Описательная статья описи
Описательная статья описи - это совокупность сведений о деле, включающая следующие элементы, расположенные по графам:
- В графе 1 проставляется порядковый номер дела по описи;
- В графе 2 - индекс дела по номенклатуре дел (при ее наличии). При отсутствии номенклатуры дел графа не заполняется, также как и в описи дел на коллекции документов;
- В графе 3 - заголовок дела, который переносится с карточки без всяких изменений и сокращений (в том числе аннотация, указание на подлинность и способ воспроизведения документов);
- В графе 4 - дата дела;
- В графе 5 указывается количество листов в деле;
- Графа 6 - "примечание" заполняется по необходимости, в основном она предназначена для различных записей при хранении дел в архиве (используется для отметок об особенностях физического состояния дел, о выбытии дел и др.).
При составлении описи дел соблюдаются определенные правила, установленные нормативными документами.
Заголовки дел с карточки вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации, в начале указывается название раздела описи, а затем приводятся сведения по каждому делу;
Графы описи заполняются в точном соответствии со сведениями, которые отражены на карточке в результате описания дел;
Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером, если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером. Номер тома проставляется вслед за заголовком с новой строки без абзаца.
Порядок нумерации дел в описи валовый за несколько лет (опись может включать не более 9999 дел);
При внесении в опись дела с грифом "ДСП", гриф указывается в графе "порядковый номер дела" после номера дела с новой строки. Например:
| #G0N п/п | Индекс дела | Заголовок дела | Крайние даты | Кол-во листов | Примечание |
| ДСП | 05-10 | Приказы NN 1-9 по основной деятельности департамента для служебного пользования | 10.01.2000- 25.10.2000 |
При отсутствии в организации номенклатуры дел за соответствующий период графа "индекс дела" не заполняется. В отдельных случаях при описании документов общественных, ликвидированных организаций, коллекций документов графу 2 из описи можно изъять, но обязательно оговорить отступление от установленной формы описи в предисловии.
При внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками полностью пишется только заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах (индекс, даты, количество листов) вносятся в опись полностью.
На каждом новом листе описи заголовок дела воспроизводится полностью. При внесении в опись подряд дел с однородным содержанием и с одинаковыми заголовками, но имеющими уточнения, полностью пишется только заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом вносятся все особенности заголовка. Например:
| #G01 | |||||
| 05-10 | Лицевые счета по заработной плате работников департамента с АБА по АШУ | ||||
| 05-10 | То же с БАБ по ВОТ |
При внесении в опись заголовков нескольких томов, в заголовке к первому тому дается общий заголовок ко всем томам и уточнение содержания первого тома (если оно имеется).
К остальным томам общий заголовок обозначается словами "То же", а затем делается уточнение содержания каждого тома в отдельности (если оно имеется). Например:
| #G01 | |||||
| 05-10 | Документы о работе представительств города Москвы (Домов Москвы) за рубежом (отчеты, справки, переписка и др.) Том 1. Страны Европы | ||||
| 05-10 | Тоже Том 2. Страны Латинской Америки |
Заголовки дел, содержащих документы за несколько лет, включаются в годовой раздел описи дел по дате заведения дела. В конце годовых разделов описи (описей) дел за последующие годы делается ссылка: "Документы за данный год см. также в разделе за ... год, дела N ....", которая помещается после интервала за последней описательной статьей каждого последующего года. Эта особенность оговаривается в предисловии к данному годовому разделу.
Даты дела указываются к каждому делу в соответствующей графе независимо от того, имеется ли в заголовке дата или нет. Крайние даты располагаются одна под другой или в строчку через тире. Например:
| #G01 | |||||
| 03.09.2000- 29.12.2000 | |||||
| 2000 - 2004 | |||||
| Ноябрь 2002 г. - декабрь 2002 г. | |||||
| 12 декабря 2002 г. | |||||
| 1997, 2001-2005 | |||||
Количество листов в описи проставляется на основании заверительной надписи дела без указания количества листов внутренней описи.
