Модуль 2. организация делопроизводства бухгалтерского дела
Модуль 2. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА БУХГАЛТЕРСКОГО ДЕЛА
Способы организации учета и организационные риски
Структура бухгалтерии
Требования к должности главного бухгалтера
Классификация документов и требования к документации
Номенклатура дел
Модуль 1. МЕТОДОЛОГИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И БУХГАЛТЕРСКОГО ДЕЛА
1.1 Понятия
Бухгалтерское дело – это сфера знаний и деятельности человека в области формирования бухгалтерской информации и организации бухгалтерского учета.
Делопроизводство (документационное обеспечение управления) — отрасль деятельности, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними.
Делопроизводствобухгалтерском деле - обеспечение создания бухгалтерских документов и организации работы с ними.
Делопроизводство подразделяется на три стадии:
· Создание документов (документирование);
· Организация движения и учёта документов (документооборот);
· Хранение документов (архивное дело).
Содержание бухгалтерского дела раскрывается в трех ключевых аспектах, представляющих собой неразрывные элементы одной системы, которые в свою очередь правильнее рассматривать в разрезе уровней их охвата и глубины (см. рисунок 1).
| аспекты уровни | Методология | Организация | Техника |
| Глобальный | Общая методология формирования информации | Международная организация бухгалтерского дела | Основы мировой техники учета |
| Средний | Особенности учета в пределах страны | Особенности организации бухгалтерского дела в пределах страны | Принятая техника учета в пределах страны и сферы деятельности (отрасли) |
| Частный | Особенности учета у экономического субъекта | Особенности организации бухгалтерского дела у экономического субъекта | Принятая техника учета у экономического субъекта |
Рисунок 1 – Матрица содержания бухгалтерского дела
Поэтому бухгалтерское дело следует понимать именно как систему взаимосвязанных элементов - методологии, техники и организации построения и функционирования человека в области формирования бухгалтерской информации.
В данных аспектах методология - это понимание объекта, предмета бухгалтерского дела, подходы к толкованию понятий и категорий, система принципов и методов.
Организация - это место бухгалтерского дела в различных сферах деятельности – создание ассоциаций, палат, системы регламентации, а также место бухгалтерского дела в система управления экономического субъекта.
Техника - это форма учета, алгоритм действий, совокупность и последовательность процедур формирования информации.
Бухгалтерское дело как система также является частью систем, которые нужно рассматривать обязательно на глобальном, среднем и частном уровнях:
- на глобальном уровне это часть научных систем – научных теорий, знаний (наука бухучет смежные), организационных (бухучет, аудит, контрольные службы, международные организации, система образования);
- на среднем уровне бухгалтерское дело является частью информационной системы страны;
- в частном аспекте – часть системы управления организации.
Основная цель БД – формирование и предоставление обусловленной информации о хозяйственных операциях экономического субъекта для заинтересованных пользователей. В отличие от бухгалтерского учета непосредственно БД имеет путные задачи самоорганизации - процесс упорядочения в системе за счёт внутренних факторов, без внешнего специфического воздействия – для оптимизации (наилучшего варианта на данный момент времени и при существующих условиях). БУ же является частью, результатом БД, внешним проявлением.
Функция бухгалтерского дела – возможности которые дает бухгалтерское дело – это упорядочение получаемой информации (стандартизация на базе законодательства, международных организаций и т.п.), также совершенствование структуры-содержания самой информации как и непосредственно возможность её получения.
Субъектом бухгалтерского дела на разных уровнях организации может выступать:
- международная ассоциация, федерация:
- правительство, министерство, ведомство страны;
- бухгалтерия, бухгалтер, ответственные лица.
Объектами бухгалтерского дела выступает система организации процесса формирования и сам процесс формирования информации о хозяйственной деятельности экономического субъекта.
Предмет бухгалтерского дела – информация о фактах хозяйственной жизни происходящих с объектами.
Получение информации и само её содержание происходит через ряд процедур в разрезе методологии (принципы, метод), техники (формы), организации, а также законодательства как неотъемлемой части и техники и организации и методологии в настоящее время.
Таким образом, складывается методологическая схема бухгалтерского дела (см. рисунок 2) как схема основ формирования бухгалтерской модели хозяйствования, и сам процесс формирования информации есть моделирование реальной хозяйственной деятельности в статике и динамике.
 |
Рисунок 2 – Методологическая система бухгалтерского дела
Методология бухгалтерского учета – это совокупность принципов. Она строится и должна строиться на принципах. Познание бухгалтерского учета важно начинать именно с методологии - принципов бухгалтерского учета.
