Section i. Business letter layout
Л.К. Раицкая, Л.В. Коровина
КОММЕРЧЕСКАЯ
КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ
И ДОКУМЕНТАЦИЯ
УЧЕБНОЕ ПОСОБИЕ ПО АНГЛИЙСКОМУ ЯЗЫКУ
Рекомендовано УМО по образованию в области финансов, учета и мировой экономики в качестве учебного пособия для студентов,
обучающихся по специальностям 060600«Мировая экономика» и 060400 «Финансы и кредит»
Под общей редакцией к.э.н., доц. Раицкой Л.К.
Москва, 2007
УДК 811.111
ББК 81.2
Р18
Рецензенты:
В.К.Поспелов– к.э.н., профессор, директор Института международных экономических отношений Финансовой академии при Правительстве РФ;
С.В.Лысенко– к.ф.н., доцент, зав. кафедрой английского языка № 4 МГИМО (Университета) МИД России;
М.Ф. Матявина– доцент кафдры иностранных языков Финансовой академии при Правительстве РФ.
Р18
Раицкая Л.К., Коровина Л.В. Коммерческая корреспонденция и документация :Учебное пособие по английскому языку / Под ред. к.э.н., доц. Раицкой Л.К. – 4-изд. – М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К°», 2007. – 808 с.
ISBN 978-5-911131-514-6
Учебное пособие предназначено для экономиеских факультетов университетов и институтов, готовящих специалистов в области мировой экономики, международных экономических отношений, менеджмента и финансов, и рассчитанро на 200 часов аудиторных занятий. Цель курса – изучение основ деловой корреспонденции, составление писем, запросов, оферт, заказов, работа с контрактами, юридическими и платежными документами, широко используемыми в бизнесе, а также совершенствование диалогической речи сиспользованием профессиональной лексики; выработка навыков последовательного перевода диалогов коммерческого содержания. В течение ряда лет материалы, вошедшие в пособие, проходили апробацию на четырех факультетах МГИМО (У) и подтвердили свою эффективность. Учебное пособие полностью соответствует программе МГИМО (У) МИД России по английскому языку по аспекту «Коммерческая корреспонденция и документация, деловое общение».
© Раицкая Л.К., Коровина Л.В., 2006
Содержание
| Введение | |
| SECTION 1. BUSINESS LETTER LAYOUT | |
| SECTION 2. SIMPLE COMMERCIAL LETTERS | |
| BLOCK 1. SIMPLE COMMERCIAL LETTERS-1 | |
| BLOCK 2. SIMPLE COMMERCIAL LETTERS-2 | |
| BLOCK 3. SIMPLE COMMERCIAL LETTERS-3 | |
| SECTION 3. SOCIAL BUSINESS LETTERS | |
| BLOCK 1. LETTERS OF CONGRATULATION, APPRECIATION, SYMPATHY AND CONDOLENCE | |
| BLOCK 2. BUSINESS LETTERS FOR DIFFERENT OCCASIONS | |
| SECTION 4. ENQUIRIES | |
| BLOCK 1. ENQUIRY-1 | |
| BLOCK 2. ENQUIRY-2 | |
| SECTION 5. OFFERS AND ORDERS | |
| BLOCK 1. OFFERS | |
| BLOCK 2. ORDERS | |
| BLOCK 3. GENERAL CONDITIONS OF SALE | |
| SECTION 6. NEGOTIATING PRICES AND TERMS | |
| BLOCK 1. ACCEPTING OR DECLINING OFFERS AND ORDERS. REVISION OF PRICES | |
| BLOCK 2. REVISION OF TERMS | |
| SECTION 7. AGENCY | |
| BLOCK 1. CORRESPONDENCE RELATING TO AGENCY | |
| BLOCK 2. AGENCY AGREEMENT-1 | |
| BLOCK 3. AGENCY AGREEMENT-2 | |
| BLOCKS 4-5. AGENCY AGREEMENT-3 | |
| SECTION 8. EXPORT CONTRACTS | |
| BLOCKS 1-2. CONTRACT FOR THE SALE OF OIL PRODUCTS | |
| BLOCK 3. EXPORT CONTRACT FORM | |
| BLOCK 4. CONTRACT FORM FOR THE SALE OF CEMENT | |
