Проведение процедур по существу

Движение товарно-материальных ценностей

ТМЦ могут составлять значительную часть активов организации, и объем операций по счетам их учёта также значителен. Поэтому проведение внутреннего аудита ТМЦ следует проводить систематически.

Нормативная база

При проведении проверки движения ТМЦ необходимо использовать следующие нормативные документы:

• ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов» (утв. приказом Минфина России от 09.06.2001 № 44н)
• Положение по ведению бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности в Российской Федерации (утв. приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н), раздел «Сырье, материалы, готовая продукция и товары» (п. 58)
• Унифицированные формы первичной учётной документации по учёту продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения (утв. постановлением Госкомстата России от 09.08.1999 № 66)
• Унифицированные формы первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве (утв. постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а) в части учёта материалов
• внутренние регламенты организации

Учет ТМЦ ведется в организации в двух направлениях:

• в бухгалтерии — по материально ответственным лицам в стоимостном выражении;
• на складах — по наименованиям, сортам, количеству и цене.

Отчеты материально ответственных лиц с приложенными первичными документами служат в бухгалтерском учёте основанием для операций по поступлению и выбытию ТМЦ.

Учет движения ТМЦ необходим для планирования снабжения и своевременной закупки ценностей, контроля их сохранности, выявления неликвидных ТМЦ.

Оценка надежности СВК

Проверка ТМЦ начинается с оценки надежности СВК, действующей в области их поступления и движения. Для этого выясняются следующие вопросы.

1. Наличие должным образом оборудованных складов, кладовых, специально приспособленных площадок и т.д. Условия хранения ТМЦ должны обеспечивать их сохранность, так как порча приводит к значительному снижению их стоимости, частичной или полной потере потребительских свойств. В организации должен действовать регламент на порядок размещения ТМЦ, чтобы был обеспечен беспрепятственный доступ к материалам. Отсутствие системы хранения, необходимых измерительных приборов свидетельствует о недостатках СВК и возможности совершения недобросовестных действий.

2. Соблюдение требования по хранению приобретенных ТМЦ отдельно от ресурсов, принятых на ответственное хранение. К таким позициям относятся товары, принятые на комиссию, материалы для переработки, оплаченная, но не вывезенная продукция и другие. Совместное хранение принадлежащих и не принадлежащих организации однотипных материалов может сказаться на оценке их себестоимости.

3. Осуществление разделения обязанностей. Наличие приказов, определяющих круг лиц, ответственных за приемку, сохранность и отпуск ТМЦ, за ведение их учёта, а также имеющих право подписи документов на приемку и отпуск материальных ресурсов за пределы территории организации. Особенно следует уделить внимание ситуации, когда лицо, ответственное за отпуск ТМЦ, одновременно санкционирует их вывоз за пределы организации. Внутренний аудитор проверяет, что принятые к исполнению документы на приемку, отпуск и вывоз ТМЦ оформлены должным образом.

4. Наличие документально установленного порядка нормирования ТМЦ и контроля над соблюдением утвержденных норм расхода их отпуска в производство. Наличие нормирования высоко оценивается в СВК.

5. Наличие в организации системной сверки данных управленческого складского учёта наличия и движения ТМЦ с данными бухгалтерского учёта. Несвоевременность и нерегулярность таких сверок свидетельствует о недостатках СВК.

6. Периодичность и объемы инвентаризации ТМЦ должны быть документально регламентированы. Процесс инвентаризации должен осуществляться таким образом, чтобы обеспечить полную достоверность полученных результатов:

1) использование своевременно проверенных измерительных приборов;

2) места хранения ТМЦ опечатываются на время отсутствия членов инвентаризационной комиссии;

3) приемка и отпуск ТМЦ во время инвентаризации осуществляются только в присутствии членов инвентаризационной комиссии и документируются;

4) соответствие ТМЦ, внесенных в инвентаризационные описи, фактическому наличию;

5) фактически имеющиеся ТМЦ внесены в инвентаризационные описи;

6) результаты инвентаризации отражаются в бухгалтерской (финансовой) отчётности.

Вопросы контроля материально-технического снабжения были рассмотрены ранее в разделе «Система снабжения. Кредиторская задолженность».

Проведение процедур по существу

Проведение процедур по существу осуществляется с использованием в качестве информационной базы унифицированных форм, утвержденных Госкомстатом России. (См. во вставке "Нормативная база на с. 40.)

В целях повышения эффективности проверок порядок проведения контрольных процедур целесообразно подразделить на следующие этапы.

Этап 1. Оценка правильности расчета стоимости приобретения материальных ресурсов в соответствии с учётной политикой. Особое внимание следует уделять включению в затраты расходов, не связанных непосредственно с процессом снабжения, например, расходы на заработную плату работников отдела снабжения.

Этап 2. Изучение документооборота по движению ТМЦ, определенного учётной политикой, своевременности, полноты оприходования ТМЦ и соответствие сроков договорам.

Этап 3. Проведение инвентаризации ТМЦ. Выявление активов и обязательств, которые не подвергались инвентаризации, и инициирование проведения их инвентаризации.

Этап 4. Оценка правильности списания стоимости ТМЦ на затраты, соответствие учётной политике. Несоблюдение требований учётной политики приводит к искажению финансового результата и налоговым последствиям. Особое внимание следует обратить на соблюдение норм расхода и факты неоправданной замены материалов. Замена материалов должна быть регламентирована. В практике часто производится замена материалов на менее дорогие, причем, как правило, это не оговаривается документацией и никем не утверждается, что приводит к ухудшению качества продукции и хищениям дорогостоящих материалов.

Следует также обратить внимание на списание выданных, но неизрасходованных в производстве материалов, а также неправомочное отнесение на затраты по основной деятельности материалов, использованных при строительстве и ремонтных работах объектов социально-культурного назначения. Эти затраты должны списываться за счет прибыли.

Следует иметь в виду, что фактическим расходом материалов считается их использование в производстве, а не отпуск со склада, который рассматривается как перемещение материалов.

Этап 5. Проверка сохранности материальных ресурсов. На этом этапе следует рассмотреть правильность уценки ТМЦ и соблюдение установленного в организации порядка их списания.

При проведении процедур по существу внутренним аудиторам следует проверять соответствие данных по ТМЦ, отраженным в складском учёте и в бухгалтерском учёте. Если выявляется значительное несоответствие, необходимо установить его причины и пересмотреть предварительную оценку уровня надежности СВК.

В организации могут существовать ограничения на право использования ТМЦ, находящихся на складе. Ограничения прав организации на ТМЦ могут быть обусловлены договорами залога, наличие которых выявляется при анализе кредитных договоров и договоров займа. Если стоимость таких ресурсов существенна, необходимо, чтобы эта информация была раскрыта в пояснительной записке к бухгалтерскому балансу.

Оценка стоимости приобретения материальных ресурсов осуществляется внутренним аудитором по фактическим затратам на их приобретение (покупная цена, таможенные пошлины, расходы на доставку, расходы на подготовку и т.д.), соответствующим действующей правовой и нормативной базе, учётной политике организации и первичным документам (договорам купли-продажи, счетам-фактурам транспортных организаций и. т.д.).

Правильность отражения в бухгалтерском учёте операций с ТМЦ контролируется по следующим направлениям:

1) отнесение этих операций к тому периоду, в котором они учтены (особенно это относится к операциям, произошедшим в конце отчётного периода или начале следующего периода);

2) соответствие стоимости ТМЦ, показанной на счетах бухгалтерского учёта, данным первичных документов.

В завершение проверки следует убедиться, что вся существенная информация раскрыта в бухгалтерской (финансовой) отчётности.