Принципы
Принципы – это основа, исходные точки, фундаментальные позиции формирования методологии учета и, в конечном счете, формирования информации
Принципы по критерию общности можно разделить на общие и частные. Частные являются более узкими, строящие определенные области системы, тогда как общие являются базисом всей системы, методологии в целом.
Предлагаем состав из 10 общих принципов и 9 частных.
Общие принципы.
1. Относительности (условности, интерпретации). Исходный постулат этого принципа в том, что учетная система направлена на обобщение информации о фактах хозяйственной жизни, сам факт исходит из практики, а взгляд на этот факт, его понимание уже исходит из текущей системы учета. Поэтому формируемая информация, учетные понятия и категории являются лишь моделями, и эти модели всегда относительны чего-то: текущего законодательства, текущей теории учета, теории экономики и другого.
2. Систематизации. Учетная информация формируется в системе, где проходит интерпретацию, моделирование, и структурируется.
3. Допустимого основания. Что является основанием для бухгалтера при формировании информации о фактах хозяйственной жизни, если бухгалтер не видит и не участвует в большинстве этих фактов? Ответ – документ.
4. Констатации (регистрации). Практика мнемонического учета давно канула в лету, и факты хозяйственной жизни должны отражаться (регистрироваться) в документации, в полноте и без изъятия.
5. Измерения. Факты хозяйственной жизни, регистрируемые в системе, должны быть измерены в стоимостном выражении (во многих случаях и в натуральном).
6. Непротиворечивости. Система не должна содержать противоречий, будь то ошибка или противоречащие правила.
7. Верификации. Широкий принцип, имеющий много практических примеров, сущность которого в исключении противоречий, так как их не должно быть в системе.
8. Осмотрительности. Данный принцип имеет и более узкие проявления, но в общем осмотрительность в учете – это рассудительность и недопущение необдуманных действий.
9. Релевантности. Формирование значимой информации.
10. Целостности. Система учета должны быть целостной, то есть четко выстроенной и не содержащей диссонансов. Все принципы, включая частные должны работать в системе, а не независимо друг от друга.
Частные принципы.
1. Ведение бухгалтерского учета на русском языке, в национальной валюте. В Российской Федерации все юридические лица должны вести учет на русском языке, если в документооборот включается документация на иностранном языке, то она должна дублироваться на русском. Национальная валюта, как стоимостной измеритель, обеспечивает в системе стоимостное обобщение всех фактов хозяйственной жизни.
2. Ведение бухгалтерского учета в системе счетов способом двойной записи. Если какая-либо учетная система не включает такие элементы как счета и двойную запись, то эта не система бухгалтерского учета.
3. Имущественной обособленности (приоритет права собственности при учете активов). Независимо от того приносит ли выгоду какое-либо средство (актив), если это средство не принадлежит субъекту учета по праву собственности, то оно не включается в состав активов, а учитывается обособленно.
4. Полноты. Факты хозяйственной жизни должны отражаться (регистрироваться) в документации в полноте и без изъятия.
5. Осмотрительности. В данном составе – это предусмотрительность, формирование информации, соответствующей реальному положению дел. Принцип важен, так как в учетной системе регистрируемая информация об объектах инертна.
6. Начисления. Это не только временная определенность фактов хозяйственной жизни, но и отражение фактов-обязательств, помимо фактов-расчетов (движения денежных средств).
7. Распределения. Условное отнесение стоимости объектов на разные периоды, с целью формирования в конечном счете более адекватного (реального) показателя прибыли в его текущем экономическом понимании.
8. Нейтральности. Ненацеленность информации только на интересы определённых групп пользователей.
9. Непрерывности деятельности. Допущение того, что субъект будет продолжать осуществлять свою деятельность в обозримом будущем и не имеет намерения и потребности в ликвидации или прекращении деятельности.
Все принципы, кроме принципа относительности, и в том числе вследствие его действия, могут изменяться с изменением методологии.
Частные принципы приоритета права собственности при учете активов, начисления, распределения, непрерывности деятельности, осмотрительности для определенных субъектов учета могут являться допущениями (не использоваться).
1.3 Законодательная система
В РФ существуют нормативные требования к делопроизводству и бухгалтерскому делу. Основными нормативными документами, касающимися делопроизводства, являются следующие – рисунок 3.
