Сбор и распределение информации

В рамках проекта существует потребность в осуществлении различных видов коммуникаций:

● внутренние (внутри команды проекта) и внешние (с руководством компании, заказчиком, внешними организациями и т. д.);

● формальные (отчеты, запросы, совещания) и неформальные (напоминания, обсуждения);

● письменные и устные;

● вертикальные и горизонтальные.

Процессы сбора и обработки данных о фактических результатах и отображение информации о состоянии работ в отчетах обеспечивают основу для координации работ, оперативного планирования и управления. Отчетность о ходе выполнения включает:

● информацию о текущем состоянии проекта в целом и в разрезе отдельных показателей;

● информацию об отклонениях от базовых планов;

● прогнозирование будущего состояния проекта.

Документирование результатов хода работ включает в себя:

● сбор и верификацию окончательных данных;

● анализ и выводы о степени достижения результатов проекта и эффективности выполненных работ;

● архивирование результатов с целью дальнейшего использования.

Под информационной технологией понимают совокупность процессов сбора, передачи, переработки, хранения и доведения до пользователей информации, реализуемых с помощью современных программных средств.

Информационная система управления проектом

Информационная система управления проектом — организационно-технологический комплекс методических, технических, программных и информационных средств, направленный на поддержку и повышение эффективности процессов управления проектом.

Персональные компьютерные системы, оснащенные программным обеспечением для управления проектами, должны обеспечивать выполнение следующих функций:

● работу в многопроектной среде;

● разработку календарно-сетевого графика выполнения работ;

● оптимизацию распределения и учет ограниченных ресурсов;

● проведение анализа "что, если";

● сбор и учет фактической информации о сроках, ресурсах и затратах автоматизированной генерации отчетов;

● планирование и контроль договорных обязательств;

● централизованное хранение информации по реализуемым и завершенным проектам и т.д.

Интернет/Интранет являются технологиями, сближающими предприятия и проекты. Они предоставляют доступ к информации проектов не требуя на его организацию значительных средств. Размещение сайт-проекта в сети Интернет является самым оптимальным и, наверное, единственным способом информирования участников о его состоянии в тех случаях, когда они находятся в различных точках земного шара.

Интранет базируется на тех же элементах, что и Интернет. Принципиальное отличие между ними заключается в том, что пользователями Интранет является ограниченный круг лиц, который, как правило, cocтавляют работники конкретной корпорации, организации, предприятия.

Видеоконференции позволяют передавать аудио-, видеоинформацию по локальным сетям и Интернет. Применяются также голосовые конференции для компьютерной телефонии в Интернет.

Контрольные вопросы:

1 Что подразумевается под процессом управление коммуникациями проекта?

2 Дайте определение понятию «информация»?

3 Как проводится сбор и распределение информации?

4 Какие виды коммуникаций в рамках проекта необходимо осуществлять?

5 Что включает в себя отчетность о ходе выполнения?

6 Что подразумевается под информационной технологией?

7 Что подразумевается под процессом информационные системы управления проектом?

8 Какие функции должны быть выполнены персональными компьютерными системами для управления проектами?

9 Что такое Интернет?

10 Что такое Интранет?

II. ПРАКТИЧЕСКИЕ ЗАНЯТИЯ