Понятие реквизитов, формуляров-образцов и бланков образцов
Состав и правила оформления реквизитов системы организационно-распорядительной документации.
Требования к бланкам документов.
Вопрос
Среди разнообразных систем управленческой документации особое значение имеет система организационно-распорядительной документации (ОРД), так как входящие в нее документы применяются в учреждениях и организациях всех уровней управления, направлений деятельности и форм собственности.
Организационно-распорядительные документы оформляются на бумаге формата А4 (210*297), реже А5 (148*210), А3 (297*420).
Каждый документ состоит из элементов – реквизитов.
Реквизит – обязательный элемент оформления официального документа. Число реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме. Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Их отсутствие или неправильное оформление – делают документ не действительным.
Совокупность реквизитов, которые составляют документ, называется формуляром.
Формуляр, характерный для конкретного вида документа, называется типовым формуляром.
Типовой формуляр характеризуется совокупностью реквизитов, расположенных в определенной последовательности. В основу стандартизации и унификации положен принцип общей модели построения документов. Такие графические модели называются формулярами-образцами.
Формуляр-образец – это совокупность расположенных в определенном порядке реквизитов, присущих всем видам данной системы документов. Он строится на конструкционной сетке, соответствующей параметрам пишущих машин. Нахождение реквизита всегда в своем месте помогает найти нужные данные при ознакомлении с документами.
Все документы оформляются на бланках.
Бланк документа – это стандартный тип бумаги, на которой воспроизводится информация об организации.
Бланки делятся на бланки общего вида и бланки для писем.
Между собой они различаются набором реквизитов: общий бланк содержит реквизиты 01, 02, 03, 04, 06, 09, 10, 12; бланк письма – 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 09, 10, 11.
Вопрос
При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью вычислительной техники, качество документов как источников информации.
Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов для данного вида документов.
Для системы организационно-распорядительной документации установлен состав реквизитов, включающий 30 наименований:
01 Государственный герб Российской Федерации;
02 герб субъекта Российской Федерации;
03 эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 код организации;
05 основной государственный регистрационный номер (ОРГН) юридического лица;
06 идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 код формы документа;
08 наименование организации;
09 справочные данные об организации;
10 наименование вида документа;
11 дата документа;
12 регистрационный номер документа;
13 ссылка на регистрационный номер документа;
14 место составления или издания документа;
15 адресат;
16 гриф утверждения документа;
17 резолюция;
18 заголовок к тексту;
19 отметка о контроле;
20 текст документа;
21 отметка о наличии приложения;
22 подпись;
23 гриф согласования документа;
24 визы согласования документа;
25 оттиск печати;
26 отметка о заверении копии;
27 отметка об исполнителе;
28 отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 отметка о поступлении документа в организацию;
30 идентификатор электронной копии документа
Это максимальный перечень реквизитов, используемых в оформлении документов, составляющих эту систему. Перечень реквизитов ГОСТ 6.30—2003 составлен с учетом необходимости придания документам юридической силы, их идентификации.
Реквизит 01 Государственный герб Российской Федерации. На бланках документов органов власти Российской Федерации, а также на бланках территориальных органов федеральных министерств и ведомств воспроизводится изображение Государственного герба Российской Федерации.
Реквизит 02 герб субъекта российской Федерации. Органы исполнительной власти (администрации краев, областей, городов Федерального значения, органов местного самоуправления) могут размещать на своих бланках гербы городов и областей, если они подтверждены конституциями, уставами или иными правовыми актами субъектов Российской Федерации.
Изображение герба размещают на верхнем поле бланка: при угловом расположении реквизитов — над серединой строки с наименованием организации; при продольном расположении реквизитов — в центре поля. Диаметр изображения герба не должен превышать 20 мм.
Реквизит 03 эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания). На бланках организаций всех форм собственности вместо герба может быть использован зарегистрированный в установленном порядке товарный знак (знак обслуживания) или эмблема. Эмблема помещается на бланке в соответствии с учредительными документами организации. Не допускается одновременное размещение на бланках изображения и герба, и эмблемы.
Товарный знак действителен, если он зарегистрирован в соответствии с требованиями Закона РФ от 23 сентября 1992 г. «О товарных знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров».
Реквизит 04 код организации. Код является элементом электронной идентификации документа. В зависимости от принадлежности организации к определенной системе органов власти или предприятий используется Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления (ОКОГУ) или Общероссийский классификатор учреждений, организаций и предприятий (ОКПО).
