Учет расчетов с дебиторами
Для учета дебиторской задолженности в плане счетов бюджетного учреждения предусмотрены счета 2 раздела «Финансовые активы», они являются активными и имеют дебетовый остаток.
Дебиторская задолженность может возникнуть у бюджетных учреждений в следующих случаях:
1) Учреждение выполнило работы, оказало услуги, отгрузило продукцию собственного производства, а оплата от покупателей и заказчиков не поступила. В данном случае применяется счет 020500000 «Расчеты по доходам».
2) Учреждение перечислило аванс поставщику под предстоящее поступление материальных ценностей, выполнение работ, оказание услуг, а материальные ценности еще не поступили, работы, услуги не выполнены. Используется счет 020600000 «Расчеты по выданным авансам».
3) Подотчетное лицо учреждения по состоянию на отчетную дату не отчиталось по полученным в подотчет суммам. Используется 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами».
4) В случае выявленной недостачи, по которой установлено виновное лицо, не погашена задолженность на конец отчетного периода. Используется счет 020900000 «Расчеты по ущербу имуществу».
Учет расчетов с дебиторами по доходам
К доходам бюджетного учреждения относятся:
1) Доходы от использования имущества, находящегося в государственной и муниципальной собственности;
2) Доходы от оказания платных работ и услуг;
3) Доходы от продажи имущества;
Учет расчетов по доходам от собственности
В качестве дополнительного источника финансирования бюджетного учреждения могут использовать арендную плату от сдачи в аренду государственного и муниципального имущества. Доходы от сдачи в аренду государственного и муниципального имущества учитываются на счете 040110120 «Доходы от собственности».
При начислении арендной платы оформляется запись: Д 020521560 К 040110120.
При получении арендной платы от арендатора: Д 020111510, 020120510 К 020521660.
Учет доходов от оказания платных услуг
Доходы от оказания платных услуг учитываются на счете 040110130 «Доходы от оказания платных услуг».
При начислении доходов от оказания платных услуг (от продажи продукции собственного производства, выполнения работ, оказания услуг) оформляется запись: Д 020531560 К 040110130. В данном случае необходимо начислить НДС к уплате в бюджет: Д 040110130 К 030304730.
При списании затрат по изготовлению готовой продукции, выполнению работ и оказанию услуг: Д 040110130 К 010960200, 010970200.
При получении выручки от оказания платных услуг: Д 020111510, 020120510 К 020531660.
Учет расчетов с дебиторами по выданным авансам
В составе дебиторской задолженности бюджетных учреждений учитывается задолженность по авансам, выданным поставщикам, подрядчикам и другим организациям. В соответствии с бюджетным законодательством РФ авансы могут выдаваться в размере 100% от суммы договора по следующим видам расчетов:
1) По договорам за услуги связи;
2) На подписку и приобретение печатных изданий;
3) На обучение на курсах повышения квалификации;
4) На приобретение авиа- и железнодорожных билетов, а также билетов для проезда городским и пригородным транспортом;
5) На путевки для санаторно-курортного лечения.
В размере 30% от суммы договора выдаются авансы по остальным видам договоров и контрактов.
Для учета выданных авансов используется счет 020600000 «Расчеты по выданным авансам».
К указанным группам счетов открываются виды счетов, аналогичные счету 030200000 «Расчеты по принятым обязательствам». В качестве знаков с 24-26 используются коды КОСГУ: 560 – увеличение; 660 – уменьшение.
При перечислении авансов поставщикам и подрядчикам оформляется запись: Д 020600560 К 020111610, 020120610.
После получения от поставщиков и подрядчиков материальных ценностей, выполнения работ и оказания услуг в счет перечисленных ранее авансов производится зачет авансов в счет погашения долга перед поставщиками и подрядчиками: Д 030200830 К 020600660.
Для аналитического и синтетического учета выданных авансов используется карточка учета средств и расчетов, а также журнал № 4 «Журнал расчетов с поставщиками и подрядчиками».
