Документирование деятельности Управления ПФР
В г. Добрянке Пермского края
Документирование управленческой деятельности
В Управлении ПФР в г. Добрянке Пермского края
Организационно-правовые документы
В деятельности УПФР г. Добрянке Пермского края
Понятие «организация» лежит в основе всей управленческой деятельности, эта функция является первичной по отношению к другим функциям управления, поскольку сначала нужно организовать систему, а затем планировать ее деятельность, регулировать и контролировать [25, с.500].
Одной из основных управленческих функций, реализуемых в деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм является организация систем и процессов управления, то есть создание организации, включая выбор ее организационно-правовой основы; регистрация организации; установление ее структуры; определение штатной численности, номенклатуры должностей руководителей, специалистов, технических исполнителей и присвоения им разрядов по ЕТС; регламентация деятельности структурных подразделений и работников; формирование коллегиальных и совещательных органов управления; регламентация деятельности аппарата управления; лицензирование деятельности в необходимых случаях; установление режима работы и системы охраны; организация труда работников и оценка труда работников; реорганизация, ликвидации организация и некоторые другие виды работ [29].
В процессе организации труда формируется группа организационно-правовых документов. Это комплекс взаимосвязанных документов, определяющих структуру, штатную численность, задачи и функции организации, ее подразделений, права, должностные обязанности и ответственность работников. Организационно-правовые документы содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения, они являются правовой основой деятельности организации. [26]
В Управлении Пенсионного фонда Российской Федерации в г. Добрянке Пермского края разрабатываются и функционируют такие виды организационные документы, отражённые в рисунке 4.
 |
Рис. 4. Виды организационно-правовых документов
Управления
Что касается Инструкции по делопроизводству в Управлении, то она разрабатывается Центральным аппаратом Пенсионного фонда РФ. Инструкция по делопроизводству центральном аппарате Пенсионного фонда РФ
утверждена распоряжением Правления ПФР от 21. 12. 2004 г.№239 р.
Как мы видим, инструкция нуждается в пересмотре и изменении, что не входит в компетенцию Специалиста-эксперта (по кадрам и делопроизводству).
Гражданский кодекс РФ говорит нам, что юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией, может действовать на основании общего положения об организациях определенного вида. На основании положения действуют государственные и муниципальные некоммерческие организации, выполняющие свои функции за счет средств бюджета, в том числе власти и управления, филиалы коммерческих организаций и некоммерческих организаций, их отделения и представительства. Положение об организации относится к учредительным документам.
Положение об Управлении Пенсионного фонда Российской Федерации в г. Добрянке Пермского края – является нормативным актом, определяющим порядок образования, структуру, функции, компетенцию, права, обязанности и организацию работы Управления.
Положение об Управлении Пенсионного фонда утверждено и введено в действие Постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 01 декабря 2005 года № 224 - п. Текст положения не имеет строго ограниченных разделов, включает в себя сквозную нумерацию по тексту до 12.
Положение устанавливает официальное полное и официальное сокращённое наименование Учреждения; чем руководствуется Управление в своей деятельности; чем обеспечивает Управление; кем осуществляется руководство Управлением; обязанности начальника Управления; местонахождения Управления.
Из этого организационно-правового документа можно увидеть, что учредителем Управления является Пенсионный фонда РФ, находящийся в г. Москве; Управление входит в структуру ПФР и подчиняется Отделению ПФР по Пермскому краю, который находится в г. Пермь; финансирование расходов также осуществляется через Отделение, также назначение на руководство Управлением лежит на Отделении; решение о ликвидации Управления принимается непосредственно самим Правлением ПФР.
При оформлении Положения об УПФР в г. Добрянке на бланке проставляются следующие реквизиты – наименование организации, наименование вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения и оттиск печати [26].
Таким образом, Положение об УПФР является основным документом, регулирующий и отражающий специфику деятельности Управления. Также устанавливает статус УПФР и регламентирует деятельность Начальника Управления, а именно, его права и обязанности.
