Задачи, структура и функции кадровой службы

Кадровые службы не участвуют напрямую в управлении основной деятельностью организации, а лишь помогают руководству организации и подразделений решать вопросы приема на работу, увольнения, перемещения, повышения квалификации, социальные проблемы.

В составе кадровой службы должны быть сотрудники, отвечающие за информацию о рынке рабочей силы; анализ и планирование потребности в кадрах; переобучение; проверку и тестирование; ведущие картотеку, делопроизводство и архив; готовящие кадровые приказы; осуществляющие компьютерное обеспечение кадровой работы.

Кроме чисто «технических» кадровых вопросов, кадровые службы разрабатывают гибкие программы развития и стимулирования труда работников, улучшения условий труда и быта. Они участвуют также в разрешении трудовых конфликтов и споров, налаживают социальное партнерство.

Специалисты центральных служб персонала занимаются стыковкой кадровой политики и стратегии, консультациями по вопросам аттестации и подбора руководителей.

Структура кадровой службы.

В настоящее время в нашей стране начинает складываться собственная система управления персоналом.

Во главе этой структуры находится заместитель первого руководителя организации. В ее состав могут быть включены:

1 Подразделения условий труда, отвечающие за соблюдение требований в области эргономики, технической эстетики, техники безопасности, охраны окружающей среды, психологии.

2. Подразделения трудовых отношений, осуществляющие анализ и регулирование групповых и межличностных отношений и конфликтов.

3. Подразделения по оформлению и учету движения кадров – зачисления, перемещения, увольнения; информационному обеспечению; тарификации; поддержанию занятости.

4. Подразделения планирования и прогнозирования персонала, занимающиеся разработкой стратегии управления им, планированием и прогнозированием потребности в кадрах, связями со службой занятости, учебными заведениями и иными «поставщиками» работников.

5. Подразделения развития персонала, организующие техническое и экономическое обучение, переподготовку и повышение квалификации, работу с резервом, профессиональную и социально-психологическую адаптацию.

6. Подразделения анализа и развития средств стимулирования труда, производящие нормирование и тарификацию работ, разработку систем оплаты, материального и морального вознаграждения, управления мотивацией.

7. Подразделения, оказывающие правовые услуги персоналу, решающие вопросы трудовых отношений.

8. Подразделения социального обслуживания, ведающие организацией питания, быта и отдыха сотрудников.

Функции кадровой службы.

В настоящее время число работников сферы управления достигает 30% состава организации. Поэтому одной из важнейших проблем, решаемых службами персонала сегодня, является формирование оптимального управленческого аппарата, определение текущей и перспективной потребности в менеджерах.

Другой новой важной их функцией является контролинг персонала. Его задачами являются: изучение влияния, которое оказывает существующее распределение сотрудников по рабочим местам на результаты работы организации; анализ социальной и экономической эффективности применения тех или иных методов управления; координация планирования персонала с планированием других сфер деятельности организации, особенно в связи с кардинальными преобразованиями в ней; создание информационной базы по персоналу.

Еще одной современной функцией служб персонала является осуществление кадрового маркетинга. Его основной задачей является обеспечение организации высококвалифицированными работниками. Кадровый маркетинг представляет собой совокупность мероприятий, направленных на изучение внутреннего и внешнего рынка труда и его сегментирование и реализацию в отношении низ специальных кадровых подходов; анализ ожиданий сотрудников в отношении служебных перемещений, распространение в рамках организации информации о потребности в кадрах, возможности повысить или изменить квалификацию.

Службы персонала осуществляют также активный поиск специалистов. Крупные организации обычно делают это самостоятельно, например, устанавливая контакты с перспективными студентами учебных заведений при условии того, что те после завершения образования придут на работу в организацию. Мелкие и средние организации обращаются к посредническим фирмам по подбору кадров или специальным лизинговым фирмам, предоставляющим временных и постоянных работников без установления отношений прямого найма (последние в нашей стране практически отсутствуют).

Свою деятельность службы персонала основывают на мониторинге – постоянном специальном наблюдении за состоянием кадров, их динамикой, в том числе текучестью; балансом трудовых ресурсов; удовлетворенностью работой; процессами найма, обучения, повышения квалификации, состоянием трудовой дисциплины и т.д.

Службы персонала организуют проведение специальными фирмами кадрового консалтинга. Последние выдают на основе исследований рекомендации о путях повышения эффективности кадровой работы.

Кадровая политика.

В современных условиях одним из решающих факторов эффективности деятельности организации является обеспечение высокого качества кадрового потенциала. Суть кадровой политики сводится к работе с персоналом, соответствующей концепции развития организации. Кадровая политика – это составная часть стратегически ориентированной организации.

Политика организации – это система правил, в соответствии с которыми ведет себя организация в целом и по которым действуют люди, входящие в эту организацию. Кроме финансовой политики, внешнеэкономической и др. организация разрабатывает и осуществляет кадровую политику.

Кадровая политика – это система теоретических взглядов, идей, принципов, определяющих основные направления работы с персоналом ее формы и методы. Она определяет генеральное направление и основы работы с кадрами; общие и специфические требования к ним и разрабатываются руководством организации, кадровыми службами.

Основная цель кадровой политики – своевременное обеспечение организации персоналом требуемого качества и в необходимой численности.

