Перечень реквизитов документов
| Наименование реквизита | Код реквизита |
| Государственный герб Российской Федерации | |
| Герб субъекта Российской Федерации | |
| Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) | |
| Код организации по ОКПО | |
| Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица | |
| Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) | |
| Код формы документа по ОКУД | |
| Наименование организации | |
| Справочные данные об организации | |
| Наименование вида документа | |
| Дата документа | |
| Регистрационный номер документа | |
| Ссылка на регистрационный номер и дату документа | |
| Место составления или издания документа | |
| Адресат | |
| Гриф утверждения документа | |
| Резолюция | |
| Заголовок к тексту | |
| Отметка о контроле | |
| Текст документа | |
| Отметка о наличии приложения | |
| Подпись | |
| Гриф согласования документа | |
| Визы согласования документа | |
| Оттиск печати | |
| Отметка о заверении копии | |
| Отметка об исполнителе | |
| Отметка об исполнении документа и направлении его в дело | |
| Отметка о поступлении документа в организацию | |
| Идентификатор электронной копии документа |
На рисунке 1 приведена схема расположения реквизитов и границы расположения зон в мм на бумаге формата А4 углового бланка.
 | Рис. 1. Схема расположения реквизитов и границы расположения зон на бумаге формата А4 углового бланка |
При составлении документа особое значение имеет оформление всех его реквизитов, которые являются обязательными признаками, установленными законом или распорядительными положениями для отдельных видов документов. Именно реквизиты обеспечивают фактологическую достоверность и узнаваемость официальных бумаг.
Требования к оформлению реквизитов, изложенные в ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», распространяются на все типы документов. Однако ни один документ не оформляется полным набором реквизитов. Их состав зависит от назначения документа.
Так, Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, часть I, ст. 5021).
Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.
Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с Уставом (положением об организации).
Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).
Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).
Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.
Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.
Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.
Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.
Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).
Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).
Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 12 июня 2012 г. следует оформлять 12.06.2012. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.
Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.
Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.
В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресации документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):
| «Минюст России Департамент информатизации и научно-технического обеспечения». |
Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:
| «Генеральному директору ОАО «Северные верфи» В. А. Вахрушеву» | |
| или | «ООО «Северсталь» Главному бухгалтеру А. В. Иванову». |
Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:
| «Администрации районов Ленинградской области». |
Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке, например:
| «Главному редактору Издательства «Питер» И. В. Семенову». |
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.
В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.
При адресации письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
| «Всероссийский научно-исследовательский институт почвоведения Цветочная ул., д. 61, Москва, 115492». |
При адресации документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
| «Иванову В. И. ул. Цветочная, д. 4, кв.15, г. Кингисепп, Ленинградская обл., 198764». |
Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
| «УТВЕРЖДАЮ Директор ЗАО «Ростелеком» Личная подпись _______ А. И. Федоров Дата». | |
В реквизите «Гриф утверждения документа» допускается центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:
| «УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ОАО «Электронприбор» Личная подпись ____ А. В. Лисин Дата». |
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи должны располагаться на одном уровне.
При утверждении документа Постановлением, Решением, Приказом, Протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Например:
| «УТВЕРЖДЕН решением общего собрания акционеров от 07.02.2013 N 17» | |
| или | «УТВЕРЖДЕНО приказом ВНИИТ от 07.02.2013 N 15». |
Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.
Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии и инициалы исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату, например:
| «Трифоновой Т. Н. Прошу подготовить проект договора с ЗАО «Экспресс» к 02.02.2013 Личная подпись Дата». |
Оформление резолюции допускается на отдельном листе.
Заголовок текста документа включает в себя краткое его содержание. Он должен быть согласован с наименованием вида документа.
Заголовок может отвечать на вопросы:
- о чем (о ком)?, например: «Приказ о создании инвентаризационной комиссии»;
- чего (кого)?, например: «Должностная инструкция инспектора по кадрам».
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.
Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».
Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.
Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т. д.).
Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
Связный текст, как правило, должен состоять из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами.
В документах (приказ, распоряжение и т. п.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также в документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).
В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).
В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).