Информационно-справочные документы

В деятельности УПФР в г. Добрянке Пермского края

Принятие управленческих решений базируется на обработке информации, которая свидетельствует о фактическом положении дел в системе управления и содержится в различных источниках, эту группу документов принято называть – информационно-справочная документации [65, c. 255].

Сущность информационно-справочных документов заключается в том, что они выполняют служебную роль по отношению к организационно-правовым документам, они не содержат поручений и не обязывают действовать строго предписанным образом, как распорядительные документы. Эти документы инициируют управленческие решения, то есть сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения [65, c. 236].

Информационно-справочные документы являются формой передачи информации с одного уровня управления на другой, а также основанием для принятия управленческого решения, издания распорядительного документа [76, c. 11].

Основными видами и разновидностями информационно-справочных документов, применяемых в деятельности Управления, показано на Рисунке 7.

Рис. 7. Виды ИСД функционирующие в Управлении

Для фиксирования хода расширенных совещаний Управления Пенсионного фонда Российской Федерации в г. Добрянке Пермского края, а также заседаний постоянно действующей экспертной комиссии применяют протоколы.

Протоколысоставляются на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др. Материалы к обсуждению представляются структурными подразделениями Управления, на которые возложена их подготовка, не позднее, чем за 15 дней до даты, предусмотренной планом работы коллегиального органа [76, c. 12].

Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагается на специалиста – эксперта (по кадрам и делопроизводству) и сотрудников подразделений, готовивших вопросы к обсуждению. Текст протокола готовится в течение трех дней после заседания. Проекты соответствующих пунктов протокола визируются ответственным за его подготовку специалистом – экспертом (по кадрам и делопроизводству).

Подлинники документов по вопросам, рассмотренных на заседании, подшиваются в дело специалистом – экспертом (по кадрам и делопроизводству) вместе с выпиской из протокола о принятых решениях.

Копии протоколов заседаний, копии повесток дня заседания и материалов к заседаниям уничтожаются по минование надобности в них, причем копии протоколов уничтожаются, только после составления соответствующего акта.

Текст протокола состоит из двух частей – вводной и основной. Во вводной части содержится следующая информация:

1. Председатель или председательствующий;

2. Секретарь;

3. Список присутствующих или отсылка к прилагаемому списку присутствующих;

4. Повестка дня;

5. Докладчики по каждому пункту повестки дня.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему. В последнем случае в тексте делается сноска «Текст выступления прилагается». Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью, в отдельных случаях приводятся итоги голосования.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и специалистом – экспертом (по кадрам и делопроизводству). Датой протокола является дата заседания.

Протоколу присваиваются порядковые номера в пределах календарного года. Номер постановления (решения), принятого на заседании, состоит из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса [53, c. 24].

Протокол имеет следующие реквизиты:

1.Наименование документа – слово ПРОТОКОЛ печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом и выравнивается по центру;

2.Дата и номер протокола – дата оформляется цифровым способом и печатается через два интервала ниже предыдущего реквизита. Датой протокола является дата протоколируемого события;

3.Вид заседания, совещания – отделяется от предыдущего реквизита двумя интервалами, полужирным шрифтом и выравнивается по левому краю.

4.Подпись – отделяется от текста тремя интервалами и включает наименование должностного лица, председательствовавшего на заседании (совещании) и секретаря, их личные подписи, расшифровки подписей (инициалы и фамилия).

В необходимых случаях для ознакомления с решениями, принятыми в ходе работы коллегиального органа и их исполнения оформляется выписка из протокола. Непосредственно под реквизитом «Наименование организации» прописными буквами печатается реквизит «Наименование вида документа» - слова «ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА». Вводная часть оформляется полностью, а из основной части берется та информация, которую необходимо довести до сведения заинтересованных лиц. Оформляются слова «Председатель» и «Секретарь» и их фамилии с инициалами. Реквизит «Отметка о заверении копии» оформляется специалистом – экспертом (по кадрам и делопроизводству) для подтверждения соответствия выписки подлиннику протокола после реквизита «Подпись».

Информировать начальника Управления об имевших место событиях, фактах, явления, сложившейся ситуации, требующей дальнейшего разрешения, призвана служебная (докладная) записка. Она может быть составлена как по указанию начальника, или структурного подразделения Управления, так и по инициативе структурного подразделения, конкретного работника.

Служебная (докладная) записка бывает внешней и внутренней [74, 17].

В Управлении чаще применяют внутреннюю служебную (докладную) записку, она оформляется на трафаретных формах по типу общего бланка и подписывается руководителем структурного подразделения или составителем.

