Реквизит 12 – Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа– это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в документальный фонд организации и находится под ее контролем и ответственностью.

Реквизит оформляется от руки лицом, регистрирующим документ.

В ГОСТе Р 6.30-2003 сказано: «Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.».

Из этого следует, что порядковый номер является обязательным элементом данного реквизита.

Порядковые номера присваиваются отдельно для каждого вида документов в пределах делопроизводственного года (с 01 января по 31 декабря календарного года; в образовательных учреждениях может быть с 01 сентября по 31 августа учебного года). Нумерация переходящих документов (трудовых договоров, личных карточек, локальных нормативных актов и др.) может быть продолжена в новом году, а может начаться заново – с № 1.

Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 «Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе».

Рассмотрим несколько примеров структуры регистрационных номеров.

Регистрационный номер письма:

82/1-5, где82– порядковый номер документа по журналу регистрации; 1-5 – номер дела по номенклатуре (1 — код подразделения, 5 — номер дела в подразделении)

или:

82/ГИ-5, где82– порядковый номер документа по журналу регистрации, ГИуказывает на то, что документ создан в службе главного инженера, 5 – номер дела.

Регистрационный номер договора:

12-дп, где 12– порядковый номер документа; дп– договор поставки (или ду– договор возмездного оказания услуг и др.). Регистрационные номера договоров на производство работ и оказание услуг могут иметь двойную нумерацию, например: Договор подряда № 17/21,где 17– порядковый номер документа в организации-заказчике, а 21– порядковый номер этого же документа в организации-подрядчике (то есть номера проставляются в том порядке, в котором указаны стороны в тексте договора). Регистрационный номер трудового договора может включать два элемента:5/07,где 5— это порядковый номер трудового договора; 07 — указание на год, в котором был заключен трудовой договор.

Регистрационный номер дополнительного соглашения к трудовому договору может иметь более сложную структуру:1-07/94-06, где 1– порядковый номер дополнительного соглашения к трудовому договору; 07– указание на номер года, в котором заключено дополнительное соглашение; 94 – порядковый номер трудового договора; 06– указание на номер года, в котором был заключен трудовой договор.

Порядок регистрации документов и структуру их регистрационных номеров рекомендуется закрепить в инструкции по делопроизводству или другом нормативно-методическом акте организации.

РЕКВИЗИТ 13 – ССЫЛКА НА РЕГИСТРАЦИОННЫЙ НОМЕР И ДАТУ ДОКУМЕНТА

В ГОСТе Р 6.30-2003 сказано: «Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ».

На бланке письма проставляется ограничительная отметка для этого реквизита: На №______от______________. Данный реквизит заполняется в преимущественно в письмах-ответах. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа.

Указание этого реквизита облегчает дальнейшую работу с документом: если в организацию поступает ответное письмо с указанием ссылки на регистрационный номер и дату инициативного документа, секретарю (или другому работнику организации) значительно легче найти то письмо, на которое поступил ответ, и подложить его к поступившему документу для того, чтобы руководитель при рассмотрении входящего документа смог дать оценку поступившему ответу.

Указание данных о поступившем письме на бланке письма в виде отдельного реквизита исключает необходимость ссылаться на них в тексте ответного письма: в начале текста письма не следует писать «На Ваш № ... от ...» во избежание дублирования одной и той же информации в пределах одного документа.

Основная функция реквизита – поисковая.