Технологии и методики бюджетирования на предприятии
Существуют три основных подхода к составлению бюджетов, которые могут применяться на этапах их планирования, согласования и утверждения. Это подходы "снизу вверх", "сверху вниз", а также итеративный подход.
При использовании подхода "снизу вверх" бюджет составляется исходя из планов деятельности подразделений и проектов, которые передаются наверх для определения по ним агрегированных результирующих показателей для всей компании. При подходе "сверху вниз" - бюджет составляется исходя из целевых показателей, поставленных руководством компании. Целевые показатели определяются на основе экономических прогнозов, а также стратегии компании. При итеративном подходе процедура бюджетирования включает ряд условных этапов. Информация сначала распространяется от высшего руководства к нижестоящим звеньям управления, а затем обобщается снизу вверх по иерархической структуре управления несколько раз в зависимости от ситуации.
В процессе планирования руководству компании для принятия взвешенных решений необходимо обладать отфильтрованной и обобщенной информацией от подразделений, носителями которой являются менеджеры нижнего уровня. Такой информацией их обеспечивает бюджетный процесс, построенный по принципу "снизу вверх". В то же время зачастую и менеджеры нижнего уровня могут более взвешенно планировать свою деятельность при наличии у них информации от руководства, которое, как правило, гораздо лучше осведомлено об общей картине в рамках организации и знает долгосрочные цели компании. В этом смысле весьма полезно бюджетирование по методу "сверху вниз". Однако на практике, как правило, применяются смешанные (итеративные) варианты составления бюджетов, содержащие в себе черты обоих подходов - вопрос лишь в том, какой подход преобладает.
Бюджет, составленный "снизу вверх", предусматривает сбор и фильтрацию бюджетной информации от руководителей нижнего уровня к руководству компании. Руководители, отвечающие за выполнение бюджетных показателей, составляют бюджет для тех областей деятельности, за которые они несут ответственность. Такой подход позволяет руководителям, принимая участие в подготовке своих бюджетов, применять накопленный опыт, знания существа и проблем предметной области. Тем самым увеличивается вероятность того, что они примут бюджет и будут стремиться достичь запланированных целей. Однако при таком подходе много сил и времени, как правило, уходит на согласование бюджетов отдельных структурных единиц. Кроме того, довольно часто представленные "снизу" показатели сильно изменяются руководителями в процессе утверждения бюджета, что в случае необоснованности решения или недостаточной аргументации может вызвать негативную реакцию подчиненных. В дальнейшем такая ситуация нередко ведет к снижению доверия и внимания к бюджетному процессу со стороны менеджеров нижнего уровня, что выражается в небрежно подготовленных данных или сознательном завышении цифр в первоначальных версиях бюджета. Этот вид бюджетирования широко распространен в России как из-за неопределенности рыночной ситуации, так и по причине нежелания руководства заниматься планированием.
Бюджет, составляемый по методу "сверху вниз", требует от руководства компании четкого понимания основных особенностей организации и способности сформировать реалистичный прогноз хотя бы на рассматриваемый период. Такой подход обеспечивает согласованность бюджетов отдельных подразделений и позволяет задавать контрольные показатели по продажам, расходам и т.п. для оценки эффективности работы центров ответственности.
Наиболее приемлема итерационная процедура бюджетирования, при которой, как правило, сначала сверху спускаются целевые финансовые показатели, а после формирования по направлению "снизу-вверх" всей системы бюджетов предприятия вплоть до основных заключительных бюджетов - БДР, БДДС и Баланса, следует их анализ на соответствие выполнения поставленных руководством целевых показателей (оборачиваемость, рентабельность, ликвидность и т.п.). Если желаемые значения целевых показателей достигаются, бюджет представляется руководству на утверждение, после чего он из проекта становится директивным и рассылается всем менеджерам компании для выполнения и контроля. Если же по результатам анализа обнаруживается расхождение полученных целевых показателей с желаемыми, то от руководства компании следует задание на подготовку следующей версии бюджетов. Такие итерации повторяются до достижения приемлемой версии, которая принимается в качестве утвержденной.
8. Информационное обеспечение бюджетирования на предприятии Система требований к информации для процесса бюджетирования.
1.Достоверность. Достоверность информации характеризуется правдивостью, соответствием нормативным актам и внутрихозяйственным положениям: нейтральностью, то есть отсутствием в ней «нажима», подталкивания к принятию решения, в котором заинтересован вовсе не пользователь: возможностью проверки и прозрачностью: осмотрительностью - отражением расходов и убытков прежде доходов и прибылей.
2.Своевременность. Данное требование исключительно важно, поскольку для пользователя имеют значение не данные вообще, а данные в нужном объеме и в нужное время.
3.Достаточность, то есть оптимальность количества информации, необходимой для процесса бюджетирования.
4.Достаточная точность. Требование достаточной точности исходных данных особенно актуально в отношении сведений, подготавливаемых в системе бухгалтерского учета. В течение многих лет понятия «бухгалтерия» и «точность» рассматривались как взаимосвязанные, а данные, генерируемые бухгалтером, считались наиболее точными по сравнению с любыми другими сведениями экономического характера. В последние годы происходит медленное, но неуклонное переосмысление соотношения этих понятий. Причин тому несколько. Главная из них. вероятно, состоит в сознательном и существенном ослаблении степени централизованного регулирования учета. Предоставление бухгалтеру определенной свободы в выборе методов учета и алгоритмов расчета приводит к тому, что, например, прибыль можно исчислить с той или иной степенью точности. Так же обстоит дело и со многими другими оценками, генерируемыми в системе учета: их точность относительна. О понятии точности говорят и в отношении данных для бюджетирования. Излишняя точность данных не всегда полезна, если существо дела подменяется какими-то по сути второстепенными характеристиками.
5.Полнота. Согласно этому требованию упущений в процессе подготовки информации для целей бюджетирования быть не должно.
6.Полезность. Информация должна удовлетворять интересы пользователей.
7.Понятность. Информация не должна требовать значительных усилий для ее расшифровки.
8.Существенность (материальность). Это одно из ключевых требований, предъявляемых к информации. Два принципа определения существенности информации. Согласно первому принципу существенность рассматривается как количественная характеристика, поскольку существенной признается информация в сумме, отношение которой к итогу соответствующих данных составляет не менее 5 %.
С другой стороны, показатель считается существенным, если его нераскрытие может повлиять на экономические решения заинтересованных пользователей, принимаемые на основе информации. Решение организацией вопроса, является ли данный показатель существенным, зависит от его оценки, характера, конкретных обстоятельств возникновения, то есть существенность рассматривается с качественной стороны. Как видно, принятие решения о существенности или несущественности конкретных данных (показателей) достаточно субъективно.
9.Экономичность (затраты на получение информации не должны быть выше экономического эффекта от ее использования).
10.Гибкость и инициативность (должна обеспечиваться вся полнота информационных интересов в условиях меняющихся управленческих ситуаций).
11.Оперативность (предоставление в сроки, позволяющие вовремя принять эффективное хозяйственное решение).
12.Аналитичность (информация, используемая в процессе бюджетирования, должна содержать данные анализа и обеспечивать возможность последующего анализа с наименьшими затратами).
Всю информацию, используемую в процессе бюджетирования, можно сгруппировать в пять крупных блоков: сведения регулятивно-правового характера, сведения нормативно-справочного характера, данные системы бухгалтерского и управленческого учета, статистические данные и несистемные данные.
Первый блок включает в себя законы, постановления, указы, то есть документы, определяющие, прежде всего, правовую основу деятельности организации. Подобные сведения как будто не имеют непосредственного отношения к бюджетированию. Однако значимость этого блока с позиции разработчиков бюджетов определяется несколькими обстоятельствами. Ведь документы регулятивно-правового характера нередко определяют состав других информационных источников, например, требования к методологии бухгалтерского учета, к составу обязательной отчетности и отдельных показателей и т.п. Кроме того, некоторые из регулятивов содержат данные, существенные для разработки бюджетов, например, ставки налогов, сроки уплаты платежей и взносов, минимальный размер оплаты труда, ставка рефинансирования и др. Документы этого блока можно условно разбить на три группы: регулятивы общеправового характера, бухгалтерское законодательство, прочие регулятивы (например, требования налогового законодательства, законодательство в отношении финансовых институтов, рынка ценных бумаг и др.). Информацию этого блока необходимо принимать в расчет прежде всего потому, что представленные в нем документы носят обязательный для исполнения характер; кроме того, никакие хозяйственные операции не могут надлежащим образом реализовываться без адекватного понимания условий и требований действующего правового пространства.
Во второй блок входят нормативные документы государственных органов, международных организаций и различных институтов, содержащие требования, рекомендации и количественные нормативы. Сюда же следует отнести систему норм и нормативов, разработанную в организации (например, нормы потребления материально-производственных запасов, нормативы отчислений в фонды и резервы, формируемые организацией, и т.п.).
В третьем блоке обособлены данные системы бухгалтерского учета как систематизированного информационного ресурса, а также данные управленческого учета. Этот информационный блок особенно важен для процесса бюджетирования, поскольку именно данные, зарегистрированные системой бухгалтерского и управленческого учета, необходимы для обеспечения процесса составления, контроля и анализа сводного бюджета.
Четвертый блок включает централизованно формируемые статистические данные. Сюда можно отнести регулярно публикуемую официальную статистику, имеющую общеэкономическую направленность (индексы цен, динамика общеэкономических показателей в различных разрезах и др.), и финансовую статистику (динамика процентных ставок, данные о рыночных индексах, курсах валют и т.п.).
