Управление профессионально-

Технического образования

При адресовании документа конкретному должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата или только наименование должности – в дательном, например:

Министерство образования

Республики Беларусь

Начальнику Управления

Профессионально-технического

Образования

Минский тракторный

Завод

Главному бухгалтеру

Петрову П.П.

При адресовании документа руководителю организации наименование организации включает в состав наименование должности адресата, которая указывается в дательном падеже. Например:

Ректору Республиканского

Института профессионального

Образования

Генеральному директору

Минского тракторного

Завода

Иванову И.И.

При адресовании документов могут использоваться обращения «господин» и «спадар», которые печатаются в дательном падеже и, как правило, сокращенно, например:

Директору ООО «Эра»

Г-ну Быстримовичу А.С.

Если документ адресуется лицу, имеющему воинское или ученое звание, ученую степень, последнее указывается непосредственно перед фамилией, как правило, в сокращенной форме. Например:

Ректору Белорусского

Государственного университета

Акад. Иванову И.И.

Если адресатов несколько, их помещают один под другим. Реквизит «Адресат» не должен содержать более четырех адресов. При составлении документа более, чем в четыре адреса, составляют список на рассылку и на каждом документе указывают только одного адресата. При направлении документа в несколько однородных организаций, их названия указывают обобщенно. Например:

Начальникам Учебно-

Методических центров

все экземпляры отправляемых документов печатаются на бланках.

При направлении документа в вышестоящий орган одновременное его адресование другим адресатам не допускается, за исключением случаев, когда это определено соответствующим поручением вышестоящего органа, о чем в тексте дается ссылка (на дату и номер получения).

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения, постоянным корреспондентам или организациям своей системы.

Гриф утверждения (17) располагается в правом верхнем углу документа и печатается с левым отступом 10 см от границы левого поля. Утверждение – особый способ удостоверения документа после его подписания, санкционирующий распространение действия документа на определенный круг учреждений, должностных лиц и граждан. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только в момент его утверждения.

Устанавливаются два способа утверждения документов: утверждение должностным лицом, в компетенцию которого входит круг вопросов, излагаемых в документе, или утверждение распорядительным актом (приказом, указанием). Оба способа имеют одинаковую юридическую силу. Распорядительный акт издается, как правило, в случае, когда введение утверждаемого документа требует дополнительных предписаний и разъяснений или название утверждаемого документа не предусмотрено действующим законодательством.

Оформляется утверждение документа грифом утверждения. Это сложный реквизит. Каждая часть реквизита располагается с новой строки и начинается с большой буквы. В зависимости от способа утверждения реквизит имеет следующий состав:

1) слово «УТВЕРЖДАЮ», записываемое большими буквами без каких-либо знаков препинания; наименование должности лица, утверждающего документ (включая наименование организации, если оно не входит в состав реквизита бланка); личная подпись, ее расшифровка и дата утверждения;

2) слово «УТВЕРЖДЕНО», записываемое большими буквами без каких-либо знаков препинания; название вида документа в именительном падеже, его дата и номер.

Примеры оформления грифа утверждения в обобщенной форме:

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности