И их возможные последствия
Тема 12. Инвентаризация
В самой системе формирования информации бухгалтерского учета заложена возможность отражения ошибочных сведений о фактах хозяйственной жизни организации. В целях обеспечения достоверности отражения таких фактов периодически должна проводиться проверка, то есть инвентаризация. Инвентаризация является одним из способов контроля за соответствием данных бухучета фактическому положению дел. Она заключается в периодической проверке наличия имущества, дебиторской и кредиторской задолженности (обязательств) и сопоставления полученных данных с учетными на определенную дату, определяемую заранее или по необходимости.
Необходимость периодического проведения инвентаризации имущества и обязательств вызывается следующими причинами:
1) остатки товарно-материальных ценностей по данным учета могут не совпадать с их фактическим наличием вследствие всякого рода изменений, происходящих с указанными ценностями. К ним относятся так называемые естественные потери (естественная убыль), возникающие под влиянием биологических, физических и химических воздействий внешней среды;
2) неправильное отражение в учете товарно-материальных ценностей из-за ошибок в самих документах, которые возникают в результате неисправности измерительных приборов, пересортицы взаимозаменяемых материалов или изделий, несоблюдения норм вложения сырья в изготовляемую продукцию. Кроме того, расхождения между данными учета и фактическими остатками товарно-материальных ценностей могут быть вызваны и прямыми злоупотреблениями материально ответственных лиц.
3) расхождения в расчетах организации с другими организациями могут быть следствием возникновения разногласий и споров по поводу отдельных требований и обязательств, а также непреднамеренных ошибок в записях.
Кроме количественного контрольного значения инвентаризация имеет и качественную составляющую контроля. Так, например, в ходе инвентаризации проверяется наличие материальных ценностей и денежных средств, находящихся на хранении у материально-ответственных лиц. Тем самым инвентаризация позволяет проверить их работу и повысить ответственность за вверенные ценности и правильное документальное оформление их движения. В ходе инвентаризации не только подсчитываются наличные запасы, но и проверяют условия их хранения. При этом обращается особое внимание на состояние складских помещений и устанавливается, соблюдаются ли условия, обеспечивающие сохранность товарно-материальных ценностей, а также санитарные нормы и правила их хранения. Такой аспект инвентаризации служит средством не только вскрытия и выявления недостач и злоупотреблений, но и предупреждения их в дальнейшем.
Число инвентаризаций в году, дата их проведения, перечень имущества и обязательств, подлежащих проверке, устанавливаются самим предприятием, кроме случаев обязательного проведения инвентаризации.
Проведение инвентаризации обязательно:
— при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
— перед составлением годовой бухгалтерской финансовой отчетности;
— при смене материально ответственных лиц;
— при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
— в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
— при реорганизации или ликвидации организации.
Для проведения инвентаризации руководитель организации назначает специальную инвентаризационную комиссию, в которую включаются разные специалисты: инженерно-технические работники, товароведы, экономисты, работники бухгалтерии и материально-ответственные лица.
Инвентаризация материальных ценностей проводится по их местонахождению и по материально-ответственным лицам. Перед проведением инвентаризации они должны рассортировать и разложить материальные ценности, оформить и сдать в бухгалтерию все приходные и расходные документы. Представитель инвентаризационной комиссии берет расписку у материально-ответственного лица о том, что все поступившие и выбывшие ценности учтены, и первичные документы по их движению сданы в бухгалтерию. После этого инвентаризационная комиссия в присутствии материально-ответственных лица проверяет наличие ценностей и составляет инвентаризационные описи.
В бухгалтерии производится сравнение данных бухгалтерского учета и данных инвентаризации путем составления сличительных ведомостей. Данные в таких ведомостях приводятся в стоимостных и натуральных показателях. При этом в них записываются не все ценности, а только те, по которым выявлены отклонения от учетных данных. Выявленные по данным сличительных ведомостей разницы сразу после окончания проверки должны быть оформлены актом инвентаризации и отражены в учете. Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием объектов и данными регистров бухгалтерского учета подлежат регистрации в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация.
Этапы проведения инвентаризации:
Первый этап – подготовительные мероприятия.
Он включает в себя следующие операции:
- издание руководителем организации приказа «О проведении инвентаризации»;
- определение сроков проведения инвентаризации и видов проверяемого имущества и др.;
- формирование рабочих комиссий;
- разработка внутренних инструкций;
- выведение в учете остатков товарно-материальных ценностей и др.
Второй этап – собственно проведение инвентаризации.
Он включает в себя следующие операции:
- взвешивание, пересчет, обмер товарно-материальных ценностей и занесение данных в регистры;
- оформление инвентаризационных описей.
Третий этап – сравнительно-аналитические мероприятия.
Включает в себя:
- проверка и сопоставление данных инвентаризационных описей и данных бухгалтерского учета;
- составление сличительных ведомостей и определение причин расхождений.
Четвертый этап – заключительные мероприятия.
Включает в себя:
- оформление ведомости учета результатов инвентаризации;
- внесение соответствующих записей в регистры бухгалтерского учета;
- издание приказа руководителя организации об утверждении результатов инвентаризации с выводами.
Ошибки, допускаемые при проведении инвентаризаций,
и их возможные последствия
| Перечень нарушений | Возможные последствия |
| 1. Состав инвентаризационной комиссии не утвержден руководителем организации | Нет основания для проведения инвентаризации |
| 2. документально подтверждено отсутствие хотя бы одного из членов комиссии во время проведения инвентаризации | Результаты инвентаризации недействительны |
| 3. в приказе не указаны сроки инвентаризации | Нет основания для начала проведения инвентаризации |
| 4. во время перерыва в работе инвентаризационной комиссии не закрыт доступ посторонним к помещению, где хранятся инвентаризационные описи и материальные ценности | Внесение исправлений, искажающих результаты инвентаризации |
| 5. при невозможности остановки хозяйственной деятельности приходно-расходные документы не завизированы председателем инвентаризационной комиссии | Неправомерное оформление ранее не выписанных приходно-расходных документов |
| 6. у материально-ответственных лиц не взяты расписки в том, что приходные и расходные документы сданы в бухгалтерию | При выявлении нарушений могут быть предъявлены приходно-расходные документы оформленные в период проведения инвентаризации |
| 7. проводится сопоставление данных бухгалтерского учета и фактического наличия, а не наоборот | Искажение фактических данных, которые вносят не по факту, а по бухгалтерским данным об остатках товарно-материальных ценностей |
| 8. ошибки и искажения не подписаны и не заверены членами инвентаризационной комиссии | Исправления считаются недействительными |
| 9. инвентаризационная опись после утверждения результатов содержит незаполненные строки и они не прочеркнуты | Вносятся неправомерные дополнительные данные |
| 10. на последней странице инвентаризационной описи нет подписи материально-ответственного лица об отсутствии у него претензий к членам комиссии и подтверждения о том, что он принимает указанное имущество на ответственное хранение | Отсутствие оснований для предъявления претензий к материально-ответственному лицу при выявлении недостач |