В пятом блоке представлены информационные ресурсы, условно названные несистемными: они жестко не систематизированы по составу, структуре, обновляемости и т.п. и не относятся к обязательным, то есть формирование этого ресурса и его использование является исключительной компетенцией самой организации. Основные элементы блока - внутренние оперативные данные и прочие сведения из внешних источников.
Внутренние оперативные данные представляют собой сведения, циркулирующие между подразделениями. К прочим сведениям из внешних источников относятся публикации в различных средствах массовой информации, неофициальные данные, информация, почерпнутая в ходе личных контактов, и т.п. Данные этого блока не обязательно имеют финансовую природу.
Кроме вышеприведенной классификации информация, используемая для бюджетирования, может быть структурирована по нескольким классификационным признакам.
По степени изменяемости информация классифицируется на постоянную, сохраняющую свое значение длительное время (коды, шифры, план счетов бухгалтерского учета и др.), условно-постоянную, сохраняющую свое значение в течение определенного периода времени (показатели плана, нормативы), и переменную, характеризующую частую сменяемость событий (отчетные данные на определенную дату).
По отношению к предмету исследования информация делится на основную и вспомогательную, необходимую для более полной характеристики изучаемой предметной области: по степени обработки - на первичную, промежуточную (подвергающуюся соответствующей обработке) и результативную: по объему необходимых сведений для управления экономикой организаций - на комплексную и тематическую, относящуюся к определенному аспекту их деятельности.
По функциональному назначению информация подразделяется на плановую, нормативную, учетную и отчетную. К учетным и отчетным источникам анализа относятся: а) бухгалтерский учет и отчетность; б) статистический учет и отчетность; в) оперативный учет и отчетность; г) выборочные учетные данные.
По отношению к объекту исследования информация может быть внутренней и внешней. Система внутренней информации - это данные статистического, бухгалтерского, оперативного учета и отчетности, плановые и нормативные данные, разработанные на предприятии, и т.д. Система внешней информации - это данные статистических сборников, периодических и специальных изданий, конференций, деловых встреч, официальные, хозяйственно-правовые документы и т.д.
К внешней информации относится информация, характеризующая общеэкономическую и политическую ситуацию в стране, отрасль и перспективы ее развития, состояние фондового рынка и рынка капитала, собственников хозяйствующего субъекта и команду управления, основных контрагентов, конкуренцию в отрасли и основных конкурентов.
Используемая в процессе бюджетирования внутренняя информация может быть подразделена на информацию, содержащуюся в учредительных документах предприятия, учетные данные, нормативно-плановую информацию и прочие данные.
По периодичности поступления информация подразделяется на регулярную и эпизодическую. К источникам регулярной информации относятся плановые и учетные данные. Эпизодическая информация формируется по мере необходимости (например, сведения о новом конкуренте).
Следующий способ классификации информации, используемой в процессе бюджетирования, основан на возможности ее формализации. В этой связи может быть выделена количественная (публикуемые в официальных изданиях макроэкономические индикаторы) и качественная информация. К качественной информации в первую очередь следует отнести сведения о собственниках, общую концепцию финансового менеджмента, рыночную тактику, деловую этику и стиль руководства, а также информацию об основных видах рисков в деятельности предприятия.
С учетом временного фактора информация может быть подразделена на историческую (ретроспективную), текущую (оперативную) и прогнозную. Источниками ретроспективной информации для бюджетирования служат, прежде всего, результаты бюджетирования за предыдущие периоды, а также опубликованные (или полученные из другого источника, например, от финансового консультанта) данные, характеризующие динамику макроэкономических индикаторов, состояние рынка ценных бумаг и динамику того или иного финансового инструмента.
Источниками оперативной информации являются данные оперативного учета. Источниками прогнозной информации могут служить публикуемые в специальных изданиях аналитические обзоры и прогнозы о состоянии и развитии экономики и отдельных отраслей, а также собственные прогнозные оценки предприятия.
Таким образом, для составления бюджетов в организации используется информация из многих источников, отвечающая ряду предъявляемых к ней требований. Владение и использование такой информации в процессе бюджетирования позволит сделать процесс составления, контроля и анализа бюджетов организации высокоэффективным.
8. Материально-техническое обеспечение дисциплины «Финансовое планирование и бюджетирование»
Проведение лекционных, семинарских и практических занятий в оборудованных видеопроекционным оборудованием для презентаций, средствами звуковоспроизведения, экраном и учебной мебелью помещениях. Наличие библиотеки, имеющей рабочие места для студентов; оснащенных компьютерами с доступом к базам данных и Интернет компьютерных классов.
Программа составлена в соответствии с требованиями ФГОС ВПО с учетом рекомендаций и ПрООП ВПО по направлению 080200 «Менеджмент» и профилю подготовки «Финансовый менеджмент».
Авторы: Хафизова-Осадчий Э.Я., Стяжкин И.И.
Рецензенты:
Программа одобрена на заседании _____________________________
от ______________________года, протокол №__________.