Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа располагается на бланке для писем и включает в себя регистрационный индекс и дату документа, на который дается ответ.
49. Реквизит «Место составления или издания».
Место составления или издания документа располагается под реквизитами «Дата» и «Регистрационный индекс».
50. Реквизит «Гриф ограничения доступа».
Гриф ограничения доступа располагается в правом верхнем углу документа выше реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Гриф приложения».
51. Реквизит «Адресат».
Адресатами могут являться организации, их структурные подразделения, конкретные должностные и частные лица.
При адресовании документа организации ее наименование указывается в именительном падеже.
Например:
Министерство юстиции
Республики Беларусь
При адресовании документа структурному подразделению в именительном падеже указывается наименование организации, а ниже – наименование структурного подразделения.
Например:
Министерство юстиции
Республики Беларусь
Управление адвокатуры и лицензирования
Юридической деятельности
При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата – в дательном.
Например:
Министерство по налогам и сборам
Республики Беларусь
Начальнику управления контроля, делопроизводства и материально-технического обеспечения
Кондакову Н.В.
При адресовании документа руководителю организации (его заместителю) наименование организации входит в состав наименования должности адресата.
Например:
Директору Государственного
Архива Минской области
Кушновой Е.В.
При направлении документа в несколько однородных организаций их наименования указываются обобщенно в именительном падеже.
Например:
Республиканские органы
Государственного управления
При направлении документа руководителям нескольких однородных организаций наименования их должностей указываются обобщенно в дательном падеже.
Например:
Руководителям республиканских органов
Государственного управления
Почтовый адрес, как правило, указывается только на конверте. Почтовый адрес входит в состав реквизита «Адресат» при адресовании документа разовому корреспонденту.
Почтовый адрес в реквизите «Адресат» оформляется в соответствии с правилами оказания услуг почтовой связи.
Например:
Учреждение «Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела»
Ул. Кропоткина, 55
Г. Минск
На документах, направляемых постоянным корреспондентам, организациям своей системы адрес не проставляется. Для отправки таких документов могут применяться конверты с заранее напечатанными адресами.
При адресовании документа частному лицу вначале указываются фамилия и инициалы (имя, отчество) получателя, затем – почтовый адрес.
Например:
Столяровой Н.М.
Ул. П.Глебки, д. 15, кв. 26
223120, п/о Логоза
Логойского р-на
Минской обл.
Реквизит «Адресат» не должен содержать более четырех адресов. Слово «копия» перед вторым и последующими адресатами не проставляется.
При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку по форме согласно приложению 2. На каждом экземпляре указывается только один адресат или обобщенное наименование адресатов.
Если документ является ответным, первым адресатом на документе указывается автор инициативного письма независимо от значимости остальных адресатов.
При направлении документа в вышестоящие организации не допускается одновременное его адресование другим адресатам, кроме случаев, когда это определено поручением вышестоящей организации.
52. Реквизит «Гриф утверждения».
Утверждение является одним из способов удостоверения документа после его подписания. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения.
Документ может утверждаться двумя способами: изданием распорядительного документа или должностным лицом. Оба способа имеют одинаковую юридическую силу.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, утвердившего документ, включая видовое наименование организации, его подписи, расшифровки подписи и даты утверждения.
Например:
УТВЕРЖДАЮ
Директор института
ПодписьА.И.Новиков
23.06.2008
При утверждении документа руководителем вышестоящей организации или документа, составленного не на бланке, в наименование должности лица, утвердившего документ, включается полное наименование организации.
Например:
УТВЕРЖДАЮ
Директор учреждения «Белорусский
научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела»
Подпись А.Е.Рыбаков
25.06.2008
Дата (день месяца) утверждения в грифе «УТВЕРЖДАЮ» проставляется должностным лицом, утвердившим документ. Месяц и год допускается печатать с помощью технических средств.
Распорядительный акт издается, как правило, в случае, когда введение утверждаемого документа требует дополнительных предписаний и разъяснений, иных действий, связанных с его применением, а также при утверждении нормативных правовых актов Республики Беларусь.
При утверждении распорядительным документом или протоколом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия вида документа в именительном падеже, его даты и индекса.
Например:
УТВЕРЖДЕНО