В состав реквизитов внутренней служебной (докладной) записки входят:

1. Наименование структурного подразделения;

2.Наименование вида документа – печатается прописными буквами полужирным шрифтом;

3.Дата – дата подписания записки;

4.Регистрационный номер;

5.Адресат;

6.Заголовок к тексту;

7.Текст – оформляется от первого единственного числа и состоит из двух частей. В первой указывается основанием или причина составления записки, основное содержание вопроса, точное и объективное описание события, факта, по поводу которого составлена записка; содержится оценка события составителем и другая аргументированная информация о необходимости принятия тех или иных управленческих решений. Во второй части формулируются выводы, предложения и рекомендации.

8.Подпись.

Нарушение трудовой и технологической дисциплины, невыполнение какого-либо поручения и его причины отражаются в объяснительной записке. Она составляется структурным подразделением или конкретным должностным лицом [38, с. 10].

В Управлении встречаются объяснительные записки, оформленные рукописным и печатным способом на стандартном листе бумаги. Реквизитами объяснительной записки являются: наименование структурного подразделения, дата, номер, заголовок к тексту, адресат и подпись. Объяснительная записка подписывается составителем, датой является дата ее подписания [38, с. 12].

Следующий вид информационно-справочных документов Управления ПФР в г. Добрянке, являются Служебные письма, они служат средством общения с органами исполняющими обязанности государственной власти, организациями и частными лицами.

Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией Управления ПФР (Начальника Управления) на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению Управления ПФР (Начальника Управления).

Тексты ответных писем полностью соответствуют заданиям, зафиксированным в резолюции Управления ПФР (Начальника Управления). Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.

Служебные письма печатаются на стандартных бланках письма формата А4 или А5. При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами [34, c. 115].

Текст служебного письма, как правило, раскрывает содержание одного вопроса, но не исключается отражение нескольких вопросов, но при условии, что они взаимосвязаны и рассматриваются в одном структурном подразделении организации-адресата. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа (например, «Управление ПФР считает …», «Управление ПФР рассмотрело …»).

В Управлении для оформления служебных писем применяется также бланк должностного лица. Если письмо оформлено на таком бланке, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: «прошу …», «направляю…».

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документ, являющийся основанием его подготовки. Вторая часть выделяется абзацем и содержит выводы, предложения, просьбы, решения [34, c. 120].

Содержание письма представляет собой краткую, ясную, аргументированную информацию, которая обеспечивает точное и однозначное восприятие ее содержания. Письма характеризуются использованием простых распространенных предложений. Неточность и двусмысленность изложения отсутствуют. Неправильного использования слов, терминов, а также профессионализмов, известных лишь узкому кругу лиц не наблюдается.

Проведенный анализ служебной корреспонденции показал, что Управление ПФР в г. Добрянке осуществляет переписку с органами исполняющими обязанности государственной власти, муниципальными районами Пермского края, с юридическими лицами.

Как правило, при обращении в организацию одновременно по разнородным вопросам, составляются отдельные письма по каждому из них.

Письма по объему не превышают одну – две машинописных страниц.

В УПФР при составлении служебной корреспонденции применяется следующее оформление реквизитов писем. В качестве адресата выступают организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

При адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией.

Реквизит «Адресат» располагается на бланке справа в пределах ограничительных отметок.

Применяются несколько способов оформления этого реквизита:

1) адресование документа в организацию и ее структурное подразделение:

Отделение Пенсионного фонда Пенсионный фонд

Российской Федерации Российской Федерации

2) адресование документа конкретным должностным лицам. Должность и фамилия должностного лица указываются только в том случае, если известно, кто конкретно занимается данным вопросом.

Если документ адресуется руководителю организации или его заместителю, то наименование организации входит в состав наименования должности руководителя. Например:

Генеральному директору

объединения «Строймаш»

В.Д.Иванову

При направлении документа иным должностным лицам наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном. Например:

Министерство образования и науки

Российской Федерации

Управление делами

Ведущему специалисту

А.И.Иванову

Если документ направляется лицу, совмещающему несколько должностей или выполняющему одновременно служебные и общественные функции, то документ адресуется ему по той должности, к которой относится его содержание. Указание в составе адресата все занимаемые им должности не допускается [34, c. 135].

3) адресование документа физическому лицу. Например:

Смирнову И.П.

ул. Советская, д. 25, кв. 15,

г. Березники,

Пермский край, 618400

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Полный почтовый адрес указывается составителем документа в случае его направления разовому корреспонденту, а также физическому лицу. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи.

4) адресование физическому лицу. Например:

Калинину И.П.

ул. Советская, д. 25, кв. 14,

пос. Вишерогорск,

Красновишерский р-н,

Пермский край, 618562

5) адресование юридическому лицу, например:

Государственное учреждение

Всероссийский научно-исследовательский

институт документоведения

и архивного дела

Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

Заголовок к тексту - реквизит, в краткой форме выражающий основное содержание письма, его тему. Печатается в ограничительных отметках. Точка в конце заголовка не ставится.

При направлении письма в качестве дополнения к ранее отправленному в его заголовке с новой строки в скобках оформляется подзаголовок [34, c. 145]. Например: О разъяснении вопросов при изготовлении

бланков документов и печатей исполнительными

органами государственной власти области

(в дополнение к письму от _________№ ______)

Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа. Не составляется заголовок к письмам, изготовленным на бланках формата А5.

Текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления письма, во второй - выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Если содержание письма не нуждается в пояснении и обосновании, текст содержит одну заключительную часть (например, просьбу без пояснения).

В сопроводительных письмах используется ссылка на приложения к письму. Отметка о наличии приложений располагается под текстом и может быть оформлена одним из следующих способов: 1) если приложение названо в тексте:

Приложение: на 5 л. в 1 экз.

2) если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров:

Приложение: Договор от 17 января 2000 г. № 3 на 5 л. в 2 экз.

3) при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Проект бюджета на 2003 год на 20 л. в 1 экз.

2. Пояснительная записка к проекту бюджета на 2 л. в 1 экз.

4) если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: Договор от 17 января 2000 г. № 3 и приложения к нему, всего на 25 л.

5) если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. Например:

Приложение: Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти в 2 экз.

6) если приложения направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 1 экз. только в первый адрес.

Служебные письма подписываются должностными лицами в соответствии с предоставленными им полномочиями.

Реквизит «Подпись» располагается под текстом и отметкой о наличии приложения.

В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ; личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Например:

Начальник Управления Личная подпись Инициалы, фамилия

Главный бухгалтер Личная подпись Инициалы, фамилия

Гарантийные письма, письма финансового характера оформляются на бланке и подписываются руководителем и главным бухгалтером.

Письма визируются на втором экземпляре, остающемся в деле организации. Визы проставляются в нижней части последнего листа письма. В состав визы входят подпись и должность визирующего, расшифровка подписи (инициалы, фамилия) и дата визирования.

На последней странице письма в нижнем левом углу делается отметка об исполнителе (составителе документа), которая включает фамилию исполнителя и номер его служебного телефона. Например:

Иванов

33 44 56

Согласование проекта письма со сторонними организациями оформляется через гриф согласования. Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования [34, c. 155]. Например:

СОГЛАСОВАНО

Таким образом, формой передачи информации с одного уровня управления на другой, а также основаниями для принятия управленческого решения, издания распорядительного документа в Управлении ПФР в г. Добрянке являются информационно-справочные документы.

Таким образом, оперативно-информационное обеспечение деятельности Управления находит отражение в информационно-справочных документах, в состав которых входят:

1. Протокол;

2.Служебная (докладная) записка;

3.Объяснительная записка;

4.Служебные письма.

Главное назначение заключается в документировании информации оперативного характера, преимущественно на этапе подготовки и принятия различных управленческих решений.

Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и организационно-распорядительным документам Управления. Особенностью является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к начальнику, от Управления в вышестоящие органы.

Назначение этих документов заключается в предоставлении информации о фактическом положении дел, о ситуациях, нуждающихся в корректировке посредством принятия решений. Источниками информации выступают отдельные служащие Управления, структурные подразделения Управления, вышестоящие государственные органы, юридические и физические лица.

При оформлении этих видов документов, не было выявлено замечаний, всё оформляется согласно нормативным требования.

Таким образом, документирование управленческой деятельности в Управлении ПФР, обеспечивается тремя основными системами документации: организационно-правовые; информационно-справочные, распорядительные документы. В информационно-справочных и распорядительных документах при анализе замечаний по их совершенствованию не было выявлено, они составлены и оформлены согласно нормативных требованиям. Что касается организационно-правовых документов, то необходимо пересмотреть и заново разработать инструкцию по делопроизводству и должностную инструкцию (специалиста-эксперта (по кадрам и делопроизводству), для эффективной и рациональной работы Управления.

Для разработки инструкции по делопроизводству даны рекомендации, на основании чего она должна быть разработана, так как прежние документы, на основании которых она была разработана устарели и в настоящее время не используются.

