Этап 1. Составление проекта договора поставки и согласование его с заказчиком

Объект контроля № 1: проект договора поставки (в про­цессе подготовки и подготовленный).

Источник контроля: типовой договор поставки (образец примерного договора поставки); заказ на поставку продукции (включая спецификации); проекты договора в редакции заказ­чика; протоколы разногласий заказчика (на представленный ему для ознакомления проект договора поставки), подготов­ленный и согласованный с заказчиком проект договора по­ставки, в том числе приложения, спецификации.

Параметр контроля: четкое и полное описание ассорти­мента, количества, качества и комплектности изделий; четкое описание требований к таре и упаковке, а также требований к маркировке; четкое описание форм и порядка расчетов за по­ставленную продукцию; достаточно подробное описание пункта «приемка товара»; максимально конкретное определе­ние условий применения санкций за ненадлежащее исполне­ние договорных условий; наличие описания способов обеспе­чения платежных обязательств покупателя; максимально конкретное описание условий изменения цены и предоставле­ния скидок; указание срока исполнения обязательств по дого­вору (срок исполнения обязательств по договору не может быть более трех месяцев с момента фактической отгрузки продукции); наличие описания возможности переуступки прав и обязательств третьему лицу (например, только документаль­ное оформление согласия сторон); указанные суммы и сроки коммерческого кредита, не превышают лимит дебиторской за­долженности, установленный заказчику; четкое описание по­рядка согласования разногласий; недвусмысленное определе­ние, кто и каким образом несет риск и расходы, связанные со случайной гибелью грузов; цены на продукцию соответствуют утвержденному прейскуранту; суммы правильно подсчитаны; четкое указание момента перехода прав собственности на продукцию; четкое определение оснований изменения или расторжения договора в одностороннем порядке; календарные графики отгрузок и оплаты взаимоувязаны (в части соблюде­ния лимита коммерческого кредитования) и имеют правиль­ную временную последовательность; четкое описание требо­ваний конфиденциальности информации по договору; наличие описания особенностей согласования возникающих в ходе ис­полнения договора вопросов или организационных моментов (предварительный контроль готовности к отгрузкам и т.д.), порядка поддержания связи между сторонами (указание должностных лиц, уполномоченных давать информацию и решать вопросы по договору, сроки (время) и способы связи и т.д.), а также механизма периодической сверки взаимных обя­зательств в процессе исполнения договора в целях текущего (промежуточного) контроля исполнения обязательств; все от­раженные в проекте договора сведения взаимоувязаны.

Субъект контроля: начальник договорно-правового бюро отдела сбыта, юрисконсульт, заместитель начальника отдела сбыта по управлению сбытом, начальники отделов: сбыта, фи­нансового, заместитель директора по коммерческим вопросам.

Метод контроля: логический анализ, экспертная оценка, нормативная проверка документов, юридическая оценка от­раженных хозяйственных операций.

Примечание: Важной является увязка форм расчетов (коммерческий кредит либо предоплата) с финансовым состоянием заказчика, что определяется на этапе 1 стадии 2. Каждому заказчику в соответствии с категорией риска устанавливаются параметры коммерческого кредита (если он предоставляется) по сумме срокам и т.д. При этом принятие решения по превышению данных параметров по конкретным заказам входит в исключительную компетенцию заместителя директора по экономическим вопроса. Следовательно при составлении проекта договора поставки начальник договорно-правового бюро (при участии начальника экономического бюро отдела сбыта) должен предусмотреть в его приложениях такое соотнесение календарного графика отгрузки с календарным графиком оплаты, чтобы сумма планируемой на каждую календарную дату дебиторской задолженности (по общей сумме отгруженных по всем договорам продукции данному заказчику) минус сумма оплаченной по договору продукции не превышала установленный данному заказчику критический уровень дебиторской задолженности.

Этап 2. Заключение договора.

Объект контроля № 1: представитель организации-покупателя, предъявляющий полномочия на подписание дого­вора (т.е. прибывший для заключения договора).

Источник контроля: паспорт, доверенность на заключе­ние договора; если это руководитель, то выписка из приказа или протокола собрания учредителей о его назначении с ука­занием соответствующих полномочий.

Параметр контроля: паспорт соответствует предъявите­лю; наличие необходимых полномочий на заключение догово­ра подтверждено соответствующей доверенностью, в которой указаны: дата выдачи, срок действия, ФИО, должность и заве­ренный образец подписи лица, которому выдана доверен­ность, объем полномочий по доверенности; доверенность за­верена подписью руководителя и печатью организации-покупателя; на руководителя организации-покупателя: надле­жащим образом оформленная выписка из приказа или прото­кола собрания учредителей о его назначении с указанием со­ответствующих полномочий.

Субъект контроля: начальник договорно-правового бюро отдела сбыта.

Метод контроля: нормативная проверка документов.

Объект контроля № 2: подпись представителя организа­ции- покупателя и оттиск печати организации-покупателя на договоре поставки.

Источник контроля: заключенный (скрепленный печатя­ми и подписями сторон) договор поставки.

Параметр контроля: подпись представителя контрагента полная и разборчивая, соответствует образцу подписи в дове­ренности; оттиск печати организации-покупателя четкий и действительно соответствует организации-покупателю (ее на­именованию).

Субъект контроля: заместитель директора по коммерче­ским вопросам (данное должностное лицо подписывает дого­вор от имени организации-продавца).

Метод контроля: контрольная сверка.