Язык и стиль служебных документов

Виды текстов

Требования к тексту

Типичные ошибки в составлении деловой корреспонденции

Модели и варианты синтаксических конструкций

Виды текстов

Текст — главный реквизит, ради которого составляется и оформляется весь документ. Приступая к составлению до­кумента, прежде всего, уточняют целесообразность, цель до­кумента и круг вопросов, подлежащих разрешению. Это по­зволяет правильно выбрать для фиксации управленческого решения вид документа, его форму.

Текст документ может быть оформлен в виде анкеты, таблицы, связного текста или путем комбинации этих форм. Анкетные тексты чаще всего применяются в документах по личному составу, по маркетингу и т.п.

Текст в форме анкеты применяется при изложении цифровой или словесной информации об одном объекте по определенному набору показателей.

Текст в форме таблицы применяется при изложении цифровой или словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков. Таблицы используются в плановых, отчетных, финансовых и других документах.

Связный текст может быть составлен произвольно или на основе трафарета, содержащего постоянную информацию и пробелы для внесения переменной информации. При составлении писем, факсов, контрактов, актов, справок и других документов с однотипной информацией широко используются трафаретные тексты.

Служебные документы составляются официально-деловым стилем, который выделяется своей относительно устойчивостью и в целом консервативным характером.

Официально-деловой стиль характеризуется рядом общих черт документов:

- характерной чертой официально-делового стиля является наличие в нем многочисленных речевых стандартов – клише;

- нормативность, точность, сжатость, компактность изложения, экономное использование языковых средств, сочетаемость;

- стандартное расположение материала, нередкая обязательность формы (удостоверения личности, различного рода дипломы, свидетельства о рождении и браке, денежные документы и т.д.) употребление присущих этому стилю клише;

- широкое использование терминологии, номенклатурных наименований (юридических, дипломатических, военных, административных и др.), наличие особого запаса лексики и фразеологии (официально-канцелярский), включение в текст сложно сокращенных слов, аббревиатур;

- частое употребление отглагольных существительных, отыменных предлогов (на основании, в отношении, в соответствии с, в деле, в силу, в целях,, за счет и др.), сложных союзов (вследствие того, что; ввиду того что, в связи с тем что, и др.), а также различных устойчивых словосочетаний, служащих для связи частей сложного предложения (на случай, если …, на том основании что; по той причине что…; с тем условием, что …; таким образом, что …; то обстоятельство что …; тот факт, что и т.п.);

- повествовательный характер изложения, использование норминативных предложений с перечислением;

- прямой порядок слов в предложении как преобладающий принцип его конструкции;

- тенденция к употреблению сложных предложений, отражающих логическое подчинение одних фактов другим;

- почти полное отсутствие эмоционально-экспрессивных речевых средств;

- слабая индивидуализация.

В бухгалтерии составляются, оформляются и обраба­тываются в подавляющей части документы бухгалтерского учета и отчетности. Факт совершения хозяйственной опера­ции фиксируется в первичных документах. К ним предъявля­ются те же требования, что и ко всем другим документам:

они должны содержать достоверные данные и создаваться своевременно, как правило, в момент совершения операции.

Бухгалтерские документы унифицированы. Они созда­ются на бланках типовых и типовых междуведомственных форм, а также на бланках специализированных форм, раз­рабатываемых и утверждаемых министерствами и ведомства­ми. Большинство форм бухгалтерских документов относятся к бланкам строгой отчетности.

Так как первичные документы выполняются, как прави­ло, на трафаретных бланках, при их составлении лишь вписы­вается (заполняется) изменяющаяся часть текста, несущая пе­ременную информацию.

В Федеральном законе "О бухгалтерском учете" в ста­тье 9 указано: "Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной доку­ментации". В главе 3 Закона, посвященной бухгалтерской от­четности, также говорится: "Формы бухгалтерской отчетнос­ти организаций, а также инструкции о порядке их заполнения утверждаются Министерством финансов Российской Федера­ции. Другие органы, осуществляющие регулирование бухгал­терского учета, утверждают в пределах своей компетенции формы бухгалтерской отчетности банков, страховых и других организаций и инструкций о порядке их заполнения, не противоречащие нормативным актам Министерства финансов Рос­сийской Федерации".

Записи в первичных документах производятся чернила­ми, пастой шариковой ручки, химическим карандашом или при помощи пишущих машин и средств механизации. Сво­бодные строки в первичных документах прочеркиваются.