Что касается должностной инструкции специалиста-эксперта (по кадрам и делопроизводству), то в её составе нет основных разделов, регулирующих деятельность специалиста, что является неправильным и неприемлемым в данной деятельности. Поэтому в данной дипломной работе будет разработана должностная инструкция специалиста-эксперта (по кадрам и делопроизводству), и направлена в Управлении Пенсионного фонда Российской Федерации в г. Добрянке Пермского края, для утверждения и последующего введена в действии.

2.2. Специфические документы Управления ПФР

в г. Добрянке Пермского края

Современная система обязательного пенсионного страхования представляет собой высокоорганизованный финансовый институт, который обеспечивает выполнение долгосрочных государственных пенсионных обязательств. Наряду с функцией по оперативному наполнению финансовых ресурсов для текущей выплаты государственных пенсий Управление ПФР в г. Добрянке выполняет функцию по регистрации и учету застрахованных лиц, проверке достоверности, накоплению и надлежащему хранению их пенсионных обязательств от имени государства.

Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе государственного пенсионного страхования" (ред. от 25.12.2009) [7], установил правовую основу и порядок организации индивидуального (персонифицированного) учета сведений о гражданах, на которых распространяется действие законодательства Российской Федерации о государственном пенсионном обеспечении (в части трудовых пенсий).

Индивидуальный (персонифицированный) учет страховых взносов занятого населения призван содействовать решению ряда принципиальных проблем.

Во-первых, он должен привести механизмы государственной пенсионной системы в соответствие с развивающимися рыночными отношениями.

Во-вторых, без такого учета страховых взносов невозможно развить государственное пенсионное страхование в направление установления зависимости размера пенсии от страхового стажа и уплаченных страховых взносов.

В-третьих, персонифицированный учет создает возможность для более точного прогнозирования изменения численности занятого населения и пенсионеров в стране как в целом, так и по отдельным профессиям и, как следствие, более точной оценке необходимых расходов на выплату пенсий, дополнив его контролем со стороны работников.

На основании этих данных каждому работающему гражданину присваивается личный индивидуальный номер, который сохраняется за ним всю жизнь. На персональном лицевом счете, заведенном в органах Пенсионного фонда при первичной регистрации в системе пенсионного страхования, учитываются все перечисленные страховые взносы и страховые периоды за время трудовой деятельности гражданина.

Специфическими документами Управления ПФР в г. Добрянке являются документы, функционирующие в отделе персонифицированного учёта. Все документы персонифицированного учёта имеют унифицированную форму.

Фомы документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования разработаны в соответствии с Федеральным законом от 15.12.2001 № 167-ФЗ “Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации” [9], Федеральным законом от 17.12.2001 № 173-ФЗ “О трудовых пенсиях в Российской Федерации” [12], Федеральным законом от 01.04.1996. № 27-ФЗ “Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования” [7], Инструкцией о порядке ведения индивидуального(персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах для целей обязательного пенсионного страхования, утвержденной постановлением Правительства Российской Федерации от 15 марта 1997 г. № 318.

Специфические документы Управления ПФР в г. Добрянке Пермского края, функционирующие в отделе персонифицированного учёта, можно разделить на две группы представленной на рисунке 8.

- Запрос об уточнении сведений (АДИ-2); - Сведения о смерти застрахованного лица (АДВ-8); - Опись документов, передаваемых страхователем в ПФР (АДВ 6-1); - Индивидуальные сведения о трудовом стаже, заработке (вознаграждении), доходе и начисленных страховых взносах застрахованного лица (СЗВ-1); - Индивидуальные сведения о трудовом стаже, заработке (вознаграждении), доходе и начисленных страховых взносах застрахованного лица (СЗВ-3); - Индивидуальные сведения о страховом стаже и начисленных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование застрахованного лица (СЗВ-4-1); - Индивидуальные сведения о страховом стаже и начисленных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование застрахованного лица, списочная форма (СЗВ-4-2); - Запрос органа, осуществляющего пенсионное обеспечение, о предоставлении выписки из индивидуального лицевого счета застрахованного лица (СЗВ-2а) .

- Анкета застрахованного лица (АДВ-1); - Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (АДИ-1); - Страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования (АДИ-7); - Заявление об обмене страхового свидетельства (АДВ-2); - Заявление о выдаче дубликата страхового свидетельства (АДВ-3); - Листок исправлений (АДВ-9); - Опись документов, передаваемых работодателем в ПФР (АДВ-6); - Сопроводительная ведомость (АДИ-5).

Рис. 8. Группы специфических документов УПФР,