Тема 2. Комплексное обеспечение системы управления персоналом

Правовое обеспечение системы управления персоналом таможенных органов заключается в разработке и использовании средств юридического воздействия на работодателей и работников с целью достижения эффективности таможенной системы, а также соблюдения прав и обязанностей сторон, обеспеченных законодательством.

К правовому обеспечению системы управления персоналом относятся все правовые акты, регулирующие трудовые отношения. Их можно разделить на два уровня:

- акты центрального регулирования (федеральное законодательство);

- акты локального регулирования, разработанные на уровне отдельного таможенного органа.

Основными нормативными актами федерального уровня, определяющими принципы несения государственной службы, а также правовую основу управления персоналом таможенных органов, являются:

- Конституция РФ;

- Федеральный закон «О системе государственной службы Российской Федерации» от 27 мая 2003 года;

- Федеральный Закон «О службе в таможенных органах Российской Федерации» от 21 июля 1997 года;

- Федеральный Закон «О государственной гражданской службе Российской Федерации» от 27 июля 2004 года;

- Трудовой кодекс РФ;

- Федеральный закон «О профессиональных союзах, их правах и гарантиях деятельности» от 12 января 1996 года;

- иные нормативные правовые акты Российской Федерации, содержащие нормы трудового права.

Кроме того, на федеральном уровне трудовые отношения в таможенных органах регулируются указами Президента РФ, постановлениями Правительства РФ, нормативными и иными правовыми актами ФТС России, принятыми в пределах ее компетенции.

Функции правового обеспечения системы управления персоналом на уровне таможенного органавыполняются:

- руководителем таможенного органа;

- руководителем и сотрудниками кадровой службы;

- руководителем и сотрудниками правовой службы.

Нормативно-методическое обеспечение системы управления персоналом – это совокупность документов организационного, организационно-методического, организационно-распорядительного, технического, технико-экономического и экономического характера, а также нормативно-справочные материалы и прочие документы, утвержденные в установленном порядке компетентными органами или руководством таможенного органа.

Нормативно-методические документы делятся на следующие группы:

- нормативно-справочные документы;

- документы организационного, организационно-распорядитель- ного и организационно-методического характера;

- документы технического, технико-экономического и экономического характера.

Ответственность за обеспечение системы управления персоналом нормативно-методическими документами несут соответствующие подразделения таможенного органа (кадровые, правовые, организационно-инспекторские и др.), которые на основе типовых документов разрабатывают документы для внутреннего пользования.

Нормативно-справочные документы содержат нормы и нормативы, необходимые при решении задач организации и планирования труда сотрудников. В таможенных органах разрабатываются нормативы штатной численности структурных подразделений, нормативы соотношения должностей по категориям, нормы времени на выполнение работ, нормы безопасности труда и др. Пример нормативов штатной численности подразделений таможенных органов приведен в Приложении 1.

Из справочных документов, применяемых в таможенной службе, можно назвать тарифно-квалификационные справочники, предназначенные длятарификации работ и присвоения тарифно-квалификационных разрядов работникам на основе включенных в справочники тарифно-квалификационных характеристик. Требования Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих и Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих учитываются при установлении размеров должностных окладов (тарифных ставок) работников таможенных органов.

Документы организационного, организационно-распорядительного и организационно-методического характерарегламентируют задачи, функции, права, обязанности подразделений и отдельных работников; содержат методы и правила выполнения работ. К этой группе документов относится Дисциплинарный устав таможенной службы, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции и регламенты, положения о подразделениях, штатные расписания и др.

Дисциплинарный устав таможенной службы Российской Федерации определяет сущность служебной дисциплины в таможенных органах, права и обязанности начальников таможенных органов, связанные с ее поддержанием, а также порядок применения поощрений и наложения дисциплинарных взысканий.Правила внутреннего трудового распорядка – локальный правовой акт таможенного органа, регламентирующий продолжительность, начало, окончание и порядок учета служебного времени, время перерыва для отдыха и питания, графики дежурства (сменности) при организации дежурств (сменной работы), порядок привлечения сотрудников к исполнению должностных обязанностей сверх установленного ежедневного служебного времени, а также в выходные и праздничные дни. Правила внутреннего распорядка разрабатываются на основе Типовых правил внутреннего трудового распорядка с учетом мнения выборного профсоюзного органа (если он создан в таможенном органе) и утверждаются начальником таможенного органа.Штатное расписание – утвержденный приказом таможенного органа правовой документ, являющийся первичной формой учета кадров. Штатное расписание отражает структуру таможенного органа, содержит перечень должностей с соответствующими им специальными званиями, классными чинами и тарифными разрядами, количество штатных единиц должностей, должностные оклады, надбавки к ним, а также дополнительные сведения (в соответствии с правовыми актами ФТС России) и дает право руководителю (начальнику) на укомплектование таможенного органа должностными лицами и работниками в соответствии с квалификационными требованиями.

Положение о подразделении – документ, регламентирующий деятельность структурного подразделения таможенного органа: задачи, функции, права, ответственность. Типовая структура положения включает следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Основные задачи подразделения.

3. Функции подразделения.

4. Права подразделения.

5. Заключительные положения.

Должностная инструкция – основной организационно-правовой акт, определяющий права, обязанности и ответственность сотрудника таможенного органа Российской Федерации при осуществлении им служебной деятельности согласно занимаемой должности.

Должностной регламент – акт, издаваемый для регулирования профессиональной служебной деятельности гражданского служащего, утверждаемый представителем нанимателя и являющийся составной частью административного регламента таможенного органа РФ, регламентирующий содержание и результаты деятельности государственного гражданского служащего таможенного органа при осуществлении им профессиональной служебной деятельности согласно занимаемой должности.

Должностные инструкции и регламенты разрабатываются в целях:

1) создания организационно-правовой основы служебной деятельности должностных лиц таможенных органов;

2) повышения ответственности должностных лиц за результаты их деятельности, осуществляемой на основании контракта о службе в таможенных органах и служебного контракта о прохождении государственной гражданской службы Российской Федерации и замещении должности государственной гражданской службы;

3) обеспечения объективности при аттестации сотрудника, присвоении ему специального звания, поощрении или наложении дисциплинарного взыскания;

4) обеспечения объективности при проведении конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы или включении гражданского служащего в кадровый резерв, оценке его профессиональной служебной деятельности при проведении аттестации, квалификационного экзамена либо поощрении гражданского служащего или наложении на него дисциплинарного взыскания.

Должностные инструкции и регламенты разрабатываются исходя из задач и функций, возложенных на таможенный орган, в соответствии с его штатным расписанием; задач и функций, возложенных на структурное подразделение таможенного органа, с соблюдением требований федеральных законов, нормативных и иных правовых актов ФТС России.

Стандартная структура должностной инструкции сотрудника таможенного органа такова:

1. Общие положения.

2. Права.

3. Должностные обязанности.

4. Ответственность.

Образец оформления должностной инструкции и листа ознакомления с ней приведен в Приложении 2.

Должностной регламент государственного гражданского служащего таможенного органа состоит из разделов:

1. Общие положения.

2. Квалификационные требования.

3. Должностные обязанности, права и ответственность.

4. Перечень вопросов, по которым гражданский служащий вправе или обязан самостоятельно принимать управленческие и иные решения.

5. Перечень вопросов, по которым гражданский служащий вправе или обязан участвовать при подготовке проектов нормативных правовых актов и (или) проектов управленческих и иных решений.

6. Сроки и процедуры подготовки, рассмотрения проектов управленческих и иных решений, порядок согласования и принятия данных решений.

7. Порядок служебного взаимодействия гражданского служащего в связи с исполнением им должностных обязанностей с гражданскими служащими таможенного органа, гражданскими служащими иных государственных органов, гражданами и организациями.

8. Перечень государственных услуг, оказываемых гражданам и организациям в соответствии с административным регламентом ФТС России.

9. Показатели эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности гражданского служащего.

Пример должностного регламента приведен в Приложении 3.

Документы технического, технико-экономического и экономического характера содержат правила, нормы, требования, регламентирующие стандарты всех категорий и видов технических и экономических аспектов функционирования системы управления персоналом. Сюда можно отнести нормы планировки помещений и рабочих мест, стандарты качества таможенных услуг, тарифные ставки, коэффициенты доплаты за различные виды работ и пр.

Делопроизводственное обеспечение системы управления персоналом – создание условий для осуществления работы с документами, обращающимися в системе управления персоналом, в рамках полного цикла обработки и движения документов с момента их создания (или получения) работниками кадровой службы до завершения исполнения и передачи в другие подразделения.

Делопроизводственное обеспечение системы управления персоналом позволяет кадровой службе таможенного органа выполнять функциюдокументального оформления трудовых отношений.

Оформление трудовых отношений включает значительное число работ, которые могут быть сгруппированы следующим образом:

1. Оформление приема, перевода и увольнений работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами руководителя таможенного органа.

2. Учет личного состава.

3. Заполнение трудовых книжек должностных лиц и работников таможни.

4. Подготовка материалов для представления персонала к поощрениям и награждениям, подготовка документов по пенсионному страхованию, а также для назначения пенсий сотрудникам таможенного органа и их семьям.

5. Работа по обновлению научно-методического обеспечения кадровой работы, ее материально-технической и информационной базы.

6. Создание и обновление баз данных о персонале.

7. Разработка должностных инструкций и должностных регламентов.

8. Формирование и ведение личных дел работников, внесение в них изменений.

9. Подготовка материалов для аттестационных и конкурсных комиссий.

10. Подготовка документов к сдаче в архив в связи с истечением срока их текущего хранения.

Основнымифункциямипо делопроизводственному обеспечению системы управления персоналом являются:

- своевременная обработка поступающей и передаваемой документации;

- доведение документации до соответствующих работников системы управления персоналом для исполнения;

- печать документов по кадровым вопросам;

- регистрация, учет и хранение документов по персоналу;

- контроль за исполнением документов;

- передача документации по вертикальным и горизонтальным связям и др.

Документация по управлению персоналом делитсяна группы в зависимости от ее функционального назначения:

- распорядительные документы;

- персональные документы;

- учетные документы;

- плановые документы;

- отчетно-статистические документы.

Что касается распорядительных документов, то к ним относятся приказы и распоряжения по вопросам работы с персоналом. Трудовая деятельность сотрудника регулируется приказами о командировках, об отпусках, о переводе, об увольнении, о поощрениях и др. Проекты приказов по кадровым вопросам готовит кадровая служба на основании соответствующих представлений. Приказы подписываются начальником таможенного органа или по его поручению заместителем.

Проекты приказов и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также руководителями отдела документационного обеспечения (ОДО) и юридической службы таможни.

Персональные документы включают трудовые книжки, справки с места работы, автобиографии и др.

К учетным документам можно отнести личные листки по учету кадров, личные дела сотрудников таможенных органов.

Личное дело сотрудника таможенного органа – основной документ персонального учета, в котором сосредотачиваются и хранятся наиболее полные сведения о сотруднике и его служебной деятельности.

Первоначально в личное дело группируются документы, отражающие процесс приема на работу:

- кадровая справка;

- заявление о приеме на работу;

- анкета;

- автобиография;

- характеристика-рекомендация;

- результаты медицинского обследования на предмет годности к службе в таможенных органах;

- копии документов об образовании;

- копия приказа о приеме на службу;

- типовой договор об оформлении допуска к государственной тайне;

- карточка поощрений и взысканий.

В дальнейшем в личное дело подшиваются документы, возникающие в процессе служебной деятельности сотрудника: представления к присвоению специальных званий, аттестационные листы, представления к перемещению по службе, копии документов об утверждении в должности и другие материалы, связанных со службой в таможенных органах. При переводе сотрудника личное дело направляется по новому месту службы.

Плановые документы содержат целевые установки в области кадрового менеджмента (повышения квалификации, численности персонала, оплаты его труда и пр.).

Отчетная документация предоставляет сведения о выполнении планов, программ, заданий, разовых поручений руководства или вышестоящих органов в сфере управления кадрами.