Следующий организационно-правовой документ, составляющий в УПФР г. Добрянки являются должностные инструкции – локальный организационно-правовой документ, устанавливающий для служащего Управления трудовые (должностные) обязанности в соответствии с занимаемой должностью [35, c. 52].
На примере должностной инструкции Специалиста-эксперта (по кадрам и делопроизводству) в Управлении Пенсионного фонда в г. Добрянке оформляются на бланке Управления, утверждаются начальником Управления Пенсионного фонда России в г. Добрянке Пермского края.
Текст должностной инструкции состоит из разделов, имеющих самостоятельные заголовки, в тексте нумерация не присутствует [34, 55]. Разделы инструкции содержат следующую информацию:
1.«Должностные обязанности» – говорят нам, кем конкретное лицо назначается на должность; устанавливает конкретное содержание деятельности работника. Данный раздел указывает на участок работы и виды работ, закрепленные за государственным служащим (группа решаемых вопросов, направлений работы или перечень курируемых объектов);
2.«Должен знать» - прописан перечень нормативных документов, который в обязательном порядке должен знать работник данной квалификации;
3.«Требования к квалификации» - устанавливает требования, предъявляемые к кандидату на должность (наличие высшего образования, знания, умения и навыки, стаж работы по занимаемой специальности);
Должностные инструкции оформляются на общем бланке Управления и имеют обязательные для данного вида документов реквизиты – наименование организации (наименование должности), вид документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, визы согласования документа, подпись, гриф утверждения.
При анализе данной инструкции, было выявлено отсутствие важного раздела, характерного для данного вида документа - «Взаимоотношения». Это является не правильным в работе специалиста-эксперта (по кадрам и делопроизводству), поэтому необходимо разработать новую должностную инструкцию для специалиста-эксперта (по кадрам и делопроизводству), включив необходимые разделы, для эффективной и рациональной работы сотрудника в УПФР [37, c.114].
В целях укрепления служебной и исполнительской дисциплины служащих Управления, улучшения организации труда, рационального использования служебного времени, повышения эффективности служебной деятельности и упорядочения служебных отношений приказом начальника Управления Пенсионного фонда РФ в г. Добрянке Пермского края от 18.12.2006 г. № 30 были утверждены и введены в действие Правила внутреннего трудового распорядка Управления Пенсионного фонда РФ в г. Добрянке Пермского края. Данный документ регламентирует порядок приёма и увольнения работников Управления, основные права и обязанности, ответственность работников и администрации, порядок учёта рабочего времени, предоставления отпусков, поощрения работников и порядок применения дисциплинарных взысканий и др. Служебный распорядок содержит следующие разделы:
1.«Общие положения» - содержит общие положения о действии правил служебного распорядка: на какой круг субъектов распространяются, в каких случаях пересматриваются, порядок их утверждения, вступления в силу;
2.«Порядок приёма, перевода и увольнения работников Управления» - прописывают работнику, что нужно предоставить при поступлении на работу, при переводе на другую должность, при прекращении трудового договора;
3.«Основные права и обязанности работников управления»;
4.«Основные права и обязанности администрации управления»;
5.«Рабочее время и его использование» – в данный раздел включены нормы продолжительности рабочей недели, ежедневной работы, в том числе неполного рабочего дня (смены), время начала и окончания работы, время перерывов в работе, чередование рабочих и нерабочих дней, время предоставления перерыва для отдыха и питания и его продолжительность и др.;
6.«Порядок привлечения работников отделения к исполнению должностных обязанностей сверх установленного рабочего времени»; - устанавливает для работника дополнительные выходные или денежное вознаграждение в случае выполнения сверхурочных работ;
7.«Порядок учёта рабочего времени, очередность предоставления отпусков» - устанавливает очередность предоставления оплачиваемых отпусков, продолжительность которого составляет 28 календарных дней, допускается разделение отпусков на две части, при этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней;
8.«Меры поощрения и взыскания, применяемые к работникам» - устанавливает меры дисциплинарных взысканий (замечание, выговор, увольнение по соответствующим основаниям), порядок их наложения и снятия, также применяются поощрения (объявление благодарности, премирование, награждение почётной грамотой)
9. В разделе «Заключительные положения» прописывают ответственность работников за нарушение Правил внутреннего трудового распорядка, и ответственность администрации Управления, в случае нарушение трудовых прав работников;
«Правила внутреннего трудового распорядка» оформляются на общем бланке Управления и имеет реквизиты: наименование организации, вид документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, визы согласования документа, подпись, гриф утверждения.
