Порядок составления, согласования и утверждения номенклатуры дел организации
Порядок составления и согласования НД структурного подразделения.
НД структурных подразделений составляется лицом, ответственным за документацию с привлечением ведущих специалистов, знающих функции, задачи и документацию эти подразделений, визируется зав. архивом, согласовывается ЭК структурного подразделения (при ее наличии) и подписывается руководителем струтурного подразделения.
НД структурного подразделения составляется на бланке структурного подразделения, заголовком данной НД является год, на который она составляется. Текст строится в виде таблицы, перед которой приводится название с указанием индекса этого дела:
| Инд-екс дела | Заголовок дела (тома, части) | Кол-во дел (томов, частей) | Срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню | Примечание |
После оформления НД структурного поразделения передается в службу ДОУ для составления и оформления НД организации.
Служба ДОУ контролирует работу по разработке НД структурных подразделений и оказывает методическую помощь составителям.
НД структурных подразделений хранятся 5 лет после передачи дел в архив.
Порядок составления, согласования и утверждения номенклатуры дел организации
На основании НД структруных подразделений, а также профкома составляется сводная НД всего учреждения. В сводной НД дела располагаются так же, как и в НД структурных подразделений. Сводная НД организации составляется службой ДОУ на предстоящий календарный год в последнем квартале предшествующего года на основе НД всех структруных подразделений, подписывается руководителем службы ДОУ, визируется заведующим архивом, согласовывается ЭК (ЦЭК) организации и ЭПК (экспертно-проверочной комиссией) или ЭМК (экспертно-методической комиссией) государственного архивного учреждения, в которое поступают документы на хранение, а затем до 1 января следующего года утверждается руководителем организации. НД организаций негосударственных форм собственности, не имеющих договорных отношений с учреждениями государственной архивной службы, не согласовываются ЭМК (ЭПК) государственного архивного учреждения.
Во вновь созданном учреждении НД составляется в любое время года, а затем к началу делопроизводстаенного года (к 1 января). Точно также осуществляется составление НД при реорганизации учреждения.
НД согласовывается с государственным архивом 1 раз в 5 лет или после значительных изменений в структуре органихации независимо от срока предыдущего согласования. Ежегодно она уточняется. После внесения необходимых изменений НД дел утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего года приказом (распоряжением). При отсутствии же таких изменений она ежегодно перепечатывается и утверждается руководителем.
Прежде, чем составить НД, необходимо тщательно изучить состав, содержание и кол-во документов, циркулирующих в организации. При этом используются уставы или положения об учреждении и его структурных подразделения, должностные инструкциирабтникам учреждения, штатное расписание, отчеты и другая документация, схема классификации служебных документов и структурных подразделений, ведомственный или типовой перечень документов с указанием сроков их хранения, примерные и типовые НД, НД за прошлый год, регистрационные формы, описи дел.
Положения, штатное расписание, должностные инструкции, НД облегчают составление НД и систематизацию дел, регистрационные формы помогают определить состав и содержание полученных, отправленных и внутренних документов.
После утверждения сводной НД структруные подразделения получают выписки из нее, включающих текст соответсвующих разделов.
Организации, не сдающие документы на государственное хранение, согласовывают НД с ЦЭК вышестоящей организации.
НД составляется в 4-х экземплярах. 1-й экземпляр хранится в службе ДОУ, 2-й используется службой ДОУ в качестве рабочего экземпляра, 3-й находится в качестве учетного документа в архиве, 4-й – в государственном архиве. 1-й экземпляр является документом постоянного хранения. Он регистрируется (в порядке, установленном для регистрации внутренних документов) и включается в раздел НД общего отдела, канцелярии или других структур, которые осуществляют документационное обеспечение управления.
НД организаций, в делопроизводстве которых не образуются документы постоянного хранения, хранятся не менее 10 лет.
НД организации состоит из разделов, соответствующих наименованим струкутрных подразделений, если НД построена по структурногому принципу, или направлениям деятельности, если НД построена по функциональному принципу.
Вне зависимости от места в утвержденной структуре первым разделом НД всегда идет служба ДОУ. Ее индексом всегда будет 01, и в этой службе всегда будут формироваться важнейшие документы, фиксирующие огрганизационно-распорядительную деятельность, - положения, уставы, приказы по основной деятельности и другие распорядительные документы, инструкции, плны и т.п.
После службы ДОУ в НД включаются разделы, названия которых являются наименованиями других структурных подразделений в соответствии с утвержденной структурой. Чаще всего после раздела, посвященного службе ДОУ, следуют разделы, посвященные функциональным отделам и управлениям. Действующие на общественных началах струкутрные подразделения и органы учреждения располагаются за основными струкутрными подразделениями. Завершают НД расположенные в порядке значимости общественные организации. В НД организации включаются и разделы, содержащие дела общественных организаций, временно действующих органов, учреждений, а также дела организации, правопреемником которой выступает организация-автор НД. Таким образом, документ, полученный или созданный в организации, должен быть включен в определнное дело и иметь свой адрес в виде индекса и заголовка дела. Кроме документов в НД включаются все справочные и регистрационные картотеки, журналы, электронные документы и БД. Однако не следует включать в НД печатные издания (ведомости Национального Собрания Республики Беларусь, собрания декрктов, указов Президента и постановлений Правительства Республики Беларусь, брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени, реферативные журналы, экспресс-информации, журналы, книги, газеты и т.п.).
В НД сначала включают дела с распорядительными документами вышестоящей организации, затем с распорядительными документами данного учреждения, протоколы, штатные расписания, планы, договоры, бухгалтерские документы, акты, переписку и т.п.
В учреждениях могут сождаваться дела по вопросам, которые не разрешены в течение одного года. Это так называемые «переходящие» дела, которые можно условно разделить на несколько групп:
· Дела, не завершенные делопроизводством. Они ведутся до разрешения вопроса.
· Дела, ведущиеся в течение нескольких лет до заполнения форм.
· Дела, содержащие распорядительные, инструктивно-методические документы и ведущиеся в течение ряда лет (пока дело не достигнет 200-250 листов).
Данные дела вносятся в НД каждого года с одним и тем же наименованием и с одним и тем же индексом в течение всего срока, необходимого для разрешения вопроса. Если в истекшем году дело состоит из двух или более томов, а последний том не закончен, то в нД будущего года вносятся все тома переходящего дела. Если в результате передачи функций одного учреждения другому передаются незавершенные делопроизводством дела вместе с картотеками и документами, они включаются в НД учреждения, принявшего функции.
Учет признаков заведения дел является обязательным условием правильного составления НД. При формировании отдельных статей НД признаки заведения дел дложны отражаться в такой последовательности: номинальный, авторский, предметно-вопросный, корреспондентский или географический, хронологический.
Признаки заведения дел влияют и на расположение статей в пределах НД. Названия наиболее важны по значению с точки зрения номинальной характеристики документов (положения, уставы и т.д.) выдвигаются на первое место. Названия дел, состоящийх из документов однородного содержания, помещаются рядом. Названия дел, отражающих авторский, корреспондентский и географический признаки, располагаются в нД по алфавиту авторов, корреспондентов, географических наименований. Названия дел, формируемых по хронологическому принципу, располагаются в последовательности хронологических периодов, за которые сгруппированы документы.