| BLOCK 5. EXPORT CONTRACT FOR THE SALE OF TIMBER | |
| SECTION 9. IMPORT CONTRACTS | |
| BLOCKS 1-2. IMPORT CONTRACT FORM FOR THE SALE OF MACHINERY | |
| BLOCK 3. CONTRACT FORM FOR IMPORT OF WHEAT | |
| SECTION 10. CORRESPONDENCE RELATING TO SALES CONTRACTS | |
| BLOCK 1. EXECUTION OF CONTRACTUAL OBLIGATIONS RELATING TO TRANSPORTATION AND PACKING | |
| BLOCK 2. DISCUSSING PROBLEMS ARISING OUT OF CONTRACTUAL OBLIGATIONS | |
| SECTION 11. CLAIMS | |
| BLOCK 1. CLAIMS AND REPLIES TO CLAIMS | |
| BLOCK 2. LETTERS OF COMPLAINT | |
| SECTION 12. BANKING AND PAYMENTS | |
| BLOCK 1. BANKING SERVICES | |
| BLOCK 2. PAYMENTS IN FOREIN TRADE – LETTER OF CREDIT | |
| BLOCK 3. COLLECTING DEBTS | |
| BLOCK 4. SETTLING ACCOUNTS | |
| SECTION 13. INSURANCE | |
| BLOCK 1. CORRESPONDENCE RELATING TO INSURANCE | |
| BLOCK 2. INSURANCE POLICY | |
| BLOCK 3. FORM OF LLOYD’S MARINE POLICY | |
| BLOCK 4. INSURANCE CLAUSES | |
| SECTION 14.TRANSPORTATION AND SHIPPING. PACKING | |
| BLOCK 1. TRANSPORTATION, SHIPPING AND PAKING | |
| BLOCK 2. TRANSPORTATION AND SHIPPING CLAUSES | |
| BLOCK 3. SHIPPING DOCUMENTS. BILL OF LADING | |
| BLOCK 4. TERMS OF TRANSPORTATION^ INCOTERMS | |
| SECTION 15. READ AND DISCUSS | |
| SECTION 16. REVISION | |
| RUSSIAN-ENGLISH GLOSSARY OF COMMERCIAL TERMS | |
| INDEX OF ENGLISH COMMERCIAL TERMS | |
| APPENDIXES |
Введение
Учебное пособие по деловому английскому языку (коммерческая корреспонденция и документация, деловое общение) предназначено для студентов, обучающихся по экономическим специальностям. Цель курса - изучение основ деловой корреспонденции, составление писем, служебных записок, запросов, оферт, заказов, работа с контрактами и юридическими и платежными документами, широко используемыми в бизнесе, а также совершенствование навыков диалогической речи с использованием профессиональной лексики; выработка навыков последовательного (абзацно-фразового) перевода диалогов коммерческого содержания.
Учебное пособие расcчитано на часов аудиторной работы и часов внеаудиторной работы и состоит из частей (SECTIONS). В свою очередь, материал разделен на уроки (BLOCKS). Каждый вид учебных материалов, упражнений и пр. в уроке обозначен словом FOCUS с порядковым номером. Нумерация по возможности сохраняется из урока в урок, что делает структуру пособия четкой и упрощает работу в аудитории.
Учебное пособие содержит разнообразный тренировочный материал. Это, прежде всего, упражнения на активизацию новой коммерческой лексики (например, Find the English equivalents; Complete the sentences и пр.) В связи с частыми ошибками, допускаемыми студентами при употреблении английских артиклей и предлогов, авторы составили специальные упражнения (Fill in the blanks with prepositions; Fill in the blanks with articles), помогающие устранить самые распространенные из них.
Существенная часть материалов, вошедших в данное пособие, использовалась на различных факультетах МГИМО (У) МИД России в течение ряда лет и подтвердила свою эффективность. Апробация проходила по различным направлениям (содержание коммерческих писем и документов; структура пособия; используемая методика и пр.)
