Реквизит 08 – наименование организации
Реквизит наименования организации – автора документа является обязательным и поэтому должен указываться на всех документах организации – внутренних, исходящих, составленных как на бланках документов, так и на чистом листе бумаги (в случае подготовки совместных документов с другими организациями). Отсутствие этого реквизита может явиться основанием признания документа незаконным.
Автором документа может быть организация (-и), ее структурное (-ые) подразделение (-я), должностное (-ые) лицо (-а). В зависимости от автора различают и соответствующие бланки. Бланки структурных подразделений или должностного лица проектируются только в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи. В ГОСТ Р 6.30-2003 для должностного лица или структурного подразделения реквизиты не выделены. А вот для автора-организации предусмотрен специальный реквизит 08 – наименование организации.
Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 «наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах».
На бланке обязательно должно указываться полное наименование организации.
В соответствии с Гражданским Кодексом РФ (Ч. 1. ст..69, 82, 87, 95, 96, 107, 113, 116) частные организации, являющиеся юридическими лицами, должны иметь фирменные наименования, в состав которых включаются указания на их организационно-правовую форму и характер деятельности. В соответствии со статей 4 Федерального закона «О некоммерческих организациях» от 8 декабря 1995 года «некоммерческая организация имеет наименование, содержащее указание на ее организационно-правовую форму и характер деятельности»; в соответствии со статьей 4 Федерального закона «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях» от 14 ноября 2002 года № 61-ФЗ «полное фирменное наименование государственного или муниципального предприятия на русском языке должно содержать слова «федеральное государственное предприятие», «государственное предприятие» или «муниципальное предприятие» и указание на собственника его имущества – Российскую Федерацию, субъект Российской Федерации или муниципальное образование»; в соответствии со статей 4 Федерального закона «Об акционерных обществах от .24 ноября 1995 года «полное фирменное наименование общества на русском языке должно содержать полное наименование общества и указание на тип общества (закрытое или открытое); сокращенное фирменное наименование общества на русском языке должно содержать полное или сокращенное наименование общества и слова «закрытое акционерное общество» или «открытое акционерное общество» либо аббревиатуру «ЗАО» или «ОАО». Так, наименование полного хозяйственного товарищества должно включать имена (наименования) всех участников и слова «полное товарищество» либо имя (наименование) одного или нескольких участников с добавлением слов «и компания»; наименование акционерного общества должно включать наименование общества и указание на то, что общество является акционерным, и т. д. Некоммерческие и унитарные предприятия должны содержать в своих наименованиях указание на характер их деятельности. К некоммерческим организациям вносятся: потребительские кооперативы (союзы, общества); общественные и религиозные организации (объединения); финансируемые собственником учреждения; благотворительные и иные фонды; объединения юридических лиц (ассоциации, союзы).
Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.
Например:
| Открытое акционерное общество «Магнитогорская швейная фабрика» (ОАО «МШФ») |
Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).
Например:
| Министерство образования и науки Российской Федерации Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Магнитогорский государственный университет» (ФГБОУ ВПО «МаГУ») |
Использование в названиях организаций наименования «Россия», «Российская Федерация» и образованных на их основе слов и словосочетаний осуществляется в соответствии с постановлением Правительства РФ «Об использовании в названиях организаций наименований «Россия», «Российская Федерация» от 7 декабря 1996 г. № 1463. Следует иметь в виду, что при полном наименовании федеральных органов исполнительной власти слова «Российской Федерации» пишутся не сокращенно, а полностью. При сокращенном наименовании пишется «России».
Например:
| Министерство финансов Российской Федерации (МИНФИН РОССИИ) |
Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если они являются автором документа, и располагают ниже наименования организации.
Например:
  Общество с ограниченной ответственностью «МЕРКУРИЙ» Филиал в г. Троицке |
или:
| Федеральное агентство связи Управление федеральной почтовой связи Челябинской области Филиал ФГУП «Почта России» |
Наименование организации – реквизит, служащий собирательным обозначением автора документа. Автором документа может быть организация, ее структурное подразделение, должностное лицо.
Авторами служебных (официальных) документов в основном являются учреждения, организации, предприятия. Если документ оформлен на бланке организации, то подписывающие служебные документы должностные лица выступают не в качестве самостоятельных авторов, а лишь представителями учреждений, организаций, предприятий. Поэтому не следует смешивать лиц, подписавших документ, с авторами документов. Письмо в министерство подписал директор завода, но автором письма является юридическое лицо – завод.
При оформлении документа на бланке должностного лица автором документа можно считать должностное лицо, подписавшее документ. Однако ГОСТ Р 6.30-2003 хотя и предусматривает бланки должностного лица, но не включает наименование должностного лица ни в качестве отдельного реквизита, ни в качестве элемента реквизита «наименование организации». Оформление наименования должностного лица в ГОСТ Р 6.30-2003 можно увидеть лишь на рис. Б.4.
В ГОСТе Р 6.30-2003 нет описания и того, как оформлять наименование структурного подразделения, являющегося автором документа. В качестве автора наименование структурного подразделения указывается на внутренних документах.
Наименование структурного подразделения должно соответствовать наименованию, закрепленному в положении об этом структурном подразделении. Наименование должностного лица должно соответствовать штатному расписанию или другим нормативным кадровым документам. Наименование структурного подразделения или наименование должностного лица следует оформлять по аналогии с оформлением наименования филиала, территориального представительства, отделения – ниже наименования организации.
Наименования организаций, расположенных в субъектах Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъекта Российской Федерации, печатают на двух языках.
Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации, если в нормативных актах субъектов Российской Федерации не установлен иной порядок.
Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, если оно закреплено в учредительных документах организации.
Примечание: некоторые документоведы считают, что возможно создание бланка на двух языках, даже если наименование на иностранном языке не закреплено в учредительных документах, в том случае, когда организация ведет активную переписку с иностранными корреспондентами. В таких бланках все реквизиты письма повторяются дважды: на русском и иностранном языке, при этом не допускается искажения наименования организации, ее организационно-правовой формы, адреса и справочных данных. Так, например, название организации «Международная книга» в таком бланке будет выглядеть как «Mezhdunarodnaja kniga», а не «International book». Однако ГОСТ Р 6.30-2003 предусматривает наличие наименования организации на иностранном языке на бланке лишь в случае закрепления такого названия в учредительных документах организации. Такой подход к оформлению юридически значимого реквизита представляется более верным.
Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то он, как правило, на бланках не оформляется, наименования организаций – авторов документа печатают на чистом листе бумаге. При систематической подготовке совместных документов для них может быть спроектирован бланк. Наименование организаций одного уровня располагают на одном уровне. Наименования организаций разного уровня располагают друг под другом.
Наименование организации является обязательным реквизитом для всех организационно-распорядительных документов и поэтому должно указываться на всех документах – внутренних, исходящих, составленных как на бланках документов, так и на чистом листе бумаги (в случае подготовки совместных документов с другими организациями). Отсутствие этого реквизита может явиться основанием признания документа незаконным.
Таким образом, наименование организации оформляют на всех видах бланков и всех документах. Реквизит выполняет юридическую функцию.