Организация работы с документами - организация документооборота, хране-ния и использования документов в текущей деятельности учреждения
Документооборот организации – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
Характеристикой документооборота является его объем, под которым понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период. Данный показатель является важным, так как он должен использоваться в качест-ве критерия при выборе организационной формы делопроизводства (традиционная, авто-матизированная), а также влиять на структуру службы делопроизводства и ее штатный состав.
Наряду с организацией документооборота в понятие «организация работы с доку-ментами» входит хранение документов и их использование в текущей деятельности учреждения. Под системой хранения документов в данном случае подразумевается сово-купность средств, способов и приемов учета и систематизации документов с целью их поиска и использования в текущей деятельности.
Подытожив вышесказанное, можно выделить две составные части делопроизводста (или ДОУ):
· документирование деятельности;
· организация работы с документами.
Делопроизводство
 |
Документирование Организация работы с документами.
 |
Документооборот Хранение документов
Нередко для классификации видов делопроизводства используют разграничение общего и специального делопроизводства.
Общее делопроизводство является базовым и осуществляется в соответствии с установленными общими принципами документирования и документооборота для всех видов документов.
Специальное делопроизводство учитывает отраслевую специфику деятельности конкретного государственного органа (медицинское делопроизводство, военное делопроизводство, юридическое делопроизводство и т.д.).
Документ
Как уже говорилось выше, результатом документирования является документ. Носителем при этом может выступать любой материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. При документировании необходимо помнить, что данный процесс записи информации на бумаге или ином носителе является строго регла-ментированным, что, в свою очередь, обеспечивает юридическую силу документа.
Документ (документированная информация) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Расширительное толкование этого термина можно найти в Федеральном законе
№ 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов»:
«Документ - материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи информации во времени и в пространстве в целях общественного исполь-зования и хранения».
В обществе документы являются основными носителями информации, при этом любой документ, создаваемый в обществе, является элементом системы более высокого уровня и входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента.
Система документации - совокупность документов, взаимосвязанных по при-знакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.
Функции документов
Функция документа - это целевое назначение документа, его роль, которую он выполняет в общественной жизни.
Документы могут выполнять следующие функции, которые условно можно разделить на три блока:
1) информационные функции (собственно информационная, социальная, полити-ческая и коммуникативная);
2) функции, обеспечивающие процесс управления (управленческая, правовая, учет-ная);
3) функции, носящие культурно-исторический характер (культурная, функция исторического источника).
Информационная функцияобусловлена тем, что в документе происходит мате-риализация информации и она присуща всем без исключения документам, независимо от способа их изготовления и носителя информации, так как необходимость фиксировать информацию - причина появления любого документа. Фиксация и передача информации во времени и пространстве, а, следовательно, сохранение зафиксированной информации, возможность ее использования (доступность) составляют основное содержание информа-ционной функции.
Документы, выполняя информационную функцию, обладают определенной инфор-мационной емкостью (информационным потенциалом), т.е. характеризуются опреде-ленным количеством и качеством информации. Информационная емкость документа определяется такими показателями, как полнота, оптимальность и актуальность информа-ции.
Социальная функция документа является разновидность информационной функции, поскольку важнейшей информацией, которую содержит документ, является социальная, т. е. информация о процессах, происходящих в обществе. На изучении социальной информации базируются такие науки, как история, источниковедение и др.
В принципе каждый документ может выполнять социальную функцию, так как он возникает в силу определенной общественной потребности. Однако значение того или иного документа, выполняющего социальную функцию, может быть различным. Распоря-дительные документы (постановления правительства, например) имеют большее значе-ние, чем справка с места работы, выданная гражданину.
Каждый документ может дать представление об определенной отрасли деятель-ности, характеристику социальных отношений. Но эта характеристика будет неполной, если изучать единичные документы. Социальность и точность информации возрастает, если единичный документ сравнить с другими группами однотипных документов, кото-рые относятся к одной отрасли деятельности, к одному периоду во времени и в простран-стве.
Социальная функция документа может проявляться и в характеристиках личности в ее социальных аспектах, т. е. в отражении деятельности, места, роли той или иной лич-ности (как существа общественного) в определенной социальной структуре.
Политическая функциядокумента тесно связана с социальной функцией. Так, первые Декреты советской власти выполняли не только социальную, но и политическую функцию, так как оказали влияние и на политические, и на социальные процессы. Доку-менты, фиксируя и сохраняя информацию о политическом процессе, т. е. о внутренней и внешней политике государства, о деятельности политических партий, оппозиции, лиде-рах, выполняют свою политическую функцию.
Коммуникативная функциядокумента состоит в передаче информации во време-ни и пространстве. Ее можно рассматривать и как частный информационный случай, так как ее содержание - это организация и поддержание информационной связи между инди-видуумами в обществе, между различными элементами общественной структуры. С по-мощью этой функции документа происходит обмен идеями, сведениями, эмоциями, при-чем обмен этот может быть односторонним, двусторонним, многосторонним.
Односторонний обмен может происходить с помощью документов, ориентирован-ных в одном направлении - сверху вниз (от законодателя к исполнителю).
Двусторонний обмен происходит с помощью документов, тесно связанных между собой (договорные документы, служебная переписка и др.).
Многосторонний обмен информацией происходит с помощью документов, рассчи-танных на информирование всего общества (декреты, декларации, кодексы, законы и т. п.).
В настоящее время резко возросли коммуникативные возможности документа, так как резко увеличились скорости передачи информации и круг ее пользователей с по-мощью Интернета, е-mail (электронной почты) и др. В дальнейшем роль коммуникатив-ной функции будет только возрастать, так как ежегодно увеличиваются объемы информа-ции, число пользователей, меняется технология документационного обеспечения управле-ния.
В управленческой функциидокумент выступает как средство управленческой деятельности. Эту функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе его реализации, для обеспечения процесса принятия решения. Документы, обла-дающие управленческой функцией, являются основным источником информации, играют большую роль в информационном обеспечении управления. С их помощью производится сбор первичных данных, информации о фактическом положении дел. Затем эти данные подвергаются систематизации и обобщению, что реализуется в различных сводках, справках, отчетах. Результатом являются документы, содержащие анализ и оценку положения дел, варианты возможных решений. Управленческие документы в специфической форме отражают стадии, звенья и циклы управления и сами оказывают воздействие на сферу управления.
Правовая функциядокумента состоит прежде всего в том, что официальный документ обладает необходимым для управленческой деятельности свойством - юриди-ческой силой.
Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщае-мое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
Юридическая сила документапредполагает его обязательность для тех, кому он адресован непосредственно, или всех участников управленческих действий (органов уп-равления, их структурных подразделений, общественных организаций, должностных лиц и граждан), которые руководствуются документом и основывают на нем свою деятель-ность.
Помимо этого, в правовой функциидокумент выступает как регулятор различных сторон деятельности общества, государства, учреждения, предприятия, организации. Пра-вовая функция документа выражается в фиксации, закреплении и применении правовых норм и правоотношений.
Существует две группы документов, наделенных правовой функцией:
· изначально обладающие ею;
· приобретающие ее на время.
В первую группу можно включить документы, устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращающие их действие, а также документы, влекущие за собой юридические последствия. К ним относятся правовые акты представительных и распорядительных органов, т. е. все правовые акты органов госу-дарственной власти (законы, указы, постановления и др.), судебные, прокурорские, нота-риальные и арбитражные акты управления, издаваемые учреждениями, организациями, предприятиями и влекущие за собой определенные юридические последствия (приказы, распоряжения, положения, уставы, инструкции, правила и др.), а также свидетельствующие о правоприменительной практике. Сюда же входят: договорные документы, т. е. документы, фиксирующие договорные отношения; документы, не обладающие признаками правовых актов, непосредственно вызывающих, изменяющих или прекращающих правоотношения, но имеющих определенный правовой статус (метрические свидетельства, паспорта, дипломы, аттестаты, удостоверения личности и т. п.), а также оправдательные финансовые документы (акты, накладные, платежные поручения и др.).
