Аудит правильности открытия счетов в банке

Аудит правильности открытия счетов предполагает оценку деятельности банка по следующим основным направлениям:

§ проверка наличие внутрибанковских положений по порядку открытия счетов и их соответствие нормативным требованиям;

§ оценка на соответствие требованиям законодательства представленных документов по открытию счетов в анализируемом периоде по различным клиентам;

§ правильность отражения в учете открытия, закрытия и переоформления счетов клиентов;

§ правильность оформления, подтверждения и хранения карточек с образцами подписей и оттиска печати клиента;

§ проверка на соответствие требованиям законодательства договоров на ведение счета;

§ состав, правильность оформления, подтверждения и хранения юридических дел клиентов.

Основными материалами для аудита правильности открытия счетов клиентам являются: юридические дела по открытию счетов, книга регистрации открытых лицевых счетов, проверочные ведомости, лицевые счета аналитического учета в разрезе балансовых счетов по учету привлеченных средств. К проверяемым документам относятся учетная политика банка, типовые формы договоров на ведение различных счетов и фактически заключенные договора с разными контрагентами. Кроме перечисленных документов в процессе аудита может понадобиться и дополнительная информация, например, деловая переписка, запросы, протоколы заседаний Совета банка и пр.

Наиболее приемлемой для последовательного проведения аудита по оценке правильности открываемых в банке счетов клиентам и другим банкам является их классификация в соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета в банках Республики Беларусь. Счета делятся на группы в соответствии с классом учета их владельцев — контрагентов банка и характером привлечения средств следующим образом:

КЛАСС 1 Денежные средства, драгоценные металлы и межбанковские операции.

- средства Национального банка (корреспондентский счет, иные счета, срочные депозиты, кредиты полученные)

- средства других банков (корреспондентские счета, иные счета, срочные депозиты, кредиты полученные)

КЛАСС 3 — Счета по операциям клиентов

- счета небанковских финансовых организаций (текущие, иные счета, депозиты, счета по учету средств в расчетах, подлежащих перечислению клиентам)

- счета коммерческих организаций (текущие, иные счета, депозиты, счета по учету средств в расчетах, подлежащих перечислению клиентам)

- счета индивидуальных предпринимателей (текущие, иные счета, депозиты, счета по учету средств в расчетах, подлежащих перечислению клиентам)

- счета физических лиц (текущие, иные счета, депозиты, счета по учету средств в расчетах, подлежащих перечислению клиентам)

- счета некоммерческих организаций (текущие, иные счета, счета по учету средств в расчетах, подлежащих перечислению клиентам, депозиты)

- счета клиентов — нерезидентов (типа «Т», «И», «С» в белорусских рублях, текущие в иностранной валюте)

- средства бюджетов различного уровня (счета органов государственного управления и их подведомственных юридических лиц, текущие счета клиентов, финансируемые за счет бюджетов, счета по учету различных фондов, срочные вклады).

В перечень счетов клиентов, открываемых банком для отражения привлеченных средств, включаются: текущие (расчетные) счета, иные счета, вкладные (депозитные) счета и счета по учету средств в расчетах, подлежащих перечислению клиентам.

К текущим счетам относятся счета, открываемые клиентам — резидентам (текущие, счета контокорренты) и клиентам — нерезидентам (текущие и счета типа «И», «Т», «С»).

К иным счетам относятся: карт счета клиентов, средства по операциям с электронными деньгами, счета по доверительному управлению имуществом, благотворительные счета, а также счета предприятий Министерства связи Республики Беларусь по переводным операциям, средства, полученные в качестве обеспечения исполнения обязательств, :аккредитивы, средства для расчетов чеками, займы и иные привлеченные средства от клиентов.

К вкладным (депозитным) счетам относятся счета по учету вкладов до востребования, срочных вкладов и условных.

К счетам, отражающим средства в расчетах, подлежащие перечислению клиентам относятся расчеты по операциям с иностранной валютой, с ценными бумагами, с чеками и банковскими пластиковыми карточками и др.

Все перечисленные счета могут открываться как в национальной валюте Республики Беларусь, так и в иностранной валюте.

Наличие различных видов счетов по привлеченным средствам отражает различные цели нахождения средств на этих счетах или источник их поступления, а также принадлежность владельца счета к одному из типов контрагентов банка. В процессе аудита подтверждается соответствие открытого счета его целевому назначению, отражающему договор банковского счета или договор банковского вклада.

Текущие, или расчетные счета отражают операции по текущей деятельности, т.е. поступление всех денежных средств и осуществление расчетных операций, вытекающих из уставной деятельности предприятия. Эти счета работают по договору банковского счета в режиме до востребования, который отражает суть текущего характера поступлений и использования средств. Владельцем счета могут быть физические и юридические лица. На базе текущего счета клиенту, в соответствии с договором может быть открыт счет — контокоррент, который совмещает операции по расчетному и кредитному обслуживанию клиентов и может иметь активное сальдо.

Временный счет открывается строящемуся предприятию на срок до ввода предприятия в эксплуатацию, а также учредителям создаваемых коммерческих и некоммерческих организаций для формирования ими уставных фондов или увеличения уставных фондов уже созданных организаций до размеров, установленных законодательством Республики Беларусь.

Корреспондентский счет открывается одним банком другому банку и предназначен для зачисления, хранения, а также перечисления или выдаче его денежных средств в соответствии с распоряжениями владельца. Работает в режиме до востребования и открывается как в обязательном порядке (активный счет в Национальном банке Республики Беларусь), так и по усмотрению банков в соответствии с межбанковскими корреспондентскими соглашениями.

Карт — счета предназначены для отражения операций, совершаемых посредством банковских пластиковых карточек. Работают в режиме до востребования и открываются как юридическим, так и физическим лицам.

Счета клиентов по доверительному управлению денежными средствами также работают в режиме до востребования и отражают поступление и возможное накопление средств для совершения специфических операций по распоряжению клиента. Открывается юридическим и физическим лицам.

Благотворительный счет открывается юридическим и физическим лицам для сбора, хранения и использования денежных средств, поступающих в виде безвозмездной помощи или пожертвований с целью проведения благотворительных акций.

Счета по учету средств в расчетах, подлежащих перечислению клиентам, связаны как с техникой осуществления расчетов по счетам клиентов и имеют вполне конкретную цель — совершение операций в определенной форме безналичных расчетов (аккредитивы, чеки, акцептованные платежные поручения), так и с конвертацией части поступившей валютной выручки на транзитные счета. Эти счета в зависимости от совершаемых операций имеют как срочный характер, так и режим до востребования и, как правило, работают временно.

Для счетов органов государственного управления и по учету различных внебюджетных и централизованных фондов характерна специфика поступления средств и совершаемых операций. Работают счета обычно в режиме до востребования.

Вкладные или депозитные счета клиентов имеют своей целью хранение и получение дохода на срок или до востребования. Вкладчики могут распоряжаться вкладами, получать по ним доход, совершать безналичные расчеты и пользоваться иными видами банковских услуг в соответствии с законодательством и договором банковского вклада. Депозитные счета могут открываться различным типам контрагентов банка, включая всех его клиентов, другим банкам на территории Беларуси и за рубежом, Национальному банку.

Национальным банком установлен единый порядок открытия текущих счетов, счетов — контокоррентов, специальных счетов в иностранной валюте, благотворительных, временных, корреспондентских вкладных, карт-счетов, который обязателен для исполнения всеми банками, иными юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями, физическими лицами. Открытие других счетов банки осуществляют самостоятельно с учетом требований законодательства Республики Беларусь.

Существует стандартный перечень документов, которые необходимы для открытия счета клиента. В этот перечень включаются следующие документы:

-заявление на открытие счета по установленной форме;

- копия документа о регистрации (перерегистрации) предприятия или предпринимателя, удостоверенные нотариально или регистрирующим органом

- копия учредительного документа, установленного законодательством Республики Беларусь для данного клиента, удостоверенная нотариально или регистрирующим органом. Для открытия текущего счета представляется два экземпляра, где на одном должен быть штамп регистрирующего органа, а другой — удостоверен нотариально или регистрирующим органом. После отметки о регистрации счета экземпляр со штампом возвращается клиенту.

- дубликат извещения о присвоении учетного номера налогоплательщика;

- справка органов Фонда социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты населения о регистрации в качестве плательщика обязательных страховых взносов и иных платежей в органах Фонда.

- карточка с образцами подписей и оттиска печати предпринимателя, должностных лиц предприятия, имеющих право распоряжаться счетом, подлинность которых удостоверена нотариально либо вышестоящим органом и оттиском его печати.

В соответствии с существующими нормами в перечне документов, их оформлении и утверждении по различным видам счетов и типам владельцев имеются определенные различия, вносятся дополнения и делаются исключения, что необходимо учитывать в процессе аудита. Так, нерезидент должен представить в банк при открытии счета копию документа, подтверждающего статус иностранного предприятия либо предпринимателя, удостоверенную в установленном порядке с переводом на белорусский или русский язык, в заявлении должны быть указаны тип счета.

Открытие специальных счетов в иностранной валюте на базе уже имеющихся текущих счетов требуется лишь предприятия или предпринимателя с предоставлением дубликата извещения о присвоении УНН лишь дубликата о присвоении учетного номера налогоплательщика. Предприятием представляется также справка Фонда социальной защиты населения.

На базе текущего счета может функционировать контокоррентный счет. Решение о текущем счете в режиме контокоррентного может принимать только руководитель банка или уполномоченный орган (кредитный комитет, Правление, Совет директоров, Наблюдательный совет, дирекция), при этом открытия нового счета и представления документов не требуется. Перевод клиента на обслуживание по счету контокорренту допускается на основании заключенного двухстороннего договора и только при отсутствии задолженности по ранее полученным кредитам в оборотные активы и процентам за пользование ими.

Наряду с текущими счетами в банке могут открываться исубсчета обособленным структурным подразделениям как выделенными предприятием на самостоятельный баланс, так и не имеющим самостоятельного баланса в случаях, предусмотренных законодательством Республики Беларусь. При этом порядок открытия регламентируется нормативным актом Национального банка, а порядок зачисления и использования денежных средств определяет непосредственно банк, в котором открывается данный субсчет, с учетом требований нормативного правового акта, во исполнение которого субсчет должен быть открыт.

Открытие благотворительного счета, который имеет целевой характер, отличается значительной спецификой, поскольку в заявлении на открытие счета указываются необходимая сумма, цель и срок, порядок использования. Кроме заявления должен предоставляться и документ, подтверждающий необходимость сбора средств на лечение, строительство и иные благотворительные цели и должным образом заверенный.

Временный счет отличается от прочих своим ограниченным во времени действием и является счетом строящегося предприятия, создаваемого или акционерного общества, иностранного предприятия или увеличивающего свой уставный фонд. Для его открытия не требуется документ о регистрации и копия учредительного документа, что объясняется характером данного счета. В дальнейшем, после создания предприятия или общества, предполагается трансформация временного счета в текущий счет с дополнительным представлением всех необходимых документов.

Открытие депозитных счетов предполагает заключение договора банковского вклада и по перечню представляемых документов упрощается при наличии текущего счета в данном банке, и включает лишь заявление на открытие депозитного счета в банке, дубликат извещения о присвоении УНН и справка органов Фонда. Если текущий счет открыт в другом банке, документы представляются по полному перечню.

Требуемый при открытии различных счетов, в том числе и депозитных, дубликат извещения о присвоении учетного номера налогоплательщика должен предоставляться по каждому счету новый, поскольку по одному дубликату открытие нескольких счетов, даже одновременно, не допускается, что проверяется в процессе аудита. Запрещено и открытие счета по отснятым копиям и ксерокопиям дубликата извещения о присвоении учетного номера налогоплательщика.

Открытие и ведение некоторых валютных депозитных счетов предполагает специальное разрешение Национального банка и в процессе аудита получение подобного разрешения при наличии таких счетов необходимо проверить. Так, открытие и ведение счетов и депозитов физических лиц в иностранной валюте на предъявителя может производиться лишь теми банками, которые кроме лицензии Национального банка на проведение валютных операций имеют и специальное разрешение Национального банка на ведение данного вида счетов и вкладов.

Многие счета открываются в банке по мере необходимости совершения операций вообще без представления документов их владельцами. К таким счетам относится транзитный валютный счет, счета, связанные с осуществлением отдельных форм безналичных расчетов, промежуточные счета по учету средств, подлежащих выплате клиентам. В процессе аудита проверяется соответствие установленного локальными документами банка порядка их открытия и фактического.

