Создание фирменного имиджа и т.д.

В функциональном аспекте цели участия могут быть разделены на цели действия и цели контроля.

Не вызывает сомнения тот факт, что конечной целью участия в любой ярмарке или выставке является продажа. В аспекте продажи цели могут быть подразделены на:

1. Цели подготовки продаж.

2. Цели осуществления продаж.

3. Цели поддержания продаж.

Дата принятия решения об участии в ярмарке или выставке совпадает с датой начала процедуры организации участия, пунктом отправления которой является получение регламента, содержащего условия участия, за чем следует составление графика контактов с устроителями.

Сразу же после составления графика контактов с устроителями ярмарки/выставки предприятие обязано строго в рамках установленных сроков заполнить и отослать все соответствующие формуляры. Главным из числа различных документов является заявка об участии. Принятие устроителем ярмарки/выставки заявления об участии автоматически обозначает и принятие экспонентом условий участия в ней, которые он обязан строго выполнять.

Параллельно контактам с устроителем ярмарки/выставки экспонент должен заняться подготовкой экспонатов, от вида и количества которых зависят как выбор стенда, так и элементы их поддержки.

2. Этап подготовки

После установления целей участия в ярмарке\выставке предприятие составляет смету стоимости участия, которая представляет собой способ определения расходов, необходимых для его осуществления. Смета устанавливает пределы, в которых должны проводиться расходы, чтобы обеспечить достижение целей, продиктовавших необходимость участия в ярмарке\выставке. Как показали соответствующие исследования, примерно половину суммарных выставочных расходов составляет арендная плата (10-15%) и затраты на изготовление стенда (30-35%).

Что же включает в себя цена 1 м² выставочной площади? Это:

1) стоимость общего электроосвещения закрытых выставочных площадей и открытой территории,

2) стоимость общей охраны территории,

3) стоимость пропусков на право входа персонала фирмы-экспонента в пределах квоты, которая устанавливается в зависимости от размера арендуемой площади,

4) стоимость одного экземпляра каталога выставки (при условии участия в этом каталоге),

5) стоимость вывоза мусора и строительных отходов из специально отведенных мест в период монтажа, работы и демонтажа выставки,

6) и др. дополнительные услуги.

Дополнительно следует определить основные позиции, основные статьи расходов. Расходов требуют обычно:

a) мероприятия, проводимые на стенде,

b) тип стенда,

c) оформление стенда,

d) персонал на стенде,

e) реклама до выставки,

f) работа с прессой,

g) особые формы обращения к посетителям,

h) угощения на стенде,

i) транспорт,

j) монтаж и демонтаж стенда,

k) текущие затраты по стенду.

Необходимо помнить также, что участие в международной выставке требует более высокого уровня затрат. Так, только аренда минимально возможного (9 м²) количества выставочной площади стоит в среднем 2 000 долларов, монтаж стенда - как минимум 1 000 долларов, далее затраты возрастают в прямой зависимости от конкретных потребностей фирмы-экспонента. Во всяком случае, это суммы порядка 10 000 - 30 000 долларов.

Статистические данные о том, что сумма, расходуемая на изготовление стенда, превышает 1/3 общих затрат по участию в ярмарке/выставке, подчеркивает значение стенда как средства коммуникации, но в то же время и свидетельствует о необходимости серьезного подхода ко всей проблеме в целом, начиная с выбора места и кончая оформлением экспонатов.

Правильное и своевременное изучение фасада выставочного зала помогает фирме в ее стараниях добиться подходящего размещения стенда и суметь воспользоваться большим стечением посетителей к «знаменитым» стендам.

6.Выставки как инструмент маркетинга, рекламы и продвижения на рынке.

Принятие решения об экспозиционировании - это принятие решений.

1. Нужно ли выставляться?

2. Какая выставка (форма экспозиционирования) нам подходит?

