Взаимодействие финансовой службы организации с партнерами, дебиторами и кредиторами

Эффективность управления финансами организации в значительной степени зависит от правильного оформления финансовой службой организации договоров с контрагентами, организации взаимодействия этой службы с другими подразделениями аппарата управления и информированности руководства о текущем состоянии финансовых ресурсов организации. К основным задачам организации документооборота при управлении финансами относятся: определение видов договоров поставки; организация контроля за их исполнением; установление порядка контроля правильности, целесообразности и эффективности оформления и выполнения договоров поставки; составление графика документооборота; определение обязанностей и ответственности сторон договора и должностных лиц организации.

Договор поставки — договор, по которому поставщик (продавец), осуществляющий предпринимательскую деятельность, обязуется передать (продать) в обусловленный срок (сроки) производимые товары в собственность покупателю, а последний обязуется принять товар и уплатить за него согласованную денежную сумму.

В процессе исполнения договора поставки выделяются три этапа подготовки и движения документов:

1) распределение функций в процессе выбора поставщиков и сбора информации;

2) составление договора и юридический контроль;

3) определение ответственных исполнителей.
Рассмотрим содержание каждого этапа.

1. Распределение функций в процессе выбора поставщика и сбора информации.

Отдел снабжения:

– согласовывает годовые потребности организации с потребностями
производства;

– определяет потребность в товарах и сырье на год;

– конкретизирует номенклатуру и объемы поставок;

– согласовывает потребности организации на данном этапе с финансовой
службой;

– налаживает контакт с должностными лицами фирмы-поставщика;

– собирает подробную информацию о поставщике;

–представляет в юридическую службу изложение типовых ситуаций,
возникающих при заключении договоров.

Финансовая служба:

● согласовывает потребности организации в товарах и сырье с отделом
снабжения;

● определяет потребность в оборотных средствах и составляет план платежей
в зависимости от ожидаемых поставок;

● проводит экспертизу финансовой отчетности новых контрагентов.

Юридическая служба:

– перед заключением договора с новой фирмой-поставщиком изучает
информацию о ней (учредительные документы – устав, учредительный договор, сведения о месте расположения офиса, данные о банке фирмы-поставщика, финансовая отчетность, сведения о коммерческой репутации);

– представляет в финансовую службу организации характеристику фирмы-поставщика вместе с ее финансовой отчетностью для экспертизы финансовой устойчивости.

2. Составление договора и юридический контроль.

Ответственность за составление договора и юридический контроль правомерности заключения сделки полностью ложится на финансовая и юридическую службы организации.

Финансовая служба:

● уточняет наиболее важные моменты, связанные с оформлением контракта,
подписанием и исполнением, (условия оплаты, финансовая ответственность, сроки выполнения обязательств, сроки действия договора);

● прогнозирует риски.
Юридическая служба:

– разрабатывает проекты всех типовых договоров на основе данных,
представленных отделом снабжения;

– при отсутствии типового договора под конкретную сделку разрабатывает
новый проект предстоящего договора.

Бухгалтерия:

– осуществляет расчеты с поставщиками за поставляемые товары;

– контролирует правильность оплаты;

– следит за соблюдением сроков оплаты;

– оформляет соответствующие документы.

Организационно-технологическая схема работы организации с договорами включает 2 этапа.

Этап I: оформление договора.

1. Отдел снабжения оформляет проект договора и представляет его в
финансовую службу.

2. Финансовая служба при согласии с содержанием договора визирует его
и передает для юридического контроля в юридическую службу; в случае несогласия возвращает договор со своими замечаниями на доработку в отдел снабжения.

3. Юридическая служба при согласии с содержанием договора визирует его
и передает в отдел снабжения для оформления сделки с поставщиком; в
случае несогласия возвращает договор со своими замечаниями на доработку в
финансовую службу.

4. Отдел снабжения присваивает договору номер, оформляет его в двух
экземплярах, организует подписание договора контрагентом, делает необходимое
количество копий договора и передает договор с визами юридической и финансовой
служб, подписями и печатями другой стороны на подпись генеральному директору
организации.

5. После подписания генеральным директором отдел снабжения передает уже
полностью оформленный договор в финансовую службу на регистрацию.

6. Финансовая служба регистрирует договор и передает его копии в
юридическую службу, бухгалтерию и отдел снабжения — исполнителю.

Этап II: контроль за исполнением договора поставки.

1. Исполнитель (уполномоченное организацией лицо на контракт с контрагентом) при наличии в договоре условия о предоплате организует получение с поставщика счета на предоплату.

2. Исполнитель передает полученный счет в финансовую службу на визу.

3. Финансовая служба удостоверяется в наличии договора, свободных оборотных средств, определяет возможность оплаты, визирует счет и передает его на
подпись к оплате генеральному директору.

4. Подписанный генеральным директором счет передается в бухгалтерию для оплаты, где регистрируется в журнале представленных на оплату документов.

