Письмо-предложение (оферта)

Письма-предложения (оферты) имеют целью сделать адресату официальное предложение относительно поставки (допоставки) той или иной продукции с указанием конкретных условий сделки.

Предложение может быть направлено по инициативе продавца, экспортера в ответ на запрос покупателя или на основе твердой договоренности о заключении сделки. В предложении обычно указываются наименование предлагаемого товара, количество и качество товара, цена, срок поставки, условия платежа, род упаковки и другие условия поставки в зависимости от характера товара. Предложения такого типа аналогичны договору о купле-продаже, имеют юридическую силу и подлежат обязательному рассмотрению, результаты которого отсылаются в виде официального ответа.

Предложение может быть твердым и свободным. Если предложение на определен-ный товар делается только одному покупателю и указывается срок, в течение кото-рого продавец считает себя связанным условиями предложения, то оно считается твер-дым. Срок действенности предложения - необходимый реквизит твердого предложения, так как он определяет срок его обязательности по отношению к продавцу. Если предло-жение делается без всяких обязательств со стороны продавца, то оно считается свобод-ным.

Отличительная особенность оферты - исключительная конкретность и точность в изложении условий предполагаемой коммерческой сделки (сроков, номенклатуры продук-ции, ее количества, порядка расчетов и т. п.). Эта особенность и определяет саму структу-ру и стиль письма-оферты.

В заголовке к тексту письма употребляются стандартные выражения:

· О предложении на поставку...

· О поставке... и т. п.

Важным является и выбор наиболее удачной формы предложения. Наименее эффективным на практике оказывается вариант письменного обращения, начинающийся со слов «Предлагаю (предлагаем)...». Более правильным считается сделать небольшой комплимент адресату - сослаться на его безупречную репутацию, поблагодарить за прояв-ленный интерес к вашему предложению. Поэтому начинать такое письмо следует с использованием формулировок:

· Учитывая безупречную репутацию фирмы...

· Принимая во внимание многолетнее и взаимовыгодное сотрудничество ...

· Подтверждаем с благодарностью получение Вашего запроса и сообщаем...

· В ответ на Ваш запрос и в подтверждение нашей договоренности (теле-фонного разговора) мы можем (могли бы) отправить Вам...

· Благодарим Вас за внимание и интерес, проявленный Вашим предприятием...

·

В тексте письма-оферты, как правило, используют следующие формулировки:

· описание предложения

o Предлагаю (предлагаем)...

§ ...Вашему вниманию...

§ ...на Ваше рассмотрение...

o Имеем честь предложить...

§ ...Вашему предприятию...

§ ...вниманию Вашего руководства...

· описание количества, качества продукции (товара, услуги)

o Предлагается...

§ ...следующие услуги...

§ ....следующие товары...

o Количество продукции составит...

o Качество услуг подтверждается прилагаемым к письму сертификатом...

· cтоимость и сроки поставки

o Срок поставки: по договоренности

o Вы получите заказанную продукцию в течение ... дней с момента...

o Товар будет поставляться в соответствии с графиком...

o Условия платежа - наличный расчет

o Условия платежа изложены подробно в прилагаемом ...

o Цена товара составляет ... руб. за единицу...

o Цена услуги определена с учетом...

o Цена продукции равняется ... руб. за единицу и сформирована с учетом...

o Оплата производится через ... отделение ... банка...

o Условия и порядок оплаты определены в...

Поскольку оферта предполагает получение ответа, то в заключительной её части часто используются следующие стандартные выражения:

o Настоящее предложение действительно до..

o Указанное предложение сохраняет свою силу до...

o Это предложение действует в течение ... с момента...

o Просим прислать ответ не позднее ... с. г.

o Просим ответить нам в течение ... дней от даты отправления настоящего письма

Образец бланка письма-оферты

Рекламное письмо

Рекламное письмо - служебное письмо, содержащее описание рекламируемых товаров и услуг в форме, стимулирующей интерес к их приобретению, или содержащее сведения о фирме.

Заголовок - это самые важные несколько слов, по которым люди судят, читать рекламный текст или нет. Заголовок должен привлекать внимание, вводить в главную часть текста, и содержать то, что интересует читателя. Заголовок набирается более крупным шрифтом, чем основная часть объявления. Он должен обещать пользу от покупки, не должен быть двусмысленным, т.к. читатель может понять не то, что вы имели ввиду. Заголовки должны задерживать внимание, общая площадь заголовков должна составлять не больше 1/10 площади текста.

Каждое рекламное письмо должно содержать некоторый центральный тезис - рекламный аргумент, который сообщает о важнейшей особенности товара, или каких-либо существенных сведениях.

При составлении рекламного письма целесообразно руководствоваться следующими правилами:

1. Высказывания должны быть простыми. В рекламных письмах следуют упрощать мысль, пользоваться повседневными выражениями и словами, а также короткими предложениями, содержание которых сразу может понять каждый человек.

2. Нужно избегать длинного нудного пересчета.

3. Следует быстро переходить к сути дела, избегать ненужных слов, в частности прилагательных, объяснять свое предложение экономно, но никогда не жертвовать словами, которые являются необходимыми для поддержания стиля и ритма.

Назначение рекламного текста обычно состоит в том, чтобы убедить людей, что именно ваш товар лучший. Больше места следует уделите описанию тех полезных свойств товаров или услуг, которые вы хотите предложить. В описании используйте только преимущества, которые получит партнер от работы с вами и использовании вашего товара или услуг.

Не следует писать много о вашей компании, пишите только самое необходимое: сколько лет фирма работает на рынке, дайте информацию о некоторых из ваших известных партнеров. Не перегружайте письмо информацией о своей фирме. Нельзя половину письма занимать только описанием себя.

Пример оформления рекламного письма:

v Письма, связанные с обращениями и по выполнению тех или иных действий или оказанию услуг

Данную группу образуют следующие виды писем:

• письмо-просьба;

• письмо-заявка;

• письмо-запрос;

• гарантийное письмо.

Письмо-просьба

Письмо-просьба– служебное письмо, цель которого – получение информации, услуг, товаров, необходимых организации-автору.

Огромное количество управленческих ситуаций дают повод для составления писем-просьб. Письмо-просьба должно содержать обоснование просьбы и изложение самой просьбы. Обоснование должно предшествовать изложению просьбы. Обоснование может отсутствовать в случаях очевидности просьбы, его типового характера, а также в случае если осуществление действий, составляющих просьбу, является обязанностью организации, подразделения, должностного лица.

Просьба излагается с по-мощью глагола «просить»:

«Просим Вас провести...»;

«Просим Вас предоста-вить...»;«Просим Вас сообщить...» и т.д.

Просьба может формулиро-ваться и без глагола «просить», например:

- «Надеемся на положительное решение вопроса...»; «Надеемся, что Вы сочтете возможным рассмотреть наше обра-щение» и т.п.

В одном письме может содержаться несколько просьб. В этом случае используются следующие языковые обороты:

«Также просим Вас рассмо-треть (предоставить, про-вести...)»; «Одновременно просим Вас...».

Главная цель данного письма - убедить, доказать в необходимости исполнения просьбы, поэтому в тексте письма приводятся убедительные доказательства, прилагаются расчеты, сметы и другие подтверждающие

основания, которые оформля-

ются реквизитом «приложение». Пример оформления письма-просьбы

Письмо-просьба оформляется на бланке письма. Обязательными реквизитами письма-просьбы являются: наименование организации, справочные данные об органи-зации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе.

Письмо-заявка

Письмо-заявка - разновидность письма-просьбы. Отличие от письма просьбы в том, что в этом случае обоснование просьбы отсутствует. Обычно письма-заявки не требуют письменного ответа. В ответ на письмо-заявку получателем осуществляются определенные действия по реализации заявленной просьбы.

Пример оформления письма-заявки:

Письмо-запрос

Письмо-запрос – служебное письмо, направляемое с целью получения каких-либо официальных сведений или документов.

Текст письма-запроса содержит обоснование необходимости предоставления сведений или материалов и собственно изложение запроса. В обосновании могут содержаться ссылки на законодательные и иные нормативные акты, организационно-правовые документы, так как организация не имеет права запрашивать сведения, не обусловленные ее функциональной деятельностью.

В целом письма-запросы составляются так же, как письма-просьбы. Письма-запросы, как правило, подписываются руководителем организации или официально уполномоченным на это должностным лицом.

Письмо-запрос требует письма-ответа.

Письмо-запрос оформляется на бланке письма.

Обязательными реквизитами письма-запроса являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе.

Пример оформления письма-запроса:

Гарантийное письмо

Гарантийное письмо – служебное письмо, содержащее обязательство или подтверждение.

Гарантийные письма составляются с целью подтверждения определенных обещаний или условий и адресуются организации или отдельному лицу. Гарантироваться могут оплата работы, продукции, услуг, аренды, качество и сроки выполнения работы и др. В тексте гарантийного письма содержатся просьба в адрес корреспондента и юридически значимая формула: «Оплату (предоставление услуг и т.д.) гарантируем». Эта фраза является юридически значимым компонентом текста. Если в письме гарантируется произвести оплату, автор сообщает свои банковские реквизиты.

В таких письмах используются стандартные выражения:

- «фирма гарантирует …»;

- «просим выслать в наш адрес наложенным платежом, оплату гарантируем …»;

- «сроки поставки гарантируем …»;

- «качество изделий гарантируем...».

Гарантийные письма всегда подписываются двумя лицами: руководителем орга-низации и главным бухгалтером. Гарантийные письма также удостоверяются печатью организации.

Гарантийное письмо оформляется на бланке письма.

Обязательными реквизитами гарантийного письма являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, оттиск печати, отметка об исполнителе.

Пример оформления гарантийного письма:

v Письма-ответы

Данную группу образуют следующие виды писем:

• письмо-ответ;

• письмо-подтверждение.

Письмо-ответ

Письмо-ответ – служебное письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу или письмо-запрос. Ответ может быть положительным (письмо-согласие) или отрицательным (письмо-отказ).

Первое и основное правило - не следует затягивать с ответом, заставлять вашего корреспондента ждать. Если обстоятельства складываются так, что вы не можете дать ответ в установленный срок, сообщите об этом адресату, а также о тех сроках, в который вы можете дать ответ окончательно. Непременно извинитесь за задержку, указав при этом ее объективную причину.

При составлении писем-ответов должен соблюдаться принцип параллелизма в аспектах содержания, который отражается в языке ответной корреспонденции. Это означает:

• Наличие в письме-ответе ссылки на первоначальное письмо и его тему. Не следует ссылку на поступившее письмо включать в текст письма-ответа («На Ваше пись-мо от______№__...»). Для ссылки на поступившее письмо в составе реквизитов бланка есть реквизит «Ссылка на дату и номер поступившего документа«, куда и вносятся сведения об инициативном письме.

• Использование одинаковых языковых средств выражения (прежде всего терминологии) в обоих письмах при условии, что письмо-просьба было составлено грамотно в языковом отношении. Допущенные автором письма-просьбы ошибки переносить в письмо-ответ не допускается.

• Сопоставимость объемов информации и аспектов содержания в обоих письмах

• Соблюдение определенной последовательности в изложении аспектов содержания.

Текст письма-отказа обычно начинается с повторения просьбы. Далее излагаются результаты рассмотрения просьбы, мотивируется отказ и констатируется сам отказ. Отрицательный ответ должен быть обоснован, нельзя просто отказать в просьбе без объяснения, поэтому письмо-отказ целесообразно начинать с обоснования отказа: «В связи с…». В случае отрицательного ответа рекомендуется сообщить адресату информацию о том, кто, на каких условиях, когда может дать положительный ответ на данную просьбу или запрос, если автор письма такой информацией располагает.

Используются следующие формы изложения отказов:

ü Ваше предложение отклоняется по следующим причинам...

ü Направленный в Ваш адрес проект соглашения о совместных действиях отклоняется по следующим причинам...

ü Сожалеем, но наша фирма не может принять Ваше предложение...

Письмо-ответ оформляется на бланке письма.

Обязательными реквизитами письма-ответа являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер и дату, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе.

Пример оформления письма-согласия:

Пример оформления письма-отказа:

Письмо-подтверждение

Письмо-подтверждение – служебное письмо, в котором адресат подтверждает получение сведений, документов или других материалов, подтверждает ранее достиг-нутые договоренности, намерения и т.п.

Если подтверждается предварительная договоренность, в тексте письма следует коротко изложить ее суть; если подтверждается получение документов, необходимо назвать их и т.д. Ключевой языковой формулой этой разновидности писем является:

ü «Подтверждаем (получение документов, предварительную договоренность, согласие на ...) ».

Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложени-ем.

Письмо-подтверждение оформляется на бланке письма. Обязательными реквизи-тами письма-подтверждения являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер и дату, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе.

Пример оформления письма-подтверждения:

v Письма претензионного характера

Данную группу образуют следующие виды писем:

• письмо-напоминание

• письмо-требование

• претензионное письмо (письмо-рекламация)

Письмо-напоминание

Письмо-напоминание– служебное письмо, используемое в тех случаях, когда организация-партнер не выполняет взятые на себя обязательства или принятые договоренности.

Текст письма-напоминания, как правило, состоит из двух частей: ссылки на офици-альный документ, в котором зафиксированы обязательства сторон или обстоятельства, в связи с которыми организация обязана предпринять определенные действия, и просьбы выполнить те или иные действия.

Письмо-напоминание может заканчиваться указанием на санкции, к которым вынуждена будет прибегнуть организация – автор письма, если адресат не выполнит взятые на себя обязательства.

Ключевыми фразами письма-напоминания являются:

ü «Напоминанием Вам…»;

ü «Вторично напоминаем Вам…»;

ü «Обращаем Ваше внимание на то, что…»;

ü «Ставим Вас в известность, что…».

Письмо-напоминание оформляется на бланке письма. Обязательными реквизитами письма-напоминания являются: наименование орга-низации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе.

Пример оформления письма-напоминания:

Письмо-требование

Письмо-требование–служебное письмо, цель которого – заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей.

Письма-требования, как правило, – письма сложной структуры. В них обязательно излагаются условия заключенных договоренностей со ссылкой на конкретные документы, излагается существо сложившейся ситуации, формулируются требования о необходимос-ти выполнения обязательств и излагаются действия, которые последуют, если обязатель-ства не будут выполнены.

Ключевыми фразами в письмах-требованиях могут быть:

- «Требуем выполнить взятые на себя обязательства…»;

- «Срочно требуем выполнить (выслать, предоставить, перечислить)…»;

- «Требуем незамедлительно выполнить… и т.д.».

Описание действий, которые последуют в случае неисполнения адресатом своих обязательств, может формулироваться следующим образом:

- «В противном случае дело будет передано в Арбитражный суд...»;

- «В противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции...»;

- «В противном случае мы не несем ответственности за последствия...» и т.п.

Письмо-требование оформляется на бланке письма. Обязательными реквизитами письма-требования являются: наименование организации, справочные данные об орга-низации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины поста-новки на учет, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту (при составле-нии письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе.

Пример оформления письма-требования: