Документ и системы документации

СОДЕРЖАНИЕ

Введение ...…………………………………..........................................
1. Документ и системы документации ...........................................…
2. Управленческая документация: требования к составлению и оформлению, формуляр-образец, состав и расположение реквизитов ………………………………………………………....
3. Составление и оформление основных документов: договоров, контрактов, приказов, служебных записок, протоколов, актов, справок и документов личного происхождения …....…………………………………………………………………
4. Организация документооборота ………….....................................
5. Систематизация документов, номенклатура для их формирования и хранения ………………………………………...
6. Современные способы и техника создания документов. Электронный документооборот …………..………………………
7. Деловые и коммерческие письма: классификация, структура, стандартные фразы и выражения …………………………….......
8. Правила и формы коммерческой переписки с зарубежными партнерами …………………………………………………………
9. Корреспонденция, связанная с проведением периодических мероприятий, и прочая корреспонденция ………………………..
10. Организация работы с документами, содержащими конфиденциальные сведения ……………………………………..
Список литературы …………………………………………………...
Приложения …………………………………………………………...
Приложение 1. Образец приказа ……………......................................
Приложение 2. Пример оформления служебной записки …….........
Приложение 3. Образец оформления акта …......................................
Приложение 4. Образец оформления справки……………………....
Приложение 5. Образец заявления о приеме на работу …................
Приложение 6. Образец автобиографии………………………………….
Приложение 7. Пример резюме ……………………………………...
Приложение 8. Образец бланка доверенности ……………………...
Приложение 9. Пример расписки ……………………………………
Приложение 10. Пример гарантийного письма……………………..
Приложение 11. Пример письма-просьбы ………………………….
Приложение 12. Пример письма-ответа …….....................................
Приложение 13. Пример оформления письма-напоминания ….......
Приложение 14. Пример оформления письма деловому партнеру о сотрудничестве ………..........................................................................
Приложение 15. Пример оформления протокола ……………..........
Приложение 16. Образец выписки из протокола ..………………….
Приложение 17. Образец внутренней докладной записки ………....
Приложение 18. Пример объяснительной записки ……....................
Приложение 19. Пример справки с места работы …………………..
Приложение 20 ………………………..................................................
Приложение 21 ..………………………………....................................
Приложение 22 .……………………………………………………….

ВВЕДЕНИЕ

Термин «делопроизводство» появился предположительно в XVII веке и первоначально означал процесс решения (производства) дела.

Деловые коммуникации (делопроизводство) – это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. Надлежащее оформление, правильная организация работы с документами в учреждениях, организациях, на предприятиях, фирмах, обеспечение хранения архивных документов - непременные условия, которые обеспечивают законность и правопорядок в обществе, стабильность и защиту общественных интересов, прав и свобод граждан, наконец, нормальную деятельность государства. Грамотно составленный документ является главным аргументом в спорных ситуациях и гарантом успешной сделки.

От качества организации процесса осуществления деловых коммуникаций (делопроизводства) зависят оперативность, надежность, экономичность управленческого труда, культура работы, возможность использования в будущем информации, зафиксированной в документах. Неправильное оформление, хранение документов может обернуться риском потери ценной информации, прямыми убытками при расторжении сделки или невыгодными условиями контракта, что негативно отразится и на финансовом положении предприятия, и на его репутации. Ошибки при ведении кадровой документации, фиксирующей трудовые отношения работника с предприятием, не просто выражают неуважение к сотруднику, но и являются нарушением требований трудового законодательства РФ.

Вот почему государство регулирует данную отрасль деятельности, издавая соответствующие нормативно-правовые акты и методические документы (указания, рекомендации).

Нормативно-методическую базу делопроизводства составляет совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также работу службы делопроизводства, ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и др. Она включает в себя:

· законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;

· указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;

· правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;

· правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;

· правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;

· государственные стандарты на документацию;

· унифицированные системы документации;

· общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

· Государственную систему документационного обеспечения управления (ГСДОУ), содержащую основные требования к документам и службам документационного обеспечения;

· нормативные документы по организации и охране управленческого труда;

· нормативные документы по организации текущего и архивного хранения документов.

Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности организации и составляет основу любого бизнеса. По подсчетам специалистов, на составление документов и на работу с ними в среднем уходит до 60% рабочего времени управленческого персонала.

Современный бизнес – это в значительной степени непрерывный процесс составления и перемещения документов. Заключаются и расторгаются сделки, происходит купля-продажа ценных бумаг, недвижимости и иных активов предприятия – за всем этим стоят документы.

Организация и ведение делопроизводства требует профессиональных знаний и навыков. Как правило, эту работу на предприятии ведут службы делопроизводства или секретари. Однако каждый специалист предприятия и работник аппарата управления должен знать основы делопроизводства, поэтому в настоящее время особую актуальность приобретает получение знаний в данной области.

Для изучения настоящего курса «Деловые коммуникации (делопроизводство)» требуются знание основ стандартизации, менеджмента, права, навыки работы с Windows, Excel. Он рассчитан на широкое применение в учебном процессе элементов практической работы и компьютерных технологий управления.

ДОКУМЕНТ И СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ

Понятие «делопроизводство» базируется на понятии «документирование», под которым понимается запись (фиксация) информации на различных носителях по установленным правилам. Под информацией (от лат. informatio, разъяснение, изложение, осведомленность) понимаются сведения о лицах, предметах, фактах, явлениях, событиях, реального мира не зависимо от их представления [15].

Работа с информацией: ее получение, обработка, принятие каких-либо решений и их исполнения, как известно, составляет основу деятельности любого предприятия. Информация имеет большое значение, так как на ее основе принимаются решения, зависящие от полноты информации, достоверности и своевременности ее предоставления.

Поэтому, в принятом 25 января 1995 года Государственной думой Российской Федерации Законе «Об информации, информатизации и защите информации» подчеркивается, что документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы [5].

Результатом документирования является документ — материальный носитель с зафиксированной на нём в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения [6].

Любой документ имеет два свойства — информативное и эксплуатационное.

Информативное свойство документа определяется его способностью передавать какую-либо информацию.

К эксплуатационным свойствам документа относятся долговечность, прочность документа и способность противостоять различным воздействиям — механическим, световым, биологическим, неблагоприятным факторам окружающей среды. Эти свойства определяют сохранность документа, зависящую от материального носителя и средств письма.

В течение многих последних веков и по настоящее время наиболее распространенным носителем документной информации является бумага. Наряду с ней в последнее время широко используются и другие носители: лента с намагниченным слоем (в бобинах и кассетах), пластик со специальными свойствами (для оптической записи информации — CD, DVD и т. д.) и т. п.

Функции документов делят на общие и специальные.

Основными общими функциями документов являются:

· информационная (фиксация, хранение и передача информации);

· коммуникативная (передача, обмен информацией);

· социально-культурная (документы, представляющие социальное и культурное значение, передающие культурные традиции и системы ценностей).

Специальными функциями документов являются:

· правовая (одни документы являются источником права, другие могут быть доказательством в юридической сфере);

· организационная (установка правовых отношений);

· управленческая (решение управленческих вопросов и принятие решений на основе документированной информации);

· обучающая (передача знаний между людьми и поколениями);

· познавательная (получение и передача знаний для дальнейшего изучения процессов и явлений);

· мемориальная (передача исторических сведений об отдельных людях или обществе, документы, являющиеся историческим наследием) [10].

Чтобы выработать определенные принципы в составлении, оформлении, способах, формах и методах работы с различными документами, необходимо провести их классификацию, под которой понимается деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия. Именно классификация документов в делопроизводстве обеспечивает быстрый поиск нужных документов, повышает оперативность работы с ними.

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. К первой группе относят документы по общим и административным вопросам, т. е. по вопросам общего руководства деятельностью предприятия, которые могут составляться работниками всех подразделений предприятия. К таким документам относятся:

* организационные документы (устав, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);

* распорядительные документы (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения, указы, постановления);

* информационно-справочные и справочно-аналитические документы (акты, письма, факсы, справки, протоколы, докладные и объяснительные записки и др.).

Перечисленные документы называют организационно-распорядительной документацией (ОРД). Именно эта группа документов и является предметом изучения дисциплины «Деловые коммуникации».

Вторая группа - документы по функциям управления. Они составляются работниками планово-финансовых отделов, бухгалтерии, снабжения и сбыта, коммерческих, юридических отделов и других функциональных подразделений.

Документы могут классифицироваться:

· по месту составления: внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц);

· по форме: индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки); трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, и типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах;

· по происхождению: служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;

· по виду оформления: оригиналы (подлинники), копии, выписки, дубликаты.

Оригиналом или подлинником является первый или единственный экземпляр официального документа, подписанный автором или соответствующим должностным лицом и имеющий юридическую силу;

Под копией понимается документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника и все его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

Заверенная копия это копия с необходимыми реквизитами, придающими ей юридическую силу;

Под выпиской понимается часть документа, на которой обязательно указывается из какого документа она сделана. На выписке проставляется также подпись должностного лица и печать организации;

Дубликатом является повторный экземпляр подлинника документа, имеющий такую же юридическую силу, как и подлинник. Обычно они выдаются при утере или уничтожении подлинника документа.

Под системой документации понимают совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере деятельности.

При управлении любыми организациями (предприятиями) разрабатываются сходные или повторяющиеся документы. В связи с этим возникла необходимость создания систем документации, отражающих определенный вид деятельности (организационно-правовой, плановой, распорядительной и пр.), а затем и необходимость их стандартизации и унификации.

Система организационно-правовой документации

Понятие организации лежит в основе всей управленческой деятельности. Эта функция, безусловно, является первичной по отношению к другим функциям управления, поскольку сначала нужно организовать систему, а затем планировать ее деятельность, регулировать и контролировать. В составе организационной функции выделяются подфункции, например создание организации, установление структуры и штатной численности, распределение обязанностей между руководством, регламентация деятельности подразделений и работников, установление системы оплаты труда, режима работы и др. Содержанием организационной функции определяется назначение организационно-правовых документов – регламентировать деятельность организации во всех ее аспектах.

К организационно-правовым документам относятся:устав организации (или положение об организации), штатное расписание, положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах, регламенты работы, правила, положения, инструкции, регламентирующие отдельные направления деятельности организации, должностные инструкции.

Наиболее разнообразную и наименее регламентированную группу представляют собой правила, положения, инструкции. Эти документы могут разрабатываться по любому направлению деятельности организации (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о защите персональных данных работников, инструкция по документационному обеспечению).

Система организационно-правовой документации представлена большим количеством разновидностей документов (см. Табл. 1).

Таблица 1