Форма 4.1 Журнал учета документов, поступивших для оплаты.

Дата поступления	Наименование, дата и номер документа	Получатель документа	Фамилия исполнителя	Роспись исполнителя	Роспись бухгалтера

5. Бухгалтерия проводит оплату и передает копии платежных поручений
исполнителю.

6. Исполнитель уведомляет поставщика об оплате по данным бухгалтерии.

7. Бухгалтерия еженедельно (по пятницам) представляет в финансовую службу
данные о дебиторской и кредиторской задолженности.

Форма 4.2 Журнал учета дебиторской и кредиторской задолженности

Дебиторы зы	Кредиторы
Наименование поставщика	Номер договора	Дата платежа	Сумма платежа	Наименование поставщика	Номер договора	Дата поставки	Сумма поставки

8. Финансовая служба на основании данных бухгалтерии анализирует дебиторскую и кредиторскую задолженность по каждому поставщику, а также определяет, по каким договорам превышены предельные сроки поставки. И еженедельно (по понедельникам) представляет отчет о просроченной дебиторской задолженности генеральному директору и в отдел снабжения для принятия необходимых мер.

Форма 4.3 Журнал учета просроченной дебиторской задолженности

Наименование поставщика груза	Номер договора	Дата платежа	Сумма платежа	Объем поставки	Дата поставки по контракт	Нарушение сроков поставки в днях

Этап III: оформление закрытия договора,

1. Исполнитель проверяет наличие доставленных товаров по данным бухгалтерии, их соответствие условиям контракта.

2. Исполнитель проверяет соответствие качества доставленных товаров характеристикам и качеству товаров, оговоренным в контракте с фирмой-поставщиком.

3. При окончании срока действия договора исполнитель составляет акт о закрытии договора и передает его на визу в финансовую службу.

4. Финансовая служба проверяет выполнение договора, визирует акт и передает его на визу в юридическую службу.

5. Юридическая служба удостоверяется в юридической правильности закрытия договора, визирует акт и возвращает исполнителю для оформления закрытия договора.

6. Исполнитель присваивает акту номер, оформляет его в двух экземплярах,
организует подписание акта с контрагентом, делает необходимое количество копий и
передает акт с подписями и печатями другой стороны и визами юридической и
финансовой служб на подпись генеральному директору.

7. После подписания генеральным директором полностью оформленный акт о
закрытии договора и его копии передаются в финансовую службу для регистрации.

8. Финансовая служба регистрирует акт и передает его копии в бухгалтерию,
юридическую службу и отдел снабжения.

9. Финансовая служба ежемесячно представляет в отдел снабжения сведения о
неисполненных договорах.

Для управления дебиторской и кредиторской задолженностью, а также для анализа спроса на товары и их предложения могут быть представлены в следующей форме:

Форма 4.4 Дебиторы и кредиторы на « » биторскойг.

Документ (договор, акт, накладна)	Контрагент, исполнитель	Нормальная дебиторская задолженность, руб., дни	Сроки	Оплата	Поступление в организацию, дата	Наимено­вание продукции	Единица измерения	Сальдо, руб
начало	окончание	Сумма	Да та	Д-т	К-т

Исходная информация для заполнения формы:

1. Заявки на капитальные вложения.

2. Договоры.

3. Счета поставщиков.

4. Данные о банковском счете (выписки, первичные документы).

5. Кассовые документы.

6. Данные о поступлении товарно-материальных ценностей, оказанных услугах
(накладные, акты и т.п.).

На основе полученных данных формируется файл дебиторов и кредиторов (заполняются графы 1,2,4,5,6,7,8,9,10).

Рассчитывается контрольный срок дебиторской задолженности каждого дебитора (графа 3).

Ежедневно по дебиторам и кредиторам составляется сальдо (графы 1 1, 12). Если сальдо равно нулю, то данная запись о дебиторе (кредиторе) удаляется.

Каждый понедельник формируется таблица дебиторов, чья плановая задолженность превышена (делается выборка данных о дебиторах, для которых: текущая дата — дата из графы 7 > графы 3).

Форма 4.4 представляется в юридический отдел для ведения претензионной работы. Выписки из этой таблицы направляются соответствующим исполнителям.

Не позднее 5-го числа каждого месяца формируется информация о просроченной (в соответствии с договорами) дебиторской и кредиторской задолженности, которая передается руководству.

Ежеквартально (не позднее 15-го числа первого месяца, квартала) готовятся предложения по списанию дебиторской и кредиторской задолженности.

Управление финансовыми отношениями осуществляется в рамках утвержденного финансового плана. В связи с этим при принятии решения об оплате счетов необходимо соблюдать определенную последовательность процедур:

1) проверка законности счета (наличия договора, соблюдения сроков оплаты);

2) проверка поставщика на предмет наличия просроченной дебиторской
задолженности;

3) оценка возможности оплатить счет (сравнение сальдо по соответствующей
статье сметы).