Поскольку МГИМО(У) МИД России готовит в том числе специалистов для работы в системе внешней торговли России, и первым рабочим языком большинства из них будет русский, то оправдано включение упражнений на перевод писем и предложений с русского языка на английский, а также переводческих упражнений. В этой же связи краткие комментарии по написанию писем, запросов, оферт и пр., как и специальные задания по самостоятельному составлению писем и проведению бесед и переговоров также были сделаны авторами частично на русском языке.
Для обсуждения отдельных тем пособия (составление писем, запросов, оферт и пр.) на английском языке предусмотрен специальный раздел (SECTION READ AND DISCUSS), где приводятся на английском языке аутентичные тексты по указанной проблематике и предлагаются вопросы для обсуждения.
Полагаем, что особый интерес у преподавателей и студентов должна вызвать та часть упражнений, которая посвящена самостоятельному составлению писем и документов в соответствии с определенной задачей (Make up letters according to the situations...), а также небольшие ситуационные игры-упражнения (Roleplays), цель которых, при одновременной активизации деловой лексики, - развитие навыков устной речи.
Стоит обратить внимание на COMMENTARY AND NOTES, где рассматриваются основные лексические и грамматические сложности языка деловых писем по мере их появления в пособии. Новая лексика вводится, во-первых, с переводом на русский язык, во-вторых, с комментариями, синонимами, антонимами, предлогами и примерами, где это необходимо. При этом используются следующие обозначения:
| ¨ SYN ANT ABBR VARIANT NOTE AmEn | пример, иллюстрирующий использование активной лексической единицы в деловом английском языке синоним(ы) антоним(ы) сокращение, аббревиатура вариант слова или выражения, несколько отличный от данного в тексте урока комментарий, посвященный употреблению слова или выражения вариант слова или выражения, используемый в американском английском |
| ►Слова и выражения приводятся в порядке их появления в тексте урока. Наиболее значимые из них могут повторяться в активном словаре нескольких уроков пособия. |
В конце учебного пособия предлагается англо-русский и русско-английский словарь, включающий лексику данного издания. В основу построения англо-русского словаря положен тот же принцип, который использовался при составлении поурочных словарей (гнездовой), при этом слова приводятся в алфавитном порядке с указанием номера урока, где встречается это слово (SECTION/ BLOCK). Например, 2.1 означает SECTION 2 BLOCK 1. Русско-английский словарь можно рассматривать как указатель номера урока (уроков), где встречается данное слово (выражение). Кроме того, при каждой словарной статье указывается ее основное значение (значения) в курсе коммерческой корреспонденции и документации.
В каждом уроке выделены WRITTEN PATTERNS - английские канцелярские штампы и обороты речи, характерные для делового английского языка, с их переводом на русский язык.
Раздел REVISION состоит из упражнений и заданий на повторение всего пройденного в рамках курса материала.
В приложении к данному учебному пособию мы приводим информацию об отдельных коммерческих, транспортных, платежных и иных документах, их образцы, полезные сведения о написании резюме, а также методические материалы (по работе с данным пособием и двустороннему переводу в рамках курса коммерческой корреспонденции и документации, делового общения).
Мы надеемся, что работа с данным пособием оправдает Ваши ожидания и будет эффективной и полезной. Желаем успехов в изучении делового английского языка.
SECTION I. BUSINESS LETTER LAYOUT
| заголовок бланка (letter head) | SMITH & CO., LTD 15 High St., Newcastle tel 366 509 ____ |
| ссылки (references) | Our ref _____ Your ref _____ |
| дата (date) | May 6, 20.. |
| адрес получателя (inside address) | Messrs Strong & Sons 73 Victoria St London Great Britain |
| обращение (opening salutation) | Dear Sirs |
| тема письма (letter subject) | Letter dated April 30th |
| текст письма (letter body) | We thank you for your letter dated April 30th. We are sending you our new catalogue of Machines. You will also find our leaflets and price-lists enclosed. |
| заключительная форма вежливости (closing salutation) | Yours faithfully |
| подпись (signature) | D.Right Sales Manager |
| приложения (enclosures) | Encl. |
Exhibit 1. Business Letter Layout
Письма по-прежнему играют существенную роль в бизнесе. Это и оферты, и сопроводительные письма, уведомления и подтверждения, поздравления и соболезнования и пр. Письма могут пересылаться традиционно по почте или с использованием новых телекоммуникационных средств (факсы, e-mail).