Нормативным документом, устанавливающим общие правила и единый порядок документирования и организации работы со служебными документами в Управлении является Инструкция по делопроизводству центральном аппарате Пенсионного фонда РФ.
Инструкция утверждена распоряжением Правления ПФР от 21.12.2004 № 239-р в целях совершенствования работы с документами, повышения качества их подготовки, сокращения количества документов, упорядочения документооборота и оптимизации управленческого труда.
Инструкция разработана на основании:
1. ГСДОУ;
2. Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти;
3. ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению»;
4. ГОСТа Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;
5. Основных правил работы ведомственных архивов;
6. Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения.
Инструкция по делопроизводству определяет порядок ведения делопроизводства по приему, учету, подготовке оформлению, размножению (тиражированию), движению, контролю исполнения, хранению и использованию документов в Управлении.
Текст инструкции состоит из разделов, имеющих заголовки и разделяемых на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. [26, с.15]
Инструкция содержит следующие реквизиты: наименование организации, вид документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, визы согласования, подпись и гриф утверждения.
Как мы отметили инструкция по делопроизводству в Управлении ПФР разработана на основе документов, устаревших и не используемых в настоящее время, в связи с этим рекомендуем пересмотреть данный документ и даём следующие рекомендации на основе чего должна быть разработана инструкция по делопроизводству, отвечающая современным нормативно-правовым требованиям ДОУ:
1. Правила по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти от 2 июля 2009 г.[21];
2. ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению» [26];
3. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» [25];
4. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения от 25 августа 2010 г. № 558 [24];
6. Основные правила работы архивов организаций от 6 февраля 2002г.
7. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» от 12.03.2007 г. [27].
Таким образом, организационная деятельность Управления Пенсионного фонда РФ в г. Добрянке фиксируется в организационно-правовых документах:
1. Положение об Управлении Пенсионного фонда РФ в г. Добрянке Пермского края; Положение об Управлении Пенсионного фонда Российской Федерации в г. Добрянке Пермского края;
2. Должностные инструкции;
3. Правила внутреннего трудового распорядка Управления Пенсионного фонда РФ в г. Добрянке Пермского края;
Текст большинства документов состоит из разделов, в которых содержаться правила, нормы и положения, определяющие статус, компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности Управления в целом, его управлений, отделов и служащих, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты деятельности.
Организационно - правовые документы Управления оформляются на стандартном листе бумаги формата А4 или на общем бланке в зависимости от вида, при этом обязательными реквизитами являются: наименование организации, наименование вида документа, дата, номер, документа, заголовок к тексту, подпись и гриф утверждения.
Перечень исследованных организационно-правовых документов Управления не является исчерпывающим, поскольку в его состав входит также штатное расписание, доступ к которому является ограниченным.
При анализе организационно-распорядительных документов были выявлены несоответствия, что мешает эффективной и рациональной работе не только специалиста-эксперта (по кадрам и делопроизводству), но и всего Управления ПФР. Поэтому необходимо заново разработать должностную инструкцию для специалиста-эксперта (по кадрам и делопроизводству), и направить предложенные рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству в Центральный аппарат Пенсионного фонда РФ.