Учет расчетов с подотчетными лицами
Авансы в подотчет выдаются по распоряжению руководителя организации на основании письменного заявления получателя с указанием назначения аванса и срока, на который он выдается.
При выдаче наличных денежных средств под отчет подписывается расходный кассовый ордер формы № 0310002. После совершения хозяйственных операций либо по возвращении с командировки работник должен представить авансовый отчет об израсходованных суммах с приложением оправдательных документов.
Для расчетов с подотчетными лицами применяется активный счет 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами». К нему открываются аналитические счета по соответствующим видам и группам.
При выдаче денежных средств под отчет из кассы оформляется запись: Д 020800560 К 020134610 «Касса».
Предварительно при поступлении денежных средств в кассу для выдачи в подотчет оформляется проводка: Д 020134510 К 020111610, 020120610.
При возврате в кассу неиспользованных подотчетных сумм: Д 020134510 К 020800660.
Затем указанные суммы сдаются на лицевой счет учреждения: Д 020111510, 020120510 К 020134610.
По мере представления авансового отчета об израсходованных суммах в бухгалтерском учете бюджетного учреждения оформляются записи:
1) При приобретении основных средств подотчетным лицом: Д 010631310 К 020831660.
2) При приобретении материальных запасов подотчетным лицом (прочие материальные запасы – иное движимое имущество): Д 010536340 К 020834660. Данную операцию можно отразить
3) При оплате подотчетным лицом задолженности за услуги связи: Д 030221830 К 020821660.
4) При принятии к учету расходов по командировке согласно приложенным документам оформляются записи:
а) На сумму проезда в командировке до места и обратно: Д 040120222 «Расходы на транспортные услуги» К 020822660 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате транспортных услуг».
б) На сумму расходов на проживание согласно счету гостиницы: Д 040120226 «Расходы на прочие работы и услуги» К 020826660 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих работ и услуг».
в) На сумму суточных согласно авансовому отчету: Д 040120212 «Расходы по прочим выплатам» К 020812660 «Расчеты с подотчетными лицами по прочим выплатам».
Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в карточке учета средств и расчетов, а синтетический учет ведется в журнале № 3 «Журнал операций по расчетам с подотчетными лицами».
Учет расчетов по недостачам
При обнаружении материального ущерба вследствие недостач и хищений денежных средств и материальных ценностей необходимо руководствоваться следующими положениями:
1) При определении размера ущерба в расчет берется рыночная стоимость материальных ценностей на день обнаружения недостачи;
2) После установления фактов недостачи и хищений материалы должны быть переданы для предъявления гражданского иска или возбуждения уголовного дела. После получения решения суда сумма недостач относится на виновное лицо в соответствии с исполнительным листом. Порядок взыскания ущерба с виновных лиц, являющихся сотрудниками организации, регулируется Трудовым кодексом РФ (статьи 248 и 392).
Для расчета по недостачам предусмотрен активный счет 020900000 «Расчеты по ущербу имуществу». К нему открываются аналитические счета по соответствующим группам и видам:
В качестве знаков с 24-26 к счету 020900000 применяются коды КОСГУ: 560 – увеличение; 660 – уменьшение.
Сумма выявленных недостач и потерь от порчи ценностей относят по рыночной стоимости в дебет 020900000, при этом оформляется запись: Д 020900560 К 040110172 «Доходы от операций с активами».
Одновременно балансовая стоимость утраченного имущества списывается на уменьшение доходов: Д 040110172 К 010100410, 010200420, 010300430, 010500440, 020134610 и т.д.
При погашении недостачи виновным лицом оформляется запись: Д 020134510, 030211830, 020111510, 020120510 К 020900660.
Если виновное лицо не установлено или суд отказал во взыскании ущерба с виновного лица, сумма недостачи списывается следующей проводкой: Д 040110172 К 020900660.
Аналитический учет расчетов по недостачам ведется в карточке учета средств и расчетов по каждому виновному лицу с указанием фамилии, имени, отчества, должности, суммы недостачи и даты возникновения задолженности.