Слияние документа WORD c табличным процессором и базой данных

ЗАДАНИЕ 4. Размножить созданное письмо для отправления фирмам указанным в таблице Информация о фирмах, вставив на места скобок таблицу Сведения о товарах из табличного процессора Excel и соответствующие поля из базы данных Информация. Сохранить полученное письмо в своей папке под именем Письмо для всех.

Рекомендации по выполнению

1. Откройте текстовый документ Письмо.

2. Вставьте в нужное место документа таблицу Товары из табличного процессора. Для этого:

• откройте эту таблицу;
• выделите ее и скопируйте в буфер обмена;
• откройте текстовый документ Письмои установите курсор в тс место документа, куда следует добавить таблицу;
• для вставки таблицы из буфера обмена выполните команду Правка /Специальная вставка. В открывшемся окне Специальная вставка выберите Лист Microsoft Excel и нажмите кнопку [Ok].

3. Начните процесс слияния Word с Access, т.е. добавьте в текст письма нужные поля из базы данных Фирмы, выполнив команду Сервис /Слияние...

4.Укажите, что вы намерены создать документы на бланке. Для этого в появившемся окне Слияниенажмите кнопку [Создать], а в появив­шемся меню выберите пункт Документы на бланке....

5. Укажите, что вам надо создать письма в текущем документе. Для этого в появившемся окне Microsoft Word нажмите кнопку [Активное окно].

6. Выберите источник, из которого вы будете выбирать данные для писем, то есть вам надо открыть базу данных, в которой находятся нужные по­ля. Для этого выполните следующие действия:

• нажмите кнопку [Получить данные] в окне Слияние;
• в появившемся меню выберите пункт Открыть источник данных…
• укажите, где находится файл базы данных Фирмы. Для этого в окне Открытие источника данных в строке Тип файлов выберите Базы данных MS Access. Далее в списке файлов выделите базу данных Фирмы и нажмите кнопку [Открыть];
• в появившемся окне Microsoft Access перейдите на вкладку Табли­цы, выделите таблицу Сведения и нажмите кнопку [Ok].

7. Вернитесь в основной документ. Для этого в окне Microsoft Word нажмите кнопку [Правка основного документа],

8. Добавьте значение поля Фирмав текст письма. Для этого:

· находясь в тексте письма, установите курсор в то место, куда надо вставить название фирмы (из поля Фирмабазы данных Фирмы),

· на панели Слияниенажмите кнопку [Добавить поле слияния];

Если нет панели Слияние, то добавьте ее, выполнив команду Вид/ Панель инструментов/Слияние

· в появившемся меню выберите поле Фирма.

9. Аналогично добавьте в текст письма остальные поля, а именно: Индекс Город Улица, Дом, Телефон, Факс, Клиент, разместив их согласно документу.

10.Для слияния полей в документ на панели инструментов нажмите кнопку [Слияние в новый документ].

11. Сохраните созданные письма под именем Письма для всех.

12. Подготовьте 10 писем.