Решение вопроса о необходимости выставляться должно быть принято ещё до начала каких-либо работ по подготовке к выставке. Если у компании нет ничего нового и действительно конкурентного для введения на рынок -- выставляться не стоит. Если вся предполагаемая экспозиция состоит из текста и фотографий -- выставляться также не стоит. В этом случае лучше разослать потенциальным клиентам красиво оформленный рекламный проспект с цветными фотографиями и сопроводительным письмом. Следует знать, что существуют альтернативные и более дешевые формы представления информации общественности и иногда они могут быть более эффективными.

Более половины участников выставок -- торговых показов посещает 5 или более торговых показов ежегодно. Однако торговые показы -- не для всякой фирмы. Здесь существуют закономерности;

1. Чем крупнее компания, тем в большем количестве выставок она участвует ежегодно.

2. Чем больше число продуктов в продуктной линии компании, тем в большем числе торговых показов фирма участвует.

Любая фирма, желающая принять участие в одной или нескольких выставках или ярмарках, ставит определенные цели. Однако для окончательного принятия решения необходимо знать ответы на ряд вопросов.

– Какое место в деятельности вашей фирмы занимает маркетинг?

– Какую роль играют выставки в вашей маркетинговой стратегии?

– Почему необходимо участвовать именно в этой выставке?

– Каких результатов вы хотите достичь?

– Кто входит в вашу целевую группу?

– Какие допустимые затраты вы можете осуществить?

– Какие трудовые ресурсы вы можете задействовать?

Основные цели, ради которых фирмы участвуют в выставках, практически можно свести к нескольким важным направлениям:

– демонстрация своих достижений;

– позиционирование на рынке;

– изучение современных тенденций развития отрасли;

– формирование или поддержание имиджа;

– поиск новых партнеров и клиентов;

– изучение конкурентов.

Лучше всего, если фирма уделит максимум внимания всем этим направлениям и сформулирует цели по каждому из них, иначе можно упустить хорошие возможности.

7. Выставочный бюджет

Бюджет выставки. Для организаторов выставки в высшей степени важно определить экономическую целесообразность совокупных за­трат на функционирование организационного механизма.

Структура бюджета представляется двумя частями — расходной и доходной. Доходная часть бюджета представляет собой источник финансовых ресурсов, расходная часть бюджета складывается из ста­тей затрат на проведение выставки. Если при планировании бюдже­та расходная часть превышает планируемый доход от организации выставки, то следует задуматься о целесообразности реализации та­кого проекта.

Доходы от организации выставки ориентировочно могут включать такие статьи, как:

продажа выставочной площади с включением доходов от реги­страции участников; продажа билетов на выставку; продажа типовой застройки; продажа выставочного оборудования; рекламные услуги; доходы от издания выставочного каталога; сервисные услуги; доходы от продажи времени на показ рекламных роликов на экране и продажи спонсорских пакетов.

Статьями расхода выставочного бюджета являются: аренда выставочного павильона; охрана выставки; затраты на согласование работы выставки с представителями государственных структур; парковка для экспонентов и членов оргкомитета; сцена и техническое обеспечение специальных мероприятий; расходы полиграфические; расходы по оформлению стенда оргкомитета и его работы; расходы по уборке площади, работы билетеров, гардероба; сервисно-организационные с выделением расходов на транс­ферт, транспортных расходов, курьерной службы, а также про­ведение официальных приемов, презентаций; маркетинговые расходы и расходы на PR; телефонные переговоры, представительские и непредвиденные расходы.

Практика выставочного бизнеса отмечает, что маркетинговые расходы включают организацию марке­тинговых исследований в целях создания базы данных, социологиче­ских опросов посетителей и экспонентов, организации рекламы.

В свою очередь рекламные расходы включают затраты на рекламу в СМИ с выделением расходов: на центральные и местные печатные СМИ, каналы телевидения, радио, Интернет; оформление наружной рекламы, интернет-сайта выставки, изготовление рекламных роликов.

8. Выставочная площадь: выбор и оформление стенда.