Оформление дела – подготовка дела к хранению в соответствии с установлен-ными правилами
Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления (ДОУ) организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации.
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. При этом полное оформление дел предусматривает:
& подшивку или переплет дела;
& нумерацию листов дела;
& составление листа-заверителя;
& составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;
& внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).
Оформление обложки дел
Дело считается заведенным после включения в папку для хранения первого исполненного документа. При этом одновременного оформляется обложка заведенного дела.
На обложку заведенного дела выносятся следующие сведения:
& название организации;
& название структурного подразделения организации, в котором оно формировалось;
& индекс дела по номенклатуре дел;
& заголовок дела;
& срок хранения дела или надпись "Хранить постоянно" (переносятся из номенклатуры дел).
На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименова-ния государственного архива, в который дела организации будут приняты, обозначения кодов государственного архива и организации.
При изменении наименования организации(структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наимено-вание организации (структурного подразделения) заключается в скобки.
Заголовок делана обложке дел переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреж-дения. В необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, прото-колов и др.). В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части). В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность, подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.
После завершения дела на его обложке указываются следующие данные:
· количество листов в деле;
· дата или крайние даты первого и последнего по датам документов в деле;
· архивный шифр дела, сначала карандашом, а после утверждения описей – чернилами.
| Код архива ______________ Код предприятия _________
_ (наименование архива) _ _ _ _ _ (наименование предприятия, структурного подразделения) |
Дело № ___ Том № ___
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
(заголовок дела)
Дата
На _____ лист__
Хранить ___ лет
| Ф. № _______ |
| Оп. № ______ |
| Д. № _______ |
Образец обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения
Пример обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения
При оформлении дела документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.
Согласно ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования» возможно использование обложек трех типов: «А», «Б» и «В».
Обложка типа «А»
Обложка без клапанов и завязок с креплением документов в корешке.
Обложка типа «Б»
Обложка с тремя широкими клапанами и двумя завязками посередине длинной стороны с креплением документов в корешке для хранения документации статистической, финансовой и др.
Обложка типа «В»
Обложка с тремя широкими клапанами и двумя завязками посередине длинной стороны для хранения уникальной и наиболее ценной документации, иллюстративных материалов, чертежей, схем, карт и других документальных материалов в свободном состоянии.
Технические требования к изготовлению обложек следующие:
• Для изготовления обложек должен применяться картон толщиной от 0,35 до 1,50 мм по нормативно-технической документации.
• Корешок обложки шириной 40 мм должен быть гибким, гибкость корешка обеспечивается биговкой.
• Крепление документов в корешке обложек типов А и Б осуществляется шнурами между двумя гребешками, образуемыми проклеенными сгибами корешка с левой и правой внутренних сторон обложки.
• Ширина каждого гребешка 20 мм, длина должна быть равна длине обложки.
• На гребешках пробивают по четыре отверстия диаметром 5 мм. Расстояние от нижнего торца обложки до первого отверстия - 42 мм, между отверстиями - 80 мм.
• В отверстия вставляют два плетеных шнура из хлопчатобумажных или синтетических нитей, не влияющих на сохранность документов, диаметром 3-4 мм и длиной 400 мм каждый, с запрессованными концами, обработанными клеем.
• Завязки для обложек типов Б и В должны изготавливаться из тесьмы шириной 10 мм, длина концов тесьмы - 200 мм каждый.
• Завязки крепят на внутренней стороне обложки с выводом концов шнуров через отверстия на внешнюю сторону.
• Для крепления завязок, приклеивания гребешков, верхнего и нижнего клапанов обложки, для обработки и запрессования концов шнуров применяют синтетический клей, требующий защиты от плесневения.
• Обрез обложек и клапанов должен быть ровным. Не допускаются заусенцы, выступающие волокна.
• На обратной стороне каждой обложки внизу должна наноситься маркировка содержания: наименование предприятия-изготовителя или его товарный знак; обозначение настоящего стандарта, цену.
При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках.
При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов, последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения докумен-тов, включенных в дело, все листы этого дела нумеруются арабскими цифрами вало-вой нумерациейв правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.
При нумерации листов дела необходимо соблюдать следующие правила:
· листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно;
· фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа;
· сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист;
· лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно;
· подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются, при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте;
· подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле;
· в случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются и рядом ставится новый номер листа, в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле;
· при наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их архивом организации к передаче на государственное хранение допускается по согласованию с государственным архивом употребление литерных номеров листов.
Для учета количества листов в конце дела на отдельном листе составляется лист-заверитель.
В листе-заверителе дела указываются цифрами и прописью количество пронумеро-ванных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номе-ров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.
Лист-заверитель дела подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт. Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, при этом допускается:
· не проводить систематизацию документов в деле,
· не нумеровать листы дела,
· не составлять заверительные надписи.
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № ______________
В деле подшито и пронумеровано ________________ листов,
(цифрами и прописью)
в том числе:
литерные номера листов _______________________________
пропущенные номера листов ___________________________
+ листов внутренней описи _____________________________
| Особенности физического состояния и формирования дела | Номера листов |
Наименовани должности
работника Подпись Расшифровка подписи
Дата