Реквизит 05 основной государственный регистрационный номер (ОРГН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
Реквизит 06 идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
Реквизит 07 код формы документа проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). ОКУД предназначен для обеспечения учета межотраслевых, межведомственных форм документов, разрабатываемых ведущими министерствами и ведомствами, с целью сокращения количества применяемых форм документов, исключения из обращения неунифицированных форм и дублирования информации.
Реквизит 08 наименование организации. Под наименованием организации следует понимать автора документа, в роли которого, как правило, выступает организация, ее структурное подразделение, а также отдельное должностное лицо, имеющее право подписи документов. Наименование организации должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.
Наименование организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатаются на двух языках – русском и национальном. Наименование организации на национальном языке субъектов РФ располагают ниже или справа от наименования на государственном языке РФ (русском).
Реквизит 09 справочные данные об организации. Справочные данные об организации включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.). ГОСТ Р 6.30-2003 не ограничивает состав сведений, включаемых в данные организации. В их числе могут быть сведения об отгрузочных реквизитах, о государственной регистрации, лицензиях и др. сведения.
Реквизит 10 наименование вида документа. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренных УСОРД и ОКУД. В письме наименование вида документа не указывают. Вид документа определяется его содержанием и назначением.
Реквизит 11 дата документа. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события. Если автором документа являются несколько организаций, то датой документа является одна наиболее поздняя дата подписания.
Реквизит 12 регистрационный номер документа – это условное цифровое, реже буквенно-цифровое обозначение, проставляемое при регистрации документа. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации и находится под ее контролем и ответственностью. Для внутренних документов (приказов, распоряжений) регистрационный номер- это обычный порядковый номер документа.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
Реквизит 13 ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. Ссылка используется только в тех видах документов, которые являются ответами на запрос (письмо, докладная записка).
Реквизит 14 место составления или издания документа. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения.
Реквизит 15 адресат. Документы направляют в адрес организаций, их структурных подразделений или конкретным должностным лицам. В качестве адресата могут быть физические лица. При направлении документов в адрес организации (структурного подразделения) фамилия его руководителя может быть корреспонденту неизвестна. В таком случае наименование учреждения пишется в именительном падеже и адресование оформляется следующим образом:
Министерство финансов РФ
Управление налоговой реформы
При направлении документа должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата — в дательном. Например:
Министерство финансов РФ
Начальнику
Управления налоговой
реформы
Н.П. Громову
При направлении документа руководителю организации ее название входит в состав должности адресата. Например:
Генеральному директору
издательства «Бизнес и компьютер»
И.П. Матвееву
При направлении документа физическому лицу адресование оформляют в последовательности: инициалы, фамилия получателя, почтовый адрес. Например:
I
М.И. Тригубову
144511 Иваново,
ул Нормандия-Неман, д.6, к.2, кв.134
Каждая составная часть реквизита «адресат» печатается с новой строки через один межстрочный интервал, фамилия адресата отделяется от остальных частей адресования 1,5— 2 интервалами.
Реквизит 16 гриф утверждения документа. Гриф утверждения документа – реквизит, указывающий на нормативный или правовой характер содержания документа. Процедура утверждения оформляется двумя способами, имеющими одинаковую силу: проставлением на документе грифа утверждения или изданием специального распорядительного документа с указанием его выходных данных на утверждаемом документе.
Гриф утверждения располагают справа над текстом.
Утверждение изданием распорядительного документа практикуется в тех случаях, когда требуются дополнительные разъяснения или какие-то действия, мероприятия по внедрению утверждаемого документа. В этом случае на утверждаемом документе проставляется гриф утверждения со ссылкой на распорядительный документ. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, или УТВЕРЖДЕНО, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Например:
УТВЕРЖДЕНО
Приказом начальника
Главного управления лицензирования и
контроля
23.04.2008 № 34
ИЛИ
УТВЕРЖДЕН
Протоколом Совета
Университета от 07.12. 2008 №4
Если документ утверждается единоначально руководителем организации (органа власти или управления), то гриф утверждения оформляется на документе следующим образом:
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
_________Л Т Шведов
14.05.2003
Реквизит 17 резолюция. Резолюция составляется руководителем при рассмотрении поступивших или внутренних документов для организации их исполнения. Ее пишут от руки на первом листе поступившего документа под реквизитом «адресат». Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнение, подпись и дату. Допускается оформление резолюции на отдельном листе. Резолюция в случае оформления ее на отдельном листе является самостоятельным документом, содержащим поручение руководителя организации, с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. Рекомендуется для этих целей использовать бланки формата А6 с фамилией руководителя.
