Организация хранения документов
Основным видом работы, обеспечивающим систематизацию документов, является составление номенклатуры дел.
Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Делом называют совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.
Номенклатура предназначена: для группировки исполненных документов в дела; учета и обеспечения сохранности дел; оперативного поиска документов в делах.
В номенклатуру дел включаются все дела предприятия, журналы регистрации, справочные картотеки. Номенклатура является необходимой для правильного формирования документов в дела, учета дел и оперативного их использования. Номенклатуру дел необходимо составлять на каждом предприятии вне зависимости от его специфики или организационно-правовой формы.
Разделами номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений организации. Первым разделом номенклатуры является «секретариат» («дирекция», «Отдел ДОУ»). Другие структурные подразделения располагаются после секретариата по степени значимости. Каждое подразделение получает свой порядковый номер по степени значимости (секретариат – 1, бухгалтерия – 2).
Внутри разделов номенклатуры располагаются заголовки дел с присвоением им соответствующих индексов, например в индексе 1-2 (1 – соответствует секретариату, а 2 – порядковому номеру дела, заведенному в секретариате).
Заголовок дела в номенклатуре должен быть кратким, соответствовать смысловому содержанию документов, находящихся в данном деле и состоять из элементов, расположенных в следующей последовательности:
- название вида документа (приказы, контракты, протоколы);
- краткое содержание («Переписка с ОАО «Эра» по строительству автостоянки»);
- дата (период), к которому относятся документы дела («Приказы по основной деятельности за 2005 год»).
Срок хранения каждого дела в номенклатуре указывается со ссылкой на соответствующую статью Перечня.
В графе «Примечание» проставляются отметки о заведении (незаведении) дел, об ответственных за эти дела, о передаче дел в другое подразделение или другому лицу, о делах, переходящих на следующий год.
Количество дел в номенклатуре указывается по окончании года.
Номенклатура дел составляется службой ДОУ (секретарем-референтом или специалистов, ответственным за ведение делопроизводства в организации), подписывается исполнителем, утверждается руководителем.
Номенклатура дел составляется ежегодно, как правило, в конце года и вводится в действие с 1 января нового года.
Ниже приведен пример оформления Сводной номенклатуры дел предприятия.
| ЗАО «Радио Иваново-Вознесенск» НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ 25.12.2005 №3 на 2006 год | УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор Подпись И.В.Арнаутов 25.12.2005 | |||||
| Ин-декс | Заголовок дела (тома) | Кол-во дел | Срок хранения, статья по перечню | Примечание | ||
| 1. Секретариат | ||||||
| 1-1 | Устав ЗАО | пост. ст.13 | ||||
| 1-2 | Протоколы совещаний руководства | пост. ст.6 | ||||
| 2. Информационная служба | ||||||
| 2-1 | Годовые планы работы | пост. ст.13 | ||||
| 2-2 | Информационные сообщения соб.кор. | пост. ст.5 | ||||
| 2-3 | Переписка с внешними организациями по вопросам совместной деятельности | 5 лет ст.44 | ||||
| 3.Бухгалтерия | ||||||
| 3-1 | Годовой баланс | пост. ст.105 | ||||
| 3-2 | Лицевые счета по заработной плате сотрудников | 5 лет ст.153 | ||||
| 3-3 | Договоры (контракты) о размещении рекламы | 5 лет ст.256 | ||||
Начальник отдела ДОУ Подпись К.Ф.Розанова
Зав.архивом Подпись Л.В.Сотников
Итоговая запись о количестве дел, заведенных в 2006 году:
Всего: 10 (Десять) дел
Начальник отдела ДОУ Подпись К.Ф.Розанова
Зав.архивом Подпись Л.В.Сотников
Формирование и оформление дел.
Формирование дел – группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
Правильное формирование дел способствует оперативному поиску необходимых документов постоянно растущем документном массиве предприятия, обеспечивает их сохранность, устанавливает порядок в организации делопроизводства.
