Прием и первичная обработка поступающих в организацию документов

ВОПРОС 12

Назовите основные этапы документооборота

Документооборот

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. 1

Можно выделить несколько этапов документооборота:

  • прием и первичная обработка (или экспедиционная обработка) поступающих в организацию документов;
  • предварительное рассмотрение документов службой ДОУ;
  • регистрация документов;
  • организация движения документов внутри организации (включающая информационно-справочную работу, доведение документов до исполнителей, контроль за их исполнением, а также прохождение согласования и подписания проектов документов);
  • обработка (экспедиционная) исполненных и отправляемых документов.

Прием и первичная обработка поступающих в организацию документов

Прием и первичная обработка документов осуществляется централизованно экспедицией или сотрудниками службы ДОУ.

При поступлении документов, прежде всего, проверяется правильность их доставки и целостность упаковки:

  • ошибочно полученная корреспонденция возвращается на почту или пересылается адресату;
  • полученная в поврежденной упаковке корреспонденция особенно тщательно проверяется на полноту присланных материалов и наличие механических повреждений.

После вскрытия конвертов проверяется правильность вложения и его целостность, т.е. наличие всех страниц документа и всех приложений. При необходимости к полученным документам следует приложить перечень выявленных дефектов. В особо серьезных случаях повреждения или получения неполных комплектов документов сотрудник составляет акт, который присоединяется к документам, и вместе с ними передает его для утверждения и принятия решения по данному факту.

При вскрытии упаковка уничтожается, при этом исключения делаются в следующих случаях:

  • в полученных документах нет обратного адреса и фамилии отправителя, но они есть на упаковке;
  • в документах не проставлена дата и ее приходится устанавливать по почтовому штемпелю;
  • получена доплатная корреспонденция;
  • полученный документ по смыслу носит личный характер, а на конверте гриф "Лично" отсутствует. 2

Сохраняются также конверты и от документов, поступивших с уже просроченным сроком исполнения.

На всех входящих документах должна быть проставлена отметка о поступлении документа в организацию (реквизит 29),которая состоит из даты получения и учетного порядкового номера. Такие документы, как рекламные и информационные письма, приглашения и многие другие остаются неучтенными.

Отметка о поступлении может проставляться в правом нижнем углу первой страницы документа в виде штампа, от руки или электрическим штемпелевателем.5 При этом обычно в штампе предусмотрено место для последующего проставления входящего регистрационного индекса.6

При проставлении отметки о поступлении документа в организацию необходимо учитывать следующие моменты:

  • если корреспонденция не вскрывается, то отметка ставится на конвертах и упаковке пакетов;
  • если к письму прилагается документ(ы), то целесообразно дублировать отметку на первом листе приложения;
  • если документ подлежит централизованному хранению в службе ДОУ, то на него на первом листе документа в верхнем правом или нижнем левом углу документа ставится дополнительная отметка (возможно штампом): "Подлежит возврату в службу ДОУ";
  • если на конверте имеются надписи "Срочно", "Вручить немедленно" и другие, отмечается точное время их получения;
  • если документ является повторным, то при его получении устанавливается по информационно-поисковой системе местонахождение ранее присланного документа по данному вопросу и на поступившем документе делается соответствующая отметка.

При поступлении документов в нерабочее время они принимаются дежурным сотрудником. Первичная обработка документов должна осуществляться в день их поступления в службу ДОУ или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время. 7

2. Предварительное рассмотрение документов
службой ДОУ

После этапа обработки документов проводится предварительное рассмотрение документов, целью которого является распределение поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.1

При этом предварительно в службе ДОУ рассматриваются только документы, адресованные руководству организации или без указания конкретного должностного лица и структурного подразделения, а документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам, передаются по назначению без предварительного рассмотрения.2

К руководителю должны поступать только документы, касающиеся основных вопросов деятельности организации, распорядительные документы вышестоящих организаций. Остальные документы должны передаваться в структурные подразделения или непосредственно исполнителям-специалистам. При этом если документ предназначен к исполнению нескольким структурным подразделениям или лицам, то с него снимается копия или устанавливается очередность исполнения. 6

Предварительное рассмотрение документов службой ДОУ должно проводиться в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время. 7

Регистрация документов

Регистрация документа – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. 1

Регистрация придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Если полученный документ не зарегистрирован, организация за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден. 2

Регистрация преследует три цели:

  • учет документов,
  • контроль за их исполнением;
  • справочную работу по документам. 3

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.).

Однако существуют и нерегистрируемые документы, к которым можно отнести:

печатные издания (книги, журналы, бюллетени);
информационные материалы, присланные в копии для сведения;
поздравительные письма и телеграммы;
прейскуранты;
пригласительные билеты;
программы конференций, совещаний;
рекламные материалы (листовки, программы, проспекты, извещения).

Документы регистрируются в организации один раз: создаваемые – в день подписания или утверждения, поступающие – в день поступления. При регистрации поступающих документов проставляется дата и индекс поступления в регистрационном штампе.5

При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется. 6

Существует три формы регистрации документов: журнальная, карточная и автоматизированная.

В Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти устанавливается следующий состав реквизитов регистрации:

  • наименование организации (автора или корреспондента);
  • наименование вида документа;
  • дата и регистрационный номер документа;
  • дата и индекс поступления;
  • заголовок к тексту (краткое содержание документа);
  • резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
  • срок исполнения документа;
  • отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Состав основных реквизитов регистрации может дополняться другими реквизитами:

Наши рекомендации