Оформление описи
В это понятие входит: оформление первого листа описи, простановка грифов утверждения и согласования, составление итоговой записи к описи, печатание описи и научно-справочного аппарата к ней.
Описи, подготовленные в организациях к документам, подлежащим передаче на постоянное хранение и описи, составленные при переработке описей, при упорядочении документов, принятых в государственные архивы в состоянии россыпи отличаются по оформлению описей.
Описи дел действующих организаций, являющихся или не являющихся источниками комплектования Главархива Москвы, ликвидированных организаций, в которых проводится описание документов постоянного хранения и по личному составу на момент ликвидации организации, оформляются в следующем порядке (приложение NN 4, 5, 6, 20, 21, 22).
На первом листе описи в верхнем левом углу указывается название организации на момент составления описи, номер фонда, номер описи, название описи, крайние даты дел, включенных в опись.
В правом верхнем углу располагается гриф утверждения описи руководителем организации (председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим).
В конце описи, за последней описательной статьей, с новой строки помещается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, включенных в опись, первый и последний номера дел по описи, наличие литерных и пропущенных номеров.
Например:
В данную опись внесено 44 (сорок четыре) единицы хранения с N 1 по N 45, из них:
- литерный N 9а,
- пропущены NN 7, 18.
Необходимо, чтобы начало итоговой записи располагалась на том же листе, что и последняя описательная статья.
Итоговая запись описи дел постоянного хранения подписывается составителем описи с указанием должности и даты и руководителем архива (в действующей организации), а опись по личному составу - составителем описи с указанием должности и даты и руководителем службы кадров.
На последнем листе описи после подписей размещаются грифы утверждения и согласования ЭК организации и ЭПК архивного органа (приложение NN 4, 5, 6)
Как правило, гриф утверждения или согласования ЦЭПК Главархива Москвы, ЭПК ЦАГМ не печатается, а проставляется штампом после вынесения решения комиссии.
При упорядочении документов общественных организаций, поступивших в ЦАОПИМ и поставленных на учет в архиве в состоянии россыпи, а также при переработке описей дел, хранящихся в государственном архиве, при упорядочении коллекций документов оформление описи проводится в соответствии с установленной формой (приложении N 7).
Если составляется опись на документы действующего общественного объединения, с которым заключен договор (в ЦАОПИМ), то она должна быть согласована с руководством организации. Гриф согласования размещается в нижнем левом углу, после подписи составителя. Гриф согласования заверяется печатью общественного объединения.
Печатание описи
Печатание описи осуществляется на персональном компьютере (как правило) или на пишущей машинке.
При печатании описи на компьютере элементы описательной статьи описи печатаются в виде таблицы без использования вертикального и горизонтального графления. На компьютере опись печатается с использованием шрифта Times New Roman размером N 14, Arial - N 12.
Номер дела, индекс дела, крайние даты и количество листов указываются в описи на уровне первой строчки заголовка.
Заголовок в описи располагается без отступления от левого поля соответствующей графы. Остальные элементы описательной статьи описи можно центровать в соответствующих графах.
Левое поле листа описи должно быть не менее 25 мм, чтобы при подшивке описи текст свободно читался.
Заголовок, состоящий из 2 и более строк, и другие элементы описательной статьи печатаются через 1 один межстрочный интервал. Описательные статьи отделяются друг от друга двумя межстрочными интервалами.
Названия разделов описи помещается в графе "заголовок дела" или в разрыве между строками. Рекомендуется названия разделов выделять жирным шрифтом. Не допускается размещение названий разделов и подразделов описи на одной строке. Перед распечаткой описи текст необходимо отформатировать. При этом следует учесть, что заголовки дел нельзя переносить на новую страницу, оставляя на прежней странице первую строку заголовка, или переносить на новую страницу только последнюю строку заголовка. Даты заголовка должны размещаться на одной странице. Не допускается размещение названий разделов в конце страницы. Начало итоговой записи должно располагаться на том же листе, что и последняя описательная статья.
Форматирование текста описи лучше проводить на том компьютере, на котором будет осуществляться печать этой описи.