Деловые и коммерческие письма могут иметь разную форму, стиль и содержание, но в любом из них можно выделить общие структурные звенья.
¨ Заголовок бланка (letterhead). Письма чаще всего пишутся на бланках (blank form). Отличительная черта любого бланка - его заголовок, который содержит информацию о фирме или организации: наименование, адрес, номера телефона и факса. Содержание определяется, во-первых, действующим законодательством и, во-вторых, национальной практикой.
¨ Ссылки (references). Под заголовком бланка в отдельных случаях располагаются канцелярские реквизиты, указывающие входящий и исходящий номера:
| Our ref. 35/JS/AB | Наш исходящий номер 35. Буквы после номера означают инициалы автора письма и секретаря, печатавшего письмо. |
| Your ref. 96/ BW | Ваш входящий номер 96. Берется из письма, ответом на которое является данное письмо. Значение инициалов смотри выше. |
¨ Дата (date). Возможны различные варианты написания даты:
| 20th April, 200... April 20, 200... April 20th, 200... |
Не рекомендуется использовать форму, принятую в России, где месяц обозначается цифрой, поскольку 02.10.2000 в США будет означать 10 февраля 2000 года, и это может привести к недоразумению.
¨ Адрес получателя (inside address). Следует обратить внимание на порядок написания адреса. Вначале следует имя адресата, затем номер дома, названия улицы, города, штата. графства (в Великобритании, если город небольшой, а в США при названии любого города). Затем пишется номер почтового индекса (post code в Великобритании и zip code в США). На последней строке - название страны, если письмо адресовано за границу.
Однако не стоит следовать вышеприведенному порядку при написании адреса на другом (не английском) языке, меняя порядок реквизитов в присланном вам адресе. Результатом может стать то, что письмо никогда не достигнет адресата. Поэтому, если вы пишите российский адрес латинскими буквами, то вы должны соблюдать правила написания адреса в русском языке, можно только вынести название страны на последнюю строку, написав его по-английски. Тем более, что английские или американские почтальоны будут обращать внимание только на эту строчку.
¨ Обращение (opening salutation). Если имя адресата вам неизвестно, то следует использовать нейтральную форму - Dear Sir(s)/ Dear Madam. Она по стилю аналогична русской фразе Уважаемые господа!
Обратите внимание: в английском языке после обращения никогда не ставится восклицательный знак (exclamation mark), а только запятая (comma) или же пунктуационный знак отсутствует.
Если вы знаете адресата, то можно начать письмо так:
| Dear Mr Smith(,) Dear Mrs/ Miss/ Ms Smith(,) Dear John(,) |
В американском варианте иногда письма начинаются с обращения Gentlemen(:), после которого ставится двоеточие (colon) или знак препинания отсутствует.
¨ Тема письма (letter subject). Если вы хотите, чтобы ваше письмо быстрее нашло адресата, особенно если направляете его в крупную компанию, ведущую обширную переписку, то полезно, чтобы письмо имело заглавие с изложением темы. Как правило, такой подзаголовок пишется в центре или слева и подчеркивается, например:
Contract # 5
¨ Текст письма (letter body). То, что и как вы напишите в письме будет предметом нашего курса, однако стоит сказать несколько слов о том, как в последнее время оформляются и какая пунктуация характерна для деловых писем. В связи с распространением компьютеров стало популярным оформление, когда текст в начале абзаца пишется без отступов, а абзацы отделяются друг от друга пустой строкой. При этом все части письма (ссылки, адрес, дата, вступительная и заключительная формы вежливости, тема письма) начинаются от левого края страницы. Запятые в конце каждой строки адреса, после вступительной и заключительной форм вежливости отсутствуют. Такое оформление получило название full block style.