Рисунок 3 – Нормативное регулирование делопроизводства
Также следующие документы прями или косвенно касаются нормативного регулирования бухгалтерского дела:
- Закон о бухгалтерском учете №402-ФЗ
- Закон об аудиторской деятельности
- Положение о главных бухгалтерах Утверждено Постановлением Совета Министров СССР от 24 января 1980 г. № 59.
- Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете Утверждено Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105
- ФЗ Российской Федерации от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ Об информации, информационных технологиях и о защите информации
- ФЗ Российской Федерации от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ О коммерческой тайне
- ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 № 14-ФЗ
- ФЗ «Об акционерных обществах»от 26.12.1995 № 208-ФЗ
- ФЗ О некоммерческих организациях от 12.01.1996 № 7-ФЗ
- Приказ Минфина России от 21.12.1998 № 64н О Типовых рекомендациях по организации бухгалтерского учета для субъектов малого предпринимательства
- Рекомендациями по применению единой журнально-ордерной формы счетоводства, утвержденными Письмом Минфина России от 24.07.1992 № 59.
- Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации Приказ Минфина РФ от 29.07.98 № 34н.
- - Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (ред. от 01.07.2011);
- - Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (ред. от 27.07.2010);
- - Федеральный закон от 29.07.2004 N 98-ФЗ "О коммерческой тайне" (ред. от 11.07.2011);
- - Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (ред. от 06.04.2011);
- - Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" (ред. от 25.07.2011).
1.4 Требования к информации
Учетная информация - основа для выработки управленческих решений, принимаемых как внутренними пользователями (руководством фирмы), так и внешними (акционерами, кредиторами, инвесторами и т. п.). Информация в системе бухгалтерского учета собственно и наделяет его основными функциями: информационной, контрольной и аналитической.
Существуют качественные характеристики информации (требования).
Для того чтобы информация могла использоваться на международном уровне, она должна отвечать следующим качественным характеристикам:
· Понятность (understandability) информации означает, что она доступна для понимания пользователям, обладающим достаточными знаниями в области бухгалтерского учёта. Следует отметить, что информация о сложных вопросах, требующая раскрытия в финансовой отчетности не должна исключаться только из-за того, что она может не отвечать требованию понятности для некоторых пользователей;
· Уместность или значимость (relevance) информации предполагает, что она будет влиять на экономические решения пользователей. Уместность информации определяется ее характером и существенностью. В одних случаях характера информации достаточно для ее раскрытия, независимо от существенности. В других случаях большое значение имеет существенность, когда пропуск или искажение информации может повлиять на экономические решения пользователей отчетности.
· Надёжность или достоверность (reliability) информации имеет место в том случае, если она не содержит существенных ошибок и искажений и является беспристрастной. Достоверная информация должна удовлетворять следующим требованиям:
· Правдивое представление (faithful representation) – информация должна правдиво раскрывать хозяйственные операции в финансовой отчетности;
· Приоритет содержания над формой (substance over form) – информация должна принимать во внимание, прежде всего, экономическую сущность фактов хозяйственных операций, а не юридическую форму;
· Нейтральность (neutrality) т.е. ненацеленность информации на интересы определённых групп пользователей;
· Осмотрительность (prudence) – это очень важное требование, которое заключается в консервативной оценке активов и пассивов. Активы и доходы не должны быть переоценены, а обязательства и пассивы недооценены, т.е. активы отражаются по наименьшей из возможных оценок, а обязательства – по наибольшей. Иными словами, учитываются потенциальные убытки, а не потенциальные прибыли;
· Полнота (completeness) – в отчётности должны получить отражение все существенные с точки зрения пользователей отчетности факты хозяйственной деятельности за отчётный период.
· Сопоставимость или сравнимость (comparability) информации должна обеспечивать сопоставимость данных разных регистров.
Ограничения уместности и надежности информации:
· Своевременность (timeliness) связана с необходимостью должного соотнесения надёжности и уместности информации. Получение полной и надёжной информации может привести к задержке при предоставлении финансовой отчётности и, соответственно, повлиять на уместность информации. Поэтому рекомендуется найти оптимальное сочетание между этими двумя требованиями;
· Соотношение между выгодами и затратами (balance between benefit and cost) означает, что выгоды от информации не должны превышать затраты на её получение, причём процесс соотнесения выгод и затрат требует профессиональной оценки;
· Соотношение между качественными характеристиками (balance between qualitative characteristics) должно быть предметом профессиональной оценки бухгалтера и подчиняться задаче удовлетворения потребностей пользователей финансовой отчётности.
Модуль 2. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА БУХГАЛТЕРСКОГО ДЕЛА