Информация в первичных документах фиксируется как в виде текста, так и в цифровой форме. В отличие от докумен­тов других систем документации, в бухгалтерских документах подчистки и неоговоренные исправления не допускаются.

Если допущена ошибка, то неправильный текст или сумма не замазываются, как это делается в обычных документах, а зачеркиваются одной чертой так, чтобы можно было прочи­тать зачеркнутое, и над зачеркнутым надписывается исправ­ленный текст или сумма .

В первичных документах и регистрах бухгалтерского учета неоговоренные исправления не допускаются. Исправление ошиб­ки должно быть подтверждено подписью лиц, подписавших до­кумент, с указанием даты исправления. Аналогично "исправле­ния ошибок в бухгалтерской отчетности подтверждаются под­писью лиц, ее подписавших, с указанием даты исправления".

Затем исправление оговаривается надписью "исправле­но" и подтверждается подписью лица, подписавшего доку­мент и датой исправления.

В определенных видах финансовых документов исправ­ления не допускаются. Об этом сказано в пункте 5 ст. 9 Фе­дерального закона "О бухгалтерском учете": "Внесение ис­правлений в кассовые и банковские документы не допускает­ся. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяй­ственных операций, что должно быть подтверждено подпися­ми тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений".

В первичных бухгалтерских документах показатели денеж­ных сумм часто выражаются не только цифрами, но и, чтобы избежать возможных ошибок, даются в словесном варианте. При их написании следует помнить, что количественные числи­тельные склоняются. При этом изменяются все части сложных и составных числительных. Например, до пятисот восьмидесяти тысяч рублей; с шестьюстами тридцатью пятью рублями.

Помимо бухгалтерской документации работникам бух­галтерии приходится составлять и иметь дело с организаци­онно-распорядительной документацией.

Требования к тексту

Язык и стиль служебных документов

Стиль - это особенность языка, проявляющаяся в отборе, сочетании и организации языковых средств в связи с задачами общения.

Различают такие функциональные стили, т.е. стили, выделяемые в соответствии с основными функциями языка, связанными с той или иной сферой деятельности человека, как:

· публицистический,

· научный,

· художественно-литературный,

· разговорно-обиходный, официально-деловой.

Любая информация нуждается в языке, на котором она будет зафиксирована, передана и воспринята. Этот сложный процесс может быть осуществлен с помощью специальной терминологии - основного компонента любого функционального стиля.

Стиль официально-делового общения людей в разных сферах жизни: экономической, социально-политической и культурной - сложился под влиянием необходимости излагать факты с предельной точностью, краткостью, конкретностью, не допускать двусмысленности.

Официально-деловой стиль - это такая функциональная разновидность языка, которая обслуживает сферу официальных деловых отношений преимущественно в письменной форме.

Деловые бумаги бывают разнообразными по жанру и по содержанию, по объему и языковому выражению. Большинство деловых бумаг в содержательной части связано со сферой вне индивидуального общения (хотя частные лица тоже вовлекаются в соответствующую деятельность), но в языке и стиле документа индивидуально-личный аспект не находит отражения. Функция делового стиля заключается в том, что соблюдение нужной формы для передачи содержания дает основание считать документ официально-деловым. Поэтому языку деловых бумаг присуща стилистическая строгость, объективность изложения.

В официально-деловом стиле не должно быть эмоциональности, субъективной оценочности и разговорности. Именно это приближает стиль деловых бумаг к умеренному книжному, научному стилю, но обезличенность манеры изложения является характерным признаком языка документов.

Так как документы связаны с правовой нормой, объективность в стиле изложения подчеркивается утверждающим и предписывающим характером документа. Как правило, документы составляются для того, чтобы либо заключенная в них информация была принята к сведению, либо соответствующее решение было обязательно исполнено. Официально-деловым стилем пишут акты суда, прокуратуры, милиции, администрации. Такие документы опираются на научный анализ общественных отношений, поэтому они должны быть точными и по возможности краткими, и это должно быть достигнуто с помощью соответствующих языковых средств.

Характерной особенностью официально-делового стиля является использование слов в их конкретном значении. Во избежание ошибок в служебных документах не следует допускать совмещения деловой информации с элементами публицистики (например, в проектах решений, некоторых видах отчетов, протоколов и т.д.).