Правила написання адреси на конверті

Від правильного написання поштової адреси на конверті безпосередньо залежить швидкість обробки, пересилання та доставки кореспонденції. Відповідно до загальних вимог написання адреси на конверті, прийнятим в Україну, адреса одержувача потрібно писати в правому нижньому кутку, адреса відправника - у лівому верхньому куті конверта.

Реквізити адреси слід розташовувати в такому порядку:

• Ім'я одержувача або відправника (приватна особа чи організація)
• Назва вулиці, номер будинку, номер квартири (або номер абонементного ящика)
• Населений пункт
• Регіон
• П'ятизначний індекс
• Країна

В Україні використовуються п'ятизначні поштові індекси. Перші дві цифри індексу вказують регіон (адміністративну одиницю). Інші три цифри вказують на номер локального відділення зв'язку.

Адреса пишеться чітко і без виправлень, в ній не повинно бути знаків, що не відносяться до адреси.

Всі адресні дані пишуться розбірливо або друкуються чорнилом будь-якого кольору, за винятком червоного, жовтого і зеленого. Розмір шрифту - не менше 11 пт (4 мм), для нанесення індексу - 13-14 пт (5 мм).

У правому верхньому кутку конверта повинно залишитися досить місця для наклеювання марок.

При пересиланні поштою лист складають тестом всередину і запечатують в щільний конверт.

Якщо лист вкладається в конверт з прозорим віконцем, то адресу одержувача пишеться в куті листа, і сам лист складається таким чином, щоб адреса одержувача опинявся саме в прозорому вікні. Вкладення в конверті з прозорим вікном для адресних даних не має зміщуватися за границі вікна - це важливо для зчитування адресних даних у процесі автоматичного сортування.

Телеграма — документ, який передається телеграфом, має гра­нично стислий текст, що зумовлено потребою негайного втручан­ня в певну справу, термінового інформування когось про щось.
Текст телеграм містить словесну та цифрову інформа­цію. Телеграму пишуть без абзаців, переносів, розрізнення великих і малих літер, розділових знаків (при потребі вони передаються словами), іноді без службових слів.
Залежно від призначення телеграми бувають внутріш­ні та зовнішні.
Внутрішні функціонують у межах дер­жави, їх поділяють на вищі державні, державні, термінові, звичайні. Першочергово обслуговуються державні, потім термінові, тоді звичайні телеграми.
Зовнішні теле­грами надсилають за кордон.
Розрізняють ініціативні телеграми та телегра­ми-відповіді. У телеграмах-відповідях зазначають номер і дату телеграми, на яку дають відповідь, а в кінці — вихід­ний номер.
Телеграми оформляють на бланку і заповнюють у два етапи:

1. відправник заповнює бланк, пише текст, вказує категорію бланка;
2. працівник відділення зв'язку фіксує дату і час при­йому, кількість слів, визначає вартість телеграми згідно з тарифом.

Реквізити телеграми:

• герб,
• назва міністерства,
• вид до­кумента,
• номер,
• місце складання,
• адресат,
• текст,
• адресант.
  У разі оформлення телеграми на чистому аркуші ті реквізити, які не передаються, виокремлюються суціль­ною лінією.

Телефонограма— термінове повідомлення, передане адресато­ві телефоном.

Використовують телефонограми для документального оформлення усних телефонних переговорів. Це один із ви­дів усної ділової кореспонденції. Повідомлення, що мі­стить розпорядження, інформацію вищих органів, фіксу­ють у спеціальній книзі (журналі). Особа, якій адресовано телефонограму, після ознайомлення з текстом ставить свій підпис, у такий спосіб підтверджуючи свою відповідаль­ність за виконання переданих розпоряджень або доведен­ня інформації до відома. На відміну від телеграми, теле­фонні повідомлення, як правило, обмежені у відстані, їх передають у межах міста, району, області.

Реквізити телефонограми:

• назва документа,
• номер і дата,
• назва відправника,
• телефон, передав (зазначають посаду, ініціали, прізвище того, хто передав),
• назва одержу­вача, прийняв (вказують посаду, ініціали, прізвище того, що прийняв, номер телефону),
• текст (стислий, треба уника­ти слів, що важко вимовляються, і складних зворотів, слова пишуть без скорочень, кількість слів — не більше 50),
• під­пис службової особи — керівника установи.

На багатьох підприємствах використовують спеціальні бланки, на яких занотовують телефонограми. їх оформлю­ють на трафаретному бланкові чи аркуші А5.

Факс— узагальнена назва різноманітних документів, які надхо­дять до організації безпосередньо за допомогою телекомунікативного зв'язку та принтера.

Пишуть факси на бланку підприємства для зовнішніх документів. Його оформлення відповідає оформленню службового листа. Факс складають в одному примірнику, який після передачі зберігається у справі. Головні вимоги до тексту — лаконічність, простота.

Реквізити факсу:

• назва документа,
• дата,
• назва адреса­та — установи, яка передає факс,
• прізвище,
• посада особи, що підписала факс,
• назва організації, що одержує факс,
• текст (без скорочень).

Додаткові відомості, які автоматич­но передає апарат, — зазначення відправника (його код), дата і час передавання, номер телефаксу, з якого передано, кількість сторінок.

Відправник повинен отримати підтвердження отри­мання. Важливі документи після надіслання копіюють на звичайному папері, щоб їх можна було використовувати впродовж тривалого часу.

Вітальний адрес вручається в особливо урочистих випадках: на ювілеях, у зв'язку присвоєнням людині наукового або почесного звання, присудженням йому державної нагороди або інших відзнак. У такій же формі можна привітати партнерів, які святкують "круглу" дату з дня заснування фірми, або отримали престижну премію в професійному конкурсі.