Следует отметить, что в деловой практике каждой фирмы могут быть свои варианты оформления писем. Это касается и размещения различных частей письма в правой или левой стороне страницы, и пунктуации (наличия или отсутствия запятых в вышеназванных случаях).
¨ Заключительная форма вежливости( closing salutation). В основном в деловой корреспонденции используются следующие выражения. Если письмо начинается со слов Dear Sirs/ Dear Madam, то заканчивать его следует Yours faithfully или Faithfully yours. Если письмо носит менее официальный характер, то начиная со слов Dear Mr Smith/ Dear Mrs Smith или Dear John, закончить его надо Sincerely yours. В американском английском предпочтителен вариант Truly yours.
Обратите внимание: при обращении к женщине кроме традиционных Miss/ Mrs Smith в последнее время используется еще одно обращение - Ms Smith. Изначально оно появилось среди феминисток, а позже стало использоваться в тех случаях, когда вы не знаете семейное положение адресата. Рекомендуем после имени в конце письма в скобках указывать предпочитаемое обращение, например:
| Faithfully yours J.Brown J.Brown (Miss) Sales Manager |
¨ Подпись (signature). Под подписью следует дать расшифровку с указанием должности (см. выше).
¨ Приложения (enclosures). В левом нижнем углу указывается количество приложений, если с данным письмом отправляются различные документы. Эта практика может быть полезна, особенно, если письмо адресовано в крупную компанию, где оно будет вскрыто в канцелярии и затем передано в соответствующий отдел. Указывая количество приложений, вы обеспечиваете большую вероятность того, что все посланные вами документы достигнут адресата и не затеряются.
WORKSHOP
Ниже приводятся тексты и реквизиты деловых писем. Ваша задача составить письма, расположив все их части в соответствии с правилами, приведенными выше. Переведите составленные Вами письма на русский язык.
Письмо 1
1. Enclosure
2. Dear Sirs
3. We are sending you our new catalogue. We hope it will be of interest to you.
4. Standard Office Furniture, Ltd.,
Cantley Road,
London SW4
5. Yours faithfully,
J.Smith
6. 15th September 2000
Письмо 2
1. Dear Sirs,
2. Yours faithfully,
P.J.Morgan
3. The British Engineering Co.,
12 City New Road,
London, EC 3
4. April 10, 2000
5. We have received your letter of the 21st March and sent it to our clients for their consideration. We will inform you of their decision in a few days.
Письмо 3
1. Enclosure.
2. Dear Sirs,
3. May 4, 2000
4. In accordance with your request we have pleasure in sending you our publications relating to Model A. We hope to hear from you soon.
5. Yours faithfully, B.Grey
SECTION 2. SIMPLE COMMERCIAL LETTERS
BLOCK 1. SIMPLE COMMERCIAL LETTERS-1
LEAD-IN
¨ What is the first step in planning your letter?
¨ Why is it so important to acknowledge receipt of all business letters got?
¨ How long should a letter be? Is it a good idea to send a one-paragraph letter? Why?
¨ Read the following text. What points can you agree with? What not? Why?
Планирование письма
Естественно, что объем, как и стиль письма, полностью определяются его содержанием. Во-первых, приступая к написанию письма, необходимо определить какой объем информации вы хотите передать в нем. Во-вторых, информация должна быть изложена в правильном порядке, следуя определенной логике.
ПЕРВАЯ ЧАСТЬ письма играет важную роль, поскольку задает тон всему письму и создает впечатление об авторе и представляемой им компании. Как правило, в первом абзаце вы благодарите вашего корреспондента за письмо, если вы пишите ответ, и/ или готовите вашего корреспондента к восприятию важной для вас информации.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ: Не стоит в первой же фразе излагать суть письма, в то же время не разумно на фоне общих и ничего не значащих фраз не выделить в должной мере причины, побудившие вас написать письмо.
ПОСЛЕДНЯЯ ЧАСТЬ включает традиционные штампы, при помощи которых вы показываете вашему корреспонденту, что вы с нетерпением и интересом ждете от него ответа на интересующие вас вопросы, которые могут еще раз быть обобщены в самом конце письма.
Между первым и последним абзацами необходимо в последовательной, вежливой и ненавязчивой форме развить основную идею, побудившую вас обратиться к корреспонденту.
FOCUS 1
LETTER 1
Moscow, May 13, 20...
Smith & Co.
36 Brighton Rd
London
Great Britain
Dear Sirs
We thank you for your letter dated May 7. For your information we attach our publications relating to Machines, Models 38, 43 and 43a, and hope they will be of interest to you.
Yours faithfully
D.Smirnov
PR Department
Encl.
LETTER 2
Hull, May 26, 20...
Smith & Co., Ltd.
12 Green Lane
London
Great Britain
Dear Sirs
We have received your letter of May 20 and thank you for the information sent to us. It will be of great help to us. We hope to see you in Hull.
Yours faithfully
Andrew Brown
Sales Manager
LETTER 3
London, 15th September, 20...
Smith & Co., Ltd.
32A White Street
Manchester 3DK
Dear Sirs
We thank you for your letter of the 5th September, 20... sent by air-mail in reply to our fax dated the 20th August. For your information we are sending you our newest Catalogue of Machines and ask you to cable us if you require our further publications. We hope to hear from you soon.
Yours faithfully,
C.Brown
Encl.
LETTER 4
Glasgow, 5th May, 20...
Smith & Brown, Ltd.
12 High Street
London, EC2
UK
Dear Sirs
MV Victoria
In reply to your fax of the 28th April we are glad to inform you that the m.v. Victoria sailed from Glasgow yesterday and will arrive at the port of destination on the 16th May, 20… as stated in Contract No.386.
We enclose herewith copies of the shipping documents which we sent to you under separate cover.
Yours faithfully,
D.Adams
Green & Co., Ltd.
Encl.
LETTER 5
June 3, 20...
The Excelso Company Ltd.
High Wycombe
Bucks B84 1 WE
Dear Sirs
Contract # 386, MV Queen Mary
We acknowledge with thanks receipt of your telegram of today's date informing us of the sailing of the M.V. Queen Mary.
Yours faithfully
D.Jones
Sales Manager
LETTER 6
February 26, 200...
Messrs.W.H.Strong
73 Crimea Road
London SE25 3NF
Dear Sirs
We have received your letter dated February 20th and forwarded it to our Clients for their consideration.
We suggest that you should send your price-lists, catalogues, leaflets and other publications a list of which you find enclosed herewith to the address of our Clients. As soon as we hear from them we will inform you of their decision.
Yours faithfully
K. Morse (Ms)
Sales Department
Encl.
LETTER 7
April 14, 20...
567 Queen Street
London EC 4 8YH
Great Britain
Dear Sirs
With reference to your letter of 3rd April, we have to explain that due to a misunderstanding on our part, we failed to advise you in time. We have revised the arrangements with our operating departments and in future we will do our best to act properly.
We sincerely regret any inconvenience caused to you and thank you for bringing this matter to our attention.
Faithfully yours
M.Todd
M.Todd
Sales Manager
LETTER 8
London, Dec 12, 20...
J.White & Co., Ltd.
254 Smuts Avenue
Cape Town
Dear Sirs
Order # 356
We are obliged for your letter of December 5. We are contacting the manufacturing plant on the questions raised by you during the preliminary talks and will write to you immediately upon receipt of their reply.
As for our arrangement concerning your visit to London we have to inform you that our executive director Mr Brown is away in the USA and is to be back by December 10 at the latest. Please, fax us if the time after December 11 is convenient for you so that we could make all necessary reservations.
We hope to hear from you soon.
Yours faithfully
Daniel McDonald
Sales Manager
LETTER 9
Cologne, April 14, 20...
12 High St.
London
Great Britain
Dear Sirs
Contract # 4325
We are glad to inform you that the goods were shipped yesterday by M.V. Angela. All shipping documents will be faxed to the address of our Clients tomorrow morning.
Yours faithfully
W. Heinz