Формирование дел предприятия производит, как правило, секретарь-референт или другой специально назначенный работник службы ДОУ под непосредственным контролем руководителя предприятия.
На большинстве предприятий формирование дел производится по названиям видов документов, например, акты, приказы, контакты. При большом объеме документов необходимо для оперативного поиска вводить другие признаки классификации: например, контакты разделить на дела, содержащие контракты о поставке определенных видов материалов (поставке тары, стекла, леса).
При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:
- помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
- помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
- группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
- раздельно группировать в дела документы постоянного хранения и временных сроков хранения. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики.
Сформированное дело должно содержать не более 250 листов. Ограничений по минимуму объема не существует. При большом объеме документов, относящихся к одному делу, проводят деление на самостоятельные части, тома.
На обложке дела указывают: наименование организации, наименование структурного подразделения, номер дела по номенклатуре, заголовок дела, год заведения, срок хранения.
Оперативным называется хранение дел в местах их формирования до передачи на архивное хранение. Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность и обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
Экспертиза ценности документов.
Определение ценности документов производится с целью отбора их на хранение и установления сроков хранения.
Для определения сроков хранения документов, подготовки документов к архивному хранению и отбора документов для уничтожения на предприятии приказом руководителя создается экспертная комиссия (ЭК), состоящая не менее чем из 3-х человек. ЭК является совещательным органом, ее решения по хранению или уничтожению документов вступают в силу после их утверждения руководителем.
Сроки хранения документов определяются по «Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения».
В зависимости от значимости документов в Перечне установлены следующие сроки хранения: 1 год, 3 года, 5 лет, 10 лет, 15 лет, 50 лет, 75 лет и постоянно.
Срок хранения «ДМН» (до минования надобности) означает, что документ имеет ограниченное практическое значение и срок его хранения определяет само предприятие, исходя из практической ценности документа, но он не может быть менее 1 года.
В результате работы ЭК документы разделяются на 3 группы:
- документы, передаваемые в архив (со сроком хранения свыше 10 лет);
- документы, необходимые для дальнейшего использования в делопроизводстве (со сроком хранения до 10 лет включительно);
- документы, подлежащие уничтожению (с истекшими сроками хранения и утратившие практическое значение).
По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
Составление описей дел.
На завершенные дела постоянного, временного хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с настоящими требованиями, ежегодно составляются описи.
При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
- заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
Описи дел составляются по установленной форме в трех экземплярах.
Передача дел в архив.
К документам, передаваемым в архив, относятся: устав, учредительный договор, решение о создании общества; свидетельство о государственной регистрации; документы, подтверждающие права предприятия на имущество, находящееся на его балансе; положение о филиалах или представительствах общества; годовые финансовые отчеты; документы финансовой отчетности, представляемые в государственные органы управления; протоколы общих собраний, заседаний совета директоров, ревизионных комиссий, коллегиальных исполнительных органов (правления, дирекции); акты ревизий, проверок общества аудиторскими, ревизионными комиссиями и органами государственного и муниципального финансового контроля; документы по личному составу предприятия и др.
Дела, отобранные на архивное хранение, требуют дополнительного оформления:
- документы в деле необходимо расположить в хронологическом порядке, если он не соблюдался в процессе формирования дела;
- произвести нумерацию листов дела в правом верхнем углу простым карандашом или нумератором;
- подшить в конце дела заверительный лист, в котором указать количество листов в деле;
- на наиболее важные документы (по личному составу или содержащие коммерческую тайну) составить внутренние описи дел и подшить их в начале дела;
- переплести дело или прошить его специальными нитками в четыре прокола;
- дополнительно указать на обложке количество листов согласно заверительному листу, срок хранения дела, уточнить заголовок и крайние даты дела.
Все дела, подготовленные на архивное хранение, делят на две группы:
- по основной (производственной) деятельности;
- по личному составу предприятия.
На каждую группу дел составляют отдельные описи для удобства поиска дел.
Прием - передача дел в архив производится работниками службы ДОУ.
Выдача дел сотрудникам осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дел. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.