Ко второй группе можно отнести документы, которые могут быть предъявлены как доказательства в суде, органах следствия, прокуратуре, нотариате, арбитраже и органах управления. Например, на основе протокола заседания аттестационной комиссии про-исходит издание приказа об утверждении разряда оплаты труда по Единой тарифной сетке (ETC) сотруднику. В силу определенных обстоятельств документ может быть доказа-тельством, т. е. временно обладать правовой функцией.
Неправовая документация используется как основание для принятия правовых актов. Так, плановая документация может быть основанием для принятия распорядитель-ного документа, которым она утверждается.
На основе документов, наделенных правовой функцией, возникают определенные правоотношения - административные, трудовые.
Учетная функция документахарактеризует прежде всего количественную сторо-ну содержащейся в документе информации. С помощью учетной информации, представ-ленной в формализованном цифровом выражении, систематизируются и отражаются все явления хозяйственной деятельности государства, его органов власти и управления. Документы, обладающие учетной функцией, как правило, имеют унифицированные формы, утвержденные государственными органами, в которых заранее разработана определенная структура представления информации.
Основные виды учета - статистический, бухгалтерский, оперативный - находят свое выражение путем составления статистических, финансово-экономических, плановых, от-четных и некоторых информационно-справочных документов. Учет необходим не только для выражения количественных характеристик, но и для анализа, контроля, доказательст-ва истины. Учетные документы могут быть первичными, сводными. Они нагляднее дру-гих документов показывают стадии преобразования информации и ее использования.
Культурная функциядокумента проявляется в том случае, когда документ высту-пает в качестве средства закрепления и передачи культурной традиции, культурного нас-ледия. В документах отражается информация о знаниях, традициях, обычаях, ритуалах, навыках, моральных нормах, менталитете (образе мышления), ценностных ориентациях и др. В этом смысле документ может быть определен как культурный образец, фиксирую-щий информацию.
Культурную функцию документа лучше всего выполняет комплекс документов, характеризующих определенную область деятельности (технику, науку, живопись и др.). Анализируя такой комплекс документов, можно проследить специфику научного и худо-жественного творчества, моральные и эстетические принципы на определенном этапе, развитие и изменение традиций, обычаев, норм поведения и др.
Документ также выполняет функцию исторического источника.Здесь уместно упомянуть, что слово «документ» имеет латинское происхождение - «documentum» - и в буквальном переводе означает «доказательство, свидетельство». Эта функция документа изучается такими науками, как источниковедение и дипломатика, исследующими доку-мент через анализ его формы и содержания, происхождения, авторства, языка, материала, на котором документ изготовлен. Качество документа для исторической науки будет определяться точностью, конкретностью, новизной и полнотой информации, а также юридической, политической и культурной значимостью документа.
Таким образом, документ сочетает в себе сразу несколько функций, которые взаимосвязаны между собой, но роль каждой из них различна.
В управленческих документах преобладает управленческая функция, но в то же время эти документы выполняют и другие функции -информационную, правовую, ком-муникативную и социальную, исторического источника. Роль функций документа может изменяться во времени, когда содержащаяся в нем информация теряет оперативность и актуальность и превращается в ретроспективную, а действенность, нормативное и регулятивное значение утрачиваются. Происходит как бы вытеснение одних функций другими.
Функции, носящие оперативный характер, время действия которых ограничены (политическая, коммуникативная, управленческая, правовая, учета), вытесняются функ-циями, имеющими постоянный характер (информационная, культурная, социальная, исто-рического источника).