Реквизит 16 – Гриф утверждения документа

Гриф утверждения – реквизит официального документа, придающий ему административную силу.

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению,приводится в приложении № 4 к Государственной системе документационного обеспечения управления (ГСДОУ):

акты (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования; списания; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.);

договоры (о производстве работ, материально-техническом снабжении, аренде помещений; о поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, материальной ответственности и т.д.);

задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т.д.);

инструкции (правила) — (должностные; по документационному обеспечению управления; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.);

нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и т.д.);

отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.);

перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и др. организаций с указанием сроков хранения материалов и т.д.);

планы (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; кооперированных поставок продукции; распределения продукции по установленной номенклатуре; доходов по жилищно-коммунальному хозяйству, по капитальному ремонту; работы коллегии, научно-технического совета, ученого совета и т.д.);

положения (о министерстве; структурном подразделении; премировании и т.д.);

программы (проведения работ и мероприятий; командировок и т.д.);

расценки на производство работ;

сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений; использования средств фонда предприятия; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т.д.);

стандарты (государственные, отраслевые, республиканские, технические условия);

структура и штатная численность;

тарифные ставки;

уставы государственных предприятий (объединений); совхозов, входящих в состав объединений и т.д.);

формы унифицированных документов;

штатные расписания и изменения к ним.

ГСДОУ – документ, разработанный в 1988 году, конечно, морально устарел. Естественно, и в этот перечень время вносит свои коррективы. Договоры (о производстве работ, материально-техническом снабжении, аренде помещений; о поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, материальной ответственности и т.д.) теперь не утверждаются, а подписываются сторонами договора.

Сейчас практически не встречается такой документ как «Структура и штатная численность», так как все, что было в этом документе, входит в штатное расписание.

Перечень конкретных документов организации, подлежащих утверждению, рекомендуется привести в инструкции по делопроизводству организации или других локальных нормативно-правовых актах, и тогда при подготовке проектов документов у работников организации не будет возникать вопроса: оформлять гриф утверждения документа или он в данном случае не нужен.

Документ может быть утвержден должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом (приказом, постановлением). Следует заметить, что издавать приказ (или другой распорядительный документ) об утверждении какого-либо локального (внутреннего) нормативного акта следует только в том случае, если есть необходимость изложить в этом приказе какую-либо дополнительную информацию, связанную с введением в действие утверждаемого документа. В остальных случаях достаточно грифа утверждения с личной подписью руководителя.

Ниже представлены способы утверждения некоторых документов:

Наименование (формы) документа	Утверждается должностным лицом	Утверждается документом	Примечания
Локальные нормативные акты	+	+
Штатное расписание (унифицированная форма № Т-3),	_	+ (приказом)	Утверждены постановлением Госкомстата России от 05 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»
График отпусков (унифицированная форма № Т-7)	+	-
Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы	+	-
Номенклатура дел организации	+	-	См. «Основные правила работы архивов организаций»
Опись дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения; опись дел по личному составу	+	-
Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению	+	-
Акт приема-передачи дел при смене руководителя архива	+	-

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Президент ЗАО «Магхлеб»

Личная подпись В.А. Фролов

Дата

ГОСТ Р 6.30-2003 гласит: «Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа». Подтверждение этих слов находим и на схемах расположения реквизитов – в приложениях к стандарту на рис. А1, А2. Данный реквизит показан в верхнем правом углу документа вне рабочей зоны документа – на служебном поле. На служебном поле документа оформляются реквизиты, отражающие обработку и движение документа. Относительно места расположения данного реквизита в специальной литературе нет единодушия. Многие делопроизводители считают, что в ГОСТ Р 6.30-2003 в схемах расположения реквизитов допущена ошибка: место для размещения грифа утверждения указано в области верхнего поля, в то время, как он должен быть расположен в той же зоне, что и адресат (реквизит 15): эти два реквизита являются взаимоисключающими. На наш взгляд, основным нормативным документом является все же ГОСТ Р 6.30-2003, в котором размещение грифа утверждения в правом верхнем углу документа регламентировано дважды (видимо, во избежание типичных ошибок): в описании требований к реквизиту (п. 3.16) и в схемах расположения реквизита. Однако гриф утверждения имеет разные способы оформления, может быть разным по объему в зависимости от управленческой ситуации, отраженной в нем. Поэтому он может выйти далеко за пределы установленных размеров полей и, как следствие, документ невозможно будет оформить на бланке. В связи с этим в каждой организации вопрос об оформлении реквизита и документов, требующих его оформления, решается самостоятельно.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне, при этом наименования организаций включаются в наименования должностей лиц, утверждающих документ.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

УТВЕРЖДЕН

решением общего собрания

акционеров от 05.04.2003 № 14

или:

УТВЕРЖДЕНО

приказом ВНИИДАД

от 05.04.2003 № 82

Формы УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕНЫ зависят от реквизита 10 – наименование вида документа: ключевое слово реквизита должно быть согласовано в роде и числе с наименованием вида утверждаемого документа: ПЛАН – УТВЕРЖДЕН, ИНСТРУКЦИЯ – УТВЕРЖДЕНА, ПОЛОЖЕНИЕ – УТВЕРЖДЕНО, ПРАВИЛА – УТВЕРЖДЕНЫ.

Элементы реквизита «Гриф утверждения документа» допускается центрировать относительно самой длинной строки:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ОАО «Новые технологии»

Личная подпись Л.В. Кузнецов

Дата

Государственный стандарт не регламентирует размер шрифта и междустрочный интервал при оформлении грифа утверждения. Практика подсказывает, что его надо оформить так, чтобы, с одной стороны, реквизит органично смотрелся на документе и, с другой стороны, чтобы было достаточно места для подписи должностного лица и для написания даты утверждения. Поэтому можно порекомендовать:

· использовать шрифт, не слишком отличающийся от текста документа;

· отделить увеличенным междустрочным интервалом (6... 12 пт) от ниже расположенного текста слово УТВЕРЖДАЮ (УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО);

· отделить увеличенным междустрочным интервалом (на 6... 12 пт) от выше расположенного текста строки для подписи и указания даты.

Утверждаемый документ должен быть подписан. Следовательно, реквизит «подпись» является взаимодополняющим к реквизиту «гриф утверждения».

Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется в Табеле унифицированных форм документов или в Инструкции по делопроизводству организации. Основанием для составления перечня являются законодательные и ведомственные нормативные акты, устанавливающие обязательную процедуру утверждения тех или иных документов.