К основным принципам кадровой политики можно отнести следующие:

· ориентация на требования законодательства о труде;

· учет текущих и перспективных потребностей организации в персонале, исходя из ее настоящего положения и перспектив развития, тенденций движения рабочей силы;

· обеспечение условий для стабилизации кадрового состава и минимизации увольнений;

· соблюдение баланса интересов организации и ее работников;

· привлечение к сотрудничеству при реализации кадровой политики профсоюзов;

· максимальная забота о каждом человеке в отдельности, уважение его прав, достоинства и свобод;

В литературе по разным основаниям выделяют различные типы кадровой политики: пассивная, реактивная, превентивная, активная; открытая и закрытая и др. Все их можно свести к двум основным модификациям: хаотическая и плановая. Хаотическая кадровая политика предполагает случайный характер подбора кадров, неправильную расстановку кадров (по принципу «симпатий/антипатий», а не по принципу соответствия должностным позициям), неадекватную оценку трудового вклада (выделение фаворитов, «уравниловка»). Плановая кадровая политика, прежде всего, состоит из двух подсистем: тактической и стратегической. Тактическая подсистема выполняет такие функции как организация набора работников, организация подготовки, переподготовки, повышения квалификации кадров, организация перемещения работников, оценка специалистов и выработка рекомендаций, текущий учет и планирование потребностей в кадрах в переделах года. Стратегическая подсистема ориентирована на разработку кадровой политики на перспективу, включает следующие основные направления:

· массовая переквалификация кадров в связи с обновлением производственного аппарата и переходом на новые технологии;

· омоложение кадров путем привлечения молодых специалистов и стимулирования досрочного выхода на пенсию лиц, не «вписывающихся» в систему новых требований и не способных освоить современные направления и методы работы;

· трудоустройство кадров при массовом их освобождении;

Таким образом, плановая кадровая политика включает следующие компоненты:

1. Подбор персонала, т.е. выявление и оценка работников для назначения их на определенную должность. Предполагает осуществление поиска, собеседования, профессионального или психологического тестирования, оформление документов, назначение испытательного срока.

2. Расстановка кадров, т.е. распределение работников в данной организационной структуре. Подразумевает назначение работника на определенную должность, выдвижение на вышестоящую должность, понижение в должности, перевод в другую сферу. При этом в организации должна существовать четкая система должностных позиций, учитывающая личностные особенности людей, т.е. учитывать недостатки работника и, в первую очередь, использовать его достоинства. Система расстановки кадров должна носить прозрачный характер: правила, которые использует руководитель при назначении на должность, должны быть известны подчиненным.

3. Оценка кадров в любой организации представляет из себя конфликтную зону. Поэтому необходима выработка системы количественных параметров оценки результатов работы персонала. Она может включать в себя:

· Сбор, анализ и систематизацию информации о качествах человека;

· Сбор информации о содержании его работы;

· Наличие личной карточки каждого человека, в которой содержится информация о его образовании, квалификации, основных психологических качествах, о его работе за определенный период времени, не менее полугода и др.

Необходимо отметить, что система оценки кадров должна носить постоянный характер, нельзя резко изменять критерии оценивания.

4. Ротация персонала, т.е. периодическая смена занимаемых должностей. Предполагает смену должности по истечении определенного срока. Оптимальным сроком пребывания на одной должности считается период в 5 лет. Первые 2.5-3 года идет этап формализации. Следующие 1.5-2 года начинается процесс разочарования, когда нивелируется чувство ответственности. Поэтому через 5 лет после нахождения в одной должности работник должен занять другую статусную позицию либо по вертикали, либо по горизонтали. Ротация, как утверждают специалисты, не должна приобретать слишком быстрый характер, т.к. человек должен «вжиться» в свою позицию, роль, осознать свою ответственность.

5. Повышение квалификации персонала. Как отмечается в литературе, через каждые 5-7 лет происходит профессиональное устаревание, что особенно актуально для социальной сферы, поэтому работник должен расширять или изменять свой профиль.

6. Карьера кадров – это система продвижения работников «снизу вверх» по служебной лестнице. Планирование карьеры кадров необходимо потому, что происходит профессиональное старение (утрата гибкости, способности оперативно принимать адекватные решения, воспринимать инновации). Обязательным условием этого выступает наличие кадрового резерва.

Реализация плановой кадровой политики предполагает наличие определенных организационных средств. Можно выделить 9 систем организационных средств:

1. Система развития знаний, умений и навыков персонала (повышение квалификации, переобучение, практическая подготовка на рабочем месте).

2. Система улучшения условий труда и отдыха (организация пространства рабочего места площадью не менее 5 куб.м. до 7-8 куб.м., определенная пространственная культура, грамотное использование компьютерных технологий, рекреационные мероприятия).

3. Система развития средств труда (продуманное использование различных технологий и других средств труда). Средства труда должны носить современный характер и должен существовать перспективный план развития этих технологий.

4. Система повышения содержания труда: четкое определение круга полномочий, обязанностей и прав, сочетание исполнительной, организационной и творческой функций.

5. Система развития мотивации.

6. Система изменения оплаты труда.

7. Система социальной защиты персонала.

8. Система психологической разгрузки и психологической поддержки работников.

9. Система улучшения психологического климата.