Документы на открытие счета должны проверяться в банке юридической службой или лицом, наделенным данным правом, на соответствие установленным нормативным актам и указаниям Национального банка и передаваться соответствующему лицу в банке для разрешения на открытие счета. После получения разрешения документы представляются главному бухгалтеру или уполномоченному лицу для открытия, регистрации счета. Счета должны быть записаны в книгу регистрации открытых лицевых счетов по установленной форме.

Необходимые документы для открытия счетов должны храниться в отдельном деле для каждого клиента. Не допускается изъятие документов из таких дел и исправления в них. В это же дело должна помещаться и вся переписка, связанная с юридическим оформлением счетов, а также копии разрешений банка на открытие субсчета. Каждому такому делу должен присваиваться номер, соответствующий номеру счета клиента. Открытые в течение года и отраженные в отчетности счета аудитору следует проверить по содержанию имеющихся по ним юридических дел. Проверке подвергаются и содержание записи в книге регистрации открытых лицевых счетов, соответствие номера лицевого счета заявлению клиента и представленным документам, условия хранения книги и документов по оформлению, которые должны исключать несанкционированный доступ.

В процессе аудита контролируются правильность заполнения по форме карточки с образцами подписей и оттиска печати, а также условия ее хранения. Карточка с образцами подписей и оттиска печати должностных лиц предпринимателя, предприятия, имеющих право распоряжаться счетом, должна быть удостоверена нотариально либо вышестоящим органом и оттиском его печати. Карточка с образцами подписей, как и заявление на открытие счета должна быть оформлена с учетом особенностей, изложенных в нормативных актах Национального банка Республики Беларусь. Возможно представление дополнительных экземпляров, например, для контролера. Действующие карточки с образцами подписей должны храниться у ответственного исполнителя и контролера.

Детальному изучению должны быть подвергнуты и случаи закрытия, передачи или переоформления счетов. Текущие и другие счета предприятий и предпринимателей могут закрываться лишь при условии, что на них не наложен арест и отсутствуют предписания и претензии к счету и задолженность фонду социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты населения Республики Беларусь. Основания для закрытия счета могут быть разными, и среди них, например, такие, как отсутствие записей на счете в течение трех месяцев, непредставление в течение месяца копии новых учредительных документов, установленных законодательством для владельца счета, новой карточки с образцами подписей и оттиска печати при изменении лиц, имеющих право распоряжаться счетом. При переходе владельца счета на обслуживание в другой банк. С учетом характера закрытия счета банк должен в отдельных случаях за 10 дней до закрытия предупредить владельца счета, за 5 дней уведомить об этом инспекцию Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь по месту регистрации данного налогоплательщика и предпринять иные, установленные законодательством действия, что также должно быть проверено аудитором.

В процессе аудита должны проверяться на соответствие действующему законодательству основания для закрытия, передачи или переоформления открытых ранее счетов, наличие должной отметки в книге регистрации открытых лицевых счетов, правильность и своевременность перечисления остатка средств. Так, при закрытии лицевого счета по причине длительного отсутствия записей по нему остаток должен перечисляться на счет “Расчеты с прочими кредиторами” (класс 6 Плана счетов) или на сборный лицевой счет по учету неподвижных остатков по вкладам граждан на том же балансовом счете. Выдача средств с этих счетов может производиться в течение срока исковой данности. Номера закрытых счетов не должны присваиваться новым клиентам в течение двух лет после даты их закрытия. Проверяется и своевременность перечисления остатка средств (не позднее следующего дня), своевременность сообщения в инспекцию Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь, выдавшую дубликат извещения о присвоении учетного номера налогоплательщика, об изменениях в расчетно-кассовом обслуживании клиента (в течение одного банковского дня).

Наиболее типичными нарушениями и ошибками, которые выявляются в ходе аудита правильности открытии счетов клиентам, являются:

- содержание и форма документов в юридическом деле по открытию счетов не отвечают всем нормативным требованиям;

- нарушения порядка ведения и хранения юридических дел и книги регистрации открытых лицевых счетов;

- неверное присвоение номера счета согласно заявлению и типу контрагента;

- несвоевременное или неправильное перечисление средств при закрытии или переводе счетов;

- отсутствие своевременного согласования или сообщения соответствующей инспекции Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь при закрытии или переводе счета.