспорту (импорту), эксперта по таможенному оформлению, специалистов по международному маркетингу, транспортному агентированию, контролю качества экспортной продукции, который взаимодействует с государственными органами (например, с Госстандартом, Госхлебоинспекцией, Департаментом ветеринарии, Службой по карантину растений, региональными Администрациями, ТПП и др.), бухгалтера по ВЭД, переводчиков, юриста и др.

Внешнеторговая фирма (ВТФ), как правило, имеет права юридического лица и ведет самостоятельный баланс (характерно для холдинговых структур). Объединение-учредитель сохраняет полный контроль за деятельностью ВТФ, но строит с ней свои отношения на договорной основе. Экономическая целесообразность такого подхода определяется повышением стимулов фирмы как самостоятельного хозяйственного субъекта к максимизации прибыли, повышению рентабельности сделок, к расширению круга клиентов.

Приобрела юридический статус самостоятельного посредника, ВТФ остается для объединения фактически собственной службой ВЭД, а также источником дополнительных коммерческих возможностей и прибылей.

Структура ВТФ может быть построена на линейно-функциональному (встречается чаще всего) или дивизиональному типу. На рис. 4.1. приводится структура ВТФ линейно-функционального типа на примере машиностроительного предприятия, осуществляющего и экспортные, и импортные операции.

Директор ВТФ

Зам. директора по общим вопросам

Зам. директора по маркетингу

Зам. директора по экономике

Зам. директора по коммерческой работе

Протокольно-визовый отдел

Бухгалтерия

Юридический отдел

Канцелярия

Отдел кадров

Отдел изучения конъюнктуры и цен

Отдел рекламы и выставок

Отдел после-продажного обслуживания

Отдел анализа рекламиций

Планово-экономический отдел

Валютный отдел

Технический отдел

Отдел патентов и лицензий

Отдел экспорта

Отдел импорта

Транспортный отдел

Складское хозяйство

Рис. 4.1. Схема примерной организационной структуры ВТФ линейно-функционального типа

При построении ВТФ как дивизиональной структуры распределение специалистов будет происходить по регионам деятельности предприятия.

Таким образом, эффективность ВЭД зависит от обеспечения четко отлаженной системы взаимодействия во внутрифирменной структуре предприятия, осуществляющей реализацию внешнеэкономических операций, обладающей высокой адаптивностью к влиянию внешней среды.