Реквизит 18 заголовок к тексту. Заголовок к тексту составляется исполнителем документа во всех случаях, когда документ оформлен на бумаге формата А4. к тексту документов, оформленных на бланках А5, заголовок можно не составлять. Заголовок к тексту — реквизит, выражающий в краткой форме основное содержание документа. Заголовок позволяет быстро определить степень информативности документа, его важность или срочность, помогает ориентироваться в содержании документа при его получении, рассмотрении. Заголовок обязательно используется при регистрации документов.
Заголовок должен быть кратким и точно передавать смысл текста, он должен быть грамматически согласован с названием вида документа. Например:
Приказ (о чем?) о создании структурного подразделения
Точку в конце заголовка не ставят.
Реквизит 19 отметка о контроле. Отметка о контроле проставляется только на тех документах, процесс исполнения (или сроки) которых контролируется. Отметка наносится делопроизводственной службой (или секретарем) после того, как руководитель принимает решение о контроле документа. Согласно ГОСТ 6.30-2003 отметка о контроле представляет собой крупную букву «К», возможно использование других отметок о контроле, например, штамп «контроль» и срок исполнения документа. Отметка о контроле наносится в верхнем правом углу документа.
Реквизит 20 текст документа. Текст документа составляют на государственном языке РФ или на государственных языках субъектов РФ в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ. Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур.
Реквизит 21 отметка о наличии приложения. Отметка о наличии приложений предназначена для фиксации внимания получателя и отправителя на документах, которые составляют с пересылаемым документом один комплект. Отметка размещается в документе после окончания текста (через 2—4 интервала), выше реквизита «подпись». Слово «Приложение» печатается от левого поля, после него ставится двоеточие. Текст приложения печатается через один межстрочный интервал, если приложений несколько, текст разделяется 1,5 интервалами. Если в тексте документа даются названия документов, которые будут являться приложением к ним, отметка о наличии приложений оформляется следующим образом:
Приложение: на 10 л. в 3 экз.
Если в тексте документа приложения упомянуты, но не названы, в отметке о приложениях они должны быть указаны полностью. Например:
Приложение: 1. Штатное расписание на 4 л. в 2 экз.
2. Смета расходов.... на 3 л. в 2 экз.
Документы, которые являются приложениями к другим, должны быть оформлены на стандартных листах бумаги и иметь в правом верхнем углу отметку, состоящую из слова «Приложение» (которое печатают без кавычек), наименования, номера, даты и других реквизитов основного документа.
Например:
Приложение
к приказу ректора университета
11.04.2008 № 07/21
При наличии нескольких приложений к одному документу на них проставляется порядковый номер. «Приложение № 1», «Приложение № 2» и т. д.
Реквизит 22 подпись. Право подписи управленческих документов, как правило, является компетенцией руководителя организации или его заместителей в соответствии с распределением их обязанностей, установленным правовым актом (уставом, положением об организации, приказом о распределении обязанностей и др.).
В состав реквизита «подпись» входит наименование должности лица, подписавшего документ; личная подпись; расшифровка подписи; инициалы и фамилия.
Если документ подготовлен двумя организациями и его подписывают лица равных должностей, то их подписи располагают двумя группами на одном уровне. Например:
Председатель правления Префект Центрального округа
«Кристаллбанка» г. Москвы
__________М. В. Носов __________П. С. Иванов
Если документ подписывают несколько должностных лиц одной организации, их подписи располагают одну под другой в порядке, соответствующем степени значимости занимаемых ими должностей. Например:
Генеральный директор _____________________А.Д. Лакеев
Главный бухгалтер _____________________Л. Д. Жукова
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:
Председатель комиссии Личная подпись Н.В. Куликов
Члены комиссии Личная подпись И.В. Матвеева
Личная подпись Б.В. Горева
Личная подпись Л.Г. Петрова
Подпись располагают после текста и отметки о наличии приложений, отступив 2—3 межстрочных интервала.
Реквизит 23 гриф согласования документа. Согласование документа – это способ предварительного рассмотрения и оценки проекта документа сторонней организацией в лице ее должностного лица или коллегиального органа. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например;
СОГЛАСОВАНО
Ректор Финансовой академии
При Правительстве Российской Федерации
Личная подпись А.Г. Грязнова
24.09.2008
Если согласование осуществляют письмом, протоколом, гриф согласования оформляют по следующей форме:
СОГЛАСОВАНО
Письмо Российской академии
Медицинских наук
от 30.09.2008 №452-508
если документ имеет два грифа согласования, их располагают на одном уровне – слева и справа. При большем количестве грифы размещают двумя вертикальными рядами в отдельных случаях при необходимости согласования документа с несколькими организациями может оформляться лист согласования.
Реквизит 24 визы согласования документа. Согласование документа оформляется визой, включающей подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи и дату подписания. Например:
Начальник юридического отдела
Личная подпись А.С. Сидов
25.09.2008
Виза показывает, что должностное лицо ознакомилось с содержанием документа и выразило отношение к нему. Виза ставиться на документе непосредственно у границы левого поля документа ниже грифа согласования.
Реквизит 25 оттиск печати. Оттиск печати проставляется на подлинных документах, удостоверяющих права должностных лиц, факты расхода денежных средств и материальных ценностей, на расчетно-платежных документах, удостоверениях, доверенностях, на многих организационных документах (положениях, уставах, учредительных договорах, штатных расписаниях и др.). Печати подразделяют на гербовые и простые.
Гербовая печать круглая, в центре помещается изображение Государственного герба Российской Федерации (субъекта Федерации), а по окружности — наименование организации.
В негосударственных организациях используется фирменная печать, которая приравнена к гербовой — в центре размещается эмблема организации или аббревиатура ее наименования, по окружности — полное наименование организации.
Простые печати могут быть квадратными, круглыми, прямоугольными, треугольными, овальными. На них воспроизводится название организации и структурного подразделения, которое использует печать в своей деятельности. Оттисками таких печатей пользуются для заверения справок, копий документов, направляемых за пределы организации, при рассылке копий распорядительных документов.
Оттиск печати на документах проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности и личной подписи лица, подписавшего документ. На документах финансового характера печать проставляется без захвата наименования должности и подписи, на специально отведенном для этого месте. Как правило, место проставления печати отмечается символом «М.П.»
Реквизит 26 отметка о заверении копии. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись, «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи; дату заверения, например:
Верно
Инспектор отдела кадров Личная подпись М.В. Клыков
07.09.2008
Верность копии документа заверяется сотрудниками организации (секретарем, менеджером по персоналу).
Допускается заверение копии документа печатью, определяемой по усмотрению организации. Используются при этом простые печати.
Реквизит 27 отметка об исполнителе. Отметка об исполнителе включает фамилию исполнителя и номер его телефона, размещается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа на 2—4 интервала ниже реквизита «подпись» и печатается от левого поля. Реквизит может быть оформлен в двух вариантах:
а) фамилия исполнителя (без инициалов) и номер телефона;
б) имя, отчество, фамилия исполнителя и номер телефона.
Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:
В.А. Петров
924 45 67
Реквизит 28 отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
Реквизит 29отметка о поступлении документа в организацию. Отметка о поступлении документа в организацию содержит порядковый номер и дату поступления документа. Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.
Реквизит 30 идентификатор электронной копии документа. Реквизит предназначен для автоматизированного поиска и контроля информации. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в правом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, установленные в автоматизированной системе обработки документов.
Вопрос
При разработке бланков документов рекомендуются два варианта расположения реквизитов:
продольный;
угловой.
Продольное расположение реквизитов предполагает их размещение в середине верхней части листа и применяется при оформлении общего бланка.
Угловое расположение реквизитов предполагает их размещение в верхнем левом углу листа и используется при оформлении бланка письма. Для бланков применяют бумагу:
формата А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм);
плотности от 80 до 200 г/м2 ;
со степенью белизны — от 88 до 98%.
Бланки следует печатать красками насыщенного цвета, позволяющими изготавливать качественные копии документов с помощью копировальных аппаратов. Все бланки должны иметь поля (не менее):
левое — 20 мм;
правое — 10 мм;
верхнее — 20 мм;
нижнее — 20 мм.
ТЕМА №4
«Унифицированные системы документации и общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации»